Para mantenerse en el negocio, las empresas necesitan acceso continuo al efectivo para cubrir facturas, nóminas y gastos inesperados. La cantidad de efectivo que se necesita para mantener una empresa en funcionamiento se llama capital circulante, y es una cifra importante de cálculo y registro a lo largo del tiempo.

A continuación, encontrarás un análisis más profundo de lo que implican los requisitos de capital circulante (WCR) y cómo gestionarlos con claridad, control y menos sorpresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el capital circulante?
  
• Cómo reducir tus necesidades de capital circulante
  
• Consideraciones al revisar tu requisito de capital circulante
  
• Cómo afecta el crecimiento a tus necesidades de capital circulante
  

¿Qué es el capital circulante requerido?

El requisito de capital circulante (WCR) de tu empresa es el efectivo que necesitas para cubrir tus operaciones diarias. Tu empresa podría necesitar capital circulante para:

• Superar los intervalos de tiempo entre el momento en que pagas los bienes y el momento en que los clientes te pagan
  
• Cubrir nóminas, alquileres, pagos de proveedores y servicios públicos
  
• Aprovechar las oportunidades, como descuentos masivos, proyectos de entrega rápida o nuevos contratos que requieren gastos iniciales
  

Puede que seas rentable en papel, pero si tus cuentas por cobrar llegan semanas después de haber pagado a los proveedores, corres el riesgo de sufrir una crisis de caja. Por este motivo, muchas empresas utilizan herramientas de financiación a corto plazo como Stripe Capital para obtener la financiación flexible que necesitan.

Para calcular el WCR de tu empresa, utiliza la siguiente fórmula:

Requisito de capital circulante (WCR) = (Inventario + Cuentas por cobrar (AR)) – Cuentas por pagar (AP)

Esto es lo que significa cada componente:

• Cuentas por cobrar (AR): son ingresos que has obtenido pero no has cobrado. Piénsalo como capital que te pertenece pero que aún está en la cuenta de otra persona.
  
• Inventario: incluye tus materias primas, bienes en producción y productos terminados. El inventario consume capital circulante hasta que se vende y el cliente ha pagado.
  
• Cuentas por pagar (AP): es dinero que debes a proveedores y vendedores. Cuando se administra correctamente, AP actúa como fuente de financiamiento a corto plazo.
  

La forma en que interactúan estos componentes (la rapidez con la que se rota el inventario, la rapidez con la que se cobran facturas y el tiempo que se tarda en pagar a los proveedores) determina cuánto capital se necesita para mantener todo operativo.

Algunos modelos de empresa, como los minoristas de grandes cajas, pueden funcionar intencionalmente con capital circulante negativo vendiendo bienes y cobrando pagos de clientes antes de que necesiten pagar a sus proveedores. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, mantenerse positivo es el foco. Cualquiera de los dos extremos puede ser un problema: muy poco capital circulante puede detener el crecimiento, mientras que demasiado significa que estás reteniendo efectivo inactivo que podría ponerse a trabajar en otro lugar.

Cómo reducir tus necesidades de capital circulante

Las empresas pueden trabajar para reducir estratégicamente su WCR y ejecutar operaciones más ágiles con varias estrategias. Estos son algunos consejos para mantener el WCR bajo o asegurarte de que no aumente.

Sé inteligente con el inventario

Tener demasiadas existencias restringe el efectivo que podría aprovecharse mejor. Utiliza las previsiones de demanda y el software de gestión de inventario para tomar decisiones de compra más inteligentes y revisa regularmente tus puntos de reordenamiento.

Los sistemas de inventario justo a tiempo (JIT) pueden ayudar, pero no son adecuados para todas las empresas. El objetivo es mantener el inventario justo para satisfacer la demanda sin arriesgarte a quedarte sin existencias por completo. Cuanto más precisos sean tus niveles de inventario, menos efectivo tendrás depositado en los estantes.

