Volgens het Maandelijkse verslag over buitenlandse handel van het ministerie van Economie, Handel en Bedrijfsleven, hebben in januari 2026 in totaal 51.677 Spaanse bedrijven producten en diensten geëxporteerd, een jaar-op-jaar-stijging van 10,7%. De opwaartse trend is duidelijk: sinds 2021 is de waarde van de export van Spanje met meer dan 72 miljard euro gegroeid.

Jarenlang heeft Spanje maatregelen aangenomen om export te bevorderen, zoals ICEX-subsidies om de kosten voor het uitbreiden van een onderneming buiten Spanje te verlagen. Echter, de bureaucratische procedures van het land zijn strikt en kunnen complex zijn om in te navigeren als het je eerste keer is. In dit artikel leggen we de vereisten uit voor de export vanuit Spanje, hoe je het proces kunt vereenvoudigen en de voordelen van samenwerken met een internationaal platform om de betalingen van de export te beheren.

Kernpunten

• Om vanuit Spanje te exporteren, moet je diverse algemene documenten opstellen, zoals de paklijst, de CMR-vrachtbrief en de ATA-carnets.
  
• Aan elk type transactie zijn specifieke vereisten verbonden, zoals het rapporteren van het btw-nummer voor intracommunautaire leveringen of het indienen van het Enig Document (ED) voor export.
  
• Exports vanuit Spanje zijn alleen geldig als deze gedocumenteerd zijn met standaardfacturen en in sommige gevallen met pro-formafacturen en douanefacturen.
  
• Om te zorgen dat de export geldig is voor fiscale doeleinden, moet je TARIC-codes aan de goederen toewijzen, de Intrastat-aangifte indienen en de formulieren 303, 390 en 349 invullen.
  

Wat wordt beschouwd als een export vanuit Spanje?

Volgens de regelgeving is een export een verkooptransactie buiten de btw-regio. Het gebied binnen de btw-regio staat bekend als het Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI). Exports vallen uiteen in twee categorieën:

• Landen die geen deel uitmaken van de EU: In deze categorie zijn Marokko en de VS de twee meest voorkomende exportlanden.
  
• EU-gebieden die geen deel uitmaken van de TAI (oftewel 'derde gebieden'): Bijvoorbeeld de Spaanse gebieden van de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla.
  

Daarnaast moet de transactie aan de volgende criteria voldoen, afhankelijk van wat er wordt verhandeld:

• Producten: De goederen worden buiten het douanegebied van de EU vervoerd.
  
• Diensten: De diensten worden geacht daadwerkelijk buiten de EU te worden gebruikt of uitgevoerd.
  

Om dit artikel echter completer en nuttiger te maken, gaan we ervan uit dat exports ook twee soorten transacties omvatten die in de regelgeving niet als 'exports' worden aangemerkt:

• Intracommunautaire levering: De verkoop van goederen of diensten tussen twee ondernemingen of professionals in verschillende EU-lidstaten
  
• Verkoop op afstand: Transacties met particulieren in de EU
  

Documentatievereisten voor de export vanuit Spanje

Om de export zonder incidenten, vertragingen of boetes te laten verlopen, is het belangrijk om deze goed te documenteren, zodat de douane-autoriteiten de naleving van de regelgeving kunnen verifiëren. Laten we kijken naar de algemene documentatievereisten waaraan exporterende bedrijven in Spanje moeten voldoen:

• Formulier 036 bijwerken
  Je moet je censusverklaring voor Formulier 036 aanpassen om het territoriale bereik van je exportactiviteiten te specificeren: binnenlands, internationaal of EU. In het laatste geval moet je vak 130 aanvinken om je te registreren in het Register van intracommunautaire marktdeelnemers (ROI).

• De paklijst opstellen
  De paklijst is een controledocument waarin alle goederen staan die naar het buitenland worden verzonden. Om de inspectiewerkzaamheden van douanebeambten te vergemakkelijken, moet de lijst het aantal pakketten vermelden (elk afzonderlijk aangeduid met een referentienummer), evenals het gewicht en de inhoud ervan.

