Mit der bemerkenswerten Ausnahme der USA haben die meisten Länder, einschließlich aller EU-Mitgliedstaaten, ein System für die Mehrwertsteuer (VAT) oder GST (Goods and Services Tax). Wenn Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen in einem Land verkauft, das Mehrwertsteuer erhebt, müssen Sie die Anforderungen an die Mehrwertsteuer-Compliance erfüllen. Dies kann kompliziert werden, wenn Sie grenzüberschreitend verkaufen, mit mehreren Produktkategorien handeln oder die Schwellenwerte für die Registrierung in mehr als einem Land überschreiten. Im Jahr 2023 betrug die Mehrwertsteuerlücke der EU (der Betrag der gesetzlich fälligen Mehrwertsteuer, der aufgrund mangelnder Compliance, Fehlern oder Insolvenz nicht abgeführt wurde) 128 Milliarden €.

Im Folgenden erklären wir, wie die Mehrwertsteuer funktioniert, wie sich die Mehrwertsteuer von der Sales Tax der USA unterscheidet, wie sich der grenzüberschreitende Verkauf auf die Compliance-Verpflichtungen auswirkt und wie Sie entscheiden können, welche Teile der Mehrwertsteuer-Compliance Sie auslagern und welche Sie intern abwickeln.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Mehrwertsteuer wird auf jeder Stufe der Lieferkette erhoben. Registrierte Unternehmen berechnen sie bei Verkäufen und fordern sie bei Käufen zurück, und die Endverbraucherinnen und Endverbraucher tragen die endgültigen Kosten.

• Die Schwellenwerte für die Mehrwertsteuer-Registrierung variieren je nach Land. Das Überschreiten eines solchen Schwellenwerts führt zu einer obligatorischen Verpflichtung zur Einreichung, oft innerhalb von 30 Tagen.

• Viele Unternehmen, die in mehreren Rechtsordnungen verkaufen, nutzen eine Kombination aus Automatisierung und Fachberatung, um die Mehrwertsteuer-Compliance zu gewährleisten.

Was ist die Steuerkonformität bei der Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe der Lieferkette eingezogen wird. Jedes Unternehmen in der Kette berechnet Mehrwertsteuer auf das, was es verkauft, und fordert die Mehrwertsteuer auf das, was es kauft, zurück. Die Verbraucherinnen und Verbraucher zahlen am Ende die gesamten Kosten, aber die Steuer wird in Etappen auf dem Weg eingezogen.

Wie funktioniert die Mehrwertsteuer in der Lieferkette?

Jedes Unternehmen in der Lieferkette berechnet seinen Kundinnen und Kunden Mehrwertsteuer und zahlt seinen Lieferanten Mehrwertsteuer. Die Differenz zwischen dem Betrag, den Sie eingezogen haben, und dem Betrag, den Sie gezahlt haben, führen Sie an die Steuerbehörde ab.

Sehen wir uns das näher an:

• Ausgangsumsatzsteuer: Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, schlagen Sie Mehrwertsteuer auf den Preis auf. Der Satz hängt vom Land und der Art der Ware oder Dienstleistung ab. Sie ziehen diese Mehrwertsteuer von Ihren Kundinnen und Kunden ein und leiten sie bei der Einreichung Ihrer Umsatzsteuererklärung an die Steuerbehörde weiter.

• Vorsteuer: Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen kaufen, berechnet Ihnen Ihr Lieferant Mehrwertsteuer. Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerlich registriert ist, können Sie den gezahlten Betrag zurückfordern, indem Sie ihn angeben, von Ihrer Ausgangsumsatzsteuerschuld abziehen und die Differenz begleichen. Übersteigt Ihre Vorsteuer in einem bestimmten Zeitraum Ihre Ausgangsumsatzsteuer, schuldet Ihnen die Steuerbehörde in der Regel eine Rückerstattung.

Was sind die Schwellenwerte für die Mehrwertsteuerregistrierung?

