Bien que toutes les entreprises signent des documents et des formulaires, les startups doivent souvent gérer un grand volume de documents complexes et spécialisés, notamment juridiques, financiers et de propriété intellectuelle (PI). Les règles de signature (par exemple, le format requis pour une signature) peuvent varier selon ces documents.

Si votre startup conclut un contrat ou un autre accord juridiquement contraignant, il est important de savoir comment les parties doivent le signer. Une signature manuscrite se fait en personne avec du papier et de l'encre. Une signature électronique peut remplir le même rôle, mais n'est pas toujours une option.

Nous examinerons ci-dessous le fonctionnement spécifique d'une signature manuscrite, les cas où elle est obligatoire et la manière de déterminer le type de signature dont vous avez besoin sur un document pour éviter qu'il ne soit rejeté ou considéré comme non valide.

L’essentiel à retenir

• Une signature manuscrite se fait à la main avec un stylo et du papier. Le fait qu'elle utilise de l'encre est la raison pour laquelle on l'appelle une signature humide (en anglais, « wet signature »).

• Certaines situations peuvent exiger qu'un fondateur de startup utilise une signature manuscrite. Il peut s'agir, par exemple, de la soumission de formulaires à des agences gouvernementales spécifiques, de la signature de documents de prêt ou d'opérations avec une contrepartie utilisant des processus sur papier.

• Lorsque vous demandez une signature, vous ne pouvez pas exiger que l'autre partie signe électroniquement. Si vous envoyez un document par voie électronique, elle peut toujours l'imprimer et le signer physiquement.

Qu'est-ce qu'une signature manuscrite ?

Une signature manuscrite est un type de signature juridiquement contraignante utilisée pour signer manuellement des documents papier. Le terme anglais « wet » (humide) fait référence à l'encre du stylo utilisé pour signer. Une signature manuscrite doit se faire en personne. En revanche, les signatures électroniques sont généralement ajoutées aux documents à distance à l'aide d'un logiciel sécurisé.

Si vous devez fournir une signature manuscrite, vous devrez signer une copie papier du document. Il se peut que vous deviez le recevoir par la poste ou par coursier, l'imprimer, ou que l'on vous remette physiquement le document en personne pour le signer. Les signatures électroniques sont souvent plus pratiques pour signer des documents, surtout si vous exercez vos activités à distance, car elles n'exigent pas de livraison physique. L'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) et l'Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act rendent légale la signature électronique de nombreux types de documents commerciaux. Cependant, les signatures électroniques peuvent ne pas être juridiquement contraignantes dans toutes les situations. Les signatures manuscrites, quant à elles, sont autorisées sur tous les types de documents aux États-Unis.

Quand une signature manuscrite est-elle encore obligatoire ?

Généralement, une signature manuscrite doit encore être utilisée dans les situations suivantes.

• Documents devant être notariés : Lorsqu'un document doit être notarié, vous devez généralement le signer physiquement en présence d'un notaire. Bien que certains documents puissent être notariés électroniquement, d'autres sont soumis à des règles plus strictes. Par exemple, si vous possédez un véhicule pour votre entreprise et que vous en transférez le titre de propriété, votre État peut exiger une signature manuscrite et la présence physique d'un notaire.
  
• Dépôts de documents judiciaires spécifiques : Selon le droit des États-Unis, une signature manuscrite doit être utilisée sur les documents judiciaires officiels, les ordonnances et les avis judiciaires ; les signatures électroniques sont non valides. Par exemple, certains tribunaux des faillites des États-Unis exigent que certains documents soient signés à l'encre. Les tribunaux des successions exigent également, en général, l'original signé d'un testament pour entamer la procédure de succession.
  
• Certaines transactions immobilières : Les documents immobiliers tels que les titres de propriété et les hypothèques, qui doivent être enregistrés auprès du comté, exigent une signature manuscrite.
  
• Certains accords internationaux : Les signatures manuscrites peuvent encore être nécessaires pour signer des documents lorsque vous faites des affaires dans des pays qui n'ont pas adopté les normes de signature électronique.
  
• Soumission de formulaires à des agences gouvernementales spécifiques : Par exemple, si votre entreprise vend de l'alcool, vous devrez peut-être fournir des déclarations sous serment notariées avec des signatures manuscrites.
  
• Certains documents de prêt : Une signature manuscrite est susceptible d'être exigée si vous obtenez un prêt commercial et que vous procédez à une clôture en personne ou hybride.
  
• Transactions avec une contrepartie utilisant des processus sur papier : Si votre entreprise répond à un appel d'offres pour un marché public, vous devrez peut-être fournir une garantie de soumission notariée avec une signature manuscrite.
  

Comment savoir quel type de signature est nécessaire ?

Ces conseils peuvent vous aider à comprendre quel type de signature est nécessaire lorsque vous signez des documents et à éviter d'éventuels problèmes juridiques ou retards commerciaux.

Consultez les instructions de signature

Lisez les instructions figurant sur le document ou le formulaire que l'on vous a demandé de signer, car elles peuvent varier, et toute erreur de signature peut rendre le document non valide ou entraîner son rejet. Par exemple, en vertu de l'UETA, les signatures électroniques ne sont considérées comme juridiquement valides que s'il existe une preuve d'une intention claire de signer (par exemple, en tapant votre nom dans un champ) et d'un consentement à signer, généralement en cochant une case numérique à côté d'un texte indiquant « J'accepte ».

Demandez à la partie requérante quelles sont les options de signature

Si vous n'êtes pas sûr du type de signature requis, posez la question à la partie requérante et confirmez que toutes les lois relatives à l'utilisation des signatures électroniques sont bien respectées. Dans le cas contraire, les documents signés pourraient ne pas être valides. Le droit des États-Unis, par exemple, exige que les signatures électroniques soient « clairement associées » à un enregistrement, tel qu'un son, un symbole ou un processus électronique. Il doit également y avoir une piste d'audit claire qui indique qui a signé le document et à quel moment.

Demandez un avis juridique

Consulter un avocat avant de signer un document peut vous aider à comprendre quel type de signature est requis. Ce n'est peut-être pas nécessaire pour chaque document que vous signez pour votre startup, mais cela peut s'avérer utile avant de signer des documents à fort enjeu, tels que les documents juridiques et bancaires de votre entreprise.

Il est important de noter que lorsque vous demandez une signature, vous ne pouvez pas exiger de l'autre partie qu'elle signe électroniquement. Vous pouvez toujours envoyer des documents et des contrats de manière sécurisée par voie électronique, mais l'autre partie peut choisir de les imprimer et de les signer avec une signature manuscrite.

Que demander avant de signer un document à la main : liste de contrôle rapide

Voici une liste de contrôle simple à examiner avant d'utiliser une signature manuscrite pour signer des documents :

• La contrepartie ou l'agence a-t-elle explicitement indiqué qu'une signature manuscrite est obligatoire ? Si ce n'est pas le cas, est-il possible d'utiliser une signature électronique à la place ?

• Un notaire est-il obligatoire ? Si c'est le cas, la notarisation électronique est-elle une option ? Ou bien doit-elle se faire en personne ?

• Le document sera-t-il déposé auprès d'un bureau gouvernemental local ? Si c'est le cas, quelles sont ses exigences en matière de signature ?

• Le document traverse-t-il les frontières d'un comté ou d'un État, ou des juridictions ? Si oui, existe-t-il des règles de signature spécifiques ?

• Le document sera-t-il utilisé dans un autre pays ? Si c'est le cas, serait-il utile de consulter un avocat pour s'assurer que tout est fait correctement ?

Préciser d'emblée si le document nécessite une signature manuscrite peut vous faire gagner du temps et de l'argent. Attendre que les documents soient envoyés par courrier ou devoir planifier du temps pour les signer en personne retarde vos activités commerciales ; il est donc utile de connaître la réponse à l'avance.

Après avoir signé un document avec une signature manuscrite, vous ne pourrez peut-être pas en conserver l'original. Pensez à faire plusieurs copies du document pour les conserver dans vos dossiers. Il est également conseillé de noter la date et le mode de livraison (par exemple, par courrier, par coursier ou en personne). Vous pourriez avoir besoin de ces informations plus tard en cas de litige.

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