• Het vervoersdocument regelen
  Als er fysieke goederen worden geëxporteerd, moet hiervoor een vervoersdocument worden meegeleverd. Het meest gebruikte document is de 'CMR-vrachtbrief' (afgeleid van de Franse afkorting voor het Verdrag betreffende de overeenkomst tot internationaal vervoer van goederen over de weg). Dit document moet de volgende informatie bevatten:

  • De vervoerde goederen en de hoeveelheden van elk
    
  • Datum en land van ophalen en afleveren
    
  • Gegevens van de verkoper, koper en koerier
    

• Het verzekeringsdocument regelen
  Als in de voorwaarden van de transactie is bepaald dat de verkoper de transportrisico's op zich neemt, is het verplicht een verzekering af te sluiten die mogelijke schade of verlies tijdens de verzending dekt en het bijbehorende certificaat aan te vragen.

• ATA-carnets beheren
  Als je goederen exporteert die later naar Spanje terugkeren, bijvoorbeeld montagematerialen voor internationale handelsbeurzen die na de evenementen worden geretourneerd, kun je ATA-carnets gebruiken om te voorkomen dat je douanerechten betaalt. Deze documenten worden afgegeven door de Kamer van Koophandel en zijn geldig in alle landen die het ATA-verdrag hebben ondertekend.

• Documenten aanvragen die de oorsprong bewijzen
  Als de douane-autoriteiten in het land van bestemming of je eigen klant bewijs nodig hebben van de oorsprong van de fysieke goederen, moet je een certificaat van oorsprong aanvragen. Dit kan worden afgegeven door de Kamer van Koophandel in overeenstemming met Wet 4/2014. Als de goederen buiten de EU worden geëxporteerd, moet je een EUR.1-certificaat (een document dat de oorsprong van de verzending certificeert) bijvoegen of dit op de factuur vermelden als je in het Systeem van Geregistreerde Exporteurs (REX) staat.

• Productgerelateerde documentatie aanvragen
  Sommige geëxporteerde goederen kunnen onderworpen zijn aan de verplichting om documenten te verkrijgen die de naleving van de regelgeving certificeren. Spaanse bedrijven die bijvoorbeeld agrifoodproducten, elektronische apparaten of batterijen exporteren, hebben het SOIVRE-certificaat nodig (de Spaanse afkorting voor de officiële dienst voor inspectie, toezicht en regulering van de export), dat garandeert dat de commerciële kwaliteit van de goederen toereikend is en aan de wettelijke vereisten voldoet.

• Exportdocumenten bewaren
  Als de export vanuit Spanje is vrijgesteld van btw, moet je aan de Spaanse belastingdienst bewijzen dat de goederen het Spaanse grondgebied hebben verlaten door middel van een ondersteunend document, zoals een leveringsbon van de koerier.

Specifieke vereisten voor intracommunautaire leveringen

Veel Spaanse exporterende bedrijven verzenden goederen naar andere EU-landen, een soort intracommunautaire levering die verantwoordelijk was voor 63,9% van alle fysieke goederen die in januari 2026 werden geëxporteerd, volgens het Maandelijkse rapport over buitenlandse handel. In deze gevallen is het volgende vereist:

• Registreren in de ROI
  De eerste vereiste voor de intracommunautaire levering van goederen of diensten vanuit Spanje is een registratie voor de btw in Europa. Hiervoor moet je een registratie in de ROI aanvragen met Formulier 036.

• Een intracommunautair btw-nummer aanvragen
  Zodra je aanmeldformulier is goedgekeurd, wijst de Spaanse belastingdienst (AEAT) je een intracommunautair btw-nummer toe (ook bekend als een EU-btw-nummer of de Spaanse afkorting NIF-IVA). Als de AEAT niet binnen drie maanden na het indienen van Formulier 036 reageert, wordt dit administratieve stilzwijgen beschouwd als een afwijzing van je aanmeldformulier. Als je in deze gevallen ervan uitgaat dat je registratie automatisch is verwerkt en je facturen zonder btw uitgeeft, krijg je te maken met de toepasselijke boetes.

• Toegevoegd worden aan het systeem voor de uitwisseling van btw-informatie (VIES)
  Zodra je btw-nummer is verkregen, word je automatisch opgenomen in het systeem voor de uitwisseling van btw-informatie (VIES).

• Het btw-nummer van de klant verifiëren
  Voor B2B-transacties is het noodzakelijk om, voorafgaand aan een intracommunautaire levering, het btw-nummer van de klant te verifiëren. Als het opgegeven nummer ongeldig is, wordt de transactie niet als een intracommunautaire levering beschouwd en kunnen de gebruikelijke btw-vrijstellingen niet worden toegepast.

