Die Rechnungsstellung ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Schließlich sorgen Rechnungen nicht nur dafür, dass man Geld verdient – sie dienen darüber hinaus als offizielle Belege und müssen unter Umständen auch in Steuererklärungen und Abschlussberichten ausgewiesen werden.
Dennoch verlassen sich viele Unternehmen noch immer auf längst überholte, manuelle Rechnungsabläufe, bremsen so unfreiwillig ihren eigenen Cashflow aus und riskieren obendrein Umsatzeinbußen. Viel zu viel Zeit wird mit dem Abgleich von Rechnungsadressen verschwendet. Und häufig fehlt es auch an einem zentralen Verfahren zur Ermittlung ausstehender und bereits beglichener Rechnungen. Zudem verschicken bis zu 40 % aller Unternehmen noch immer Postschecks und verursachen Rechnungsstellern damit nicht nur zusätzlichen Arbeitsaufwand, sondern zögern auch deren Bezahlung hinaus.
Vor diesem Hintergrund ist eine optimierte Fakturierung der Schlüssel zu mehr Unternehmenswachstum sowie einem besseren Liquiditätsmanagement und Erlebnis für die Kundschaft. Führende Abrechnungssysteme sind dabei komplett digital. So lassen sich alle notwendigen Daten an einem Ort speichern, Prozesse automatisieren und höhere Einnahmen erzielen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit Online-Rechnungen Geld und Ressourcen sparen und schneller bezahlt werden. Wir sehen uns im Detail an, wie die Rechnungsstellung als Prozess funktioniert, wie Sie eine passende Fakturierungslösung finden und wie Stripe Sie dabei unterstützen kann.
Was ist eine Rechnung und wie funktioniert die Rechnungsstellung?
Eine Rechnung ist ein Schriftstück, das ein Geschäft zwischen einem Unternehmen und seiner Kundschaft in Einzelelemente aufgeschlüsselt dokumentiert. Es dient gleichzeitig als Zahlungsaufforderung und enthält den geschuldeten Betrag sowie die Zahlungsbedingungen. Rechnungen sind zudem auch Steuerbeleg. Deshalb sind Unternehmen verpflichtet, Kopien sämtlicher Rechnungen aufzubewahren, weisen so ihren Umsatz und die von ihnen eingezogenen Steuern nach.
Rechnungen werden auch von vielen SaaS-Anbietern im Firmenkundengeschäft sowie von Professional Services-Dienstleistern verwendet, die sich durch hohe Auftragsvolumina oder individuelle Kundenverträge auszeichnen. So fallen laut einer Studie der Analysten von MoffettNathanson bei 85 % aller B2B-Geschäfte auch Abrechnungsprozesse an. Doch selbstverständlich fordern auch Unternehmen aus anderen Kategorien Zahlungen der Kunden und Kundinnen via professionelle Rechnungen an.
Welche Information muss auf einer Rechnung enthalten sein?
In den meisten Ländern sind dabei bestimmte Rechnungsangaben vorgeschrieben. Hierzu zählen etwa Rechnungsnummer, Artikelliste und Stückpreise, Zahlungsbedingungen, Steuerdetails und Kontaktdaten.
Je nach Tätigkeitsland gelten also auch mitunter unterschiedliche Anforderungen. So müssen Sie Ihre Rechnungen unter Umständen fortlaufend nummerieren oder bestimmte Kennungen für verschiedene Kund/innen bzw. Konten verwenden. Im Zweifelsfall ist hier eine persönliche Beratung empfehlenswert.
Rechnungen durchlaufen nach ihrer Erstellung mehrere Stadien beginnend bei ausstehend (= Zahlung wird erwartet) bis hin zu bezahlt (= Zahlung eingegangen). Rechnungen können auch uneinbringlich sein, wenn ihre Begleichung unwahrscheinlich ist. Und wird ein Geschäft rückabgewickelt, kommt es zu einem Storno der zugehörigen Rechnung.
Workflow Rechnungsstellung
Welche Vorteile haben Onlinerechnungen?
