Om zaken te kunnen blijven doen, moeten ondernemingen doorlopend toegang hebben tot contant geld om rekeningen, de salarisadministratie en onverwachte uitgaven te dekken. De hoeveelheid contant geld die nodig is om een onderneming draaiende te houden, wordt werkkapitaal genoemd en is een belangrijke waarde om in de loop van de tijd te berekenen en bij te houden.

Hieronder wordt dieper ingegaan op wat de werkkapitaalbehoeften (WCR's) inhouden en hoe je ze kunt beheren met duidelijkheid, controle en minder verrassingen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de werkkapitaalbehoefte?
  
• Hoe je de werkkapitaalbehoefte kunt verlagen
  
• Overwegingen bij het beoordelen van je werkkapitaalbehoefte
  
• Hoe groei van invloed is op je werkkapitaalbehoefte
  

Wat is werkkapitaalbehoefte?

De werkkapitaalbehoefte (WCR) van je onderneming is het geld dat nodig is om de dagelijkse activiteiten te dekken. Je onderneming heeft mogelijk werkkapitaal nodig om:

• kloven te overbruggen tussen wanneer je voor goederen betaalt en wanneer klanten jou betalen
  
• de salarisadministratie, huur, leveranciersbetalingen en nutsvoorzieningen te dekken
  
• te profiteren van kansen, zoals bulkkortingen, projecten met een korte doorlooptijd of nieuwe contracten die vooraf uitgaven vereisen
  

Op papier ben je misschien winstgevend, maar als je vorderingen weken nadat je leveranciers hebt betaald binnenkomen, loop je nog steeds het risico op een kastekort. Om deze reden gebruiken veel bedrijven kortetermijnfinancieringstools zoals Stripe Capital voor de flexibele financiering die ze nodig hebben.

Gebruik de volgende formule om de WCR van je onderneming te berekenen:

werkkapitaalbehoefte (WCR) = (voorraad + debiteuren (AR)) − crediteuren (AP)

Dit is wat elk component betekent:

• Debiteuren (Accounts receivable/AR): Dit zijn inkomsten die je hebt verdiend, maar niet hebt geïnd. Zie het als kapitaal dat van jou is, maar nog steeds op de rekening van iemand anders staat.
  
• Voorraad: Dit omvat je grondstoffen, productiegoederen en eindproducten. Voorraad verbruikt werkkapitaal totdat hij verkocht is en de klant heeft betaald.
  
• Crediteuren (Accounts payable/AP): Dit is geld dat je aan leveranciers en leveranciers verschuldigd bent. Mits goed beheerd, fungeert AP als bron voor kortetermijnfinanciering.
  

De manier waarop deze componenten op elkaar inwerken (hoe snel je de voorraad overdraagt, hoe snel je facturen int en hoelang het duurt om leveranciers te betalen) bepaalt hoeveel kapitaal je nodig hebt om de boel operationeel te houden.

Sommige ondernemingen, zoals grootwinkelbedrijven, kunnen opzettelijk met negatief werkkapitaal werken door goederen te verkopen en betalingen van klanten te innen voordat ze hun leveranciers moeten betalen. Maar voor de meeste ondernemingen is positief blijven de focus. Beide extremen kunnen een probleem zijn: te weinig werkkapitaal kan de groei vertragen, terwijl te veel betekent dat je met inactief geld zit dat elders aan het werk zou kunnen worden gezet.

Hoe je je werkkapitaalbehoefte kunt verlagen

Ondernemingen kunnen met verschillende strategieën werken aan een strategisch lagere WCR en een slankere bedrijfsvoering. Hier volgen enkele tips om de WCR laag te houden of te voorkomen dat deze toeneemt.

Slim omgaan met voorraad

Door te veel voorraad aan te houden, wordt geld vastgehouden dat beter kan worden gebruikt. Maak gebruik van vraagprognoses en voorraadbeheersoftware om slimmere aankoopbeslissingen te nemen en bekijk regelmatig je nabestelpunten.

Just-in-time-voorraadsystemen (JIT) kunnen helpen, maar ze zijn niet geschikt voor elke onderneming. Het doel is om net genoeg voorraad aan te houden om aan de vraag te voldoen zonder het risico te lopen dat je helemaal zonder voorraad komt te zitten. Hoe nauwkeuriger je voorraadniveaus, hoe minder contant geld je in de schappen hebt liggen.

