La facturación es una actividad fundamental para toda empresa. Las facturas no solo garantizan que las empresas reciban sus pagos, sino que también realizan la función de registrar de forma oficial una transacción y, a menudo, sirven como referencia a la hora de presentar declaraciones fiscales o elaborar informes financieros.
Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando procesos de facturación manuales y obsoletos que ralentizan los pagos y, en ocasiones, causan la pérdida de ingresos. Hay gran cantidad de empresas que pierde incontables horas persiguiendo a sus clientes para que les faciliten sus datos de facturación y la mayoría de ellas no tiene un flujo de trabajo centralizado que les permita comprobar qué facturas ya se han pagado y cuáles todavía están pendientes. Además, hasta el 40 % de las empresas aún envía cheques en papel por correo postal, lo cual genera más trabajo manual y pagos más lentos.
Contar con un sistema de facturación optimizado es fundamental para el crecimiento de una empresa, permite gestionar los flujos de caja de forma mucho más efectiva y crear una mejor experiencia de usuario. Los mejores sistemas de facturación son totalmente digitales y permiten que almacenes toda la información relevante en un solo lugar, automatices los procesos repetitivos y recuperes más ingresos.
En esta guía descubrirás cómo los recibir pagos más rápido y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo y recursos gracias a la facturación en línea. Te explicaremos cómo funciona la facturación, cómo encontrar la solución de facturación en línea que mejor se adapte a tu empresa y de cómo Stripe puede ayudarte.
¿Qué es una factura y cómo funciona la facturación?
Una factura es un documento que detalla y registra una transacción que se lleva a cabo entre una empresa y un cliente. Funciona como una solicitud de pago y detalla cuánto debe el cliente y cuáles son las condiciones de pago. Una factura también es un documento con una función fiscal: las empresas están obligadas a guardar una copia de cada factura para demostrar los ingresos percibidos y los impuestos cobrados.
Según un informe de la consultoría de investigación MoffettNathanson, el 85 % de las transacciones B2B involucran flujos de trabajo de facturación. Las facturas son utilizadas con frecuencia por empresas de SaaS B2B y empresas de servicios profesionales que tienen valores promedio de pedidos elevados o que usan contratos personalizados con sus clientes. Sin embargo, cualquier tipo de empresa puede utilizar facturas para solicitar pagos a sus clientes.
¿Qué información se debe incluir en una factura?
En la mayoría de los países, es obligatorio incluir cierta información al enviar una factura, como el número de factura, un desglose de los artículos vendidos y sus respectivos precios, las condiciones de pago, los datos fiscales y la información de contacto.
Según los países en los que operes, es posible que debas cumplir con distintos requisitos de facturación. Por ejemplo, es posible que debas seguir una numeración secuencial de las facturas o añadir prefijos a esa numeración en función de cada cliente. Consulta con un profesional para que te asesore según tu caso específico.
Una vez creada la factura, esta pasa por distintos estados: desde «pendiente» (cuando estás esperando el pago) hasta «pagada» (cuando recibes el pago). Asimismo, una factura puede ser «incobrable» cuando es poco probable que la paguen, o «anulada» si decides cancelar la transacción.
Flujo de trabajo de facturación
¿Qué ventajas tiene la facturación en línea?
Ofrecer una experiencia de pago sin complicaciones es importante para cualquier empresa, especialmente si los importes de las transacciones son elevados. El cliente espera que el proceso de pago resulte sencillo y rápido, y que le permita revisar todos los detalles de la factura, además de elegir cómo y cuándo realizar el pago. La facturación no solo ofrece esta flexibilidad a tus clientes, sino que también te ayuda a simplificar tus operaciones y a reducir costos.
Una mejor experiencia de cliente: las facturas tradicionales en papel son documentos simples que no ofrecen a los clientes una forma de pagar el saldo pendiente. Las facturas en línea se integran con los pagos electrónicos, lo que facilita que los clientes puedan pagar de inmediato o en una fecha posterior. Las empresas pueden elegir las condiciones de pago (por ejemplo, pedir que el pago se haga al momento o fijar un plazo de 7 o 30 días) y los métodos de pago (como tarjeta de crédito o transferencia bancaria, entre otros) para ofrecer una mayor flexibilidad a sus clientes y ayudarlos a gestionar su flujo de fondos.