Ein reibungsloser Zahlungsvorgang ist für jedes Unternehmen wichtig – insbesondere wenn es um hohe Beträge geht. Die Kundschaft erwartet ein schnelles und unkompliziertes Bezahlverfahren, bei dem sie alle Rechnungsdaten prüfen und Zahlungszeitpunkt und -verfahren selbst festlegen kann. Ihre Fakturierungslösung sollte Ihren Kunden und Kundinnen also diese Flexibilität bieten und zugleich Ihre internen Abläufe vereinfachen und Kosten sparen.
Besseres Erlebnis für die Kundschaft: Herkömmliche Papierrechnungen sind Schriftstücke, die keine Möglichkeit bieten, offene Beträge direkt zu bezahlen. Online-Rechnungen beinhalten dagegen die Möglichkeit, Zahlungen sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt zu veranlassen. Die Rechnungsaussteller können dabei die Zahlungsfrist (z. B. sofort, binnen sieben oder binnen 30 Tagen fällig) und Zahlungsmethode(n) (z. B. Kreditkarte oder Überweisung) festlegen und ihren Kunden und Kundinnen so zusätzliche Flexibilität bei ihrer eigenen Liquidität bieten.
Abwicklung umfangreicher und komplexer Transaktionen: Wer Fachdienstleistungen oder Produkte im Großhandel anbietet, für den kann jeder Zahlungsausfall beträchtliche Umsatzeinbußen bedeuten. Die Möglichkeit, auch größere Beträge sicher anzunehmen – oder in einer Rechnung mehrere Artikel zu erfassen – hat für Unternehmen somit eine nicht zu vernachlässigende Schutzfunktion. Weiter können Sie Ihrer Kundschaft beispielsweise eine großzügigere Zahlungsfrist einräumen. Ein 30-tägiger Zahlungszeitraum bietet sich beispielsweise an, wenn die entsprechenden Mittel innerhalb dieses Zeitraums kundenseitig mit einer höheren Wahrscheinlichkeit vorhanden sind.
Effizientere Abläufe und Freigaben: Oft müssen Ausgaben erst von der Finanz- oder Rechtsabteilung genehmigt werden, bevor es zu einer Auszahlung kommen kann. Dabei dienen Rechnungen als offizielle Belege, auf die sich alle beteiligten Abteilungen stützen können. Außerdem kann die Buchhaltung auf diese Weise ermitteln, wie viel das Unternehmen einnimmt und ausgibt und kann offene Forderungen problemlos erkennen und verwalten.
Geringere Transaktionskosten: Kreditkarten sind bei kleineren, zeitnahen Geschäften für viele das Zahlungsmittel der Wahl. Rechnungen können dagegen häufig per Banküberweisung oder mit anderen Zahlungsverfahren beglichen werden, die im Vergleich kostengünstiger sind.
Darauf sollten Sie bei Ihrem Online-Abrechnungssystem achten
Viele Unternehmen unterschätzen, wie kompliziert Rechnungsstellung als Prozess-Struktur sein kann. Das beginnt zum Beispiel schon dann, wenn Sie bestimmte Zahlungsmethoden wie etwa Banküberweisungen anbieten möchten, um Ihre Gebühren bei hohen Rechnungsbeträgen geringer zu halten. Ohne die richtigen Tools werden Banküberweisungen nur schnell zu einer zeitaufwendigen und fehleranfälligen Angelegenheit. Wer auf globaler Ebene Rechnungen stellt, muss zudem je nach Standort der Kundschaft unterschiedliche Vorschriften erfüllen.
Die richtige Software bzw. das richtige System für die Online-Abrechnung übernimmt diese manuellen Aufgaben, vereinfacht die zugehörigen Abläufe und spart so Zeit und Ressourcen. Rechnungen und Zahlungen werden als zentrale digitale Informationsquelle für Buchhaltung, Finanz- und Rechtsabteilung gespeichert. Mit zunehmendem Unternehmenswachstum und größerer Kundschaft verstärkt sich der Effekt dieser Vorteile zudem immer weiter.
Über die meisten Online-Abrechnungslösungen können eigene Rechnungen erstellt, Kreditkartenzahlungen angenommen und einfache Berichte erstellt werden. Schön und gut. Die führenden Systeme allerdings können mehr: Sie sorgen dafür, dass Sie schneller bezahlt werden, integrieren Ihre Rechnungsabläufe nahtlos in Ihre bestehenden Workflows und schaffen obendrein ein besseres Erlebnis für Ihre Kundschaft.
