Hoewel alle ondernemingen documenten en formulieren ondertekenen, krijgen start-ups vaak te maken met een grote hoeveelheid complex, gespecialiseerd papierwerk, waaronder juridische, financiële en intellectuele-eigendomsdocumenten (IE). Handtekeningregels (bijv. in welke indeling een handtekening moet zijn) kunnen per document verschillen.

Als jouw start-up een contract of andere juridisch bindende overeenkomst uitvoert, is het belangrijk om te weten hoe de partijen moeten tekenen. Een natte handtekening wordt persoonlijk met pen en papier gezet. Een elektronische handtekening (e-handtekening) kan hetzelfde doel dienen, maar is misschien niet altijd een optie.

Hieronder verkennen we hoe een natte handtekening specifiek werkt, wanneer deze vereist is en hoe je bepaalt welk type handtekening je voor een document nodig hebt om te voorkomen dat dit wordt afgewezen of als ongeldig wordt beschouwd.

Kernpunten

• Een natte handtekening wordt met de hand gezet met pen en papier. Het feit dat er inkt wordt gebruikt, is de reden dat het een natte handtekening wordt genoemd.

• In sommige situaties moet de oprichter van een start-up een natte handtekening gebruiken. Voorbeelden zijn het indienen van formulieren bij specifieke overheidsinstanties, het invullen van leningdocumenten en zakendoen met een tegenpartij die papieren procedures gebruikt.

• Wanneer je een handtekening aanvraagt, kun je niet eisen dat de andere partij elektronisch tekent. Als je een document elektronisch verstuurt, kan deze partij het nog steeds afdrukken en fysiek ondertekenen.

Wat is een natte handtekening?

Een natte handtekening is een soort juridisch bindende handtekening die wordt gebruikt om papieren documenten handmatig te ondertekenen. De term 'nat' verwijst naar de inkt van de pen waarmee wordt getekend. Een natte handtekening moet persoonlijk worden gezet. E-handtekeningen daarentegen worden doorgaans op afstand aan documenten toegevoegd met behulp van veilige software.

Als je een natte handtekening gaat zetten, moet je een papieren kopie van het document ondertekenen. Je moet het misschien per post of koerier ontvangen, het afdrukken of het document persoonlijk overhandigd krijgen om te ondertekenen. E-handtekeningen zijn vaak handiger voor het ondertekenen van papierwerk, vooral als je op afstand zakendoet, omdat ze geen fysieke bezorging vereisen. De Uniform Electronic Transactions Act (UETA) en de Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act maken het legaal om veel soorten zakelijke documenten elektronisch te ondertekenen. Maar e-handtekeningen zijn mogelijk niet in alle situaties juridisch bindend. Natte handtekeningen zijn in de VS daarentegen legaal te gebruiken op alle soorten documenten.

Wanneer is een natte handtekening nog vereist?

Over het algemeen moet in de volgende situaties nog steeds een natte handtekening worden gebruikt.

• Documenten die notariële bekrachtiging vereisen: Wanneer een document notarieel moet worden bekrachtigd, moet je het meestal fysiek ondertekenen in aanwezigheid van een notaris. Hoewel sommige documenten elektronisch notarieel kunnen worden bekrachtigd, gelden voor andere strengere regels. Als je bijvoorbeeld een voertuig voor je bedrijf hebt en het eigendomsbewijs overdraagt, kan de staat een natte handtekening en een fysieke notaris vereisen.
  
• Specifieke gerechtelijke indieningen: Volgens de wetgeving van de VS moet een natte handtekening worden gebruikt op officiële rechtbankdocumenten, gerechtelijke bevelen en gerechtelijke kennisgevingen; e-handtekeningen zijn ongeldig. Sommige faillissementsrechtbanken in de VS vereisen bijvoorbeeld dat bepaalde documenten met inkt worden ondertekend. Nalatenschapsrechtbanken vereisen doorgaans ook het originele ondertekende exemplaar van een testament om de nalatenschapsprocedure te openen.
  
• Sommige onroerendgoedtransacties: Onroerendgoeddocumenten zoals eigendomsakten en hypotheken, die bij de county moeten worden geregistreerd, vereisen een natte handtekening.
  
• Bepaalde internationale overeenkomsten: Er kunnen nog steeds natte handtekeningen nodig zijn om papierwerk te ondertekenen wanneer je zakendoet in landen die geen standaarden voor e-handtekeningen hebben aangenomen.
  
• Formulieren indienen bij specifieke overheidsinstanties: Als jouw bedrijf bijvoorbeeld alcohol verkoopt, moet je mogelijk notarieel bekrachtigde, beëdigde verklaringen met natte handtekeningen verstrekken.
  
• Bepaalde leningdocumenten: Een natte handtekening is waarschijnlijk vereist als je een zakelijke lening afsluit en een fysieke of hybride afsluiting uitvoert.
  
• Zakendoen met een tegenpartij met papieren procedures: Als jouw bedrijf meebiedt op een overheidsopdracht, moet je mogelijk een notarieel bekrachtigde biedingsgarantie met een natte handtekening verstrekken.
  

Hoe zie je welk type handtekening nodig is?

Deze tips kunnen je helpen begrijpen welk type handtekening nodig is wanneer je documenten ondertekent en kunnen mogelijke juridische problemen of zakelijke vertragingen helpen voorkomen.

Ondertekeningsinstructies controleren

Lees de aanwijzingen op het document of formulier dat je moet ondertekenen, aangezien deze kunnen variëren, en eventuele fouten bij het ondertekenen het document ongeldig kunnen maken of ervoor kunnen zorgen dat het wordt afgewezen. Volgens de UETA worden e-handtekeningen bijvoorbeeld alleen als juridisch geldig beschouwd als er bewijs is van een duidelijke intentie om te ondertekenen (bijv. door je naam in een veld te typen) en toestemming om te ondertekenen, meestal door een digitaal vakje aan te vinken naast de tekst 'Ik ga akkoord.'

Bij de verzoekende partij informeren naar de handtekeningopties

Als je niet zeker weet welk type handtekening nodig is, vraag dit dan aan de verzoekende partij en bevestig dat alle wetten voor het gebruik van e-handtekeningen correct worden nageleefd. Anders zijn de uitgevoerde documenten mogelijk niet geldig. De wetgeving in de VS vereist bijvoorbeeld dat e-handtekeningen 'duidelijk geassocieerd' zijn met een dossier, zoals een elektronisch geluid, symbool of proces. Er moet ook een duidelijk, controleerbaar spoor zijn dat laat zien wie het document heeft ondertekend en wanneer.

Juridisch advies inwinnen

Het raadplegen van een advocaat voordat je een document ondertekent, kan je helpen begrijpen welk type handtekening vereist is. Dit is misschien niet nodig voor elk document dat je voor jouw start-up ondertekent, maar het kan de moeite waard zijn voordat je belangrijk papierwerk ondertekent, zoals de juridische en bankdocumenten van jouw bedrijf.

Houd er rekening mee dat wanneer je een handtekening aanvraagt, je niet kunt eisen dat de andere partij elektronisch tekent. Je kunt documenten en contracten nog steeds veilig elektronisch verzenden, maar de andere partij kan ervoor kiezen om ze af te drukken en met een natte handtekening te ondertekenen.

Wat je moet vragen voordat je iets met de hand ondertekent: een snelle checklist

Hier is een eenvoudige checklist om te controleren voordat je een natte handtekening gebruikt om documenten te ondertekenen:

• Heeft de tegenpartij of instantie expliciet gezegd dat een natte handtekening vereist is? Zo niet, kan in plaats daarvan een e-handtekening worden gebruikt?

• Is er een notaris vereist? Zo ja, is e-notarisatie een optie? Of moet het persoonlijk gebeuren?

• Wordt het document ingediend bij een lokale overheidsinstantie? Zo ja, wat zijn de handtekeningvereisten?

• Gaat het document over de grenzen van een county of staat, of jurisdicties? Zo ja, zijn er specifieke handtekeningregels?

• Wordt het document in een ander land gebruikt? Zo ja, is het nuttig om een advocaat te raadplegen om ervoor te zorgen dat alles correct wordt gedaan?

Vooraf duidelijk maken of het document een natte handtekening vereist, kan je tijd en geld besparen. Wachten tot papierwerk per post is verzonden of tijd moeten inplannen om documenten persoonlijk te ondertekenen, vertraagt je bij het zakendoen, dus het is de moeite waard om het antwoord van tevoren te weten.

Nadat je een document met een natte handtekening hebt ondertekend, mag je de originele kopie mogelijk niet houden. Overweeg om meerdere kopieën van het document te maken om in je bestanden op te slaan. Noteer ook de datum en leveringsmethode (bijv. post, koerier, persoonlijk). Je hebt die informatie later mogelijk nodig als er iets wordt betwist.

Hoe Stripe Atlas je kan helpen

Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om jouw bedrijf legaal te lanceren – oprichting, werkgeversidentificatienummer (EIN), aandelenstructuur en belastingaangiften – zodat je fondsen kunt werven, een bankrekening kunt openen en binnen twee werkdagen betalingen kunt accepteren, overal ter wereld.

Sluit je aan bij meer dan 100.000 start-ups die zijn opgericht met Atlas, waaronder start-ups die worden gesteund door topinvesteerders zoals Y Combinator (YC), a16z en General Catalyst.

Binnen enkele minuten aan de slag met Atlas

Het invullen van het aanmeldformulier duurt minder dan 10 minuten. Je kiest jouw bedrijfsstructuur, bevestigt dat je naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, bepaalt je aandelenverdeling en tekent elektronisch. Atlas neemt het daarna over, inclusief het op de hoogte stellen van medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.

Bankieren en betalingen regelen voordat jouw EIN aankomt

Atlas dient jouw EIN-aanvraag automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten: Atlas maakt betalingen en bankieren vóór het EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Oprichters in de VS met een Social Security number (SSN) komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS.

Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)

Atlas dient de 83(b)-verkiezing voor je in (zowel voor oprichters in de VS als daarbuiten) via aangetekende post en tracking van de US Postal Service (USPS) om inkomstenbelasting te verlagen. Je krijgt een ondertekende 83(b)-verkiezing en een bewijs van indiening direct in het Stripe-dashboard, met een aangetekende postbevestiging.

Juridische documenten van wereldklasse

Atlas biedt alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen, opgesteld door Cooley, een van de meest toonaangevende advocatenkantoren ter wereld op het gebied van durfkapitaal, en slaat ze direct op in het Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen direct fondsen te werven en ervoor te zorgen dat het bedrijf juridisch is beschermd. Ze dekken aspecten als de eigendomsstructuur, de aandelenverdeling en fiscale compliance.

$ 2500 aan Stripe-tegoed, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen

Start-ups van Atlas krijgen $ 2500 aan Stripe-producttegoed voor hun eerste jaar, plus $ 50.000+ aan partnerkortingen op essentiële tools zoals AWS, Google, Xero, Perplexity en meer. De service van een geregistreerde agent in Delaware is het eerste jaar ook gratis inbegrepen.

Lees meer over hoe Atlas je kan helpen bij het snel en eenvoudig opzetten van je nieuwe onderneming en je vandaag nog aan de slag kan gaan.

Veelgestelde vragen over natte handtekeningen