Capacidad de gestionar transacciones complejas o de importes elevados: si ofreces servicios profesionales o productos al por mayor, un solo pago rechazado puede ser motivo de una pérdida significativa de ingresos. La posibilidad de aceptar pagos de importes elevados de manera correcta y segura (o gestionar facturas que incluyan varios conceptos) puede proteger tu negocio. La solución, en parte, es brindar a tus clientes una mayor flexibilidad (por ejemplo, si fijas un plazo de 30 días para hacer el pago, es más probable que tu cliente tenga fondos disponibles).
Aprobaciones y procesos internos simplificados: muchos departamentos de asuntos legales y financieros deben aprobar los gastos antes de que se paguen. Las facturas funcionan como un rastro documental durante todo este proceso, ya que se crea un registro oficial de las compras que los distintos departamentos pueden consultar. También ayudan a los equipos contables a hacer un seguimiento de las ganancias y los gastos de la empresa, así como a identificar y gestionar los pagos pendientes con facilidad.
Menores costos por transacción: aunque las tarjetas de crédito suelen ser el método de pago más utilizado para transacciones inmediatas y de bajo importe, las facturas pueden pagarse con transferencias bancarias u otros métodos de pago de débito con menores gastos asociados.
¿Qué debes tener en cuenta al elegir un sistema de facturación en línea?
Las empresas suelen subestimar la complejidad del proceso de facturación. Por ejemplo, podrías decidir aceptar distintos métodos de pago, como transferencias bancarias, para reducir los costos que suponen las facturas de importes altos. Si no cuentas con las herramientas adecuadas, cobrar este tipo de pagos puede resultar tedioso, y es muy probable que se cometan errores. Si empiezas a enviar facturas a distintas partes del mundo, tendrás que cumplir con las diferentes normativas que regulan la facturación en cada uno de los lugares donde se encuentren tus clientes.
Encontrar el sistema de facturación en línea adecuado puede liberarte de estas tareas manuales repetitivas y simplificar tus operaciones, lo que te hará ahorrar tiempo y recursos. Todas tus facturas y pagos pueden almacenarse de forma digital en un solo lugar, lo cual implica que tus equipos de contabilidad, finanzas y asuntos legales tendrán una única fuente de información. Con el tiempo, estas ventajas se vuelven mucho más relevantes a medida que tu negocio crece y gestionas una base de clientes más amplia.
Aunque la mayoría de las soluciones de facturación en línea permiten que personalices las facturas, aceptes pagos con tarjeta de crédito y accedas a informes básicos, las mejores opciones ofrecen funciones avanzadas que te ayudan a recibir antes los pagos, crear una mejor experiencia de pago para tus clientes y hacer una integración con tus flujos de trabajo actuales.
Estas son las cuatro características que debe tener el sistema de facturación en línea que elijas:
1. Facilidad de uso
Busca una solución que te facilite la creación de nuevas facturas y la edición de facturas existentes. Además, debe permitirte personalizar el diseño de tu factura para que se adapte a la imagen de tu marca, con el logotipo y los colores correspondientes. Debes poder actualizar el número de la factura, la información de los productos, las condiciones de pago, los datos del cliente y las tasas impositivas, y ofrecerte la posibilidad de añadir descuentos, vales, un aviso legal a pie de página y otras anotaciones. Además, debería permitirte guardar toda esta información para que no tengas que empezar desde cero con cada factura.
Es muy cómodo disponer de varias formas de compartir facturas con el logotipo de tu marca con tus clientes en función de sus preferencias personales y de sus procesos internos. Por ejemplo, es posible que quieras enviar a algunos clientes un mensaje de texto con un enlace a la factura y, a otros, una versión en formato PDF por correo electrónico. Los mejores sistemas de facturación en línea te permiten automatizar este proceso mediante el envío inmediato de un correo electrónico al cliente cuando su factura está lista y de recordatorios de pago a medida que se acerca la fecha de vencimiento.
2. Compatible con varios métodos de pago y herramientas de conciliación
Los clientes esperan una experiencia de pago adecuada y que les resulte familiar. Cuanto más simple sea el proceso de facturación, más rápido recibirás los pagos. Recibirás antes los pagos si usas un sistema de facturación en línea que admita distintos métodos de pago, como tarjetas, crédito ACH, débito ACH, cheques y transferencias bancarias. Por ejemplo, los clientes pagan tres veces más rápido cuando utilizan carteras digitales, como Apple Pay o Google Pay, que cuando tienen que ingresar de manera manual los datos de la tarjeta de crédito.
No obstante, algunos métodos de pago, como ACH o las transferencias bancarias, pueden dificultar el proceso para relacionar los pagos con las facturas (lo que solemos llamar «conciliación»). Por ejemplo, en el caso de los pagos de facturas mensuales, es posible que solo veas un importe en dólares en tu cuenta bancaria y que no sepas a qué factura corresponde cada pago entrante. El mejor sistema de facturación en línea relacionará de manera automática cada factura emitida con el pago entrante correspondiente, de modo que tus equipos contables y financieros no tengan que hacerlo manualmente una por una.