Diese vier Dinge sollten Sie von Ihrem Online-Abrechnungssystem erwarten:
1. Anwenderfreundlichkeit
Suchen Sie nach einer Lösung, mit der Sie unkompliziert sowohl neue Rechnungen erstellen als auch vorhandene bearbeiten können. Es sollte möglich sein, die Rechnungsvorlagen an Ihr individuelles Firmendesign mit Ihrem Logo und Farbschema anzupassen. Außerdem müssen Rechnungsnummer, Produktangaben, Zahlungsbedingungen, Adressen der Kunden und Kundinnen, Steuersätze und Artikelangaben konfigurierbar sein. Auch Rabatte, Gutscheine, rechtliche Hinweise und weitere Textelemente sollte man hinzufügen können. Im Idealfall können Sie all diese Datensätze speichern, um nicht bei jeder neuen Rechnung wieder ganz von vorne anfangen zu müssen.
Empfehlenswert sind außerdem verschiedene Möglichkeiten, um markenspezifische Rechnungen zu übermitteln, damit Sie bei unterschiedlichen kundenseitigen Präferenzen und Abläufen flexibel bleiben und so Ihrer Kundschaft ein starkes Erlebnis bieten. Möglicherweise möchten manche Kunden und Kundinnen ihre Rechnungen gerne per SMS-Link erhalten, während andere PDFs per E-Mail bevorzugen. Bei einem guten Online-Abrechnungssystem lassen sich diese Abläufe automatisieren. Wurde eine neue Rechnung erstellt, wird sie automatisch via E-Mail versandt, ebenso wie Erinnerungen für fällige Zahlungen.
2. Unterstützung unterschiedlicher Zahlungsmethoden und Abgleichungstools
Ihre Kundschaft wünscht sich ein praxistaugliches, organisches Zahlungserlebnis. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Je unkomplizierter Sie Ihren Rechnungsablauf gestalten, desto schneller werden Sie bezahlt. Am besten gelingt dies mit einem Online-Abrechnungssystem, das unterschiedliche Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, Überweisungen, Lastschriften und Banküberweisungen unterstützt. Stehen Digital Wallets wie Apple Pay oder Google Pay zur Verfügung, erfolgen die Zahlungen Ihrer Kunden und Kundinnen im Vergleich zu Kreditkarten etwa bis zu dreimal schneller, da hier kein manueller Aufwand zur Eingabe der Daten mehr besteht.
Bestimmte Zahlungsmethoden wie Überweisungen erschweren andererseits aber auch den Abgleich. Werden Rechnungen beispielsweise monatlich bezahlt, erscheint unter Umständen nur ein bestimmter Betrag auf Ihrem Konto. Auf welche Rechnung er sich bezieht, kann dabei aber zunächst unklar sein. Idealerweise gleicht ein Online-Abrechnungssystem also ausgehende Rechnungen automatisch mit eingehenden Zahlungen ab. So entfällt in Buchhaltung und Finanzabteilung einiges an Aufwand, der sonst in den manuellen Abgleich investiert werden müsste.
3. Effizientere Debitorenbuchhaltung
Läuft bei ausstehenden Forderungen zu viel unrund, können Cashflow und sogar allgemeiner Geschäftserfolg erheblich in Mitleidenschaft gezogen werden. Anstatt manuell zu kontrollieren, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und wo Zahlungserinnerungen nötig sind, sollten Sie sich für ein Online-Abrechnungssystem entscheiden, das Zahlungserinnerungen automatisch versendet, sobald Rechnungen fällig bzw. säumig sind. Außerdem benötigen Sie eine Möglichkeit, detaillierte Fälligkeitsberichte zu erstellen, um offene Forderungen im Blick zu behalten und ggf. notwendige Maßnahmen zu koordinieren.
Über das Fälligkeitsmanagement hinaus sollten Sie bei Ihrer Rechnungslösung weiter auch genau darauf achten, wie sie mit fehlgeschlagenen Zahlungen umgeht. Denn immer wieder scheitern Zahlungen der Kunden und Kundinnen an abgelaufenen Karten, einer unzureichenden Deckung oder veralteten Kartendaten. Ihr Online-Rechnungssystem sollte also in der Lage sein, abgelaufene Karten zu aktualisieren und fehlgeschlagene Zahlungen nach einem festgelegten Plan automatisch zu wiederholen (z. B. alle sieben Tage).