Specifieke vereisten voor extracommunautaire export

Over het algemeen brengen extracommunautaire leveringen (dat wil zeggen leveringen aan gebieden buiten de EU of 'derde gebieden' van de EU) een grotere bureaucratische complexiteit met zich mee. Dit type transactie was goed voor 36,1% van de totale goederen die in januari 2026 werden geëxporteerd. Dit zijn de documenten die Spaanse bedrijven nodig hebben voor de export van producten:

• Een EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification)
  Om goederen te exporteren naar gebieden buiten de EU, heb je een EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) nodig. Dit is een unieke numerieke code die door Spaanse douane-autoriteiten aan bedrijven wordt toegewezen om hun grensoverschrijdende economische activiteit te registreren. Het EORI-nummer voor Spaanse exporteurs begint altijd met de ISO-code 'ES', gevolgd door het belastingidentificatienummer (NIF) van het bedrijf.

• Het Enig Document (ED of SAD)
  Elke keer dat je goederen exporteert, moet je het Enig Document (ED of SAD) indienen, dat niet alleen een douanefunctie heeft, maar ook de eventuele toepasselijke belastingen en heffingen bepaalt.

• ISPM 15-certificering (International Standards for Phytosanitary Measures)
  Als je pallets, dozen of andere onbehandelde houten verpakkingen gebruikt voor het vervoer van goederen naar een land buiten de EU, moet je met een ISPM 15-certificering aantonen dat je voldoet aan de relevante fytosanitaire maatregelen. Hiervoor moet elk verpakkingsonderdeel het merkteken dragen dat is aangebracht na het ontschorsingsproces en de juiste behandeling, zoals een hittebehandeling.

Factuurvereisten voor exporteren vanuit Spanje

Het aanmaken van een intracommunautaire factuur of een exportfactuur is ingewikkelder dan het uitgeven van standaardfacturen in Spanje, omdat er meestal een lange lijst met vereisten is. Om ervoor te zorgen dat het document geldig is voor fiscale en juridische doeleinden, moet je ervoor zorgen dat je aan alle volgende vereisten voldoet:

Een pro-formafactuur opstellen

In bepaalde gevallen (zoals het exporteren van gratis monsters) ben je verplicht de klant een pro-formafactuur te verstrekken om de details van de transactie te bevestigen voordat je de definitieve factuur uitgeeft. Zelfs als het in jouw specifieke geval niet verplicht is, is het raadzaam er een uit te geven om het commerciële aanbod te formaliseren.

Een douanefactuur opstellen

Sommige landen vereisen dat goederen vergezeld gaan van een douanefactuur die alle bedragen en de totale verkoopprijs specificeert.

In bepaalde gevallen, zoals met de VS, is een standaard commerciële factuur die is gecertificeerd door het relevante consulaat voldoende. Echter, om te voldoen aan de vereisten van andere landen, zoals Canada, dat informatie vereist over exportverpakking en andere details die niet op een conventionele commerciële factuur staan, moet een specifiek document worden uitgegeven.

Btw toepassen op facturen

Of btw wel of niet op facturen wordt vermeld, hangt voornamelijk af van of de verkoop betrekking heeft op fysieke producten of diensten, de locatie van de transactie en of de ontvanger een onderneming of een particulier is. Samenvattend hebben we twee tabellen voorbereid die aangeven of facturen aan buitenlandse klanten btw moeten bevatten:

Btw op facturen voor intracommunautaire leveringen

Btw op exportfacturen

Kortom, veel transacties zijn vrijgesteld van btw en andere zijn onderworpen aan de Spaanse btw, maar soms worden ze in het land van bestemming belast. Als je bijvoorbeeld digitale diensten verkoopt, zoals online winkels maken of SaaS-licenties verkopen, moet je daar mogelijk belastingen aangeven, zelfs als de onderneming niet fysiek aanwezig is in het land van de klant, vooral als het verkoopvolume erg hoog is.

Wat dit laatste vereiste betreft, heeft elk land eigen regelgeving. Het is dus belangrijk om de specifieke drempels voor elke regio te verifiëren. Om deze procedure te vereenvoudigen en problemen te voorkomen, is het raadzaam om een automatiseringstool voor belastingen te integreren, zoals Stripe Tax, die je via automatische meldingen waarschuwt wanneer je de verkoopdrempel nadert waarbij je belastingen in een ander land moet berekenen.

