Bien que toutes les entreprises signent des documents et des formulaires, les jeunes entreprises ont tendance à devoir gérer un grand nombre de documents complexes et spécialisés, notamment des documents juridiques, financiers et de propriété intellectuelle (PI). Les règles en matière de signature (par exemple, le format requis pour une signature) peuvent varier d’un document à l’autre.

Si votre jeune entreprise signe un contrat ou tout autre accord juridiquement contraignant, il est important de savoir comment les parties doivent signer. Une signature manuscrite est effectuée en personne avec du papier et de l’encre. Une signature électronique peut servir au même objectif, mais ne constitue pas toujours une option.

Ci-dessous, nous examinerons plus particulièrement le fonctionnement d’une signature manuscrite, les situations dans lesquelles elle est exigée et la façon de déterminer le type de signature requis sur un document pour éviter qu’il ne soit rejeté ou considéré comme non valide.

Points à retenir

• Une signature manuscrite est effectuée à la main à l’aide d’un stylo et de papier. C’est l’utilisation d’encre qui explique son appellation anglaise de « wet signature » (littéralement « signature humide »).

• Certaines situations peuvent exiger qu’un fondateur de jeune entreprise utilise une signature manuscrite. Par exemple, la soumission de formulaires à des organismes provinciaux particuliers, la signature de documents de prêt et les transactions avec une contrepartie qui utilise des processus sur papier.

• Lorsque vous demandez une signature, vous ne pouvez pas exiger de l’autre partie qu’elle signe électroniquement. Si vous envoyez un document par voie électronique, elle peut toujours l’imprimer et le signer physiquement.

Qu’est-ce qu’une signature manuscrite?

Une signature manuscrite est un type de signature juridiquement contraignante utilisée pour signer manuellement des documents papier. Le terme anglais « wet » (humide) fait référence à l’encre du stylo utilisé pour signer. Une signature manuscrite doit être effectuée en personne. En revanche, les signatures électroniques sont généralement ajoutées aux documents à distance au moyen d’un logiciel sécurisé.

Si vous devez fournir une signature manuscrite, vous devrez signer une copie papier du document. Il se peut que vous deviez le recevoir par la poste ou par service de messagerie, l’imprimer, ou que le document vous soit remis physiquement en personne pour que vous le signiez. Les signatures électroniques sont souvent plus pratiques pour signer des documents, en particulier si vous faites des affaires à distance, car elles ne nécessitent pas de livraison physique. La loi Uniform Electronic Transactions Act (UETA) et la loi Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act autorisent la signature électronique de nombreux types de documents commerciaux. Cependant, les signatures électroniques ne sont pas toujours juridiquement contraignantes dans toutes les situations. Les signatures manuscrites, quant à elles, sont légales pour tous les types de documents aux États-Unis.

Quand une signature manuscrite est-elle encore exigée?

En règle générale, une signature manuscrite doit encore être utilisée dans les situations suivantes :

• Documents nécessitant un acte notarié : Lorsqu’un document doit être notarié, vous devez généralement le signer physiquement en présence d’un notaire. Bien que certains documents puissent être notariés électroniquement, d’autres sont soumis à des règles plus strictes. Par exemple, si vous possédez un véhicule pour votre entreprise et que vous en transférez le titre de propriété, votre province ou territoire pourrait exiger une signature manuscrite et la présence physique d’un notaire.
  
• Documents judiciaires particuliers : En vertu du droit américain, une signature manuscrite doit être utilisée sur les documents judiciaires officiels, les ordonnances du tribunal et les avis de la cour; les signatures électroniques ne sont pas valides. Certains tribunaux des faillites américains, par exemple, exigent que certains documents soient signés à l’encre. Les tribunaux d’homologation exigent aussi généralement la copie originale signée d’un testament pour entamer la procédure d’homologation.
  
• Certaines transactions immobilières : Les documents immobiliers tels que les actes de propriété et les actes hypothécaires, qui doivent être inscrits au registre foncier, exigent une signature manuscrite.
  
• Certains accords internationaux : Les signatures manuscrites peuvent encore être nécessaires pour signer des documents lorsque vous faites des affaires dans des pays qui n’ont pas adopté de normes en matière de signature électronique.
  
• Soumission de formulaires à des organismes gouvernementaux précis : Par exemple, si votre entreprise vend de l’alcool, vous pourriez devoir fournir des déclarations sous serment notariées avec des signatures manuscrites.
  
• Certains documents de prêt : Une signature manuscrite sera probablement exigée si vous contractez un prêt commercial et que vous procédez à une conclusion en personne ou hybride.
  
• Transactions avec une contrepartie utilisant des processus sur papier : Si votre entreprise répond à un appel d’offres pour un contrat gouvernemental, vous pourriez devoir fournir une garantie de soumission notariée portant une signature manuscrite.
  

Comment déterminer le type de signature requis?

Ces conseils peuvent vous aider à comprendre quel type de signature est requis lorsque vous signez des documents et à éviter d’éventuels problèmes juridiques ou retards commerciaux.

Vérification des instructions de signature

Lisez les directives figurant sur le document ou le formulaire que l’on vous a demandé de signer, car elles peuvent varier, et toute erreur de signature peut rendre le document non valide ou entraîner son rejet. Par exemple, en vertu de l’UETA, les signatures électroniques ne sont considérées comme juridiquement valides que s’il existe une preuve d’une intention claire de signer (par exemple, en tapant votre nom dans un champ) et d’un consentement à signer, généralement en cochant une case numérique à côté d’un texte indiquant : « J’accepte ».

Demandez à la partie requérante quelles sont les options de signature

Si vous n’êtes pas sûr du type de signature requis, demandez à la partie requérante et confirmez que toutes les lois relatives à l’utilisation des signatures électroniques sont dûment respectées. Dans le cas contraire, les documents signés pourraient ne pas être valides. Le droit américain, par exemple, exige que les signatures électroniques soient « clairement associées » à un enregistrement, tel qu’un son, un symbole ou un processus électronique. Il doit également y avoir une piste d’audit claire indiquant qui a signé le document et à quel moment.

Obtenez des conseils juridiques

La consultation d’un avocat avant de signer un document peut vous aider à comprendre quel type de signature est exigé. Cela n’est peut-être pas nécessaire pour chaque document que vous signez pour votre jeune entreprise, mais cela peut valoir la peine avant de signer des documents à enjeux élevés, tels que les documents juridiques et bancaires de votre entreprise.

Il est important de noter que lorsque vous demandez une signature, vous ne pouvez pas exiger de l’autre partie qu’elle signe électroniquement. Vous pouvez toujours envoyer des documents et des contrats par voie électronique en toute sécurité, mais l’autre partie peut choisir de les imprimer et d’y apposer une signature manuscrite.

Questions à se poser avant de signer un document à la main : liste de vérification rapide

Voici une liste de vérification simple à passer en revue avant d’utiliser une signature manuscrite pour signer des documents :

• La contrepartie ou l’organisme a-t-il explicitement indiqué qu’une signature manuscrite était requise? Dans la négative, une signature électronique peut-elle être utilisée à la place?

• Un notaire est-il requis? Si oui, l’acte notarié électronique est-il une option? Ou cela doit-il être fait en personne?

• Le document sera-t-il déposé auprès d’un bureau gouvernemental local? Si oui, quelles sont ses exigences en matière de signature?

• Le document traverse-t-il des frontières municipales, provinciales ou territoriales, ou des juridictions? Si oui, y a-t-il des règles de signature particulières?

• Le document sera-t-il utilisé dans un autre pays? Si oui, serait-il avantageux de consulter un avocat pour s’assurer que tout est fait correctement?

Le fait de préciser d’emblée si le document requiert une signature manuscrite pourrait vous faire gagner du temps et de l’argent. Le fait d’attendre que des documents soient envoyés par la poste ou de devoir prévoir du temps pour signer des documents en personne vous retarde dans la conduite de vos affaires; il vaut donc la peine de connaître la réponse à l’avance.

Après avoir signé un document avec une signature manuscrite, vous pourriez ne pas conserver la copie originale. Pensez à faire plusieurs copies du document pour les conserver dans vos dossiers. Vous voudrez également noter la date et le mode de livraison (c.-à-d. par la poste, par service de messagerie ou en personne). Vous pourriez avoir besoin de ces informations plus tard en cas de litige.

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FAQ sur les signatures manuscrites