För att kunna fortsätta driva verksamheten behöver företag ha ett ständigt kassaflöde för att täcka räkningar, löner och oförutsedda utgifter. Den summa som krävs för att hålla företaget i gång kallas för rörelsekapital, och det är en viktig siffra att beräkna och följa över tid.

Nedan går vi djupare in på vad ett rörelsekapitalbehov innebär – och hur du kan hantera det med ökad tydlighet, kontroll och färre överraskningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är rörelsekapitalbehov?
  
• Så minskar du ditt rörelsekapitalbehov
  
• Saker att tänka på när du ser över ditt rörelsekapitalbehov
  
• Hur tillväxt påverkar ditt rörelsekapitalbehov
  

Vad är rörelsekapitalbehov?

Företagets rörelsekapitalbehov är det kapital som krävs för att täcka den dagliga driften. Du kan behöva rörelsekapital för att:

• Täcka tidsförskjutningen mellan inköp av varor och kundernas betalningar
  
• Betala löner, hyra, leverantörsfakturor och andra driftskostnader
  
• Utnyttja möjligheter som volymrabatter, projekt med snabb leverans eller nya avtal som kräver förhandsinvesteringar
  

Ditt företag kan vara lönsamt på papperet, men om kundinbetalningarna kommer flera veckor efter att du har betalat leverantörerna, riskerar du ändå ett likviditetstapp. Därför använder många företag kortfristiga finansieringslösningar som Stripe Capital för att få tillgång till flexibel finansiering.

För att räkna ut företagets rörelsekapitalbehov används följande formel:

Rörelsekapitalbehov = (Lager + Kundfordringar) – Leverantörsreskontra

Det här är vad varje komponent betyder:

• Kundfordringar: Detta är intäkter du har tjänat in men ännu inte fått betalt för. Det är kapital som tillhör dig men som fortfarande finns på någon annans konto.
  
• Lager: Omfattar råmaterial, produkter under tillverkning och färdiga varor. Lager binder kapital tills produkterna säljs och kunden har betalat.
  
• Leverantörsreskontra: Pengar du är skyldig dina leverantörer. Om de hanteras väl fungerar de som en form av kortsiktig finansiering.
  

Hur dessa delar samverkar – hur snabbt du omsätter lagret, hur snabbt du får betalt och hur lång tid du tar på dig att betala leverantörer – avgör hur mycket kapital du behöver för att hålla verksamheten igång.

Vissa affärsmodeller, som stora detaljhandelskedjor, kan medvetet arbeta med negativt rörelsekapital genom att sälja varor och ta emot betalning innan de själva måste betala sina leverantörer. Men för de flesta företag är det viktigast att hålla sig på plus. Både för lite och för mycket kan skapa problem: för lite rörelsekapital kan hämma tillväxten, medan för mycket innebär att du har kontanter som inte används effektivt.

Så kan du minska ditt rörelsekapitalbehov

Företag kan strategiskt arbeta för att minska sitt rörelsekapitalbehov och skapa en mer resurssnål verksamhet genom flera olika åtgärder. Här är några tips för att hålla rörelsekapitalbehovet lågt – eller undvika att det ökar.

Tänk smart kring lagerhållning

Att hålla för mycket i lager binder upp kapital som kunde användas mer effektivt. Använd efterfrågeprognoser och programvara för lagerhantering för att fatta bättre inköpsbeslut, och se regelbundet över dina beställningspunkter.

Just-in-time-system (JIT) kan vara ett effektivt alternativ – men passar inte alla verksamheter. Målet är att hålla ett tillräckligt lager för att möta efterfrågan utan att riskera att det tar slut. Ju mer precisa dina lagernivåer är, desto mindre kapital ligger och samlar damm på hyllorna.

Få betalt snabbare

Ju längre tid det tar för kunder att betala, desto mer rörelsekapital krävs för att hålla verksamheten igång. För att korta ner betalcykeln bör du fakturera snabbt, skicka påminnelser och se över dina betalningsvillkor. Det kan också vara smart att ge små rabatter till kunder som betalar tidigt – om det lönar sig.

Vissa företag utser även teammedlemmar som ansvarar för att följa upp nyckelkunder och säkerställa att inga betalningar missas. En snabbare betalningsprocess kortar kassacykeln och minskar behovet av rörelsekapital.

Förhandla leverantörsvillkor

Att skjuta upp betalningar – inom rimliga gränser – kan ge företaget ett större manöverutrymme. Om du till exempel kan gå från 30 till 45 eller 60 dagars betalningsvillkor förlängs tiden du kan hålla verksamheten igång utan att binda upp likvida medel. Många leverantörer är mer öppna för att förhandla än man kan tro, särskilt om du kan erbjuda volymåtaganden eller delbetalning i förskott.

En god relation med leverantören kan också leda till rabatt vid förtida betalning eller mer flexibla villkor enligt principen ”köp nu, betala senare”, vilket kan förbättra kassaflödet direkt.

Använd kortsiktig finansiering

När den löpande verksamheten inte räcker till för att täcka ett likviditetsgap, kan kortsiktig finansiering fungera som en bro. Alternativ som företagskredit, rörelsekapitallån eller handlarens kontantförskott kan ge snabb tillgång till kapital utan att binda företaget till långfristiga lån.

Stripe Capital erbjuder till exempel flexibel finansiering baserad på ditt betalningsflöde och försäljningshistorik. Återbetalning sker automatiskt i takt med att du får betalt – vilket gör det särskilt användbart vid säsongsvariationer, oväntade förseningar eller när du snabbt behöver täcka kostnader i samband med tillväxt.

