Sebbene tutte le attività firmino documenti e moduli, le start-up tendono a imbattersi in un volume elevato di scartoffie complesse e specializzate, tra cui documenti legali, finanziari e di proprietà intellettuale (PI). Le regole di firma (ad esempio, il formato in cui deve essere apposta una firma) possono variare da un documento all'altro.

Se la tua start-up sta stipulando un contratto o un altro accordo vincolante a livello legale, è importante sapere come le parti devono firmare. Una firma autografa viene apposta di persona con carta e inchiostro. Una firma elettronica (e-signature) può avere lo stesso scopo ma potrebbe non essere sempre un'opzione.

Di seguito analizzeremo nello specifico come funziona una firma autografa, quando è richiesta e come determinare di quale tipo di firma hai bisogno su un documento per evitare che venga rifiutato o considerato non valido.

Punti salienti

• Una firma autografa viene apposta a mano usando carta e penna. Il fatto che utilizzi l'inchiostro è il motivo per cui in inglese viene chiamata "wet signature" (letteralmente firma bagnata).

• Alcune situazioni potrebbero richiedere a un fondatore di start-up l'uso di una firma autografa. Alcuni esempi includono la presentazione di moduli a specifiche agenzie statali, la compilazione di documenti di prestito e la conduzione di attività con una controparte che utilizza procedure cartacee.

• Quando richiedi una firma, non puoi imporre all'altra parte di firmare elettronicamente. Se invii un documento per via elettronica, l'altra parte può comunque stamparlo e firmarlo fisicamente.

Che cos'è una firma autografa?

Una firma autografa è un tipo di firma vincolante a livello legale utilizzata per firmare manualmente documenti cartacei. Il termine "wet" (bagnato) fa riferimento all'inchiostro della penna utilizzata per firmare. Una firma autografa deve essere apposta di persona. Al contrario, le firme elettroniche in genere vengono aggiunte ai documenti da remoto utilizzando software sicuri.

Se devi apporre una firma autografa, dovrai firmare una copia cartacea del documento. Potresti doverla ricevere per posta o corriere, stamparla o farti consegnare fisicamente il documento di persona per firmarlo. Le firme elettroniche sono spesso più convenienti per firmare scartoffie, specialmente se gestisci l'attività da remoto, perché non richiedono la consegna fisica. Lo Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e l'Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act rendono legale la firma elettronica di molti tipi di documenti aziendali. Ma le firme elettroniche potrebbero non essere vincolanti a livello legale in tutte le situazioni. Le firme autografe, invece, possono essere legalmente utilizzate su tutti i tipi di documenti negli Stati Uniti.

Quando è ancora richiesta una firma autografa?

In genere, una firma autografa deve ancora essere utilizzata nelle seguenti situazioni.

• Documenti che richiedono l'autenticazione notarile: quando un documento deve essere autenticato da un notaio, di solito è necessario firmarlo fisicamente in sua presenza. Sebbene alcuni documenti possano essere autenticati elettronicamente, per altri esistono regole più severe. Ad esempio, se possiedi un veicolo per la tua attività e ne stai trasferendo la proprietà, il tuo stato potrebbe richiedere una firma autografa e un notaio in presenza.
  
• Presentazioni specifiche in tribunale: secondo la legge degli Stati Uniti, è necessario utilizzare una firma autografa su documenti ufficiali, ordinanze e avvisi del tribunale; le firme elettroniche non sono valide. Alcuni tribunali fallimentari degli Stati Uniti, ad esempio, richiedono che determinati documenti siano firmati a inchiostro. Anche i tribunali per le successioni in genere richiedono la copia originale firmata di un testamento per avviare la procedura di successione.
  
• Alcune transazioni immobiliari: i documenti immobiliari come gli atti di proprietà e le ipoteche, che devono essere registrati presso la contea, richiedono una firma autografa.
  
• Determinati accordi internazionali: le firme autografe potrebbero essere ancora necessarie per firmare scartoffie quando svolgi la tua attività in Paesi che non hanno adottato gli standard della firma elettronica.
  
