Aunque todas las empresas firman documentos y formularios, las startups suelen encontrarse con un alto volumen de papeleo complejo y especializado, que incluye documentos legales, financieros y de propiedad intelectual (PI). Las reglas para las firmas (p. ej., el formato en el que debe estar una firma) pueden variar entre estos documentos.

Si tu startup está formalizando un contrato u otro acuerdo legalmente vinculante, es importante saber cómo deben firmar las partes. Una firma manuscrita se realiza en persona con papel y tinta. Una firma electrónica (e-signature) puede cumplir el mismo propósito, pero es posible que no siempre sea una opción.

A continuación, exploraremos específicamente cómo funciona una firma manuscrita, cuándo es necesaria y cómo determinar qué tipo de firma necesitas en un documento para evitar que lo rechacen o se considere inválido.

Conclusiones principales

• Una firma manuscrita se realiza a mano utilizando bolígrafo y papel. El hecho de que use tinta es el motivo por el cual en inglés se le llama «wet signature» (firma húmeda).

• Algunas situaciones podrían requerir que el fundador de una startup use una firma manuscrita. Los ejemplos incluyen la presentación de formularios a agencias estatales específicas, completar documentos de préstamos y hacer negocios con una contraparte que usa procesos en papel.

• Cuando solicitas una firma, no puedes exigirle a la otra parte que firme electrónicamente. Si envías un documento electrónicamente, la otra parte aún puede imprimirlo y firmarlo físicamente.

¿Qué es una firma manuscrita?

Una firma manuscrita es un tipo de firma legalmente vinculante que se utiliza para firmar de forma manual documentos en papel. El término en inglés («wet») hace referencia a la tinta del bolígrafo con el que se firma. Una firma manuscrita debe realizarse en persona. Por el contrario, las firmas electrónicas normalmente se agregan a los documentos de forma remota mediante software seguro.

Si vas a proporcionar una firma manuscrita, tendrás que firmar una copia en papel del documento. Podrías necesitar recibirlo por correo o mensajería, imprimirlo o que te entreguen el documento físicamente en persona para firmarlo. Las firmas electrónicas suelen ser más prácticas para firmar el papeleo, especialmente si haces negocios de forma remota, porque no requieren entrega física. La Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) legalizan la firma electrónica de muchos tipos de documentos comerciales. Sin embargo, las firmas electrónicas podrían no ser legalmente vinculantes en todas las situaciones. Mientras tanto, el uso de las firmas manuscritas es legal en todo tipo de documentos en los EE. UU.

¿Cuándo sigue siendo obligatoria una firma manuscrita?

En general, todavía se debe usar una firma manuscrita en las siguientes situaciones.

• Documentos que requieren certificación notarial: Cuando un documento debe ser certificado por un notario, por lo general debes firmarlo físicamente en presencia de este. Aunque algunos documentos se pueden certificar de forma electrónica, otros tienen reglas más estrictas. Por ejemplo, si tienes un vehículo para tu empresa y estás transfiriendo el título, tu estado podría requerir una firma manuscrita y un notario público en persona.
  
• Presentaciones judiciales específicas: Según la ley de los EE. UU., se debe usar una firma manuscrita en documentos judiciales oficiales, órdenes judiciales y notificaciones del tribunal; las firmas electrónicas no son válidas. Algunos tribunales de quiebras de EE. UU., por ejemplo, exigen que ciertos documentos se firmen con tinta. Los tribunales testamentarios también suelen requerir la copia original firmada de un testamento para abrir el proceso de sucesión.
  
• Algunas transacciones de bienes raíces: Los documentos de bienes raíces, como las escrituras de propiedad y las hipotecas, que se deben registrar en el condado, requieren una firma manuscrita.
  
• Ciertos acuerdos internacionales: Podrían seguir siendo necesarias las firmas manuscritas para firmar el papeleo cuando haces negocios en países que no han adoptado los estándares de firma electrónica.
  