4. Berichte und Abgleich
Gute digitale Abrechnungslösungen erstellen automatisch detaillierte Berichte und Dashboards, mit denen Sie Ihre Rechnungsprozesse vereinfachen können. Dies ist wichtig, denn Sie benötigen eine Möglichkeit, auf einen Blick alle versandten Rechnungen mitsamt Zahlungsstatus zu überblicken. Von Vorteil ist zudem auch eine Option, nach ausstehenden, überfälligen und beglichenen Rechnungen filtern zu können. Ihre Rechnungslösung sollte zudem in der Lage sein, Rechnungen automatisch zu stornieren, zu duplizieren, zurückzuerstatten oder als bezahlt zu markieren. Bei Bedarf sollten solche Statusänderungen aber auch manuell möglich sein. Weiter gilt es, Rechnungen auch dann als beglichen kennzeichnen zu können, wenn die Zahlung außerhalb des Tools erfolgt – etwa bei einer Zahlung per Scheck oder mit Bargeld.
Und schließlich sollte es möglich sein, Ihr Abrechnungssystem in bestehende Workflows mit anderen Tools zu integrieren, beispielsweise mit Buchhaltungssystemen und ERP-Programmen wie Xero oder QuickBooks. Noch besser ist natürlich eine Lösung, mit der Sie Rechnungsdaten direkt in Ihre internen Systeme importieren können.
So kann Stripe Sie beim Rechnungsmanagement unterstützen
Stripe Invoicing ist eine globale Rechnungsplattform, mit der Sie Zeit sparen und Zahlungen schneller erhalten. Erstellen Sie innerhalb von Minuten von Stripe gehostete Rechnungen über das Dashboard. Oder verwenden Sie die Invoicing API und erweiterte Funktionen, um Zahlungseinzug und -abgleich zu automatisieren.
Invoicing ist in den Zahlungs-Stack von Stripe integriert, damit die Kundschaft mit Smart Retries, E-Mail-Erinnerungen und automatischen Kartenaktualisierungen ab dem ersten Tag ACH-Zahlungen oder Überweisungen abgleichen und global Rechnungen erstellen kann.
Der Start ist ganz einfach: Erstellen, individualisieren und senden Sie von Stripe gehostete Rechnungen innerhalb von Minuten – ganz ohne Programmierung vom Dashboard aus. Wenn Sie „invoice.new“ in die Adresszeile Ihres Browsers eingeben, gelangen Sie direkt zum Rechnungseditor.
Schneller bezahlt werden: Die Online-Rechnungen von Stripe sind für Mobilgeräte, Tablets und Desktops optimiert, dies in 25 Sprachen und für 135 Währungen. Die Zahlungsmethoden auf der Rechnungsseite berücksichtigen stets den Standort Ihrer Kundschaft, machen das Bezahlerlebnis damit einfacher und sorgen so dafür, dass Sie Ihre Zahlungen schneller erhalten. So werden die meisten Stripe-Rechnungen innerhalb von nur drei Tagen beglichen.
Konfigurierbar für alle Anwendungsszenarien: Erfassen Sie einmalige oder wiederkehrende Zahlungen per Karte, ACH und anderen Zahlungsmethoden. Fügen Sie Ihren Rechnungen direkt Posten, Rabatte und Steuersätze hinzu.
Wächst gemeinsam mit Ihnen: Mit den APIs von Stripe automatisieren Sie Ihr Rechnungswesen. Automatische E-Mail-Erinnerungen und Fälligkeitsberichte unterstützen Sie beim Einzug offener Forderungen und dank Smart Retries werden fehlgeschlagene Zahlungen zum optimalen Zeitpunkt erneut durchgeführt, nicht selten mit Erfolg.
Weitere Informationen zu Stripe Invoicing finden Sie in unserer Dokumentation. Erstellen Sie ein Konto, um sofort damit anzufangen, Rechnungen zu senden und Zahlungen zu akzeptieren.
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