Faktorer att beakta vid analys av rörelsekapitalbehovet

Ditt rörelsekapitalbehov speglar hur effektivt ditt företag hanterar sina likvida medel. För att få en tydlig bild av detta nyckeltal behöver du ta hänsyn till flera faktorer. Här är några centrala områden att fokusera på:

Likviditet och balanslikviditet

Din balanslikviditet (d.v.s. omsättningstillgångar dividerat med kortfristiga skulder) ger en snabb indikation på om du har tillräckligt med likvida medel för att täcka dina kortfristiga åtaganden. Så här tolkar du siffrorna:

• Under 1,0: Detta tyder på finansiella problem. Du har inte tillräckligt med omsättningstillgångar för att täcka kommande betalningar.
  
• Mellan 1,5 och 2,0: Detta anses normalt vara ett sunt intervall – det visar att du har en tillräcklig buffert utan att kapitalet ligger passivt.
  

Det är också viktigt att följa upp din snabba likviditet (även kallad "acid-test-ratio"), som exkluderar lager och fokuserar på de mest lättillgängliga tillgångarna. Om något av dessa mått börjar försämras bör du se över hur du snabbare kan få in betalningar eller minska dina kortfristiga skulder.

Kundfordringar

Kunder som betalar sent påverkar snabbt ditt rörelsekapitalbehov. Håll ett öga på genomsnittligt antal dagar det tar att få betalt – det så kallade DSO-värdet (Days Sales Outstanding) – och agera om siffran börjar öka. Målet är inte bara att få betalt, utan att få betalt snabbare.

Lager

För företag som säljer fysiska varor binder lagret ofta stora mängder kapital. Granska hur lång tid det tar att omvandla lagret till försäljning. Överbeställer du? Finns det produkter som inte säljer? Har du dött lager som bara tar plats? Sträva efter att:

• Omsätta lagret snabbare
  
• Få in kundbetalningar snabbare
  
• Förlänga betalningstider till leverantörer, där så är tillämpligt
  

Effektiva lagerstrategier – som just-in-time (JIT) eller behovsstyrd påfyllning – kan minska ditt kapitalbehov utan att påverka leveransförmågan. Inom verksamheter med färskvaror kan system som ”först in, först ut” (FIFO) minska risken för svinn.

Leverantörsreskontra

Att betala fakturor för tidigt dränerar kassaflödet, medan sena betalningar kan belasta leverantörsrelationer. Hitta en balans genom att optimera ditt DPO (Days Payable Outstanding), det vill säga genomsnittligt antal dagar det tar för ditt företag att betala sina fakturor. För att optimera detta nyckeltal:

• Förhandla om längre betalningsvillkor där det är möjligt
  
• Betala i tid – men inte i förtid
  
• Utnyttja rabatter vid snabb betalning – men bara om det lönar sig
  

Små justeringar i betalningstidpunkten – till exempel dag 45 istället för dag 30 – kan göra stor skillnad för kassaflödet och rörelsekapitalbehovet.

Kortfristiga skulder och finansieringsalternativ

Om du förlitar dig på företagskrediter eller kortfristiga lån, bör du utvärdera hur dessa påverkar din likviditet. Ställ dig själv följande frågor:

• Går det att refinansiera eller slå samman några lån?
  
• Finns det billigare finansieringsalternativ jag inte har undersökt?
  
• Går det att använda kundfordringar eller lager som säkerhet för mer fördelaktig finansiering?
  

Ett exempel är fakturabelåning, där obetalda fakturor snabbt kan omvandlas till likvida medel – men det tillkommer avgifter, så detta måste vägas noggrant. Genom att ha flera kortfristiga finansieringsmöjligheter till hands undviker du att behöva ta paniklån vid likviditetsbrist.

Säsongsvariationer och cykler i branschen

Ditt rörelsekapitalbehov kan variera kraftigt beroende på säsong och bransch. Detaljhandlare bygger ofta upp lager inför högtider, tillverkande företag har stora initiala kostnader för råmaterial, och projektbaserade verksamheter kan ha flera månader mellan fakturering och betalning.

Matcha ditt rörelsekapitalbehov mot verksamhetens cykler. Se till att bygga upp reserver under perioder med starkt kassaflöde – så står du bättre rustad under mer ansträngda perioder.

Så påverkar tillväxt ditt behov av rörelsekapital

Tillväxt är spännande – men den finansierar sig inte själv. När verksamheten växer ökar oftast även rörelsekapitalbehovet. Ökad försäljning innebär ofta:

• Mer lager som behöver köpas in i förväg
  
• Fler kunder med utestående fakturor
  

Och viktigast av allt: allt detta måste vanligtvis betalas innan intäkterna faktiskt kommer in.

Till exempel:

• Ett detaljhandelsvarumärke som skalar upp inför högtidssäsongen måste investera i lager flera månader innan intäkterna kommer in.
  
• Ett B2B-företag molnbaserad mjukvarutjänst (SaaS) som får större kunder kan behöva erbjuda längre betalningsvillkor, vilket försenar kassainflödet.
  
• Ett tillverkningsföretag som expanderar till nya marknader måste köpa in råmaterial innan kundbeställningarna kommer.
  

Ju snabbare du växer, desto större blir trycket på din likviditet. Inte ens starka vinstmarginaler räcker om du fortfarande saknar kontanter för att täcka kostnaderna.

För att hålla jämna steg väljer många företag att redan tidigt komplettera med finansiering såsom rörelsekapitallån, kreditlinjer eller fakturabelåning för att täcka glappet tills försäljningen tar fart.Genom att effektivisera arbetet med rörelsekapitalet – med snabbare fakturering, smartare lagerhantering och bättre betalningsvillkor hos leverantörer – kan tillväxten bli mer hållbar.

Om du hanterar det väl, ger ett friskt rörelsekapital företaget tid att växa. Men om du ignorerar det kan även stark tillväxt leda till likviditetsproblem.