开单是许多企业的重要活动。账单不仅确保企业能够收到付款，还作为交易的官方记录，在某些情况下，还需要在后续用于报告或税务目的。
然而，许多公司仍在使用手动、过时的开单流程，这拖慢了付款速度，并可能导致收入损失。许多企业花费数小时与客户沟通账单细节，且大多数企业没有集中化的流程来查看哪些账单已支付、哪些尚未支付。此外，高达 40% 的公司仍在邮寄纸质支票，这给发送账单的所有者带来了更多人工工作和更慢的收款速度。
优化的开单流程是发展您的业务、管理现金流和创造积极客户体验的关键。最佳的账单系统是 100% 数字化的，允许您将所有相关细节存储在一个地方，自动化重复性流程，并挽回更多收入。
在本指南中，您将了解在线开单如何为您节省时间和资源，并帮助您更快收到付款。我们将介绍开单的运作方式、如何为您的业务寻找在线账单解决方案，以及 Stripe 如何提供帮助。
什么是账单以及开单的运作机制？
账单是一份详细列出并记录企业与客户之间交易的文件。它作为付款请求，详细说明客户应付金额及付款条款。账单还充当税务文件——企业必须保留每张账单的副本，以证明其收入及所征收的税款。
根据研究机构 MoffettNathanson 的一份报告，85% 的 B2B 交易涉及开单流程——账单经常被平均订单价值较高或需要与客户签订定制合同的 B2B SaaS 公司和专业服务公司使用。然而，任何类型的企业都可以使用专业账单向客户请求付款。
账单上需要包含哪些信息？
在大多数国家/地区，发送账单时需要包含某些必要信息，例如账单编号、所售商品及价格、付款期限、税务详情以及联系方式。
根据您所在的国家/地区，您可能需要遵守不同的账单要求。例如，您可能必须采用连续的账单编号，或者在客户或账户层面设置账单前缀。请咨询专业人士，针对您的具体应用场景获取指导。
账单创建后，会经历多个不同的状态，从“未结”（等待付款）到“已付款”（收到付款）。如果账单不太可能被支付，则状态为“无法收回”；如果您决定取消交易，则状态为“已作废”。
开单流程
开具在线电子账单有什么优点？
无摩擦的支付体验对任何企业都很重要，尤其是当您处理大额交易时。客户期望快速、便捷的支付流程——能够让他们查看账单的所有细节，并选择付款方式和时间。在线账单不仅为客户提供了这种灵活性，还能帮助您简化运营并降低成本。
更优质的客户体验：传统的纸质账单是简单的文档，无法为客户提供支付未结余额的途径。在线账单与在线支付集成，让客户可以轻松地立即付款或稍后支付。企业可以选择付款期限（例如立即、七天内或 30 天内）和支付方式（如信用卡或银行转账），以提供灵活性并帮助客户更好地管理现金流。
管理大型或复杂交易的能力：如果您提供专业服务或批发产品，即使单次支付失败也可能造成重大收入损失。能够安全、成功地接受大额支付，或处理包含多个行项目的单张账单，可以保护您的业务。这部分问题可以通过为客户提供更多支付灵活性来解决，例如提供 30 天的付款窗口，以便客户在资金更充裕的时候完成支付。
简化的审批和内部流程：许多财务和法务部门需要在支出被支付之前进行审批。账单在整个过程中充当书面记录，创建了可供各部门参考的正式购买记录。账单还能帮助您的会计团队追踪企业的收入和支出，并轻松识别和管理未付款项。
更低的交易成本：虽然信用卡通常是小额、即时交易中最受欢迎的支付方式，但账单通常可以通过银行转账或其他借记支付方式支付，从而产生更低的费用。
在线账单系统应关注什么
企业常常低估账单管理的复杂性。例如，您可能决定接受不同的支付方式（如银行转账）以降低大额账单的成本。没有合适的工具，收取这些银行付款可能会很繁琐且容易出错。如果您开始向全球发送账单，还需要应对客户所在地区各自不同的账单管理法规。
找到合适的在线账单软件或系统，可以减轻这些繁琐重复的工作，简化运营，为您节省时间和资源。所有账单和付款都可以数字化存储在一个地方，为您的会计、财务和法律团队创建一个统一的信息来源。随着您的业务增长和客户群扩大，这些优势会不断累积。
虽然大多数在线账单解决方案允许您自定义账单、接受信用卡支付并生成基础报表，但最佳方案提供了更高级的功能，帮助您更快收款，为客户创造更好的支付体验，并与您现有的工作流程相集成。
