Während alle Unternehmen Dokumente und Formulare unterzeichnen, fallen bei Start-ups in der Regel viele komplexe, spezielle Unterlagen an, darunter rechtliche und finanzielle Dokumente sowie solche zum geistigen Eigentum (IP). Die Regeln für Unterschriften (z. B. in welchem Format eine Unterschrift vorliegen muss) können bei diesen Dokumenten variieren.

Wenn Ihr Start-up einen Vertrag oder eine andere rechtlich bindende Vereinbarung abschließt, ist es wichtig zu wissen, wie die Parteien unterschreiben müssen. Eine eigenhändige Unterschrift wird vor Ort mit Papier und Tinte geleistet. Eine elektronische Unterschrift (E-Signatur) kann demselben Zweck dienen, ist jedoch möglicherweise nicht immer eine Option.

Im Folgenden untersuchen wir, wie eine eigenhändige Unterschrift genau funktioniert, wann sie erforderlich ist und wie Sie ermitteln können, welche Art von Unterschrift Sie auf einem Dokument benötigen, um zu verhindern, dass es abgelehnt oder als ungültig erachtet wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine eigenhändige Unterschrift wird von Hand mit Stift und Papier geleistet. Da hierbei Tinte verwendet wird, spricht man im Englischen auch von einer „wet signature“ (nassen Unterschrift).

• In einigen Situationen kann es erforderlich sein, dass eine Gründerin oder ein Gründer eines Start-ups eine eigenhändige Unterschrift verwenden muss. Beispiele hierfür sind die Einreichung von Formularen bei bestimmten staatlichen Behörden, das Ausfüllen von Kreditunterlagen und die Geschäftstätigkeit mit einer Gegenpartei, die papierbasierte Prozesse nutzt.

• Wenn Sie eine Unterschrift anfordern, können Sie nicht verlangen, dass die andere Partei elektronisch unterschreibt. Wenn Sie ein Dokument elektronisch versenden, kann sie es dennoch ausdrucken und physisch unterschreiben.

Was ist eine eigenhändige Unterschrift?

Eine eigenhändige Unterschrift ist eine Art rechtlich bindender Unterschrift, die zum manuellen Unterzeichnen von Papierdokumenten verwendet wird. Der Begriff „nass“ bezieht sich auf die Tinte des Stifts, mit dem unterschrieben wird. Eine eigenhändige Unterschrift muss vor Ort geleistet werden. Im Gegensatz dazu werden E-Signaturen in der Regel aus der Ferne mithilfe sicherer Software zu Dokumenten hinzugefügt.

Wenn Sie eine eigenhändige Unterschrift leisten möchten, müssen Sie eine Papierkopie des Dokuments unterschreiben. Sie müssen das Dokument möglicherweise per Post oder Kurier erhalten, es ausdrucken oder es sich vor Ort physisch übergeben lassen, um es zu unterzeichnen. E-Signaturen sind oft praktischer für die Unterzeichnung von Unterlagen, insbesondere wenn Sie aus der Ferne geschäftlich tätig sind, da sie keine physische Zustellung erfordern. Der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) und der Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act machen es rechtlich möglich, viele Arten von Geschäftsdokumenten elektronisch zu unterzeichnen. E-Signaturen sind jedoch möglicherweise nicht in allen Situationen rechtlich bindend. Eigenhändige Unterschriften hingegen sind in den USA für alle Arten von Dokumenten rechtlich zulässig.

Wann ist eine eigenhändige Unterschrift noch erforderlich?

Im Allgemeinen muss in den folgenden Situationen weiterhin eine eigenhändige Unterschrift verwendet werden.

• Dokumente, die notariell beglaubigt werden müssen: Wenn ein Dokument notariell beglaubigt werden muss, müssen Sie es in der Regel in Anwesenheit eines Notars physisch unterzeichnen. Zwar können einige Dokumente elektronisch beglaubigt werden, für andere gelten jedoch strengere Regeln. Wenn Sie beispielsweise ein Fahrzeug für Ihr Unternehmen besitzen und das Eigentum daran übertragen, verlangt Ihr Bundesstaat möglicherweise eine eigenhändige Unterschrift und einen Notar vor Ort.
  
• Bestimmte Einreichungen bei Gericht: Nach US-amerikanischem Recht muss auf offiziellen Gerichtsdokumenten, Gerichtsbeschlüssen und gerichtlichen Mitteilungen eine eigenhändige Unterschrift verwendet werden; E-Signaturen sind ungültig. Einige US-Konkursgerichte verlangen beispielsweise, dass bestimmte Dokumente mit Tinte unterzeichnet werden. Auch Nachlassgerichte verlangen in der Regel die unterzeichnete Originalkopie eines Testaments, um das Nachlassverfahren zu eröffnen.
  
• Einige Immobilientransaktionen: Immobiliendokumente wie Grundstücksurkunden und Hypotheken, die beim Bezirk (County) registriert werden müssen, erfordern eine eigenhändige Unterschrift.
  
• Bestimmte internationale Vereinbarungen: Eigenhändige Unterschriften können weiterhin erforderlich sein, um Unterlagen zu unterzeichnen, wenn Sie Geschäfte in Ländern tätigen, die keine E-Signatur-Standards eingeführt haben.
  
• Einreichung von Formularen bei bestimmten staatlichen Behörden: Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Alkohol verkauft, müssen Sie möglicherweise notariell beglaubigte, eidesstattliche Erklärungen mit eigenhändigen Unterschriften vorlegen.
  
• Bestimmte Kreditunterlagen: Eine eigenhändige Unterschrift ist wahrscheinlich erforderlich, wenn Sie einen Unternehmenskredit aufnehmen und einen Abschluss vor Ort oder einen hybriden Abschluss durchführen.
  
• Geschäftstätigkeit mit einer Gegenpartei mit papierbasierten Prozessen: Wenn sich Ihr Unternehmen um einen Regierungsauftrag bewirbt, müssen Sie möglicherweise eine notariell beglaubigte Bietungsgarantie mit einer eigenhändigen Unterschrift vorlegen.
  

Woran erkennen Sie, welche Art von Unterschrift benötigt wird?

Diese Tipps können Ihnen dabei helfen, zu verstehen, welche Art von Unterschrift beim Unterzeichnen von Dokumenten benötigt wird, und dabei helfen, potenzielle rechtliche Probleme oder geschäftliche Verzögerungen zu vermeiden.

Prüfen Sie die Anweisungen zur Unterzeichnung

Lesen Sie die Anweisungen auf dem Dokument oder Formular, das Sie unterzeichnen sollen, da diese variieren können und Fehler bei der Unterzeichnung das Dokument ungültig machen oder zu dessen Ablehnung führen können. Beispielsweise gelten E-Signaturen gemäß dem UETA nur dann als rechtlich gültig, wenn eine eindeutige Absicht zur Unterzeichnung (z. B. durch Eingabe Ihres Namens in ein Feld) und eine Zustimmung zur Unterzeichnung vorliegen, in der Regel durch Aktivieren eines digitalen Kontrollkästchens neben dem Text „Ich stimme zu“.

Fragen Sie die anfragende Partei, welche Unterschriften möglich sind

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Art von Unterschrift erforderlich ist, fragen Sie die anfragende Partei und stellen Sie sicher, dass alle Gesetze zur Verwendung von E-Signaturen ordnungsgemäß eingehalten werden. Andernfalls sind die ausgefertigten Dokumente möglicherweise nicht gültig. Das US-amerikanische Recht verlangt beispielsweise, dass E-Signaturen „eindeutig verknüpft“ mit einem Datensatz sind, wie z. B. einem elektronischen Ton, Symbol oder Prozess. Es muss außerdem ein klarer, überprüfbarer Nachweis vorliegen, der zeigt, wer das Dokument wann unterzeichnet hat.

Holen Sie rechtlichen Rat ein

Die Konsultation eines Anwalts vor der Unterzeichnung eines Dokuments kann Ihnen dabei helfen, zu verstehen, welche Art von Unterschrift erforderlich ist. Dies ist möglicherweise nicht für jedes Dokument notwendig, das Sie für Ihr Start-up unterzeichnen, könnte sich jedoch lohnen, bevor Sie wichtige Unterlagen unterzeichnen, wie etwa die rechtlichen und Bankdokumente Ihres Unternehmens.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie, wenn Sie eine Unterschrift anfordern, nicht verlangen können, dass die andere Partei elektronisch unterschreibt. Sie können Dokumente und Verträge weiterhin sicher auf elektronischem Weg versenden, aber die andere Partei kann sich dafür entscheiden, diese auszudrucken und mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen.

Was Sie vor der händischen Unterzeichnung fragen sollten: Eine kurze Checkliste

Hier ist eine einfache Checkliste, die Sie prüfen sollten, bevor Sie eine eigenhändige Unterschrift zum Unterzeichnen von Dokumenten verwenden:

• Hat die Gegenpartei oder Behörde ausdrücklich angegeben, dass eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist? Wenn nicht, kann stattdessen eine E-Signatur verwendet werden?

• Ist ein Notar erforderlich? Wenn ja, ist eine elektronische notarielle Beglaubigung eine Option? Oder muss dies vor Ort erfolgen?

• Wird das Dokument bei einer lokalen Regierungsbehörde eingereicht? Wenn ja, welche Anforderungen gelten für die Unterschrift?

• Überschreitet das Dokument Bezirks- oder Bundesstaatsgrenzen oder Gerichtsbarkeiten? Wenn ja, gibt es spezifische Regeln für Unterschriften?

• Wird das Dokument in einem anderen Land verwendet? Wenn ja, wäre es von Vorteil, einen Anwalt zu konsultieren, um sicherzustellen, dass alles korrekt durchgeführt wird?

Im Vorfeld zu klären, ob für das Dokument eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, könnte Ihnen Zeit und Geld sparen. Auf Unterlagen zu warten, die per Post gesendet werden, oder Zeit für die Unterzeichnung von Dokumenten vor Ort einplanen zu müssen, verzögert Ihre Geschäftstätigkeit, weshalb es sich lohnt, die Antwort im Voraus zu kennen.

Nachdem Sie ein Dokument mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen haben, dürfen Sie möglicherweise die Originalkopie nicht behalten. Denken Sie darüber nach, mehrere Kopien des Dokuments anzufertigen, um sie in Ihren Akten aufzubewahren. Sie sollten auch das Datum und die Art der Zustellung (d. h. Post, Kurier, vor Ort) notieren. Diese Informationen benötigen Sie möglicherweise später, falls es zu Unstimmigkeiten kommt.

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Häufig gestellte Fragen zu eigenhändigen Unterschriften