In betalingen sneller

Hoe langer het duurt voordat klanten je betalen, hoe meer werkkapitaal je nodig hebt om je activiteiten gaande te houden. Om die cycli in te korten, moet je snel factureren, herinneringen sturen en je betalingsvoorwaarden aanscherpen. Stimuleer vroege betalingen met kleine kortingen als het zinvol is voor je onderneming.

Sommige ondernemingen wijzen zelfs teamleden toe om belangrijke rekeningen in de gaten te houden om ervoor te zorgen dat betalingen niet door de mazen vallen. Snellere incasso's verkorten je contante geldstroom en verlagen je WCR.

Onderhandel over de betalingstermijnen van leveranciers

Als je betalingen uitstelt – binnen redelijke grenzen – krijg je meer ademruimte. Als je van een betalingstermijn van 30 dagen op een betalingstermijn van 45 of 60 dagen kunt overstappen, kun je langer operationeel blijven. Leveranciers staan vaak meer open voor onderhandelingen dan je misschien denkt, vooral als je volumetoezeggingen of gedeeltelijke vooruitbetaling kunt aanbieden.

Sterke relaties met leveranciers openen ook de deur voor kortingen bij vroege betaling of flexibelere 'koop nu, betaal later'-voorwaarden, wat de cashflow direct kan verbeteren.

Gebruik kortetermijnfinanciering

Wanneer activiteiten alleen geen kasstroomkloof kunnen dichten, kan financiering een brug slaan. Opties zoals een zakelijke kredietlijn, een werkkapitaallening of een voorschot voor verkopers kunnen je toegang geven tot contant geld zonder je op te zadelen met langetermijnschulden.

Stripe Capital biedt bijvoorbeeld snelle, flexibele financiering op basis van je betaalvolume en -geschiedenis. Je betaalt automatisch af naarmate je meer verdient, zodat dit past dus bij je verkoopcyclus. Deze tool is vooral handig tijdens seizoensdips, onverwachte vertragingen of wanneer je snel opschaalt en kosten moet dekken voordat de inkomsten binnenkomen.

Overwegingen bij het beoordelen van je werkkapitaalbehoefte

Je werkkapitaalbehoefte (werkkapitaal Requirement/WCR) is een weerspiegeling van hoe goed je onderneming geld verplaatst. Om een duidelijk beeld te krijgen van deze statistiek, moet je kijken naar alle krachten die in beweging zijn. Hierop moet je je concentreren.

Liquiditeit en de current ratio

Je current ratio (d.w.z. vlottende activa gedeeld door vlottende passiva) is een snelle manier om te meten of je voldoende liquide middelen hebt om kortetermijnverplichtingen te dekken. Je kunt je ratio als volgt interpreteren:

• Lager dan 1,0: Dit duidt op problemen. Het betekent dat je niet genoeg vlottende activa hebt om aanstaande facturen te voldoen.
  
• Tussen 1,5 en 2,0: Dit wordt doorgaans beschouwd als een gezond bereik. Het betekent dat je genoeg buffer hebt zonder inactief contant geld.
  

Houd ook je quick ratio (ook wel acid-test ratio genoemd) in de gaten, want bij deze wordt de voorraad niet meegenomen, zodat je je kunt concentreren op de meest liquide middelen. Als een van beide ratio's begint te dalen, bekijk dan even goed hoe je contant geld sneller kunt innen of kortlopende verplichtingen kunt beperken.

Debiteuren

Klanten die traag betalen, verhogen de WCR's snel. Houd rekening met het gemiddelde aantal dagen dat verstrijkt voordat je betalingen ontvangt (ook wel bekend als days sales outstanding (DSO)) en onderneem actie als dat aantal stijgt. Het punt is niet alleen dat je betalingen int, maar ook dat je ze sneller int.

Voorraden

De voorraad slokt vaak veel geld op bij ondernemingen die fysieke producten verkopen. Controleer hoelang het duurt voordat je voorraad omzet in verkoop. Bestel je te veel? Blijven artikelen onverkocht? Neemt de dode voorraad ruimte in beslag? Probeer dan het volgende:

• Verplaats voorraad sneller
  
• Versnel betalingen van klanten
  
• Rek betalingen aan leveranciers waar dat op een redelijke manier kan
  

Lean voorraadstrategieën, zoals just-in-time-bestellingen (JIT-bestellingen) of op de vraag gebaseerde aanvulling, kunnen je behoefte aan werkkapitaal verminderen zonder het fulfilment in gevaar te brengen. Bij ondernemingen met bederfelijke goederen helpen systemen als First In, First Out (FIFO) bederf en verspilling te voorkomen.