以下是在线账单系统中您应关注的四个方面：
1. 易于使用
找到一个能让您轻松创建新账单和编辑现有账单的解决方案。您应该能够根据品牌定制账单的外观和风格，添加您的标志和公司颜色。您还应该能够更新账单编号、产品详情、付款期限、客户信息、税率和行项目，并能够添加折扣、优惠券、法律页脚和备注。理想情况下，您可以保存所有这些细节，这样就不必每张账单都从头开始。
您需要根据客户的个人偏好和内部流程，提供多种方式来分享品牌账单。例如，您可能想给一些客户发送账单链接，给其他客户发送 PDF 版本。最好的在线账单系统能够自动化这一流程，在账单准备好时触发客户邮件，并根据付款截止日期发送提醒邮件。
2.支持多种支付方式和对账工具
客户期望获得相关且熟悉的支付体验，您越是简化账单流程，就能越快收款。通过支持多种支付方式（如信用卡、ACH 贷记、ACH 借记、支票和银行转账）的在线账单系统，您可以更快地获得付款。例如，客户使用 Apple Pay 或 Google Pay 等数字钱包时，完成支付的速度是手动输入信用卡信息的三倍。
然而，某些支付方式（如电汇或 ACH）可能会使支付与账单的匹配（即对账）变得更加困难。例如，当账单每月被支付时，您可能只看到银行账户中显示的金额，却不知道哪笔进账对应哪张账单。最好的在线账单系统会自动将发出的账单与收到的付款进行匹配，这样您的会计和财务团队就不必逐一手动核对。
3.简化的催款流程
如果未能妥善管理未付账单，您的现金流和整体业务健康可能会受到影响。与其手动追踪哪些客户已付款或未付款，并发送一次性提醒邮件，不如寻找一个能在账单到期或逾期时自动发送付款提醒的在线账单系统。您还需要能够生成详细报告和应收账款账龄分析表，以便监控未付账单并优先安排催款工作。
除了管理逾期账单外，还要寻找能帮助您管理支付失败的解决方案。例如，客户可能打算支付账单，但由于卡片过期、资金不足或卡信息过时，支付尝试失败。在线账单系统可以更新过期的卡片信息，并按照自定义的时间表（例如每七天一次）自动重试失败的交易，以提高支付成功的可能性。
4. 报告与对账
最佳的在线账单解决方案会自动生成深入的报告和管理平台，帮助您简化开单操作。您希望能够一目了然地查看所有已发送的账单及其状态，并能按未付、逾期和已付款账单进行筛选。您的账单解决方案应能自动作废、复制、退款或将账单标记为已付款，并允许您根据需要手动更改每种状态。如果交易发生在您的账单系统之外，例如客户想邮寄支票或现金支付，它也应该能让您将账单标记为已付款。
此外，您需要您的账单解决方案与现有工作流程集成，例如与其他会计系统和 ERP 解决方案（如 Xero、QuickBooks 等）集成。更理想的是，寻找一个能让您直接将账单数据导入自己系统的解决方案。
Stripe 如何帮助账单管理
Stripe Invoicing 是一个全球性的开单平台，旨在为您节省时间并更快收款。您可以在几分钟内通过管理平台创建并发送 Stripe 托管的账单，也可以使用 Invoicing API 和高级功能自动处理收款和对账流程。
Invoicing 集成在 Stripe 的支付堆栈中，客户可以自动收取账单付款，享受智能重试、邮件提醒、自动更新银行卡信息、ACH 或电汇付款对账等功能，并且从第一天起即可在全球范围内开单。
轻松上手：在几分钟内创建、自定义和发送 Stripe 托管的账单——全部从管理平台完成，无需代码。您也可以在任何浏览器 URL 栏中输入 "invoice.new"，直接跳转到账单编辑器。
更快收款：Stripe 的在线账单在手机、平板电脑和台式机上都能提供优化体验，并支持超过 25 种语言和 135 种货币。托管账单页面会根据客户所在位置动态显示支付方式，帮助您更快收款。大多数 Stripe 账单都能在三天内收到款项。
随业务扩展： Stripe 的 API 可帮助您实现账单开具工作流程的自动化。使用自动电子邮件提醒和账龄报告催收未付账单，并利用 Smart Retries 在最佳时机重试失败的付款。
有关 Stripe Invoicing 的更多信息，请阅读我们的文档。要立即开始发送账单和接受付款，请注册账户。
您也可以查阅我们的其他指南，了解更多在线支付信息：