Facturatie is belangrijk voor iedere onderneming. Een factuur zorgt er niet alleen voor dat ondernemingen betaald krijgen, maar het is ook de officiële registratie van een transactie waarnaar kan worden verwezen bij rapportages of belastingaangiftes.
Veel ondernemingen gebruiken echter nog steeds handmatige, verouderde facturatieprocessen waardoor betalingen langzamer worden verwerkt en inkomsten verloren kunnen gaan. Er wordt veel tijd verspild aan het verzamelen van factuurgegevens van klanten en de meeste ondernemingen hebben geen centrale workflow om te zien welke facturen zijn betaald en welke niet. Daarnaast maakt tot wel 40% van de bedrijven nog steeds gebruik van papieren cheques die per post worden verstuurd. Deze manier van betalen brengt veel handmatige taken met zich mee en leidt ertoe dat facturen minder snel worden betaald.
Een geoptimaliseerd facturatieproces is onmisbaar om je onderneming te laten groeien, de cashflow te beheren en een positieve ervaring voor de klant te bieden. De beste facturatiesystemen zijn volledig digitaal. Zo kun je alle relevante gegevens op één plek opslaan, processen automatiseren en eenvoudiger achterstallige betalingen betaald krijgen.
In deze whitepaper ontdek je hoe je met online facturatie tijd en geld bespaart en bovendien sneller betaald krijgt. We leggen uit hoe facturatie werkt, waar je op moet letten bij de aanschaf van een online facturatieoplossing voor je bedrijf en wat de voordelen van Stripe zijn.
Zo werkt facturatie
Een factuur is een document waarop een transactie tussen een onderneming en een klant is vastgelegd en gespecificeerd. Dit document dient als verzoek om betaling en bevat het bedrag dat de klant verschuldigd is met de bijbehorende betaalvoorwaarden. Een factuur doet ook dienst als bewijsstuk voor de belastingaangifte. Ondernemingen moeten een kopie van elke factuur bewaren om aan te kunnen geven hoeveel omzet ze genereren en hoeveel belasting ze in rekening brengen.
Volgens een rapport van onderzoeksbureau MoffettNathanson verloopt maar liefst 85% van de B2B-transacties via een factuur. Facturen kunnen uiteraard door elke onderneming worden gebruikt om klanten een betaalverzoek te sturen.
In de meeste landen is het verplicht om op een factuur gegevens zoals factuurnummer, verkochte items, kosten, betaalvoorwaarden, belastinggegevens en contactgevens te vermelden.
De vereisten waaraan facturen moeten voldoen verschillen per land. Zo kan het zijn dat je een opeenvolgende factuurnummering moet aanhouden of voorvoegsels op klant- of accountniveau moet gebruiken. Je kunt het beste een professional in de arm nemen om te weten hoe je in jouw specifieke situatie te werk moet gaan.
Nadat de factuur is gemaakt, wordt een aantal verschillende fasen doorlopen, variërend van de status ‘open' (wachtend op betaling) tot de status ‘betaald' (betaling ontvangen). Een factuur kan ook ‘achterstallig' zijn als de kans klein is dat deze wordt betaald en ‘gesloten' als je besluit de transactie te annuleren.
Facturatieworkflow
De voordelen van online facturatie
Gestroomlijnde facturatieprocessen zijn belangrijk voor elke onderneming, met name bij grote transacties. Klanten verwachten een snel en gemakkelijk afrekenproces, waarbij ze alle gegevens van de factuur kunnen controleren en kunnen bepalen hoe en wanneer ze willen betalen. Online facturatie geeft klanten deze flexibiliteit, maakt bedrijfsprocessen een stuk eenvoudiger en verlaagt bovendien de kosten.
__ Een betere klantervaring.__ Traditionele facturen zijn eenvoudige documenten en bieden de klant geen betaalfunctionaliteit. Online facturen daarentegen integreren online betaalmogelijkheden waardoor de klant eenvoudig direct of op een ander tijdstip kan betalen. Er kunnen verschillende betaalvoorwaarden worden geselecteerd (bijvoorbeeld onmiddellijk, binnen zeven dagen of binnen dertig dagen) en betaalmethoden (zoals creditcard, iDEAL of bankoverschrijving). Klanten maken graag gebruik van deze flexibiliteit om hun cashflow beter te beheren.
__ De mogelijkheid om grote of complexe transacties te beheren.__ Als je een professionele dienstverlener of groothandel bent, kan elke mislukte betaling een aanzienlijk verlies van inkomsten met zich meebrengen. De mogelijkheid om veilig en succesvol grote betalingen te ontvangen (of met één factuur meerdere regelitems te verwerken) kan je onderneming extra bescherming bieden. Je kunt je klanten bijvoorbeeld meer flexibiliteit geven bij het doen van de betaling. Als je een betalingstermijn van dertig dagen hanteert, is de kans groter dat de klant het geld beschikbaar heeft.