Verplichte informatie toevoegen aan facturen

Bij het opstellen van een factuur voor intracommunautaire levering of export, moet je naast de vereiste gegevens voor binnenlandse facturen een aantal aanvullende gegevens vermelden. Laten we eens kijken welke dit zijn:

Aanvullende informatie voor facturen aan EU-bedrijven

• Btw-nummer van verkoper: Naast de bedrijfsinformatie die op alle facturen moet worden vermeld (bijv. bedrijfsnaam en belastingadres), moet ook het btw-nummer van de verkopende partij worden vermeld.
  
• Btw-nummer van klant: Als het kopende bedrijf in het ROI is geregistreerd, moet het btw-nummer samen met de andere identificatiegegevens worden verstrekt.
  
• Reden voor vrijstelling: De reden waarom de intracommunautaire levering is vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld 'Intracommunautaire levering vrijgesteld op grond van artikel 25 van Wet 37/1992 inzake btw en artikel 6.1.j. van Koninklijk Besluit 1619/2012 van 30 november'.
  

Aanvullende informatie voor facturen aan particulieren in de EU

• Gegevens van verkoper: Als het bedrijf dat aan verkoop op afstand doet, is geregistreerd in het ROI, moet het btw-nummer worden opgenomen als onderdeel van de identificatiegegevens.
  
• Gegevens van particulier: Vermeld informatie over de eindklant die de aankoop doet. Het is niet nodig om deze te identificeren aan de hand van een belasting-ID (NIF) of nationaal identiteitsbewijs (DNI). Als de klant niet wordt geïdentificeerd (bijv. bij de uitgifte van een vereenvoudigde factuur), moet de locatie van de klant worden geverifieerd door twee niet-tegenstrijdige bewijsstukken (zoals een IP-adres en bankgegevens) om het btw-tarief van het land van bestemming toe te passen.
  
• Btw: De factuur moet een gespecificeerd overzicht van de btw bevatten.
  
  • Spaanse btw: Minder dan € 10.000,– aan jaarlijkse verkopen op afstand
    
  • Btw van het land van bestemming: Meer dan € 10.000,– aan jaarlijkse verkopen op afstand
    

Aanvullende informatie voor facturen aan bedrijven buiten de EU

• Harmonized System (HS)-code: Deze internationale handelscode identificeert de verzonden producten en wordt gebruikt om tarieven te berekenen.
  
• Internationale handelsvoorwaarden (Incoterms): Deze voorwaarden beschrijven de voorwaarden van de overeenkomst (bijv. wie de risico's op zich neemt en wanneer, of hoe kosten worden toegewezen); hoewel niet verplicht, wordt aanbevolen om ze op de factuur te vermelden.
  
• Oorsprong en bestemming van de goederen: Op de factuur moet duidelijk worden aangegeven dat de goederen vanuit Spanje naar een land buiten de EU worden verzonden.
  
• Valuta van de transactie: Hoewel het gebruikelijk is dat de betaling in euro's plaatsvindt, ongeacht het land van de klant, is het toegestaan om andere valuta op de facturen te gebruiken; als je bijvoorbeeld een klant in Brazilië factureert, kun je het bedrag in Braziliaanse real vermelden.
  
• Toegepaste wisselkoers: Als de factuur in een andere valuta dan de euro is uitgeschreven, is het verplicht om de wisselkoers te vermelden die is gebruikt om het btw-bedrag in euro's te bereken.
  
• Stukprijs en totaal: De factuur moet het bedrag voor elk product of elke dienst specificeren en de totale waarde van de transactie vermelden.
  
• Betalingsvoorwaarden: De factuur moet details bevatten over de betaalmethode en de termijn die de klant krijgt om het bedrag te betalen na ontvangst van de goederen.
  
• Vrachtkosten: De kosten en de methode van het vervoer van de goederen moeten worden vermeld.
  
• Verzekeringsbedrag: Als er een aansprakelijkheidsverzekering is afgesloten voor de levering van de goederen, moet het bedrag op de factuur worden vermeld.
  
• Reden voor vrijstelling: Als er geen btw op de factuur staat, moet de reden voor de vrijstelling worden vermeld. Het meest gebruikelijk is om artikel 21 van wet 37/1992 te vermelden.
  

Aanvullende informatie voor facturen aan particulieren buiten de EU

Naast de vereiste inhoud voor facturen aan bedrijven buiten de EU moet de volgende informatie worden vermeld:

• Reden voor het niet berekenen van btw: Als op de factuur de verkoop van fysieke goederen is gedocumenteerd, is er sprake van een vrijstelling. Als op de factuur de levering van een dienst is gedocumenteerd, gaat het over het algemeen om een transactie zonder btw. In beide gevallen moet de reden worden vermeld waarom er geen btw op de factuur staat.
  

