En lo que se refiere a la gestión financiera, el flujo de caja y el capital de trabajo están entrelazados. La cantidad de efectivo disponible depende de la eficacia con la que se gestionan las cuentas por cobrar y pagar y el inventario. La cantidad de ese capital trabajo que puedes utilizar depende de la rapidez con la que el efectivo circule por la empresa.

A continuación, examinaremos en detalle cómo interactúan el capital de trabajo y el flujo de caja, y cómo mantener el equilibrio entre ambos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son el capital de trabajo y el flujo de caja, y cómo se calculan?
  
• ¿Por qué es importante el capital de trabajo con respecto al flujo de caja?
  
• ¿Cómo mejora el flujo de caja a partir de la gestión del capital de trabajo?
  
• ¿El aumento del capital de trabajo reduce el flujo de caja?
  
• ¿Cómo debes equilibrar el capital de trabajo y el flujo de caja?
  

¿Qué son el capital de trabajo y el flujo de caja, y cómo se calculan?

El capital de trabajo y el flujo de caja se refieren al estado financiero de tu empresa, pero desde ángulos diferentes. El capital de trabajo muestra lo que tienes disponible para cubrir las obligaciones a corto plazo. El flujo de caja refleja el movimiento de entrada y salida del efectivo de la empresa a medida que pasa el tiempo.

Capital de trabajo

El capital de trabajo es una forma de medir la liquidez. Es una métrica que indica si puedes pagar tus próximas facturas. En el capital de trabajo, se incluye el dinero en efectivo, así como el inventario, las cuentas por cobrar (AR) y otros activos.

Fórmula

Capital de trabajo = Activos circulantes - Pasivos circulantes

• Los activos circulantes incluyen el efectivo, las AR, el inventario y otros activos que esperas que se conviertan en efectivo en un plazo de 12 meses.
  
• El pasivo circulante incluye todas las obligaciones que vencen en el próximo año, como las cuentas a pagar (AP), las deudas a corto plazo y los impuestos a pagar.
  

Por ejemplo, si tu empresa tiene $600,000 en activos circulantes y $400,000 en pasivos circulantes, el capital de trabajo es de $200,000. Eso significa que, después de pagar las facturas a corto plazo, quedarán $200,000 en recursos líquidos.

El capital de trabajo no aparece directamente en los estados financieros. Se calcula con las cifras del balance. Algunos modelos financieros se basan en el “capital de trabajo operativo”, que excluye el efectivo y los activos no operativos. Sin embargo, en la fórmula estándar, se incluyen todos los activos circulantes.

Flujo de caja

Con el flujo de caja se representa el movimiento. Con esta métrica, sabes si entra o sale más dinero de la empresa durante un período determinado (p. ej., un mes, un trimestre). Se centra en el tiempo y muestra solo lo que entró o salió de la cuenta bancaria durante el período especificado.

Fórmula

Flujo de caja = Entradas totales - Salidas totales

• Las entradas totales incluyen todo el efectivo recibido en ese período, como los pagos de clientes, los ingresos por intereses o las subvenciones.
  
• Las salidas totales incluyen todo el efectivo desembolsado en ese período, como los salarios, los alquileres, los pagos a proveedores, los reembolsos de préstamos y los impuestos.
  

Lo que queda es el flujo de caja neto. Si ingresó más de lo que se gastó, el flujo de caja es positivo. Si salió más dinero del que entró, hay un déficit de flujo de caja correspondiente a ese período.

En un estado de flujo de caja, se divide la actividad en subsecciones, entre las que se incluyen las siguientes:

• Flujo de caja operativo: entradas y salidas de efectivo relacionadas con las actividades principales de la empresa.
  
• Flujo de caja de inversión: entradas y salidas de efectivo por gastos de capital, rendimientos de la inversión o cualquier otra actividad relacionada con ella.
  
• Financiación del flujo de caja: entradas y salidas de efectivo relacionadas con las deudas y el patrimonio.
  

El capital de trabajo ofrece una visión estática, mientras que el flujo de caja presenta una dinámica. Una empresa puede contar con un capital de trabajo sólido si tiene muchas cuentas por cobrar, pero el flujo de caja podría ser escaso debido a la lentitud de los pagos de los clientes o a la escasa rotación de las existencias. De forma inversa, el flujo de caja puede ser fuerte, pero el capital de trabajo bajo de forma peligrosa si al día siguiente vence una factura importante.

