Aunque todas las empresas firman documentos y formularios, las startups suelen tener que lidiar con un gran volumen de papeleo complejo y especializado, lo que incluye documentos legales, financieros y de propiedad intelectual (PI). Las reglas de firma (p. ej., el formato que debe tener una firma) pueden variar en estos documentos.

Si tu startup va a formalizar un contrato u otro acuerdo jurídicamente vinculante, es importante saber cómo deben firmar las partes. Una firma manuscrita se realiza en persona con papel y tinta. Una firma electrónica puede cumplir el mismo propósito, pero puede que no siempre sea una opción.

A continuación, analizaremos cómo funciona específicamente una firma manuscrita, cuándo es obligatoria y cómo determinar qué tipo de firma necesitas en un documento para evitar que lo rechacen o se considere no válido.

De un vistazo:

• Una firma manuscrita se realiza a mano con papel y bolígrafo. El uso de tinta es el motivo por el que también se le conoce como firma en húmedo.

• Algunas situaciones pueden requerir que el fundador de una startup utilice una firma manuscrita. Algunos ejemplos incluyen la presentación de formularios ante agencias estatales concretas, la cumplimentación de documentos de préstamos y la realización de negocios con una contraparte que utiliza procesos basados en papel.

• Cuando solicitas una firma, no puedes exigir a la otra parte que firme electrónicamente. Si envías un documento en formato electrónico, la otra persona aún puede imprimirlo y firmarlo físicamente.

¿Qué es una firma manuscrita?

Una firma manuscrita es un tipo de firma legalmente vinculante que se utiliza para firmar documentos de papel de forma manual. El término «en húmedo» hace referencia a la tinta del bolígrafo que se utiliza para firmar. Una firma manuscrita debe realizarse en persona. Por el contrario, las firmas electrónicas suelen añadirse a los documentos a distancia mediante software seguro.

Si vas a proporcionar una firma manuscrita, tendrás que firmar una copia en papel del documento. Es posible que tengas que recibirla por correo o mensajería, imprimirla o hacer que te entreguen el documento físicamente en persona para firmarlo. Las firmas electrónicas suelen ser más cómodas para firmar papeleo, sobre todo si haces negocios a distancia, ya que no requieren entrega física. La Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Mundial y Nacional (ESIGN, por sus siglas en inglés) legalizan la firma electrónica de muchos tipos de documentos comerciales. Sin embargo, puede que las firmas electrónicas no sean legalmente vinculantes en todas las situaciones. Por otro lado, el uso de firmas manuscritas es legal en todos los tipos de documentos en EE. UU.

¿Cuándo sigue siendo obligatoria una firma manuscrita?

Por lo general, se debe seguir utilizando una firma manuscrita en las siguientes situaciones.

• Documentos que requieren certificación notarial: Cuando un documento tiene que elevarse a público, por lo general necesitas firmarlo físicamente en presencia de un notario. Aunque algunos documentos se pueden certificar electrónicamente, otros tienen reglas más estrictas. Por ejemplo, si tienes un vehículo para tu empresa y vas a transferir la titularidad, es posible que tu estado requiera una firma manuscrita y un notario público en persona.
  
• Presentaciones judiciales específicas: En virtud de la legislación de EE. UU., se debe utilizar una firma manuscrita en los documentos judiciales, órdenes y notificaciones oficiales; las firmas electrónicas no son válidas. Por ejemplo, algunos tribunales de quiebras de EE. UU. exigen que determinados documentos se firmen con tinta. Los tribunales testamentarios también suelen exigir la copia original firmada de un testamento para abrir el proceso testamentario.
  
• Algunas transacciones inmobiliarias: Los documentos inmobiliarios, como las escrituras de propiedad y las hipotecas, que deben registrarse en el condado, requieren una firma manuscrita.
  
• Ciertos acuerdos internacionales: Es posible que las firmas manuscritas sigan siendo necesarias para firmar papeleo cuando haces negocios en países que no han adoptado las normas de firma electrónica.
  
• Presentación de formularios ante agencias estatales específicas: Por ejemplo, si tu empresa vende alcohol, es posible que tengas que proporcionar declaraciones juradas ante notario con firmas manuscritas.
  
• Ciertos documentos de préstamos: Es probable que se requiera una firma manuscrita si estás obteniendo un préstamo para empresas y realizando un cierre presencial o híbrido.
  
• Hacer negocios con una contraparte que tiene procesos basados en papel: Si tu empresa está licitando un contrato gubernamental, es posible que tengas que proporcionar una garantía de oferta ante notario con una firma manuscrita.
  

¿Cómo puedes saber qué tipo de firma necesitas?

Estos consejos pueden ayudarte a entender qué tipo de firma necesitas cuando firmas documentos y a evitar posibles problemas legales o retrasos comerciales.

Revisa las instrucciones de firma

Lee las instrucciones del documento o formulario que te han pedido que firmes, ya que pueden variar, y cualquier error al firmar puede hacer que el documento no sea válido o que lo rechacen. Por ejemplo, de acuerdo con la UETA, las firmas electrónicas se consideran legalmente válidas solo si hay pruebas de una clara intención de firmar (p. ej., escribiendo tu nombre en un campo) y consentimiento para firmar, normalmente al marcar una casilla digital junto a un texto que dice: «Acepto».

Pregunta a la parte solicitante sobre las opciones de firma

Si no tienes claro qué tipo de firma necesitas, pregúntaselo a la parte solicitante y confirma que se están cumpliendo correctamente todas las leyes para el uso de firmas electrónicas. De lo contrario, los documentos formalizados podrían no ser válidos. La legislación de EE. UU., por ejemplo, requiere que las firmas electrónicas estén «claramente asociadas» a un registro, como un sonido, símbolo o proceso electrónico. También debe haber un rastro claro y auditable que muestre quién firmó el documento y cuándo.

Obtén asesoramiento legal

Consultar a un abogado antes de firmar un documento puede ayudarte a entender qué tipo de firma se requiere. Puede que esto no sea necesario para cada documento que firmes para tu startup, pero podría merecer la pena antes de firmar papeleo de gran importancia, como los documentos legales y bancarios de tu empresa.

Es importante tener en cuenta que, cuando solicitas una firma, no puedes exigir a la otra parte que firme de forma electrónica. Todavía puedes enviar documentos y contratos de forma segura electrónicamente, pero la otra parte puede optar por imprimirlos y firmarlos con una firma manuscrita.

Qué preguntar antes de firmar algo a mano: una lista de verificación rápida

Revisa esta sencilla lista de verificación antes de usar una firma manuscrita en tus documentos:

• ¿La contraparte o agencia ha dicho explícitamente que se requiere una firma manuscrita? Si no es así, ¿se puede utilizar una firma electrónica en su lugar?

• ¿Es necesario un notario? De ser así, ¿es una opción la certificación notarial electrónica? ¿O tiene que hacerse en persona?

• ¿Se presentará el documento en una oficina gubernamental local? De ser así, ¿cuáles son sus requisitos de firma?

• ¿El documento implica a otros condados, estados o jurisdicciones? Si es así, ¿existen reglas de firma específicas?

• ¿Se utilizará el documento en otro país? De ser así, ¿sería beneficioso consultar a un abogado para asegurarse de que todo se hace correctamente?

Aclarar de antemano si el documento requiere una firma manuscrita podría ahorrarte tiempo y dinero. Esperar a que el papeleo se envíe por correo o tener que programar tiempo para firmar documentos en persona retrasa la realización de tus negocios, por lo que merece la pena conocer la respuesta de antemano.

Tras firmar un documento con una firma manuscrita, es posible que no puedas conservar la copia original. Valora la posibilidad de hacer varias copias del documento para guardarlas en tus archivos. También es recomendable anotar la fecha y el método de entrega (p. ej., correo, mensajería o en persona). Puede que necesites esa información más adelante si hay alguna disputa.

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Preguntas frecuentes sobre las firmas manuscritas