• Presentación de formularios a agencias estatales específicas: Por ejemplo, si tu empresa vende alcohol, es posible que debas proporcionar declaraciones juradas notariadas con firmas manuscritas.
  
• Ciertos documentos de préstamos: Es probable que se requiera una firma manuscrita si estás garantizando un préstamo comercial y realizando un cierre en persona o híbrido.
  
• Hacer negocios con una contraparte con procesos en papel: Si tu empresa está participando en una licitación para un contrato gubernamental, es posible que debas proporcionar una garantía de licitación notariada con una firma manuscrita.
  

¿Cómo puedes saber qué tipo de firma se necesita?

Estos consejos pueden ayudarte a comprender qué tipo de firma se necesita cuando firmas documentos y a prevenir posibles problemas legales o retrasos comerciales.

Revisa las instrucciones de firma

Lee las instrucciones en el documento o formulario que te pidieron que firmes, ya que pueden variar, y cualquier error al firmar puede anular el documento o provocar su rechazo. Por ejemplo, según la UETA, las firmas electrónicas solo se consideran legalmente válidas si hay pruebas de una clara intención de firmar (p. ej., ingresar tu nombre en un campo) y consentimiento para firmar, generalmente al marcar una casilla digital junto al texto que dice «Acepto».

Pregunta a la parte solicitante qué firmas son opciones

Si no estás seguro de qué tipo de firma se necesita, pregunta a la parte solicitante y confirma que se estén cumpliendo correctamente todas las leyes para el uso de firmas electrónicas. De lo contrario, los documentos formalizados podrían no ser válidos. La ley de los EE. UU., por ejemplo, requiere que las firmas electrónicas estén «claramente asociadas» a un registro, como un sonido, símbolo o proceso electrónico. También debe haber un rastro claro y auditable que muestre quién firmó el documento y cuándo.

Obtén asesoramiento legal

Consultar a un abogado antes de firmar un documento puede ayudarte a comprender qué tipo de firma se requiere. Puede que esto no sea necesario para cada documento que firmes para tu startup, pero podría valer la pena antes de firmar un papeleo de alto riesgo, como los documentos legales y bancarios de tu empresa.

Es importante tener en cuenta que cuando solicitas una firma, no puedes exigirle a la otra parte que firme electrónicamente. Todavía puedes enviar documentos y contratos de forma electrónica y segura, pero la otra parte puede elegir imprimirlos y usar una firma manuscrita.

Qué preguntar antes de firmar algo a mano: una lista de verificación rápida

Aquí tienes una sencilla lista de verificación para revisar antes de usar una firma manuscrita para firmar documentos:

• ¿La contraparte o agencia indicó explícitamente que es obligatoria una firma manuscrita? De no ser así, ¿se puede usar una firma electrónica en su lugar?

• ¿Se requiere un notario? Si es así, ¿la notarización electrónica es una opción? ¿O tiene que hacerse en persona?

• ¿El documento se archivará en una oficina de gobierno local? Si es así, ¿cuáles son sus requisitos de firma?

• ¿El documento cruzará los límites de un condado o estado, o jurisdicciones? Si es así, ¿hay reglas específicas para las firmas?

• ¿El documento se utilizará en otro país? Si es así, ¿sería beneficioso consultar a un abogado para asegurarte de que todo se haga correctamente?

Aclarar de antemano si el documento requiere una firma manuscrita podría ahorrarte tiempo y dinero. Esperar a que el papeleo se envíe por correo o tener que programar tiempo para firmar documentos en persona retrasa la realización de tus negocios, por lo que vale la pena saber la respuesta con anticipación.

Después de firmar un documento con una firma manuscrita, es posible que no te quedes con la copia original. Considera la posibilidad de hacer varias copias del documento para guardarlas en tus archivos. También te conviene anotar la fecha y el método de entrega (es decir, correo, mensajería, en persona). Podrías necesitar esa información más adelante en caso de disputa.

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Preguntas frecuentes sobre las firmas manuscritas