Met uitzondering van de VS hebben de meeste landen, waaronder alle EU-leden, een systeem voor belasting toegevoegde waarde (btw) of GST (goods and services tax). Als jouw onderneming goederen of diensten verkoopt in een land met btw, moet je btw-compliant zijn. Dit kan ingewikkeld worden wanneer je over de grens verkoopt, te maken hebt met meerdere productcategorieën of in meerdere landen registratiedrempels overschrijdt. In 2023 bedroeg het btw-gat in de EU (het bedrag aan btw dat wettelijk verschuldigd is maar niet wordt afgedragen wegens non-compliance, fouten of insolventie) € 128 miljard.

Hieronder leggen we uit hoe de btw werkt, hoe btw verschilt van de Amerikaanse sales tax, hoe grensoverschrijdend verkopen de verplichtingen rondom compliance beïnvloedt en hoe je beslist welke onderdelen van de btw-compliance je uitbesteedt en welke je intern afhandelt.

Hoogtepunten:

• Btw wordt bij elke stap van de toeleveringsketen berekend. Geregistreerde ondernemingen brengen dit in rekening bij verkopen en vorderen het terug bij aankopen, en de uiteindelijke consument betaalt de uiteindelijke kosten.

• Registratiedrempels voor de btw variëren per land. Het overschrijden van een drempel leidt tot een verplichte aangifteplicht, vaak binnen 30 dagen.

• Veel ondernemingen die in meerdere regio's verkopen, gebruiken een combinatie van automatisering en specialistische adviseurs om de btw-compliance af te handelen.

Wat is btw-compliance?

Btw is een consumptiebelasting die bij elke stap van de toeleveringsketen wordt geïnd. Elke onderneming in de keten brengt btw in rekening over wat ze verkoopt en vordert de btw terug over wat ze koopt. De consument betaalt uiteindelijk de volledige kosten, maar de belasting wordt gaandeweg in stappen geïnd.

Hoe werkt de btw in de toeleveringsketen?

Elke onderneming in de toeleveringsketen brengt btw in rekening bij diens klanten en betaalt btw aan de leveranciers. Het verschil tussen wat je hebt berekend en wat je hebt betaald, is het bedrag dat je aan de belastingdienst afdraagt.

Zo werkt het:

• Verschuldigde btw: Wanneer je een product of dienst verkoopt, voeg je btw toe aan de prijs tegen een tarief dat afhankelijk is van het land en het type goed of dienst. Je berekent deze btw aan de klant en draagt dit af aan de belastingdienst wanneer je btw-aangifte doet.

• Voorbelasting: Wanneer je goederen of diensten koopt voor de onderneming, brengt de leverancier btw in rekening. Als de onderneming voor btw geregistreerd is, kun je het betaalde bedrag terugvorderen door dit te vermelden, af te trekken van de verschuldigde btw en het verschil te vereffenen. Als de voorbelasting in een bepaalde periode de verschuldigde btw overschrijdt, is de belastingdienst je doorgaans een terugbetaling verschuldigd.

Wat zijn de registratiedrempels voor de btw?

Veel landen hanteren een inkomstendrempel voor btw-registratie. Zodra je deze overschrijdt, wordt registratie verplicht, meestal binnen een kort tijdsbestek. In het Verenigd Koninkrijk is deze drempel bijvoorbeeld £ 90.000 aan btw-belastbare omzet in een willekeurige periode van 12 maanden. Als een in de EU gevestigde onderneming goederen verkoopt aan consumenten in andere EU-landen, hanteert het One Stop Shop (OSS)-systeem van de EU een eigen drempel: € 10.000 aan jaarlijkse grensoverschrijdende business-to-consumer (B2C)-verkopen binnen de EU.

Als de inkomsten onder de desbetreffende drempel liggen, hoef je je niet te registreren, maar je kunt er wel voor kiezen om dat te doen. Door je te registreren, kun je de voorbelasting terugvorderen, wat nuttig is als je veel uitgeeft aan benodigdheden of apparatuur.

Sommige landen hanteren geen drempels en eisen dat je je registreert zodra de onderneming een belastbare transactie heeft.

Hoe verschilt btw-compliance van compliance voor de sales tax?

Sales tax (gebruikt in de VS) wordt slechts eenmaal, bij het uiteindelijke verkooppunt, aan de consument in rekening gebracht. Btw loopt door elke schakel in de toeleveringsketen, wat in elk stadium verplichtingen creëert voor ondernemingen.

Hier zijn enkele belangrijke verschillen:

• Wie in elk stadium betaalt: Ondernemingen die van andere ondernemingen kopen om te verkopen of produceren, betalen doorgaans helemaal geen sales tax. In plaats daarvan gebruiken ze vrijstellingscertificaten. Bij de btw betaalt én vordert elke onderneming in de keten de belasting terug, wat betekent dat er meer transacties te volgen en meer aangiftes te beheren zijn.

