La fatturazione è un'attività essenziale per molte aziende. Una fattura serve alle imprese non solo per farsi pagare, ma anche come documento ufficiale di una transazione e, in alcuni casi, come giustificativo di cui avranno bisogno successivamente ai fini fiscali.
Tuttavia, per emettere le fatture molte aziende utilizzano ancora vecchi sistemi manuali che rallentano i pagamenti e possono provocare perdite di ricavi. Molte aziende sprecano innumerevoli ore lavorative per reperire i dati di fatturazione degli utenti e la maggior parte non ha un flusso di lavoro centralizzato per verificare quali fatture sono state pagate e quali sono ancora in sospeso. Inoltre, fino al 40% delle aziende spedisce ancora assegni per posta, una procedura che aumenta il carico di lavoro e rallenta il pagamento dopo l'invio della fattura.
Un sistema di fatturazione ottimizzato è essenziale per fare crescere la propria attività, gestire i flussi di cassa e creare un'esperienza positiva per i clienti. I sistemi migliori sono quelli completamente digitali, che consentono di salvare tutti i dati necessari in un unico posto, automatizzare i processi ripetitivi e recuperare maggiori ricavi.
In questa guida scoprirai come la fatturazione online può consentirti di risparmiare tempo e risorse e di ricevere pagamenti più velocemente. Vedremo come funziona la fatturazione online, come trovare una soluzione per la tua attività e i vantaggi di Stripe.
Cos'è una fattura e come funziona la fatturazione?
Una fattura è un documento che elenca in dettaglio e registra una transazione tra un'azienda e un cliente. Serve come richiesta di pagamento, con l'indicazione puntuale dell'importo dovuto dal cliente e dei termini di pagamento. Una fattura è anche un documento fiscale: le aziende sono tenute a conservare copie delle fatture per dimostrare le entrate percepite e le imposte riscosse.
Le fatture sono spesso utilizzate dalle aziende SaaS e dalle società di servizi professionali B2B che hanno ordini di valore medio elevato o che stipulano contratti personalizzati con i clienti. Di fatto, secondo uno studio recente condotto dalla società di ricerca MoffettNathanson, l'85% delle transazioni B2B comporta l'emissione di una fattura. Ciò detto, le fatture professionali possono essere utilizzate da qualsiasi tipo di azienda per richiedere un pagamento ai clienti.
Quali informazioni deve includere una fattura?
Nella maggior parte dei paesi, una fattura deve contenere determinati dettagli, tra cui il numero di fattura, le voci dei beni o servizi venduti e i rispettivi costi, i termini di pagamento, gli identificativi fiscali e i recapiti.
Alcuni paesi potrebbero prevedere requisiti diversi per le fatture, ad esempio potresti dover seguire una numerazione sequenziale o impostare determinati prefissi a livello di cliente o di account. Rivolgiti a un professionista per avere indicazioni precise per la tua situazione.
Dopo essere stata creata, una fattura viene contrassegnata con diversi stati progressivi, da "aperta" (quando aspetti il pagamento) a "pagata" (quando ricevi il pagamento). Una fattura può anche essere "inesigibile", se è improbabile che venga pagata, e "annullata" se decidi di annullare la transazione.
Flusso della fatturazione
Quali sono i vantaggi della fatturazione online?
Offrire un'esperienza di pagamento fluida è importante per ogni azienda, soprattutto se accetti transazioni di importo elevato. I clienti si aspettano una procedura di pagamento pratica e rapida, che consenta loro di verificare tutti i dettagli della fattura e di scegliere come e quando effettuare il pagamento. Con la fatturazione online non solo assicuri questa flessibilità ai tuoi clienti, ma puoi anche semplificare le tue operazioni e ridurre i costi.
Offrire un'esperienza migliore ai clienti: le fatture cartacee tradizionali sono documenti semplici che non offrono ai clienti un modo per pagare il saldo dovuto. Le fatture online sono integrate ai pagamenti online e consentono ai clienti di pagarti con facilità subito o in un secondo momento. Le aziende possono scegliere i termini di pagamento (ad esempio immediatamente, entro sette giorni o entro 30 giorni) e le modalità di pagamento (ad esempio con carta di credito o bonifico bancario) per offrire flessibilità e aiutare i clienti a gestire meglio il proprio flusso di cassa.
Capacità di gestire transazioni di importo elevato o complesse: se offri servizi professionali o prodotti all'ingrosso, anche un solo pagamento non andato a buon fine può comportare una significativa perdita di ricavi. La capacità di accettare pagamenti di importo elevato in modo sicuro ed efficace o di gestire una fattura con molteplici voci di spesa può proteggere la tua attività. Una soluzione possibile è dare ai tuoi clienti maggiore flessibilità per il pagamento, ad esempio offrendo un periodo di 30 giorni durante il quale è più probabile che i fondi diventino disponibili.
