O faturamento é uma atividade essencial para muitas empresas. As faturas não só garantem que as empresas recebam pagamentos, mas também atuam como registros oficiais de transações e, em alguns casos, precisam ser consultadas posteriormente para gerar relatórios ou declarar impostos.
No entanto, muitas empresas ainda usam processos manuais e desatualizados que atrasam os pagamentos e podem reduzir a receita. Elas perdem horas procurando detalhes de faturamento com os usuários, e a maioria não tem um fluxo de trabalho centralizado para ver quais faturas foram pagas e quais estão pendentes. Além disso, até 40% das organizações ainda enviam cheques em papel, criando mais trabalho manual e pagamentos mais lentos para os proprietários das empresas que enviam faturas.
Uma configuração otimizada de faturamento é fundamental para expandir os negócios, gerenciar o fluxo de caixa e criar experiências positivas para os clientes. Os melhores sistemas de faturamento são 100% digitais, permitindo que você armazene todos os detalhes relevantes em um só local, automatize processos repetitivos e recupere mais receitas.
Neste guia, você verá como o faturamento online pode economizar tempo e recursos e ajudar você a receber pagamentos mais rapidamente. Abordaremos como o faturamento funciona, como encontrar uma solução online para sua empresa e como a Stripe pode ajudar.
O que é uma fatura e como o faturamento funciona?
Fatura é um documento que detalha e registra uma transação entre uma empresa e um cliente. Ela serve como uma solicitação de pagamento, detalhando quanto o cliente deve e as condições de pagamento. Também funciona como um documento fiscal, cujas cópias as empresas são obrigadas a manter para comprovar a receita obtida e os impostos recolhidos.
De acordo com um relatório da empresa de pesquisa MoffettNathanson, 85% das transações B2B (entre empresas) envolvem fluxos de trabalho de faturamento. As faturas são usadas com frequência por empresas B2B de SaaS (software como serviço) e de serviços profissionais que têm altos valores médios de pedidos ou exigem contratos personalizados com os clientes. No entanto, qualquer tipo de empresa pode usar faturas profissionais para solicitar o pagamento aos clientes.
Quais informações precisam estar em uma fatura?
Na maioria dos países, é necessário incluir certos detalhes ao emitir uma fatura, como o número dela, os itens vendidos e os custos, as condições de pagamento, os detalhes fiscais e as informações de contato.
Dependendo dos países em que você opera, pode ser necessário seguir diferentes exigências para faturamento. Por exemplo, talvez seja obrigatório usar números sequenciais na fatura ou definir prefixos para cada cliente ou conta. Consulte um profissional para receber orientações sobre seu caso de uso específico.
Depois que a fatura é criada, ela passa por vários estados diferentes, desde "aberta" (quando você aguarda o pagamento) até "paga" (quando recebe o pagamento). Uma fatura também pode ser "incobrável", se é improvável que ela seja paga, e "cancelada", se você decide cancelar a transação.
Fluxo de trabalho do faturamento
Quais são os benefícios do faturamento online?
Experiências de pagamento mais simples são importantes para qualquer empresa, especialmente se você aceita grandes transações. Os clientes esperam um processo de pagamento rápido e prático, que permita revisar todos os detalhes da fatura e escolher como e quando efetuar o pagamento. O faturamento não só oferece essa flexibilidade para os clientes, mas também ajuda a simplificar as operações e reduzir os custos.
Uma melhor experiência para os clientes: as faturas tradicionais em papel são documentos simples que não oferecem aos clientes uma forma de pagar o saldo devedor. As faturas online se integram aos pagamentos online, permitindo que os clientes paguem facilmente na hora ou em outra data. As empresas podem escolher as condições (por exemplo, imediatamente, em 7 dias ou em 30 dias) e as formas de pagamento (por exemplo, cartão de crédito ou transferência bancária) para oferecer flexibilidade e ajudar os clientes a gerenciar melhor o fluxo de caixa.
A capacidade de gerenciar transações grandes ou complexas: se você oferece serviços profissionais ou produtos por atacado, mesmo um único atraso no pagamento pode resultar em uma perda significativa de receita. A capacidade de aceitar grandes pagamentos (ou uma fatura com vários itens de linha) com segurança e praticidade pode proteger sua empresa. É possível resolver isso, em parte, dando aos seus clientes mais flexibilidade para iniciar os pagamentos, como ao oferecer uma janela de pagamento de 30 dias, quando é mais provável que os fundos estejam disponíveis.