• Voorbelasting terugvorderen: Btw-geregistreerde ondernemingen verrekenen de betaalde btw op al hun zakelijke aankopen met de berekende btw over de verkopen. Er bestaan minder aftrekposten voor sales tax die wordt betaald op zakelijke input, omdat ondernemingen geen sales tax betalen tenzij ze als eindconsument worden beschouwd.

• De tarieven en tariefstructuren: Tarieven voor sales tax in de VS variëren per staat, county en soms stad, met duizenden verschillende regio's. Btw-tarieven worden landelijk vastgesteld, wat de tariefstructuur eenvoudiger maakt.

Hoe verandert grensoverschrijdend verkopen de verplichtingen rondom btw-compliance?

Btw wordt doorgaans in rekening gebracht op de locatie van de klant, in plaats van waar jij je bevindt. Daarom is grensoverschrijdende compliance belangrijk.

Overweeg het volgende:

• B2B- versus B2C-verkopen: Wanneer je aan consumenten (B2C) verkoopt, ben je er meestal zelf verantwoordelijk voor om btw in rekening te brengen en af te dragen. Wanneer je aan een voor btw geregistreerde onderneming in een ander land (B2B) verkoopt, is doorgaans de verleggingsregeling van toepassing. De koper verantwoordt de btw in diens eigen regio, in plaats van dit via jou af te dragen.

• Het OSS-systeem van de EU: Onder het OSS kun je je eenmalig registreren in één EU-lidstaat, en vervolgens een enkele aangifte indienen die alle B2C-verkopen in de EU dekt. Je moet nog steeds het juiste lokale btw-tarief per land toepassen, maar je hoeft geen registraties in 27 lidstaten bij te houden.

• Digitale diensten verkopen: Veel grote btw-regio's vereisen tegenwoordig dat niet-ingezeten ondernemingen zich registreren en btw in rekening brengen over digitale diensten die ze aan lokale consumenten verkopen. Deze verplichting gaat vaak al in bij de eerste verkoop en is niet gebonden aan inkomsten. Als je wereldwijd software, streaming, downloadbare content of online cursussen verkoopt, heb je mogelijk registratieverplichtingen in tientallen landen.

• Invoer-btw op fysieke goederen: Wanneer goederen de grens overschrijden, is er doorgaans invoer-btw verschuldigd bij binnenkomst. Afhankelijk van hoe de verzending is gestructureerd (bijv. wie de geregistreerde importeur is, welke International Commercial Terms van toepassing zijn), kan dit voor jouw rekening of die van de klant komen.

Wat zijn de risico's van slechte fiscale compliance voor de btw?

Fouten maken met de btw kan een financieel probleem zijn. Hoe langer fouten onopgelost blijven, hoe hoger de boetes oplopen.

Hier zijn enkele mogelijke gevolgen:

• Achterstallige belastingen en rente: Als je in een land hebt verkocht zonder je te registreren of btw in rekening te brengen, ben je waarschijnlijk aansprakelijk voor de btw die berekend had moeten worden, plus rente.

• Boetes voor te late registratie en aangifte: Veel landen leggen boetes op voor te late btw-registratie en extra kosten voor te late aangiftes of betalingen. Als je actief bent in meerdere regio's, neemt dit risico toe.

• Weigering van voorbelasting: Als de administratie niet aan de vereiste normen voldoet, kunnen de belastingautoriteiten claims voor voorbelasting weigeren. Je verliest dan de teruggave waarop je rekende.

• Risico op audits: Een slechte geschiedenis qua compliance markeert het account. Een audit in het ene land kan leiden tot controle in andere landen als je internationaal actief bent.

• Ontevreden klanten: Als je B2B-klanten onjuist factureert (bijvoorbeeld met de verkeerde btw-behandeling, ontbrekende btw-nummers of onjuiste tarieven), creëer je problemen voor hun eigen compliance, wat de relatie kan schaden.

Is btw-compliance iets dat de onderneming intern kan beheren?

Of jouw onderneming zelf de btw-compliance kan beheren, hangt af van waar je verkoopt, wat je verkoopt en hoe het financiële team is gestructureerd.

Als je alleen in het eigen land verkoopt en onder een enkele registratiedrempel blijft, is intern beheer mogelijk. Je hebt alleen een betrouwbaar boekhoudsysteem, gedisciplineerde administratie en een goed begrip van de vereisten voor aangifte nodig.

Als je over de grenzen heen actief bent, kan het lastig zijn om de btw zelf te beheren. Tarieven, regels en deadlines verschillen per land en de behandeling van specifieke productcategorieën is niet consistent. Geautomatiseerde tools zoals Stripe Tax handelen de mechanische kant van compliance af door automatisch tarieven te berekenen, gegevens te genereren en de juiste btw-behandeling toe te passen.

Tegelijkertijd moeten menselijke specialisten zorgen voor registratie, aangifte en alles wat een inschatting vereist, zoals hoe een nieuwe productcategorie moet worden geclassificeerd of of een nieuwe markt tot een verplichting leidt.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.