• Presentazione di moduli a specifiche agenzie statali: ad esempio, se la tua attività vende alcolici, potresti dover fornire dichiarazioni giurate e autenticate con firme autografe.
  
• Determinati documenti di prestito: è probabile che venga richiesta una firma autografa se stai garantendo un prestito aziendale e conducendo una chiusura di persona o ibrida.
  
• Conduzione di attività con una controparte che utilizza procedure cartacee: se la tua azienda partecipa a una gara d'appalto per un contratto governativo, potresti dover fornire una garanzia di offerta autenticata con una firma autografa.
  

Come capire di quale tipo di firma hai bisogno?

Questi suggerimenti possono aiutarti a capire quale tipo di firma è necessario quando firmi dei documenti e a prevenire potenziali problemi legali o ritardi nell'attività.

Esamina le istruzioni per la firma

Leggi le indicazioni sul documento o sul modulo che ti è stato chiesto di firmare, in quanto possono variare, e qualsiasi errore nella firma può rendere il documento non valido o causarne il rifiuto. Ad esempio, ai sensi dell'UETA, le firme elettroniche sono considerate legalmente valide solo se c'è prova di un chiaro intento di firmare (ad es. digitando il tuo nome in un campo) e del consenso a firmare, di solito spuntando una casella digitale accanto a un testo che recita: "Accetto".

Chiedi alla parte richiedente quali firme sono opzioni disponibili

Se non hai la certezza del tipo di firma necessario, chiedilo alla parte richiedente e conferma che tutte le leggi per l'utilizzo delle firme elettroniche vengano rispettate in modo adeguato. In caso contrario, i documenti stipulati potrebbero non essere validi. La legge degli Stati Uniti, ad esempio, richiede che le firme elettroniche siano "chiaramente associate" a un record, come un suono, un simbolo o una procedura elettronica. Deve inoltre esserci una traccia chiara e verificabile che mostri chi ha firmato il documento e quando.

Richiedi una consulenza legale

Consultare un avvocato prima di firmare un documento può aiutarti a capire quale tipo di firma sia necessario. Questo potrebbe non essere indispensabile per ogni documento che firmi per la tua start-up, ma potrebbe valerne la pena prima di firmare pratiche ad alto rischio, come i documenti bancari e legali della tua attività.

È importante notare che quando richiedi una firma, non puoi imporre all'altra parte di firmare in modo elettronico. Puoi comunque inviare documenti e contratti elettronicamente in modo sicuro, ma l'altra parte può scegliere di stamparli e firmarli con una firma autografa.

Cosa chiedere prima di firmare qualcosa a mano: una rapida checklist

Ecco una semplice checklist da esaminare prima di utilizzare una firma autografa per firmare documenti:

• La controparte o l'agenzia ha esplicitamente affermato che è richiesta una firma autografa? In caso contrario, è possibile utilizzare invece una firma elettronica?

• È necessario un notaio? In tal caso, l'autenticazione elettronica è un'opzione disponibile? O deve essere effettuata di persona?

• Il documento verrà depositato presso un ufficio governativo locale? In tal caso, quali sono i requisiti di firma?

• Il documento attraversa i confini della contea, dello stato o della giurisdizione? In tal caso, esistono regole di firma specifiche?

• Il documento verrà utilizzato in un altro Paese? In tal caso, sarebbe utile consultare un avvocato per garantire che tutto sia fatto in modo corretto?

Chiarire fin dall'inizio se il documento richiede una firma autografa potrebbe farti risparmiare tempo e denaro. L'attesa dell'invio delle scartoffie per posta o la necessità di programmare del tempo per firmare i documenti di persona ritarda la conduzione dell'attività, per cui vale la pena conoscere la risposta in anticipo.

Dopo aver firmato un documento con una firma autografa, potresti non poterne conservare la copia originale. Considera la possibilità di fare diverse copie del documento da conservare nei tuoi archivi. Inoltre, ti converrà annotare la data e il metodo di consegna (ad es. posta, corriere, di persona). Potresti aver bisogno di tali informazioni in seguito in caso di controversie.

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Domande frequenti sulle firme autografe