Recibe antes los pagos

Cuanto más tarden los clientes en pagarte, más capital circulante necesitarás para mantener las operaciones en marcha. Para acortar esos ciclos, factura puntualmente, envía recordatorios y endurece tus Condiciones de pago. Incentiva los pagos anticipados con pequeños descuentos si tiene sentido para tu empresa.

Algunas empresas incluso asignan a miembros del equipo para vigilar las cuentas clave y asegurarse de que los pagos no se vayan por las ramas. Los cobros más rápidos acortan tu ciclo de caja y reducen tu WCR.

Negocia condiciones del proveedor

Demorar los pagos, dentro de lo razonable, te da más respiro. Si puedes pasar de condiciones de 30 días a condiciones de 45 o 60 días, extenderás la cantidad de tiempo que puedes permanecer operativo. Los proveedores suelen estar más abiertos a la negociación de lo que podrías pensar, especialmente si ofreces compromisos por volumen o pago parcial por adelantado.

Las relaciones sólidas con los proveedores también abren la puerta a descuentos por pago anticipado o condiciones más flexibles de compra ahora, paga después (BNPL), lo que puede mejorar directamente el flujo de caja.

Utiliza financiación a corto plazo

Cuando las operaciones por sí solas no pueden cerrar una brecha en el flujo de efectivo, la financiación puede ser un puente. Opciones como una línea de crédito de la empresa, un préstamo de capital circulante o un adelanto en efectivo para comerciantes pueden darte acceso a efectivo sin encerrarte en deudas a largo plazo.

Stripe Capital, por ejemplo, ofrece una financiación rápida y flexible establecida en el volumen y el historial de pagos. Pagas automáticamente a medida que ganas, por lo que se ajusta a tu ciclo de ventas. Esta herramienta es especialmente útil durante caídas estacionales, retrasos inesperados o cuando estás escalando rápido y necesitas cubrir los costos antes de que los ingresos los equiparen.

Consideraciones al revisar tu requisito de capital circulante

Tu WCR es un reflejo de lo bien que tu empresa mueve dinero. Para tener una visión clara de esta métrica, debes observar todas las fuerzas en movimiento. Aquí es donde debes enfocarte.

Liquidez e índice actual

Tu índice actual (es decir, activos circulantes divididos por pasivos circulantes) es una forma rápida de medir si tienes suficientes activos líquidos para cubrir obligaciones a corto plazo. A continuación, te explicamos cómo interpretar tu coeficiente:

• Por debajo de 1.0: Esto indica problemas. Significa que no tienes suficientes activos circulantes para hacer frente a las próximas facturas.
  
• Entre 1.5 y 2.0: Por lo general, este rango se considera saludable. Significa que tienes suficiente amortiguamiento sin efectivo inactivo.
  

Asegúrate también de monitorear tu índice rápido, también llamado índice de prueba ácida, que elimina el inventario para centrarse en tus activos más líquidos. Si cualquiera de los índices comienza a deslizarse, presta más atención a cómo cobrar efectivo más rápido o recortar los pasivos a corto plazo.

Cuentas por cobrar

Los clientes de pagos lentos aumentan los WCR rápidamente. Observa la cantidad promedio de días que te toma recibir pagos, conocidos como días de ventas pendientes (DSO) y toma medidas si la cantidad comienza a aumentar. El objetivo no es solo recibir pagos, sino recibir pagos antes.

Inventario

El inventario a menudo absorbe mucho efectivo para las empresas que venden productos físicos. Revisa cuánto tiempo te lleva convertir las existencias en ventas. ¿Estás sobreordenando? ¿Los artículos están sin vender? ¿Tienes material muerto ocupando espacio? Debes apuntar a:

• Mover el inventario más rápido
  
• Acelerar los pagos de clientes
  
• Estirar pagos de proveedores cuando sea razonable
  

Las estrategias de inventario ajustado, como los pedidos justo a tiempo (JIT) o la reposición establecida en la demanda, pueden reducir las necesidades de capital circulante sin afectar la gestión logística. En las empresas con productos perecederos, sistemas como First In, First Out (FIFO) ayudan a evitar que se estropeen y se desperdicien.