Fiscale vereisten voor exporteren vanuit Spanje

Fiscale vereisten variëren afhankelijk van factoren zoals het volume van je transacties en de soorten goederen die je verzendt, dus het is belangrijk op de hoogte te zijn van de huidige regelgeving om eraan te voldoen en boetes te voorkomen. We hebben een overzicht gemaakt van de belangrijkste verplichtingen:

• Wijs een TARIC-code toe
  Het is verplicht aan elk handelsartikel een TARIC-code (Integrated Tariff of the European Communities code) toe te wijzen, die bestaat uit 10 cijfers en wordt gebruikt om fysieke goederen te classificeren. Dit bepaalt de tarieven, belastingen en voorschriften die van toepassing zijn. Om de TARIC-code te vinden voor de goederen die je verzendt, kun je de TARIC-zoekfunctie van de Europese Commissie gebruiken.

• De Intrastat-aangifte indienen
  Als je intracommunautaire leveringen uitvoert ter waarde van € 400.000 of meer per jaar, ben je verplicht om een maandelijkse statistische Intrastat-aangifte in te dienen, die wordt gebruikt om gegevens te verzamelen over de export en import binnen de EU.

• Formulier 303 en formulier 390 invullen
  Export en intracommunautaire leveringen vanuit Spanje moeten in je kwartaalaangifte voor de btw worden opgenomen (ingediend met formulier 303), ongeacht het land van bestemming en zelfs als de transacties btw-vrijgesteld zijn. Daarnaast moet in januari formulier 390, een samenvatting van alle in het kalenderjaar uitgevoerde transacties, worden ingediend.

• Rapporteer intracommunautaire leveringen op formulier 349
  Verkopen aan zakelijke klanten in de EU moeten worden gerapporteerd op formulier 349, dat een overzicht geeft van alle intracommunautaire leveringen.

Hoe Stripe helpt bij het ontvangen van betalingen en het beheren van exports vanuit Spanje

Veel van de vereisten voor exports vanuit Spanje bepalen het proces voor de facturering aan buitenlandse bedrijven en klanten. Hierbij gaat het om de afgifte van documenten die aan de regelgeving voldoen en de ontvangen betalingen van over de hele wereld onderbouwen. Met Stripe Payments kun je betalingen ontvangen in meer dan 195 landen en prijzen aan klanten weergeven in de lokale valuta.

Daarnaast biedt Payments automatisch de favoriete betaalmethoden van de klanten, zoals creditcards en betaalpassen, digitale wallets, opties voor betaling in termijnen en tientallen lokale betaalmethoden. Als je bijvoorbeeld klanten in China met Alipay laat betalen, verbetert het conversiepercentage bij het afrekenen met 91%, terwijl het accepteren van betalingen met Pix in Brazilië leidt tot een toename van de conversie met 31%.

Om de intracommunautaire leveringen en exports van de onderneming verder te stroomlijnen, is er de Stripe App Marketplace, een bibliotheek met applicaties die naadloos integreren met het betaalplatform en zich aanpassen aan de specifieke exportbehoeften van de onderneming.

Een van de applicaties in de Stripe App Marketplace is Invopop, een in Spanje ontwikkelde oplossing met specifieke functies voor compliance met de Spaanse wetgeving. Een van de belangrijkste functies is de volledige integratie met het VERI*FACTU-systeem, de nieuwe regelgeving voor elektronische facturering die naar verwachting in januari 2027 van kracht wordt. Bovendien voldoet Invopop aan bepaalde regionale regelgevingen, zoals TicketBAI in Baskenland.

Een andere applicatie is Billit, een baanbrekend platform dat zorgt voor compliance met de verschillende vereisten voor elektronische facturering in de hele EU. Dit platform vereenvoudigt het verzenden van elektronische facturen binnen en buiten Europa, bijvoorbeeld naar de Verenigde Staten, in februari 2026 de grootste handelspartner van Spanje buiten de EU. Om de facturering te vergemakkelijken, kiest Billit automatisch de juiste indeling en het juiste leveringsnetwerk op basis van de belasting-ID van de klant.

Veelgestelde vragen over vereisten voor exporteren vanuit Spanje