¿Por qué es importante el capital de trabajo con respecto al flujo de caja?

El capital de trabajo es importante con respecto al flujo de caja porque es el amortiguador que impide que te quedes sin dinero mientras esperas recibir más.

Aunque la empresa sea rentable, el efectivo no siempre se mueve al mismo ritmo que las ganancias. Los clientes pueden tardar 30, 60 o 90 días en pagar. El inventario se almacena antes de venderse; mientras tanto, el alquiler, las nóminas, los impuestos y los proveedores no esperan. El capital de trabajo es lo que llena ese vacío temporal.

Por ejemplo:

• Tu empresa vende bienes por valor de $100.000.
  
• Los clientes pagan 60 días después.
  
• Los proveedores esperan el pago en 30 días.
  

A menos que dispongas de efectivo u otros activos a corto plazo (es decir, capital de trabajo), estarás en apuros el día 30 a pesar de haber tenido un mes de fuertes ventas. El capital de trabajo permite cubrir los gastos a corto plazo sin depender de fondos de emergencia.

El capital de trabajo es especialmente importante cuando se producen cambios inesperados, como pueden ser los siguientes:

• Pagos retrasados
  
• Ralentización de las ventas
  
• Interrupciones en la cadena de suministro
  
• Cambios en la demanda
  

Cuando el capital de trabajo es sólido, es posible cumplir con el pago de las facturas incluso si se producen sorpresas. Eso mantiene a los proveedores contentos, las líneas de crédito abiertas y las operaciones estables, lo que protege la capacidad de generar efectivo.

A partir de la supervisión del capital de trabajo. también es posible detectar señales tempranas de que se está inmovilizando demasiado efectivo. Los picos en las AR, el aumento del inventario o la reducción de las cuentas por pagar pueden indicar problemas antes de que se reflejen en la cuenta de efectivo. Sin no se aplica una gestión rigurosa, es posible que una empresa parezca tener liquidez en los papeles y que, sin embargo, no pueda pagar las nóminas.

¿Cómo mejora el flujo de caja a partir de la gestión del capital de trabajo?

La gestión del capital de trabajo implica definir la cantidad de efectivo a la que la empresa tiene acceso a diario. La forma en que se gestionan las cuentas por cobrar, y pagar y el inventario tiene un efecto directo sobre la cantidad de efectivo disponible. Si se gestiona bien el capital de trabajo, se accede a una mayor flexibilidad y a menos sorpresas, y se reduce la necesidad de contar con fondos externos. A continuación, mencionamos cómo aumentar el capital de trabajo y mantener constante el acceso al efectivo.

Acelera las cuentas por cobrar

Cuanto más rápido conviertas las facturas en efectivo, mejor será el flujo de caja. Eso puede significar lo siguiente:

• Facturar tan pronto como finaliza el trabajo.
  
• Ajustar las condiciones de pago u ofrecer incentivos por pronto pago.
  
• Realizar el seguimiento sistemático de las cuentas vencidas.
  
• Utilizar herramientas como los recordatorios automáticos o la financiación de facturas cuando proceda.
  

Si acortas el período de cobro el efectivo llegará antes a tu cuenta.

Ajusta el inventario

El inventario inmoviliza el capital hasta que se vende. Necesitas tener suficiente disponible para satisfacer la demanda, pero no tanto como para que los productos permanezcan ociosos en las estanterías.

Para mejorar la gestión del inventario, debes realizar lo siguiente:

• Afinar la previsión de la demanda.
  
• Rotar o liquidar los artículos de baja rotación.
  
• Implementar el reabastecimiento justo a tiempo con los proveedores.
  
• Reducir las existencias de reserva cuando sea factible.
  

Con la rotación más rápida del inventario, se logra la obtención de reembolsos en efectivo.

Gestiona las cuentas por pagar con un propósito

Retrasar las salidas (sin dañar la relación con los proveedores) es otra forma de preservar la liquidez. Para hacerlo, debes usar estratégicamente todas las condiciones de pago:

• No pagues las facturas antes de tiempo, a menos que exista un claro beneficio financiero (como un descuento por pronto pago).
  
• Utiliza herramientas como la automatización de las cuentas por pagar para programarlas con mayor precisión.
  
• Utiliza el crédito para las cuentas por pagar si la matemática costo-beneficio te conviene.
  

El objetivo es alinear las salidas con las entradas para evitar que el efectivo se agote prematuramente.

Mantén una reserva de efectivo conveniente

Tener muy poco efectivo disponible te pone en riesgo de tener que interrumpir las operaciones, mientras que, si tienes demasiado, significa que no estás poniendo el dinero a trabajar. El amortiguador adecuado protege de los choques a corto plazo sin consumir el rendimiento del capital. Además, reduce la necesidad de recurrir a financiación de emergencia, que puede conllevar comisiones elevadas o condiciones desfavorables.

Utiliza herramientas que aceleren el movimiento del dinero

Contar con una infraestructura de pagos eficiente es importante. Por ejemplo, si aceptas pagos a través de Stripe, puedes recibir pagos rápidamente, realizar el seguimiento de las cuentas por cobrar y de las acreditaciones de fondos con facilidad y reducir el seguimiento manual. Si las entradas son rápidas, el flujo de caja es más sólido.

Cuanta más visibilidad y control en tiempo real tengas, mayor será la precisión con la que gestiones el capital de trabajo y generes liquidez.

¿El aumento del capital de trabajo reduce el flujo de caja?

A veces, el aumento del capital de trabajo afecta negativamente el flujo de caja. Es posible que el hecho de que el capital de trabajo aumente, signifique que el efectivo se está utilizando en alguna parte, ya sea que esté inmovilizado en cuentas por cobrar o en el inventario, o que se use para pagar pasivos a corto plazo. Eso puede ralentizar la disponibilidad de efectivo, aunque los activos parezcan muy sólidos en los papeles.

Cuando el capital de trabajo aumenta, significa que los activos circulantes aumentaron, los pasivos circulantes disminuyeron (p. ej., se pagó una deuda a corto plazo), o ambas cosas. A menos que los activos circulantes hayan aumentado debido a un incremento del efectivo real, las tres situaciones implican que el efectivo se está escapando.

Por ejemplo:

• Si vendes más a crédito, las AR suben, pero el efectivo no llega.
  
• Si juntas existencias antes de la temporada alta, eso supone más dinero inmovilizado en bienes que aún no se venden.
  
• Si pagas las facturas de los proveedores con mayor rapidez, tendrás menos pasivos, pero el dinero en efectivo también saldrá con más velocidad.
  

No todos los aumentos del capital de trabajo se deben a la extracción de efectivo. Depende de lo que cambie y de cómo se financia. Si un cliente paga y se retiene ese efectivo, el activo circulante aumenta y el pasivo no cambia. En ese caso, el capital de trabajo aumenta, al igual que el flujo de caja. Si el capital de trabajo aumenta a partir de la acumulación de cuentas por cobrar o existencias, se genera un arrastre de efectivo a corto plazo. Si el capital de trabajo aumenta porque crece el saldo de caja, también se trata de una situación positiva para el flujo de caja.

Esto es especialmente importante cuando la empresa está escalando. El crecimiento suele requerir más capital de trabajo: más inventario para satisfacer la demanda, más cuentas por cobrar a medida que aumentan las ventas. De modo que, aunque los ingresos aumenten, el flujo de caja puede verse restringido: estás invirtiendo antes de tiempo y esperando a que ese dinero vuelva a circular.

No es necesariamente un problema, pero debe planificarse. El crecimiento rápido sin suficiente flujo de caja puede crear tensiones, sobre todo si no tienes financiación prevista para cubrir el desfase. Herramientas de financiación como Stripe Capital pueden ayudarte a cubrir los gastos si el flujo de caja disminuye de forma temporal a medida que creces, de modo que no pierdas ninguna oportunidad de expansión por falta de efectivo disponible.

¿Cómo debes equilibrar el capital de trabajo y el flujo de caja?

El objetivo es que el capital de trabajo y el flujo de caja estén sincronizados. Un flujo de caja fuerte sin suficiente capital de trabajo te expone a sobresaltos a corto plazo. Pero el exceso de capital de trabajo (efectivo inactivo, inventario acumulado) puede agobiarte. Debes contar con un sistema fluido en el que el efectivo se mueva de forma constante y el capital de trabajo sea austero pero resistente. Te proponemos las siguientes formas de lograr ese equilibrio:

Mantén un capital de trabajo positivo y eficiente

Los activos circulantes deben superar a los pasivos circulantes, pero no tanto como para que el capital quede sin utilizar. Por ejemplo:

• Demasiado inventario significa que el efectivo está congelado en bienes que no se venden.
  
• Las cuentas por cobrar abultadas provocarán un retraso en la entrada de efectivo.
  
• Una cuenta bancaria abarrotada puede ser un costo de oportunidad.
  

Sin embargo, si el capital de trabajo baja demasiado, un solo pago retrasado o un gasto sorpresa podrían provocar una crisis. Todo es cuestión de equilibrio.

Asegúrate de que el flujo de caja siga siendo positivo

Las operaciones deben aportar regularmente más dinero del que gastas. Si ocurre eso, la situación es la siguiente:

• Tu modelo de empresa funciona.
  
• No dependes en exceso de la deuda ni del capital de los inversores.
  
• Tienes margen para reinvertir, crecer o sortear una recesión.
  

Pero el tiempo importa. Si los flujos de entrada y salida están desequilibrados (p. ej., las facturas de grandes proveedores vencen antes que los pagos de los clientes), necesitarás suficiente capital de trabajo para cubrir ese déficit.

Utiliza el capital de trabajo para respaldar estratégicamente el crecimiento

Es posible que tengas que invertir para expandirte. Eso está bien, siempre y cuando ocurra lo siguiente:

• Tengas un plan para convertir esa inversión de nuevo en efectivo.
  
• El ciclo de conversión de efectivo sea lo suficientemente corto como para evitar un estrangulamiento.
  
• No estés creciendo tan rápido que las operaciones no puedan seguir el ritmo.
  

En esos casos, puede tener sentido aumentar de forma temporal el capital de trabajo si sabes que el rendimiento llegará pronto. Solo asegúrate de que tu posición de efectivo pueda soportar el retraso.

Monitoriza las métricas y los patrones

Debes poder visualizar el estado de tu empresa. Entre los índices y las señales útiles se incluyen los siguientes:

• Índice de liquidez circulante: muestra la capacidad para hacer frente a las obligaciones a corto plazo como una proporción y no en dólares. Un índice de liquidez circulante de entre 1.5 y 2 suele considerarse bueno, pero el contexto es importante.
  
• Ciclo de conversión de efectivo: muestra el tiempo que se tarda en convertir las inversiones en efectivo: cuanto más corto sea el ciclo, mejor.
  
• Tendencias en cuanto a las cuentas a cobrar y a pagar: estas pueden mostrar desfases cada vez mayores que señalan futuras tensiones de efectivo.
  

Utiliza la financiación cuando sea necesario

Los préstamos o las líneas de crédito a corto plazo pueden ayudar a compensar las caídas estacionales o a financiar las grandes compras. Pero no confíes en la financiación para cubrir un ciclo fundamentalmente roto. Si siempre falta el efectivo, la solución debe venir desde dentro de la empresa (p. ej., cobros más rápidos, mejor control del inventario o un calendario de pagos más preciso), no de capital externo.

Ocupa el exceso de flujo de caja

Si sistemáticamente generas más efectivo del que necesitas para respaldar las operaciones, es algo bueno, pero sigue siendo un paso en falso si no pones nada de ese efectivo a trabajar. Considera la posibilidad de utilizarlo para lo siguiente:

• Invertir en nuevo crecimiento (p. ej., investigación y desarrollo [I+D], marketing, entrada en nuevos mercados)
  
• Reducir los pasivos (p. ej., pagando deudas)
  
• Recurrir a fondos de inversión a corto plazo (p. ej., fondos del mercado monetario, bonos de corta duración)
  

Demasiado efectivo inactivo ralentiza el rendimiento del capital: no lo atesores.