__ Gestroomlijnde processen voor goedkeuring en boekhouding.__ Financiële en juridische afdelingen moeten onkosten meestal eerst goedkeuren voordat deze kunnen worden uitbetaald. Facturen spelen hier vaak een centrale rol in, omdat dit een officieel document is dat door verschillende afdelingen wordt gebruikt als referentie. Voor de boekhoudafdeling zijn facturen ook handig om de inkomsten en uitgaven van de onderneming bij te houden en openstaande betalingen eenvoudig op te sporen en te beheren.
__ Lagere transactiekosten.__ Een factuur kan meestal worden betaald via een bankoverschrijving of een andere overboekingsmethode die lagere kosten met zich meebrengt dan bijvoorbeeld een creditcard.
Waar moet je op letten bij een online facturatiesysteem?
Ondernemingen onderschatten vaak hoe ingewikkeld facturatie kan zijn. Je kunt bijvoorbeeld besluiten verschillende betaalmethoden (zoals bankoverschrijvingen) te accepteren om de kosten voor grote facturen terug te dringen. Maar het ontvangen van deze betalingen via de bank kan omslachtig en foutgevoelig zijn als je niet over de juiste tools beschikt. Ondernemingen die facturen naar klanten over de hele wereld versturen, moeten zich bovendien houden aan allerlei facturatieregels die per land kunnen verschillen.
Het juiste online facturatiesysteem kan deze handmatige repetitieve taken automatisch uitvoeren en je bedrijfsprocessen een stuk eenvoudiger maken, zodat je hier minder tijd en middelen aan hoeft te besteden. Daarnaast kunnen facturen en betalingen op één plek digitaal worden opgeslagen. Dit heeft als groot voordeel dat boekhoudkundige, financiële en juridische afdelingen hun informatie uit één centrale bron kunnen halen. Deze voordelen worden na verloop van tijd groter naarmate je meer omzet genereert en je een steeds groter klantenbestand moet beheren.
De meeste online facturatieoplossingen bieden de mogelijkheid om facturen op maat te maken, creditcardbetalingen te accepteren en eenvoudige rapportages te genereren. Maar de beste oplossingen bieden daarnaast ook geavanceerde opties om sneller betaald te krijgen, je klanten een betere betaalervaring te bieden en zich in je bestaande workflows te integreren.
Dit zijn vier punten waar je op moet letten bij een online facturatiesysteem:
1. Gebruiksgemak
Zoek een oplossing waarmee je eenvoudig nieuwe facturen kunt maken en bestaande facturen kunt wijzigen. Je moet de factuur aan je huisstijl kunnen aanpassen door het logo en de kleuren van je bedrijf toe te voegen. Daarnaast is het belangrijk dat je factuurnummers, productgegevens, betaalvoorwaarden, klantgegevens, belastingtarieven en regelitems kunt bijwerken, en kortingen, kortingscodes, juridische bijlagen en notities kunt toevoegen. Het is het mooiste als je al deze gegevens kunt opslaan, zodat je niet voor elke factuur helemaal opnieuw hoeft te beginnen.
Je hebt verschillende mogelijkheden nodig om facturen naar klanten te sturen op basis van hun persoonlijke voorkeuren en interne processen. Sommige klanten geven bijvoorbeeld de voorkeur aan een sms'je met een link naar de factuur, terwijl andere klanten liever een pdf-versie per e-mail ontvangen. De beste online facturatiesystemen bieden de mogelijkheid om dit proces te automatiseren. Zo kunnen e-mails aan klanten worden geactiveerd zodra een factuur klaarstaat en herinneringsmails worden verstuurd op basis van de vervaldatum van de betaling.
2. Ondersteuning voor verschillende betaalmethoden en tools voor reconciliatie
Klanten verwachten een logische, vertrouwde betaalervaring. Bovendien geldt dat hoe eenvoudiger het facturatieproces is, des te sneller je betaald krijgt. Je kunt betalingen sneller ontvangen als je een online facturatiesysteem gebruikt dat verschillende betaalmethoden ondersteunt, zoals creditcards, iDEAL en bankoverschrijvingen. Klanten betalen bijvoorbeeld gemiddeld drie keer sneller als ze digitale wallets, zoals Apple Pay of Google Pay, kunnen gebruiken dan wanneer ze zelf hun creditcardgegevens moeten invullen.
Bij bepaalde betaalmethoden, zoals bankoverschrijvingen of iDEAL, is het soms moeilijker om betalingen aan facturen te koppelen (dit wordt reconciliatie genoemd). Stel dat facturen elke maand worden betaald, dan wordt er mogelijk alleen een bedrag in euro's op je bankrekening weergegeven en kun je niet zien welke inkomende betaling bij welke factuur hoort. De beste online facturatiesystemen koppelen uitgaande facturen automatisch aan inkomende betalingen, zodat je boekhoudkundige en financiële afdelingen niet elke factuur handmatig met elke betaling hoeven te vergelijken.