Viele Länder legen einen Umsatzschwellenwert für die Mehrwertsteuerregistrierung fest. Sobald Sie diesen überschreiten, wird die Registrierung obligatorisch, meist innerhalb eines kurzen Zeitfensters. Im Vereinigten Königreich liegt dieser Schwellenwert beispielsweise bei 90.000 £ an umsatzsteuerpflichtigem Umsatz in einem beliebigen fortlaufenden Zeitraum von 12 Monaten. Wenn ein in der EU ansässiges Unternehmen Waren an Verbraucherinnen und Verbraucher in anderen EU-Ländern verkauft, hat das EU-System One Stop Shop (OSS) einen eigenen Schwellenwert: 10.000 € an jährlichen grenzüberschreitenden Business-to-Consumer-Verkäufen (B2C) in der gesamten EU.

Wenn Ihr Umsatz unter dem entsprechenden Schwellenwert liegt, müssen Sie sich nicht registrieren, können sich aber trotzdem dafür entscheiden. Durch eine Registrierung können Sie sich die Vorsteuer zurückholen, was hilfreich ist, wenn Sie viel Geld für Vorräte oder Ausrüstung ausgeben.

In einigen Ländern gibt es keine Schwellenwerte und Sie müssen sich registrieren, sobald Ihr Unternehmen eine steuerpflichtige Transaktion durchführt.

Wie unterscheidet sich die Steuerkonformität bei der Mehrwertsteuer von der bei der Sales Tax?

Die Sales Tax (die in den USA verwendet wird) wird Verbraucherinnen und Verbrauchern nur einmal in Rechnung gestellt, und zwar am finalen Point of Sale. Die Mehrwertsteuer durchläuft jedes Glied der Lieferkette, was für Unternehmen auf jeder Stufe Verpflichtungen mit sich bringt.

Im Folgenden finden Sie einige wesentliche Unterschiede:

• Wer auf jeder Stufe zahlt: Unternehmen, die von anderen Unternehmen für den Wiederverkauf oder die Herstellung kaufen, zahlen in der Regel gar keine Sales Tax. Stattdessen verwenden sie Ausnahmebescheinigungen. Bei der Mehrwertsteuer zahlt jedes Unternehmen in der Kette die Steuer und fordert sie zurück. Das bedeutet, dass mehr Transaktionen erfasst und mehr Einreichungen verwaltet werden müssen.

• Vorsteuer zurückfordern: Umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen rechnen die auf alle geschäftlichen Käufe gezahlte Mehrwertsteuer auf die beim Verkauf eingezogene Mehrwertsteuer an. Für die auf geschäftliche Vorleistungen gezahlte Sales Tax gibt es weniger Abzüge, da Unternehmen keine Sales Tax zahlen, es sei denn, sie gelten als Endverbraucherinnen oder Endverbraucher.

• Die Sätze und Tarifstrukturen: Die Sätze der Sales Tax in den USA variieren je nach Bundesstaat, Bezirk und manchmal auch Stadt, mit Tausenden von verschiedenen Zuständigkeitsbereichen. Mehrwertsteuersätze werden auf nationaler Ebene festgelegt, was die Tarifstruktur vereinfacht.

Inwiefern ändert der grenzüberschreitende Verkauf Ihre Verpflichtungen zur Steuerkonformität bei der Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer wird im Allgemeinen dort berechnet, wo sich Ihre Kundin oder Ihr Kunde befindet, und nicht dort, wo Sie ansässig sind. Aus diesem Grund ist grenzüberschreitende Compliance wichtig.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• B2B- gegenüber B2C-Verkäufen: Wenn Sie an Verbraucherinnen und Verbraucher (B2C) verkaufen, sind Sie in der Regel selbst dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen und abzuführen. Wenn Sie an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen Land (B2B) verkaufen, greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Der Käufer oder die Käuferin führt die Mehrwertsteuer im eigenen Zuständigkeitsbereich ab, anstatt sie über Sie abzuführen.

• Das OSS-System der EU: Im Rahmen des OSS-Systems können Sie sich einmal in einem EU-Mitgliedstaat registrieren und dann eine einzige Erklärung einreichen, die alle Ihre B2C-Verkäufe in der EU abdeckt. Sie müssen zwar weiterhin den korrekten lokalen Mehrwertsteuersatz für jedes Land anwenden, müssen aber nicht Registrierungen in 27 Mitgliedstaaten pflegen.