3. Cobros optimizados
Tu flujo de caja y la salud financiera de tu empresa pueden verse afectados si no gestionas de forma adecuada las facturas pendientes. En lugar de hacer un seguimiento manual de los clientes que pagaron o no sus facturas y enviar recordatorios puntuales por correo electrónico, busca un sistema de facturación en línea que envíe esos recordatorios de pago de forma automática cuando las facturas estén a punto de vencer o ya estén vencidas. Quizás también te interese la posibilidad de generar informes detallados y de cuentas por cobrar para poder controlar las facturas pendientes y y priorizar las medidas que tomas para cobrarlas.
Busca una solución que no solo te ayude a gestionar las facturas vencidas, sino también los pagos rechazados. Por ejemplo, es posible que un cliente quiera pagar su factura, pero que se rechace el pago debido a que la tarjeta está vencida, no cuenta con fondos suficientes o los datos de la tarjeta no están actualizados. Los sistemas de facturación en línea pueden actualizar tarjetas vencidas y reintentar de manera automática las transacciones rechazadas según un calendario personalizado (por ejemplo, cada siete días) para aumentar las posibilidades de que el pago se efectúe correctamente.
4. Informes y conciliación
Las mejores soluciones de facturación en línea generan automáticamente informes detallados y resúmenes de tus movimientos que te ayudan a simplificar las tareas de facturación. Es muy útil poder ver el estado de todas las facturas enviadas de solo un vistazo y poder filtrarlas en función de si ya están pagadas, siguen pendientes de pago o han superado la fecha de vencimiento. Tu solución de facturación debería marcar las facturas pagadas de forma automática y permitirte anular, duplicar y reembolsar facturas o cambiar su estado de forma manual. Por ejemplo, debería poder marcar una factura como pagada si la transacción ha tenido lugar fuera de tu sistema de facturación: con un pago en efectivo o un cheque enviado por correo postal.
Además, necesitas que tu solución de facturación se integre con tus flujos de trabajo actuales, tus sistemas ERP o tu software de contabilidad (como Xero, QuickBooks y muchos más). O, aún mejor, busca una solución que te permita importar directamente todos los datos de facturación en tus propios sistemas.
¿Cómo puede ayudarte Stripe a gestionar las facturas?
Stripe Invoicing es una plataforma de facturación a nivel internacional pensada para que ahorres tiempo y recibas antes los pagos. Desde el Dashboard, puedes crear y enviar una factura alojada en Stripe en cuestión de minutos o usar la API de Invoicing y sus funciones avanzadas para automatizar el cobro y la conciliación de pagos.
La plataforma de Invoicing está integrada a la pila de pagos de Stripe, lo que permite que los clientes puedan cobrar automáticamente las facturas con Smart Retries, recordatorios por correo electrónico, las actualizaciones automáticas de tarjetas, la conciliación ACH o pagos electrónicos y realizar facturas a nivel internacional desde el primer día.
Interfaz fácil de usar: crea, personaliza y envía facturas alojadas en Stripe en cuestión de minutos desde el Dashboard, sin necesidad de código. También puedes escribir «invoice.new» en la barra de URL del navegador para acceder directamente al editor de facturas.
Recibe pagos con mayor rapidez: las facturas en línea de Stripe ofrecen una experiencia optimizada en todos los dispositivos móviles y de escritorio; además son compatibles con más de 25 idiomas y 135 monedas. La página de facturas alojadas muestra de manera dinámica los métodos de pago pertinentes en función de la ubicación del cliente, lo cual hace que puedas recibir los pagos más rápidamente. De hecho, la mayoría de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de tres días.
Se adapta a cualquier caso de uso: cobra pagos únicos o recurrentes mediante tarjeta, ACH u otros métodos de pago. Agrega partidas individuales, descuentos y tasas impositivas directamente a tus facturas.
Crece contigo: las API de Stripe pueden ayudarte a automatizar los flujos de trabajo de facturación. Usa los recordatorios por correo electrónico y los informes para cobrar facturas pendientes, y aprovecha Smart Retries para reintentar pagos rechazados en el momento adecuado.
Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, lee nuestra documentación. Para empezar a enviar facturas y aceptar pagos de inmediato, crea una cuenta.
También puedes consultar nuestras otras guías psi quieres aprender más sobre los pagos en línea: