Även om alla företag signerar dokument och formulär, tenderar startups att stöta på en stor mängd komplex och specialiserad pappersexercis, inklusive juridiska, finansiella och immaterialrättsliga (IP) dokument. Regler för signaturer (t.ex. vilket format en signatur behöver ha) kan variera mellan dessa dokument.

Om din startup upprättar ett avtal eller en annan juridiskt bindande överenskommelse, är det viktigt att veta hur parterna måste signera. En våt signatur görs personligen med papper och bläck. En elektronisk signatur (e-signatur) kan fylla samma syfte men kanske inte alltid är ett alternativ.

Nedan kommer vi att utforska hur en våt signatur, mer specifikt, fungerar, när en sådan krävs och hur man avgör vilken typ av signatur du behöver på ett dokument för att förhindra att det avvisas eller anses ogiltigt.

Viktiga lärdomar

• En våt signatur görs för hand med penna och papper. Det faktum att bläck används är anledningen till att det kallas en våt signatur.

• Vissa situationer kan kräva att en startup-grundare använder en våt signatur. Exempel inkluderar att lämna in formulär till specifika statliga myndigheter, fylla i lånedokument och göra affärer med en motpart som använder pappersbaserade processer.

• När du begär en signatur kan du inte kräva att den andra parten signerar elektroniskt. Om du skickar ett dokument elektroniskt kan hen fortfarande skriva ut det och signera det fysiskt.

Vad är en våt signatur?

En våt signatur är en typ av juridiskt bindande signatur som används för att signera pappersdokument manuellt. Termen "våt" hänvisar till bläcket från pennan som används för att signera. En våt signatur måste göras personligen. E-signaturer läggs däremot vanligtvis till i dokument på distans med hjälp av säker programvara.

Om du ska ge en våt signatur behöver du signera en papperskopia av dokumentet. Du kan behöva ta emot det via post eller bud, skriva ut det eller få dokumentet fysiskt överlämnat till dig personligen för att signera det. E-signaturer är ofta bekvämare för att signera pappersexercis, särskilt om du gör affärer på distans, eftersom de inte kräver fysisk leverans. Uniform Electronic Transactions Act (UETA) och Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act gör det lagligt att e-signera många typer av affärsdokument. Men e-signaturer är kanske inte juridiskt bindande i alla situationer. Våta signaturer är samtidigt lagliga att använda på alla typer av dokument i USA.

När krävs det fortfarande en våt signatur?

I allmänhet måste en våt signatur fortfarande användas i följande situationer.

• Dokument som kräver vidimering: När ett dokument måste vidimeras behöver du vanligtvis signera det fysiskt i närvaro av en notarie. Även om vissa dokument kan vidimeras elektroniskt, har andra strängare regler. Om du till exempel har ett fordon för ditt företag och överlåter äganderätten, kan din stat kräva en våt signatur och en personlig Notarius publicus.
  
• Specifika inlämningar till domstol: Enligt lag i USA måste en våt signatur användas på officiella domstolsdokument, domstolsbeslut och domstolskallelser. E-signaturer är ogiltiga. Vissa konkursdomstolar i USA kräver till exempel att vissa dokument signeras med bläck. Bouppteckningsdomstolar kräver vanligtvis också den i original signerade kopian av ett testamente för att inleda bouppteckningsprocessen.
  
• Vissa fastighetstransaktioner: Fastighetsdokument som lagfarter och bolån, som måste registreras hos länet, kräver en våt signatur.
  
• Vissa internationella avtal: Våta signaturer kan fortfarande behövas för att signera pappersexercis när du gör affärer i länder som inte har antagit standarder för e-signaturer.
  
• Inlämning av formulär till specifika statliga myndigheter: Om ditt företag till exempel säljer alkohol kan du behöva tillhandahålla vidimerade, edsvurna intyg med våta signaturer.
  
• Vissa lånedokument: En våt signatur kommer sannolikt att krävas om du säkrar ett företagslån och genomför ett personligt avslut eller ett hybridavslut.
  
• Göra affärer med en motpart med pappersbaserade processer: Om ditt företag lägger anbud på ett statligt kontrakt kan du behöva tillhandahålla en vidimerad anbudsgaranti med en våt signatur.
  

Hur vet du vilken typ av signatur som behövs?

Dessa tips kan hjälpa dig att förstå vilken typ av signatur som behövs när du signerar dokument och bidra till att förhindra potentiella juridiska problem eller förseningar i verksamheten.

Granska instruktionerna för signering

Läs anvisningarna på dokumentet eller formuläret du har blivit ombedd att signera, eftersom de kan variera, och eventuella fel vid signeringen kan göra dokumentet ogiltigt eller leda till att det avvisas. Enligt UETA anses e-signaturer till exempel endast vara juridiskt giltiga om det finns bevis på en tydlig avsikt att signera (t.ex. genom att skriva ditt namn i ett fält) och samtycke till att signera, vanligtvis genom att kryssa i en digital ruta bredvid texten "Jag godkänner".

Fråga den begärande parten vilka signaturer som är alternativ

Om du är osäker på vilken typ av signatur som behövs, fråga den begärande parten och bekräfta att alla lagar för användning av e-signaturer följs ordentligt. Annars kanske de upprättade dokumenten inte är giltiga. Lagen i USA kräver till exempel att e-signaturer är "tydligt kopplade" till en post, till exempel ett elektroniskt ljud, en symbol eller en process. Det måste också finnas ett tydligt, granskningsbart spår som visar vem som signerade dokumentet och när.

Få juridisk rådgivning

Att konsultera en advokat innan du signerar ett dokument kan hjälpa dig att förstå vilken typ av signatur som krävs. Detta kanske inte är nödvändigt för varje dokument du signerar för din startup, men det kan vara värt besväret innan du signerar viktig pappersexercis, till exempel ditt företags juridiska dokument och bankdokument.

Det är viktigt att notera att när du begär en signatur kan du inte kräva att den andra parten signerar elektroniskt. Du kan fortfarande skicka dokument och avtal säkert på elektronisk väg, men den andra parten kan välja att skriva ut dem och signera med en våt signatur.

Vad du ska fråga innan du signerar något för hand: En snabb checklista

Här är en enkel checklista att granska innan du använder en våt signatur för att signera dokument:

• Sa motparten eller myndigheten uttryckligen att en våt signatur krävs? Om inte, kan en e-signatur användas istället?

• Krävs en notarie? Om så är fallet, är e-vidimering ett alternativ? Eller måste det göras personligen?

• Kommer dokumentet att lämnas in till en lokal myndighet? Om så är fallet, vilka är dess krav på signaturer?

• Passerar dokumentet läns- eller delstatsgränser, eller jurisdiktioner? Om så är fallet, finns det några specifika regler för signaturer?

• Kommer dokumentet att användas i ett annat land? Om så är fallet, skulle det vara fördelaktigt att konsultera en advokat för att se till att allt görs korrekt?

Att på förhand klargöra om dokumentet kräver en våt signatur kan spara dig tid och pengar. Att vänta på att pappersexercis ska skickas med posten eller behöva boka in tid för att signera dokument personligen fördröjer dig från att göra affärer, så det är värt att veta svaret i förväg.

När du har signerat ett dokument med en våt signatur kanske du inte får behålla originalkopian. Överväg att göra flera kopior av dokumentet för att förvara i dina akter. Du bör också notera datum och leveransmetod (dvs. post, bud, personligen). Du kan behöva den informationen senare om något ifrågasätts.

Så här kan Stripe Atlas hjälpa till

Stripe Atlas hanterar allt du behöver för att juridiskt lansera ditt företag – bolagsbildning, arbetsgivarregistreringsnummer (EIN), upplägg för eget kapital och skattedeklarationer – så att du kan samla in kapital, öppna ett bankkonto och börja ta emot betalningar på så lite som två arbetsdagar, från var som helst i världen.

Anslut dig till 100 000+ startups som bildats med hjälp av Atlas, inklusive startups uppbackade av toppinvesterare som Y Combinator (YC), a16z och General Catalyst.

Börja på några minuter med Atlas

Ansökan tar under 10 minuter. Du väljer din företagsstruktur, bekräftar att ditt namn är tillgängligt, lägger till upp till fyra medgrundare, anger din fördelning av eget kapital och e-signerar. Sedan tar Atlas över, inklusive att meddela medgrundarna att signera sina dokument elektroniskt.

Banktjänster och betalningar innan ditt EIN anländer

Atlas skickar in din EIN-ansökan automatiskt efter bolagsbildningen. Du behöver inte vänta – Atlas möjliggör betalningar och banktjänster före EIN så att du kan börja ta emot betalningar och göra transaktioner direkt. Grundare i USA med ett Social Security number (SSN) är vanligtvis kvalificerade för påskyndad IRS-behandling.

Automatisk deklaration för val av skatt enligt 83(b)

Atlas lämnar in ditt 83(b)-val åt dig – för grundare både i och utanför USA – med US Postal Service (USPS) rekommenderat brev och spårning för att minska personliga inkomstskatter. Du får ett signerat 83(b)-val och inlämningsbevis direkt i din Stripe Dashboard, med bekräftelse på rekommenderat brev.

Juridiska dokument för företag i världsklass

Atlas tillhandahåller alla juridiska dokument du behöver för att börja driva ditt företag, utarbetade av Cooley, en av världens ledande advokatbyråer inom venturekapital, och lagrar dem direkt i din Stripe Dashboard. Dessa dokument är utformade för att hjälpa dig att samla in kapital omedelbart och säkerställa att ditt företag är juridiskt skyddat, och täcker aspekter som ägarstruktur, fördelning av eget kapital och efterlevnad av skatteregler.

2 500 USD i Stripe-krediter, plus 50 000+ USD i partnerrabatter

Atlas-startups får 2 500 USD i Stripe-produktkrediter under sitt första år, plus 50 000+ USD i partnerrabatter på viktiga verktyg som AWS, Google, Xero, Perplexity och fler. En registrerad ombudstjänst i Delaware ingår också gratis under ditt första år.

Läs mer om hur Atlas kan hjälpa dig att starta ditt nya företag snabbt och enkelt, börja redan idag.

Vanliga frågor om våta signaturer