3. Gestroomlijnd betalingen ontvangen
Als uitstaande facturen niet goed worden beheerd, kan dit negatieve gevolgen hebben voor de cashflow en het functioneren van je onderneming. In plaats van handmatig bij te houden welke klanten wel of niet hun facturen hebben betaald en ze eenmalige herinneringen te sturen, kun je beter een online facturatiesysteem kiezen dat automatisch herinneringsmails verstuurt wanneer de betaaldatum van een factuur is bereikt of overschreden. Daarnaast moet het systeem ook gedetailleerde rapporten over openstaande vorderingen kunnen genereren, zodat je uitstaande facturen kunt bijhouden en extra aandacht aan het ontvangen van deze betalingen kunt besteden.
Ook is het handig als de oplossing die je kiest niet alleen achterstallige betalingen, maar ook mislukte betalingen kan beheren. Soms lukt het klanten bijvoorbeeld niet om een factuur te betalen omdat hun creditcard is verlopen of omdat er niet voldoende geld op hun rekening staat. Een goed online facturatiesysteem kan verlopen creditcards automatisch bijwerken en mislukte transacties automatisch opnieuw proberen volgens een door jezelf opgesteld schema (bijvoorbeeld om de zeven dagen), zodat de kans op een geslaagde betaling veel groter wordt.
4. Rapporten en reconciliatie
De beste online facturatieoplossingen genereren automatisch gedetailleerde rapporten en dashboards om de facturatie te vereenvoudigen. Je moet in één oogopslag alle verstuurde facturen en de status ervan kunnen zien en kunnen filteren op openstaande, achterstallige en betaalde facturen. Daarnaast moet jouw facturatieoplossing automatisch facturen als gesloten, duplicaat, terugbetaald of betaald kunnen markeren en de mogelijkheid bieden om handmatig de status aan te passen. Verder is het belangrijk dat je facturen als betaald kunt markeren als de transactie buiten het facturatiesysteem plaatsvindt, bijvoorbeeld als de klant liever contant wil betalen.
Let ook op of de facturatieoplossing kan integreren met je bestaande workflows, bijvoorbeeld met een bepaald boekhoudsysteem of ERP-oplossing zoals Xero of QuickBooks. Nog beter is het om een oplossing te kiezen waarmee je de facturatiegegevens rechtstreeks in je eigen systemen kunt importeren.
De voordelen van Stripe
Stripe Invoicing is een wereldwijd facturatieplatform dat speciaal is ontwikkeld om tijd te besparen en betalingen sneller te ontvangen. Binnen een paar minuten kun je al vanaf het dashboard een door Stripe gehoste factuur versturen, of het ontvangen en reconciliëren van betalingen automatiseren met de API voor Invoicing en andere geavanceerde functies.
Invoicing is geïntegreerd in de Stripe-betaalbundel. Zo kunnen klanten vanaf dag één niet alleen automatisch facturen betaald krijgen met slimme nieuwe pogingen, herinneringsmails en automatische updates van creditcardgegevens, maar ook bankoverschrijvingen reconciliëren en wereldwijd factureren.
Ga eenvoudig aan de slag. Je kunt binnen enkele minuten een door Stripe gehoste factuur maken, aanpassen en versturen, allemaal vanaf het dashboard en zonder dat je hoeft te kunnen programmeren. Je kunt ook ‘invoice.new' in de adresbalk van een browser typen om direct naar de factuureditor te gaan.
Krijg sneller betaald. Stripe's online facturen bieden een optimale ervaring op mobiel, tablet en desktop en ondersteunen meer dan 25 talen en 135 valuta. De online factuurpagina geeft dynamisch betaalmethoden weer op basis van de locatie van de klant, zodat je betalingen sneller ontvangt. De meeste Stripe-facturen worden zelfs binnen drie dagen betaald.
Configureerbaar voor elke toepassing. De incasso van eenmalige of terugkerende betalingen kan worden uitgevoerd via creditcard, iDEAL of andere betaalmethoden. Regelitems, kortingen en belastingtarieven kun je direct aan je facturen toevoegen.
Groeit met je mee. Met de API's van Stripe kun je je facturatieworkflows eenvoudig automatiseren. Je kunt automatische herinneringsmails en rapporten over openstaande vorderingen gebruiken om niet-betaalde facturen betaald te krijgen. Ook kun je Smart Retries toepassen om mislukte betalingen op het beste tijdstip opnieuw te proberen.
Meer informatie over Stripe Invoicing vind je in onze documentatie. Wil je meteen beginnen met het versturen van facturen en het ontvangen van betalingen, registreer je dan nu voor een account.
Je kunt ook onze andere whitepapers lezen om meer te weten te komen over het online ontvangen van betalingen: