あらゆる企業が書類や書式に署名しますが、スタートアップ企業は、法務、財務、知的財産 (IP) などに関する複雑で専門的な大量の書類を扱う傾向があります。署名のルール (必要な署名の形式など) は、これらの書類間で異なる場合があります。

スタートアップ企業が契約や法的拘束力のあるその他の合意を締結する場合、当事者がどのように署名すべきかを把握することが重要です。自筆署名は、紙とインクを使用して対面で行われます。電子署名 (e-signature) でも同じ目的を果たせますが、常に選択できるとは限りません。

以下では、自筆署名の具体的な仕組みや求められる状況のほか、書類が却下されたり無効と見なされたりするのを防ぐために、どのタイプの署名が必要かを判断する方法について説明します。

この記事でわかること

• 自筆署名は、ペンと紙を使って手作業で行われます。インクを使用することが「wet signature」と呼ばれる理由です。

• 状況によっては、スタートアップの創業者が自筆署名を使用する必要があります。たとえば、特定の州機関への申請書の提出、ローン関連書類の作成、紙ベースのプロセスを採用している相手方との取引などです。

• 署名を依頼する際、相手方に電子署名を義務付けることはできません。書類を電子的に送信した場合でも、相手方はそれを印刷して物理的に署名できます。

自筆署名とは

自筆署名とは、手作業で紙の書類に署名する際に使用される、法的拘束力のある署名の一種です。「wet (濡れている)」という言葉は、署名に使われるペンのインクを指します。自筆署名は対面で行う必要があります。対照的に、電子署名は一般的に安全なソフトウェアを使用してリモートで書類に追加されます。

自筆署名を行う場合は、書類の紙のコピーに署名する必要があります。郵便や宅配便で受け取るか、印刷するか、対面で直接書類を受け取って署名しなければならない場合があります。電子署名は物理的なやり取りを必要としないため、書類への署名に便利であり、リモートで取引を行う場合は特に有用です。統一電子取引法 (UETA) および国際および国内商取引における電子署名 (ESIGN) 法により、多くの種類のビジネス文書への電子署名が合法化されています。しかし、電子署名がすべての状況で法的拘束力を持つとは限りません。一方、自筆署名はアメリカのあらゆる種類の書類で合法的に使用できます。

自筆署名が依然として求められるのはどのような状況か

一般的に、次のような状況では引き続き自筆署名を使用する必要があります。

• 公証が必要な書類: 書類の公証が必要な場合、通常は公証人の面前で物理的に署名する必要があります。電子的に公証できる書類もありますが、より厳格なルールが適用されるものもあります。たとえば、ビジネス用の車両を所有していてその名義を変更する場合、州によっては自筆署名と対面での公証人が必要になることがあります。
  
• 特定の裁判所への提出書類: アメリカの法律では、公式の裁判所文書、裁判所命令、裁判所通知には自筆署名を使用する必要があり、電子署名は無効となります。たとえば、一部のアメリカの破産裁判所では、特定の書類にインクで署名することが義務付けられています。また検認裁判所でも通常、検認手続きを開始するために遺言書の署名入り原本が求められます。
  
• 一部の不動産取引: 郡への記録が必要な不動産譲渡証書や住宅ローンなどの不動産関連書類には、自筆署名が必要です。
  
• 特定の国際協定: 電子署名の標準を導入していない国で取引を行う場合、書類の署名に自筆署名が引き続き必要になる可能性があります。
  
• 特定の州機関への申請書の提出: たとえば、酒類を販売するビジネスの場合、自筆署名のある公証済みの宣誓供述書を提出しなければならない場合があります。
  
• 一部のローン関連書類: ビジネスローンを確保し、対面またはハイブリッドで契約を締結する場合、自筆署名が求められる可能性があります。
  
• 紙ベースのプロセスを採用している相手方との取引: 自社が政府契約の入札に参加する場合、自筆署名のある公証済みの入札保証書の提出が必要になることがあります。
  

どのタイプの署名が必要かを判断する方法

これらのヒントは、書類への署名時にどのタイプの署名が必要かを把握し、潜在的な法的問題やビジネスの遅延を防ぐのに役立ちます。

署名の手順を確認する

署名を求められた書類や書式の手順はさまざまであり、署名に誤りがあると書類が無効になったり却下されたりする可能性があるため、手順をよくお読みください。たとえば UETA では、明確な署名の意図 (フィールドに自分の名前を入力するなど) と署名への同意 (通常は「同意する」などのテキストの横にあるデジタルボックスにチェックを入れること) の証拠がある場合にのみ、電子署名が法的に有効と見なされます。

署名の選択肢について依頼元に確認する

必要な署名のタイプがわからない場合は、依頼元に確認し、電子署名の使用に関するすべての法律が適切に遵守されていることを確認してください。そうしないと、締結された書類が無効になる可能性があります。たとえばアメリカの法律では、電子署名が電子的な音声、記号、プロセスなどの記録と「明確に関連付けられている」ことが求められます。また、誰がいつ書類に署名したかを示す、明確で監査可能な記録も必要です。

法的アドバイスを受ける

書類に署名する前に弁護士に相談することで、どのようなタイプの署名が必要かを把握できます。スタートアップのために署名するすべての書類についてこれを行う必要はないかもしれませんが、ビジネスの法務および銀行関連の書類など、リスクの高い書類に署名する前に行う価値はあります。

署名を依頼する際、相手方に電子署名を義務付けることはできない点にご注意ください。書類や契約書を電子的に安全に送信することは引き続き可能ですが、相手方はそれらを印刷して自筆署名を行うことを選択できます。

手書きで署名する前の確認事項: 簡単なチェックリスト

以下は、自筆署名を使用して書類に署名する前に確認すべき簡単なチェックリストです。

• 相手方または機関は自筆署名が必要であると明示しましたか？そうでない場合、代わりに電子署名を使用できますか？

• 公証人は必要ですか？必要な場合、電子公証を選択できますか？または対面で行う必要がありますか？

• 書類は地方自治体の役所に提出されますか？提出される場合、その署名の要件は何ですか？

• 書類は郡や州の境界、または管轄区域を越えるものですか？そうである場合、特定の署名のルールはありますか？

• 書類は他国で使用されますか？使用される場合、すべてが正しく行われていることを確認するために弁護士に相談したほうがよいですか？

書類に自筆署名が必要かどうかを前もって確認することで、時間とコストを節約できる可能性があります。郵送で書類が送られてくるのを待ったり、対面で書類に署名するスケジュールを調整したりするとビジネスの遂行が遅れるため、あらかじめ答えを知っておくことは重要です。

自筆署名で書類に署名した後は、原本を保管できない場合があります。手元のファイルに保管するため、書類のコピーを複数作成しておくことをご検討ください。また、日付と送付方法 (郵送、宅配便、対面など) を記録しておくこともお勧めします。後日、何らかの争議が生じた場合に、その情報が必要になる可能性があります。

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自筆署名に関するよくあるご質問