Processi interni e di approvazione semplificati: in molte aziende le spese devono essere approvate dal dipartimento finanziario o legale prima che possa essere effettuato l'esborso. Le fatture servono a creare una traccia cartacea dell'intero processo, fornendo la documentazione ufficiale di un acquisto a cui vari dipartimenti possono fare riferimento. Le fatture aiutano inoltre l'ufficio contabile a tenere sotto controllo le entrate e le uscite della tua azienda e a identificare e gestire facilmente i pagamenti insoluti.
Minori costi di transazione: le carte di credito sono in genere la modalità di pagamento preferita per le transazioni immediate e di piccolo importo, mentre le fatture possono spesso essere pagate tramite un bonifico bancario o un'altra modalità di pagamento sostenendo costi minori.
Cosa dovrebbe offrire un sistema di fatturazione online
Le aziende spesso sottovalutano quanto sia complessa la fatturazione. Ad esempio, potresti decidere di accettare modalità di pagamento diverse, tra cui i bonifici bancari, per ridurre i tuoi costi sulle fatture di importo elevato. La riscossione di questi pagamenti bancari può essere un lavoro tedioso che comporta il rischio di errori senza gli strumenti giusti. Se inizi a inviare fatture internazionali, dovrai districarti tra le diverse regolamentazioni che disciplinano la fatturazione in ogni area geografica dei tuoi clienti.
Con il giusto software o sistema di fatturazione online puoi liberarti da questi compiti manuali e ripetitivi e semplificare la tua attività, risparmiando tempo e risorse. Tutte le tue fatture e tutti i tuoi pagamenti possono essere salvati in formato digitale in un unico posto, creando un'unica fonte attendibile di informazioni per i tuoi team contabile, finanziario e legale. Questi vantaggi si sommano nel tempo man mano che la tua azienda cresce e la tua base di clienti diventa sempre più ampia.
Sebbene la maggior parte delle soluzioni online ti consenta di personalizzare le fatture, accettare pagamenti con carta di credito e creare rapporti standard, le opzioni migliori sono quelle che offrono funzionalità avanzate che ti aiutano a ricevere i pagamenti più rapidamente, a offrire ai tuoi clienti una migliore esperienza di pagamento e ad assicurare l'integrazione nei flussi di lavoro esistenti della tua attività.
Vediamo le quattro caratteristiche che dovrebbe offrire un sistema di fatturazione online:
1. Facilità di utilizzo
Trova una soluzione che ti consenta di creare nuove fatture e modificare quelle esistenti con facilità. È importante che tu possa personalizzare l'aspetto delle tue fatture in sintonia con il tuo brand, aggiungendo il tuo logo e i colori della tua azienda. È inoltre essenziale che tu possa aggiornare il numero delle fatture, i dettagli dei prodotti, i termini di pagamento, le informazioni del cliente, le aliquote fiscali e le singole voci, nonché avere l'opzione di aggiungere sconti, coupon, informazioni legali e annotazioni. L'ideale sarebbe poi poter salvare tutte queste informazioni per non dover ricominciare da zero ogni volta.
Dovrai disporre anche di una varietà di modi per trasmettere le fatture brandizzate ai tuoi clienti a seconda delle loro preferenze personali e procedure interne. Ad esempio, potrebbe esserti utile inviare un SMS con un link ad alcuni clienti e un'email con una versione in formato PDF ad altri. I migliori sistemi di fatturazione online ti consentono di automatizzare questo processo, inviando un'email al cliente quando la fattura è pronta e promemoria in base alle date di scadenza dei pagamenti.
2. Supporto di molteplici modalità di pagamento e strumenti di riconciliazione
I clienti si aspettano un'esperienza di pagamento consona e familiare e più semplificherai questa procedura, prima riceverai il pagamento. Riduci i tempi di pagamento delle fatture utilizzando un sistema di fatturazione online che supporta molteplici modalità di pagamento, come carte, accrediti e addebiti ACH, assegni e bonifici bancari. Ad esempio, i clienti completano il pagamento tre volte più in fretta quando utilizzano wallet digitali come Apple Pay o Google Pay rispetto a quando devono inserire manualmente i dati della carta di credito.
Tuttavia, con alcune modalità di pagamento, come i bonifici bancari o ACH, può essere più complicato stabilire la corrispondenza tra i pagamenti e le fatture (la cosiddetta riconciliazione). Ad esempio, se le fatture sono pagate ogni mese, potresti vedere soltanto l'importo nel tuo conto bancario senza sapere quale pagamento è associato a quale fattura. I migliori sistemi di fatturazione online associano automaticamente le fatture in uscita ai pagamenti in entrata, evitando ai tuoi team contabile e finanziario di dover ristabilire manualmente ogni corrispondenza.