Aprovações e processos internos simplificados: muitos departamentos financeiros e jurídicos precisam aprovar as despesas antes que elas sejam pagas. As faturas funcionam como documentação comprobatória durante todo esse processo, criando um registro oficial de uma compra que vários departamentos podem consultar. Também ajudam a equipe de contabilidade a controlar quanto a empresa está ganhando e gastando e a identificar e gerenciar os pagamentos pendentes com facilidade.
Custos de transação reduzidos: embora os cartões de crédito sejam geralmente a forma de pagamento mais comum para transações menores e imediatas, as faturas podem ser pagas por transferências bancárias ou outras formas de pagamento por débito que geram custos menores.
O que procurar em um sistema de faturamento online
Muitas vezes, as empresas subestimam a complexidade do faturamento. Por exemplo, você pode decidir aceitar diferentes formas de pagamento, como transferências bancárias, para reduzir os custos em faturas grandes. Sem as ferramentas certas para ajudar, o recolhimento desses pagamentos bancários pode ser tedioso e propenso a erros. Se você começar a enviar faturas para o mundo inteiro, terá que passar por diferentes regulamentos que regem o processo de faturamento em cada região onde seus clientes estão localizados.
Encontrar o software ou o sistema de faturamento online certo pode reduzir essas tarefas manuais e repetitivas e simplificar as operações, economizando tempo e recursos. É possível armazenar todas as faturas e os pagamentos digitalmente em um só lugar, criando uma única fonte confiável para as equipes de contabilidade, finanças e jurídica. Essas vantagens aumentam com o tempo, à medida que sua empresa cresce e você gerencia uma base maior de clientes.
Embora a maioria das soluções de faturamento online permita personalizar faturas, aceitar pagamentos com cartão de crédito e visualizar relatórios básicos, as melhores opções oferecem recursos avançados para ajudar você a receber pagamentos mais rapidamente, criar uma melhor experiência de pagamento para os clientes e integrar tudo isso aos fluxos de trabalho que você já tem.
Veja aqui quatro itens que você deve procurar em um sistema de faturamento online:
1. Facilidade de uso
Encontre uma solução que permita criar novas faturas e editar as existentes com facilidade. Você deve ser capaz de personalizar a aparência da fatura para que combine com sua marca, adicionando o logotipo e as cores da empresa. Você também deve ser capaz de atualizar o número da fatura, os detalhes dos produtos, as condições de pagamento, as informações do cliente, as alíquotas e os itens de linha e incluir descontos, cupons, rodapés com texto legal e notas. O ideal é poder salvar todos esses detalhes para não começar do zero a cada fatura.
Convém ter várias maneiras de compartilhar com os clientes as faturas com marca conforme as preferências pessoais e os processos internos que eles têm. Por exemplo, você pode precisar enviar um link da fatura para alguns clientes e enviar uma versão em PDF por e-mail para outros. Os melhores sistemas de faturamento online permitem automatizar esse processo, acionando e-mails de clientes quando uma fatura está pronta e enviando e-mails de lembrete com base nas datas de vencimento do pagamento.
2. Várias formas de pagamento e ferramentas de reconciliação aceitas
Os clientes esperam uma experiência de pagamento intuitiva e familiar. Assim, quanto mais fácil for o processo de faturamento, mais cedo você receberá o pagamento. Receba pagamentos mais rapidamente usando um sistema online que aceita várias formas de pagamento, como cartões, crédito ACH, débito ACH, cheques e transferências bancárias. Por exemplo, os clientes concluem o pagamento três vezes mais rápido ao usar carteiras digitais como Apple Pay ou Google Pay do que quando precisam inserir manualmente as informações do cartão de crédito.
No entanto, certas formas de pagamento, como transferências eletrônicas ou ACH, podem dificultar a combinação de pagamentos com faturas (também conhecida como reconciliação). Por exemplo, quando faturas são recebidas todo mês, talvez você só veja um valor na conta bancária, sem saber qual pagamento recebido está associado a qual fatura. O melhor sistema de faturamento online associa automaticamente as faturas enviadas aos pagamentos recebidos, para que as equipes de contabilidade e finanças não precisem fazer a correspondência manual de tudo.