• Verkauf digitaler Dienstleistungen: In vielen wichtigen Mehrwertsteuer-Zuständigkeitsbereichen müssen sich gebietsfremde Unternehmen registrieren und Mehrwertsteuer auf digitale Dienstleistungen berechnen, die sie an lokale Verbraucherinnen und Verbraucher verkaufen. Diese Verpflichtung beginnt oft mit dem ersten Verkauf und ist nicht an den Umsatz gebunden. Wenn Sie Software, Streaming, Inhalte zum Herunterladen oder Online-Kurse weltweit verkaufen, könnten Sie in Dutzenden von Ländern registrierungspflichtig sein.

• Einfuhrumsatzsteuer auf physische Waren: Wenn Waren eine Grenze überschreiten, wird bei der Einfuhr in der Regel Einfuhrumsatzsteuer fällig. Je nachdem, wie Ihr Versand strukturiert ist (z. B. wer der Importer of Record ist, welche internationalen Handelsbestimmungen gelten), kann diese Steuer auf Sie oder Ihre Kundinnen und Kunden fallen.

Was sind die Risiken einer mangelhaften Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften?

Fehler bei der Mehrwertsteuer können zu einem finanziellen Problem werden. Je länger Fehler unbemerkt bleiben, desto mehr summieren sich die Strafen.

Im Folgenden finden Sie einige mögliche Konsequenzen:

• Steuernachzahlungen und Zinsen: Wenn Sie in ein Land verkauft haben, ohne sich zu registrieren oder die Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen, haften Sie wahrscheinlich für die Mehrwertsteuer, die hätte eingezogen werden müssen, zuzüglich Zinsen.

• Strafen für verspätete Registrierung und Einreichung: In vielen Ländern drohen Strafen für die verspätete Mehrwertsteuerregistrierung sowie zusätzliche Gebühren für verspätete Erklärungen oder Zahlungen. Wer in mehreren Zuständigkeitsbereichen tätig ist, multipliziert dieses Risiko.

• Aberkennung der Vorsteuer: Wenn Ihre Unterlagen nicht den geforderten Standards entsprechen, können die Steuerbehörden Ihre Vorsteuererstattungsansprüche aberkennen. Dann verlieren Sie die Rückerstattung, auf die Sie gerechnet haben.

• Prüfungsrisiko: Eine schlechte Compliance-Historie lenkt den Verdacht auf Ihr Konto. Eine Prüfung in einem Land kann auch in anderen Ländern Untersuchungen nach sich ziehen, wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind.

• Unzufriedenheit der Kundinnen und Kunden: Wenn Sie B2B-Kundinnen und B2B-Kunden falsch in Rechnung stellen (zum Beispiel mit falscher steuerlicher Behandlung, fehlenden Umsatzsteuernummern oder falschen Sätzen), schaffen Sie Probleme für deren eigene Compliance, was Ihre Beziehung beeinträchtigen kann.

Kann Ihr Unternehmen die Steuerkonformität bei der Mehrwertsteuer intern verwalten?

Ob Ihr Unternehmen die Compliance bei der Mehrwertsteuer eigenständig verwalten kann, hängt davon ab, wo und was Sie verkaufen und wie Ihr Finanzteam strukturiert ist.

Wenn Sie nur in Ihrem Heimatland und unterhalb eines einzigen Registrierungsschwellenwerts verkaufen, ist eine interne Verwaltung möglich. Sie benötigen lediglich ein zuverlässiges Buchhaltungssystem, eine disziplinierte Buchführung und ein solides Verständnis der Einreichungsanforderungen.

Wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind, kann es schwierig sein, die Mehrwertsteuer eigenständig zu verwalten. Sätze, Regeln und Fristen unterscheiden sich in jedem Land, und die Behandlung bestimmter Produktkategorien ist nicht einheitlich. Automatisierte Tools wie Stripe Tax übernehmen den mechanischen Teil der Compliance, indem sie automatisch Sätze berechnen, Aufzeichnungen erstellen und die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung anwenden.

Fachleute sollten sich um Registrierung, Einreichung und alle Dinge kümmern, die Ermessensentscheidungen erfordern, z. B. wie eine neue Produktkategorie eingestuft werden sollte oder ob ein neuer Markt eine Verpflichtung auslöst.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.