Cuentas por pagar

Pagar tus facturas demasiado pronto agota el efectivo, mientras que pagar demasiado tarde puede tensar las relaciones con los proveedores. Logra un equilibrio con tus días por pagar pendientes (DPO), es decir, la cantidad promedio de días que tarda tu empresa en pagar sus facturas. Para optimizar esta cantidad:

• Negocia condiciones más extendidas, siempre que sea posible
  
• Paga a tiempo, no antes
  
• Aprovecha los descuentos por pago anticipado solo cuando realmente beneficien tus resultados
  

Pequeños cambios en el plazo de pago (p. ej., día 45 frente al día 30) pueden marcar una diferencia significativa en el flujo de caja y el WCR.

Deuda a corto plazo y opciones de financiación

Si dependes de líneas de crédito a empresas o préstamos a corto plazo, evalúa la presión que esos pagos están ejerciendo sobre la liquidez. Asegúrate de preguntarte:

• ¿Se puede refinanciar o consolidar alguna deuda?
  
• ¿Hay opciones de menor costo que no hayas explorado?
  
• ¿Podrían utilizarse las cuentas por cobrar o el inventario como garantía para una financiación más inteligente?
  

Por ejemplo, la factorización de facturas puede convertir rápidamente las facturas impagas en efectivo, pero conlleva una comisión, por lo que debe sopesarse cuidadosamente. Tener múltiples opciones de financiación a corto plazo disponibles significa que no te verás obligado a pedir préstamos de emergencia cuando el efectivo sea escaso.

Ciclos estacionales y del sector

Tu WCR puede cambiar drásticamente según la época del año o el tipo de tu sector. Los comerciantes minoristas suelen cargar inventario antes de las vacaciones, los fabricantes tienen costos elevados de materias primas por adelantado y en las empresas basadas en proyectos pueden pasar meses entre facturas y pagos.

Haz un mapa de tu WCR al ritmo de tu empresa. Aumenta tus reservas durante los períodos de mayor liquidez para estar cubierto durante los períodos de menor liquidez.

Cómo afecta el crecimiento a las necesidades de tu capital circulante

El crecimiento es emocionante, pero no se financia solo. A medida que tu empresa se expande, tu WCR tiende a subir también. Más ventas a menudo significan:

• Más inventario para almacenar antes de la demanda
  
• Más clientes con facturas pendientes
  

Y lo que es más importante, todo suele tener que pagarse antes de ver los ingresos correspondientes.

Por ejemplo:

• Una marca minorista en expansión para la temporada navideña debe invertir en inventario meses antes de que lleguen los ingresos.
  
• Una empresa B2B de software como servicio (SaaS) que consiga clientes más grandes puede extender las condiciones de pago, lo que retrasa la entrada de efectivo.
  
• Una empresa manufacturera que se expande a nuevos mercados necesita comprar materias primas por adelantado a los pedidos de los clientes.
  

Cuanto más rápido esté creciendo, más presión habrá sobre su liquidez. Incluso los márgenes de ganancia sólidos resueltos a tu favor no te protegerán si no tienes el efectivo para cubrir tus costos.

Para mantenerte al día, muchas empresas ofrecen financiación por capas, como préstamos de capital circulante, líneas de crédito o financiación factura, desde el principio para cubrir las brechas hasta que las ventas se pongan al día. El endurecimiento de la mecánica de tu capital circulante, con facturación más rápida, inventario más inteligente y mejores condiciones con los proveedores, también ayuda a mantener ese crecimiento sostenible.

Si lo administras bien, un WCR saludable le da a tu empresa el tiempo que necesita para crecer, pero si lo ignoras, incluso el crecimiento en auge puede llevarte a una crisis de liquidez.