3. Riscossione semplificata
Il tuo flusso di cassa e la solidità complessiva della tua attività possono risentirne se non gestisci adeguatamente le fatture in sospeso. Invece di tenere traccia manualmente di quali clienti hanno pagato o meno le fatture e di inviare sporadici promemoria via email, cerca un sistema di fatturazione online che invii automaticamente promemoria per il pagamento quando le fatture sono in scadenza o scadute. Ti farà anche comodo la possibilità di generare report dettagliati e scadenzari dei crediti per poter monitorare le fatture in sospeso e stabilire priorità per i tuoi tentativi di riscossione.
Oltre alla gestione dei delle fatture scadute, cerca una soluzione che ti aiuti a gestire i pagamenti non andati a buon fine. Ad esempio, può succedere che un cliente intenda pagare una fattura, ma il tentativo di pagamento non va a buon fine a causa di una carta scaduta, di fondi insufficienti o di dati non aggiornati per la carta utilizzata. I sistemi di fatturazione online possono aggiornare le carte scadute e ritentare automaticamente le transazioni non riuscite a scadenze regolari personalizzabili, ad esempio ogni sette giorni, per aumentare le probabilità che il pagamento vada a buon fine.
4. Report e riconciliazione
Le migliori soluzioni di fatturazione online generano automaticamente report dettagliati e offrono una dashboard per aiutarti a semplificare tutte le operazioni associate alle fatture. Dispongono, inoltre, di una visione d'insieme di tutte le fatture inviate e del loro stato, nonché di filtri per fatture in sospeso, scadute o pagate. La soluzione giusta dovrebbe essere in grado di effettuare automaticamente tutta una serie di operazioni, come annullare, duplicare, rimborsare o contrassegnare come pagate le fatture, nonché offrirti l'opzione di modificare manualmente lo stato di ogni fattura. Dovrebbe anche consentirti di contrassegnare le fatture come pagate se la transazione viene effettuata al di fuori del sistema, ad esempio se un cliente sceglie di inviarti un assegno o di pagare in contanti.
In aggiunta, è essenziale che la tua soluzione per le fatture possa essere integrata nei tuoi flussi di lavoro esistenti, tra cui altri sistemi ERP e di contabilità come, Xero, QuickBooks, ecc., e che ti consenta di importare direttamente nei tuoi sistemi i dati delle fatture.
I vantaggi di Stripe per la gestione delle fatture
Stripe Invoicing è una piattaforma globale di fatturazione concepita per farti risparmiare tempo e ricevere i pagamenti più rapidamente. Crea e invia una fattura in hosting su Stripe in pochi minuti dalla Dashboard. In alternativa, usa l'API Invoicing e le funzionalità avanzate per automatizzare la riscossione e la riconciliazione dei pagamenti.
La fatturazione è integrata nello stack dei pagamenti di Stripe, in modo che i clienti possano riscuotere automaticamente i pagamenti delle fatture con Smart Retries, promemoria via email e aggiornamenti delle carte automatici, riconciliare i bonifici bancari o ACH ed emettere fatture a livello internazionale fin dal primo giorno.
Semplice da usare: crea, personalizza e invia una fattura in hosting su Stripe in pochi minuti, direttamente dalla Dashboard e senza scrivere alcuna riga di codice. Puoi anche digitare "invoice.new" nella barra degli indirizzi del browser e andare direttamente all'editor delle fatture.
Riscuoti più rapidamente: le fatture online di Stripe offrono un'esperienza ottimizzata su smartphone, tablet e computer desktop e supportano più di 25 lingue e 135 valute. La pagina della fattura in hosting mostra dinamicamente le modalità di pagamento in funzione della posizione geografica dei tuoi clienti, aiutandoti a ottenere i pagamenti più rapidamente. Di fatto, la maggior parte delle fatture create su Stripe vengono pagate entro tre giorni.
Configurazioni adatte a qualsiasi casistica: riscuoti pagamenti una tantum o ricorrenti tramite carta, bonifico ACH o altre modalità di pagamento. Aggiungi voci riga, sconti e aliquote fiscali direttamente nelle fatture.
Cresce con te: le API di Stripe consentono di automatizzare i flussi di lavoro associati alle fatture. Usa i promemoria automatici via email e i report delle scadenze dei crediti per riscuotere le fatture non ancora pagate e sfrutta Smart Retries scegliendo le tempistiche ottimali per ritentare gli addebiti non andati a buon fine.
Per maggiori informazioni su Stripe Invoicing, consulta la nostra documentazione. Per iniziare subito a inviare fatture e accettare pagamenti, crea un account.
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