Crediteuren

Als je je facturen te vroeg betaalt, kost dat geld, terwijl te laat betalen de relaties met leveranciers onder druk kan zetten. Zorg voor een evenwicht met je openstaande dagen (days payable outstanding/DPO), oftewel het gemiddelde aantal dagen dat je bedrijf nodig heeft om de facturen te betalen. Om dit aantal te optimaliseren:

• Onderhandel waar mogelijk over langere betalingstermijnen
  
• Betaal op tijd, niet vroeg
  
• Profiteer alleen van kortingen voor vroegtijdige betaling wanneer deze echt voordelig zijn voor je bedrijfsresultaten
  

Kleine verschuivingen in de timing van betalingen (bijv. 45 dagen in plaats van 30 dagen) kunnen een aanzienlijk verschil maken voor de cashflow en de WCR.

Kortlopende schulden en financieringsopties

Als je afhankelijk bent van kredietlijnen van ondernemingen of kortlopende leningen, beoordeel dan de druk die deze betalingen op de liquiditeit uitoefenen. Stel jezelf in ieder geval de volgende vragen:

• Kan elke schuld worden geherfinancierd of geconsolideerd?
  
• Zijn er goedkopere opties die ik nog niet heb onderzocht?
  
• Kunnen vorderingen of voorraad worden gebruikt als onderpand voor slimmere financiering?
  

Factuur factoring kan bijvoorbeeld onbetaalde facturen snel omzetten in contant geld, maar het brengt kosten met zich mee, dus het moet zorgvuldig worden afgewogen. Als je meerdere kortetermijnfinancieringsopties beschikbaar hebt, word je niet gedwongen tot noodleningen als het geld krap is.

Seizoensgebondenheid en branchecycli

Je WCR kan drastisch veranderen, afhankelijk van de tijd van het jaar of de aard van je branche. Winkeliers hebben vaak voor de feestdagen veel voorraad, fabrikanten hebben vooraf hoge grondstofkosten en bij projectgebaseerde ondernemingen kunnen maanden tussen de facturering en de betaling zitten.

Breng je WCR in kaart volgens het ritme van je onderneming. Bouw je reserves op tijdens perioden met veel kasgeld, zodat je gedekt bent in periodes met minder geld.

De invloed van groei op werkkapitaalbehoefte

Groei is spannend, maar financiert zich niet zelf. Naarmate je onderneming groeit, stijgt ook je WCR. Meer omzet betekent vaak:

• Meer voorraad om de vraag voor te zijn
  
• Meer klanten met openstaande facturen
  

En kritiek is dat alles meestal moet worden betaald voordat je de bijbehorende inkomsten daadwerkelijk ziet.

Bijvoorbeeld:

• Een retailmerk dat opschaalt voor de feestdagen moet investeren in voorraad maanden voordat inkomsten binnenkomen.
  
• Een onderneming in B2B Software-as-a-Service (SaaS) die grotere klanten binnenhaalt, kan de betalingstermijnen verlengen, wat de cashinstroom vertraagt.
  
• Een productiebedrijf dat uitbreidt naar nieuwe markten moet grondstoffen inkopen voordat klanten bestellingen plaatsen.
  

Hoe sneller je groeit, hoe meer druk er op je liquiditeit komt te staan. Zelfs sterke winstmarges bieden geen bescherming als je geen geld hebt om je kosten te dekken.

Om dit bij te kunnen houden, voegen veel bedrijven in een vroeg stadium financieringen toe, zoals werkkapitaalleningen, kredietlijnen of factuurfinanciering, om hiaten op te vullen totdat de verkoop een inhaalslag maakt. Door de mechaniek van je werkkapitaal aan te scherpen, met snellere facturering, slimmere voorraad en betere voorwaarden met leveranciers, kun je die groei ook duurzaam houden.

Als je dit goed beheert, geeft een gezonde WCR je onderneming de tijd om te groeien. Maar als je dit negeert, kan zelfs een goede groei je in een liquiditeitscrisis brengen.