3. Cobranças simplificadas
Seu fluxo de caixa e a saúde geral dos negócios podem ser prejudicados se você não gerencia as faturas pendentes da maneira adequada. Em vez de controlar manualmente quais clientes pagaram ou não as faturas e enviar e-mails de lembrete avulsos, procure um sistema de faturamento online que envie mensagens de maneira automática quando as faturas vencerem. Também é útil gerar relatórios detalhados e de contas vencidas a receber para poder monitorar faturas pendentes e priorizar as cobranças.
Além de gerenciar as faturas vencidas, procure uma solução que ajude você a gerenciar os pagamentos não realizados. Por exemplo, os clientes podem querer pagar uma fatura, mas a tentativa de pagamento pode falhar por causa de cartões expirados, fundos insuficientes ou detalhes do cartão desatualizados. Os sistemas de faturamento online podem atualizar os cartões expirados e repetir automaticamente as transações com falha em uma programação personalizada (por exemplo, a cada 7 dias) para aumentar as chances de um pagamento com êxito.
4. Relatórios e reconciliação
As melhores soluções de faturamento online geram automaticamente relatórios e painéis detalhados para ajudar a simplificar as operações de faturamento. É muito útil poder ver rapidamente todas as faturas enviadas e o status de cada uma delas, bem como filtrar por faturas pendentes, vencidas e pagas. Sua solução deve ser capaz de anular, duplicar, reembolsar ou marcar automaticamente as faturas como pagas e permitir que você altere qualquer status, se desejar. Ela também deve permitir que você marque as faturas como pagas se a transação ocorrer fora do seu sistema de faturamento, como quando o cliente quer enviar um cheque ou pagar em dinheiro.
Além disso, você precisa que a solução se integre aos fluxos de trabalho que já existem, como outros sistemas de contabilidade e soluções de ERP (planejamento de recursos empresariais), como Xero, QuickBooks etc. Melhor ainda, procure uma solução que permita importar dados de faturamento diretamente para os seus próprios sistemas.
Como a Stripe pode ajudar no gerenciamento de faturas
O Stripe Invoicing é uma plataforma global de faturamento criada para economizar tempo e fazer você receber pagamentos mais rapidamente. Crie e envie um fatura hospedada na Stripe em minutos pelo Dashboard ou use a API Invoicing e os recursos avançados para automatizar a maneira como você recolhe e reconcilia pagamentos.
O Invoicing é integrado à pilha de pagamentos da Stripe para que os clientes recolham automaticamente pagamentos de faturas com Smart Retries, lembretes por e-mail e atualizações automáticas de cartão, bem como reconciliem pagamentos por ACH ou transferência eletrônica e emitam faturas globalmente desde o primeiro dia.
É fácil começar: crie, personalize e envie uma fatura hospedada pela Stripe em minutos, diretamente no Dashboard e sem necessidade de programação. Você também pode digitar "invoice.new" na barra de URL de qualquer navegador e acessar diretamente o editor de faturas.
Você recebe o pagamento mais rapidamente: as faturas online da Stripe oferecem uma experiência otimizada em dispositivos móveis, tablets e desktops, oferecendo tradução para mais de 25 idiomas e permitindo a aceitação de 135 moedas. A página da fatura hospedada exibe, de maneira dinâmica, formas de pagamento com base na localização do cliente, ajudando você a receber pagamentos mais rapidamente. Na verdade, a maioria das faturas da Stripe é paga em até três dias.
Configurável para qualquer caso de uso: recolha pagamentos recorrentes ou avulsos por meio de cartão, ACH e outras formas de pagamento. Adicione itens de linha, descontos e alíquotas diretamente às suas faturas.
Cresce com você: as APIs da Stripe ajudam a automatizar os fluxos de trabalho das faturas. Use lembretes automáticos por e-mail e relatórios de contas vencidas para recolher faturas não pagas e usar Smart Retries para repetir pagamentos com falha de forma otimizada.
Para obter mais informações sobre o Stripe Invoicing, leia nossa documentação. Para começar a enviar faturas e aceitar pagamentos agora mesmo, registre-se para criar uma conta.
Você também pode ler nossos outros guias para saber mais sobre o recolhimento de pagamentos online: