Embora todas as empresas assinem documentos e formulários, as startups tendem a lidar com um alto volume de papelada complexa e especializada, incluindo documentos jurídicos, financeiros e de propriedade intelectual (PI). As regras de assinatura (por exemplo, em qual formato uma assinatura deve estar) podem variar entre esses documentos.

Se a sua startup estiver firmando um contrato ou outro acordo legalmente vinculativo, é importante saber como as partes devem assinar. Uma assinatura a tinta é feita pessoalmente com papel e tinta. Uma assinatura eletrônica (e-signature) pode ter o mesmo propósito, mas nem sempre é uma opção.

Abaixo, exploraremos como uma assinatura a tinta, especificamente, funciona, quando ela é necessária e como determinar qual tipo de assinatura você precisa em um documento para evitar que ele seja rejeitado ou considerado inválido.

Principais conclusões

• Uma assinatura a tinta é feita à mão usando caneta e papel. O fato de usar tinta é o motivo pelo qual é chamada de assinatura a tinta.

• Algumas situações podem exigir que um fundador de startup use uma assinatura a tinta. Exemplos incluem o envio de formulários para agências estaduais específicas, o preenchimento de documentos de empréstimo e a realização de negócios com uma contraparte que usa processos baseados em papel.

• Quando você solicita uma assinatura, não pode exigir que a outra parte assine eletronicamente. Se você enviar um documento eletronicamente, a pessoa ainda poderá imprimi-lo e assiná-lo fisicamente.

O que é uma assinatura a tinta?

Uma assinatura a tinta é um tipo de assinatura legalmente vinculativa usada para assinar documentos de papel manualmente. O termo "a tinta" refere-se à tinta da caneta usada para assinar. Uma assinatura a tinta deve ser feita pessoalmente. Em contraste, as assinaturas eletrônicas costumam ser adicionadas aos documentos remotamente usando software seguro.

Se você for fornecer uma assinatura a tinta, precisará assinar uma cópia impressa do documento. Pode ser necessário recebê-la por correio ou transportadora, imprimi-la ou receber o documento fisicamente em pessoa para assinar. As assinaturas eletrônicas costumam ser mais convenientes para assinar a papelada, especialmente se você estiver fazendo negócios remotamente, porque não exigem entrega física. O Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e o Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act tornam legal a assinatura eletrônica de muitos tipos de documentos comerciais. No entanto, as assinaturas eletrônicas podem não ser legalmente vinculativas em todas as situações. Enquanto isso, as assinaturas a tinta são legais para uso em todos os tipos de documentos nos EUA.

Quando uma assinatura a tinta ainda é necessária?

Geralmente, uma assinatura a tinta ainda deve ser usada nas seguintes situações.

• Documentos que exigem reconhecimento de firma: quando um documento precisa de reconhecimento de firma, você geralmente precisa assiná-lo fisicamente na presença de um tabelião. Embora alguns documentos possam ter firma reconhecida eletronicamente, outros têm regras mais rígidas. Por exemplo, se você tiver um veículo para sua empresa e estiver transferindo o título, seu estado pode exigir uma assinatura a tinta e um tabelião público presencial.
  
• Petições judiciais específicas: de acordo com a lei dos EUA, uma assinatura a tinta deve ser usada em documentos oficiais do tribunal, ordens judiciais e notificações judiciais; assinaturas eletrônicas são inválidas. Alguns tribunais de falências dos EUA, por exemplo, exigem que determinados documentos sejam assinados com tinta. Os tribunais de sucessões também costumam exigir a cópia original assinada de um testamento para iniciar o processo de inventário.
  
• Algumas transações imobiliárias: documentos imobiliários, como escrituras de propriedade e hipotecas, que devem ser registrados no condado, exigem uma assinatura a tinta.
  
• Certos acordos internacionais: assinaturas a tinta ainda podem ser necessárias para assinar a papelada quando você faz negócios em países que não adotaram padrões de assinatura eletrônica.
  
• Envio de formulários para agências estaduais específicas: por exemplo, se a sua empresa vende álcool, pode ser necessário fornecer declarações juramentadas e com firma reconhecida com assinaturas a tinta.
  
• Certos documentos de empréstimo: é provável que uma assinatura a tinta seja exigida se você estiver garantindo um empréstimo comercial e realizando um fechamento presencial ou híbrido.
  
• Fazer negócios com uma contraparte com processos baseados em papel: se a sua empresa estiver participando de uma licitação para um contrato governamental, pode ser necessário fornecer uma garantia de licitação com firma reconhecida com uma assinatura a tinta.
  

Como saber qual tipo de assinatura é necessário?

Estas dicas podem ajudar você a entender qual tipo de assinatura é necessário ao assinar documentos e ajudar a evitar possíveis problemas jurídicos ou atrasos nos negócios.

Revise as instruções de assinatura

Leia as instruções no documento ou formulário que você foi solicitado a assinar, pois elas podem variar, e quaisquer erros na assinatura podem invalidar o documento ou fazer com que ele seja rejeitado. Por exemplo, de acordo com o UETA, as assinaturas eletrônicas são consideradas legalmente válidas apenas se houver evidência de uma intenção clara de assinar (por exemplo, digitando seu nome em um campo) e consentimento para assinar, geralmente marcando uma caixa digital ao lado de um texto que diz: "Concordo".

Pergunte à parte solicitante quais assinaturas são opções

Se você não tiver certeza sobre qual tipo de assinatura é necessário, pergunte à parte solicitante e confirme se todas as leis para o uso de assinaturas eletrônicas estão sendo devidamente seguidas. Caso contrário, os documentos executados podem não ser válidos. A lei dos EUA, por exemplo, exige que as assinaturas eletrônicas estejam "claramente associadas" a um registro, como um som, símbolo ou processo eletrônico. Também deve haver uma trilha de auditoria clara que mostre quem assinou o documento e quando.

Busque orientação jurídica

Consultar um advogado antes de assinar um documento pode ajudar você a entender qual tipo de assinatura é necessário. Isso pode não ser necessário para todos os documentos que você assina para a sua startup, mas pode valer a pena antes de assinar papeladas de alto risco, como os documentos jurídicos e bancários da sua empresa.

É importante observar que, ao solicitar uma assinatura, você não pode exigir que a outra parte assine eletronicamente. Você ainda pode enviar documentos e contratos eletronicamente com segurança, mas a outra parte pode optar por imprimi-los e assinar com uma assinatura a tinta.

O que perguntar antes de assinar algo à mão: um checklist rápido

Aqui está um checklist simples para revisar antes de usar uma assinatura a tinta para assinar documentos:

• A contraparte ou agência disse explicitamente que uma assinatura a tinta é necessária? Se não, uma assinatura eletrônica pode ser usada em vez disso?

• Um tabelião é necessário? Se sim, o reconhecimento de firma eletrônico é uma opção? Ou precisa ser feito pessoalmente?

• O documento será arquivado em um escritório do governo local? Se sim, quais são os requisitos de assinatura?

• O documento cruzará fronteiras de condados ou estados, ou jurisdições? Se sim, existem regras específicas de assinatura?

• O documento será usado em outro país? Se sim, seria benéfico consultar um advogado para garantir que tudo seja feito corretamente?

Esclarecer antecipadamente se o documento exige uma assinatura a tinta pode economizar seu tempo e dinheiro. Esperar que a papelada seja enviada por correio ou precisar agendar um horário para assinar documentos pessoalmente atrasa a realização de negócios, então vale a pena saber a resposta de antemão.

Depois de assinar um documento com uma assinatura a tinta, talvez você não consiga ficar com a cópia original. Considere fazer várias cópias do documento para armazenar em seus arquivos. Você também deve observar a data e o método de entrega (ou seja, correio, transportadora, presencialmente). Você pode precisar dessa informação mais tarde se houver alguma contestação.

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Perguntas frequentes sobre assinaturas a tinta