人工知能 (AI) ツールは、調達チームがデータを処理し、サプライヤーとやり取りし、意思決定を行う方法を変革しています。AI は単なるトレンドではなく、絶え間なく変化する市場で競争力を維持するための重要な手段を提供します。中小企業 (SME) も大企業も、調達プロセスで AI を活用することでメリットを得られます。この記事では、メリット、機能、実装、ユースケースなど、調達における AI の原則を探ります。

この記事でわかること

• AI 調達とは、人工知能 (AI) テクノロジーを使用して、調達チームの日常業務を円滑にすることを意味します。AI は、コンテンツを生成し、データを分析し、定義されたプロセスを自動化し、ビジネスの管理とレビューの対象となるタスクでユーザーを支援できます。
  
• AI 調達は、企業がサプライヤーを検索し、提案依頼書 (RFP) を作成し、請求書の処理を自動化し、調達需要、リスク、費用のより正確な予測を提供するのに役立ちます。
  
• AI の潜在的なメリットには、大幅な時間の節約、コスト削減、エラーの減少、より正確な予測、信頼性の高いデータを使用した調達管理などがあります。
  
• 最良の結果を得るには、基盤となるデータセットにエラーがないこと、AI ツールが企業の既存のツールと互換性があることが必要です。チームをトレーニングし、AI ツールのパフォーマンスを継続的に評価することが重要です。
  

AI 調達とは何か？

AI 調達とは、人工知能を調達に統合して、サプライヤーの調査、ドキュメントの分析、予測、コスト管理などのタスクを支援することを指します。AI は、調達マネージャーが業務をより効率的に行えるように支援すると同時に、戦略に情報を提供するためのより正確な予測と分析を提供します。

現在主に使用されているテクノロジーは、ジェネレーティブ AI、機械学習 (ML)、ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA)、自然言語処理 (NLP)、そして最近ではエージェンティック AI です。Amazon ビジネスの調査によると、フランスの調達チームの98%が AI テクノロジーへの投資に関心を持っています。

AI にできること

最も一般的なのは、AI がコンテンツを生成し、大量のデータを分析し、反復的なタスクを自動化し、ドキュメントから重要なデータを抽出し、企業によって承認および検証された定義済みのタスクを支援できることです。

ジェネレーティブ AI は、テキストから画像、動画まで、コンテンツの作成によく使用されます。企業がサプライヤーへの明確なメッセージを作成するのに役立ち、両者間のコミュニケーションを向上させることができます。機械学習は大量のデータを分析し、パターンを検出し、その情報を使用して予測を行うことができます。

RPA は反復的なタスクを迅速に実行できます。注文処理やデータ入力を高速化でき、手作業による介入なしで注文フォームに入力できます。

NLP は、人間が書いたコンテンツを機械が読み取るのに役立ちます。契約の重要な条件や条項など、重要なデータを抽出し、ユーザーのために情報を要約できます。

最後に、エージェンティック AI は、定義された制限と提供された指示の範囲内で、ユーザーに代わって半自律的にやり取りできます。調達において、AI エージェントは、発注書 (PO)の作成、サプライヤーレコードの更新、潜在的な在庫不足の特定、人間のレビューと承認のための更新ワークフローの準備などのタスクを支援できます。

調達で AI はどのように使われているか？

AI は主に、調達プロセスをより俊敏かつ効率的で競争力のあるものにするために使用されます。調達マネージャーが適切なサプライヤーを選択し、契約を作成および分析し、需要とリスクの予測を改善し、コストを削減するのに役立ちます。

サプライヤーの選定

AI は、すべての基準 (価格、製品、生産能力、認証、評判など) を確認し、パートナー候補のリストを生成することで、サプライヤーの選定と事前審査を支援します。これにより、マネージャーは時間のかかる手作業による検索を行う必要がなくなります。

コンテンツの作成と重要ドキュメントの分析

AI を使用すると、企業はメール、提案依頼書 (RFP)、発注書 (PO)、および契約条項をより簡単に作成できます。また、企業が契約や請求書を評価し、重要な情報を抽出し、異常をユーザーに警告するのにも役立ちます。

サプライヤー関係の管理

企業はサプライヤーとの関係において AI を使用できます。請求書をPOと照合し、会計を自動化し、法的要件へのコンプライアンスを検証し、支払いをスケジュールすることで、調達プロセスをエンドツーエンドで自動化するのに役立ちます。

需要の予測

AI は、購入履歴、経済環境、天候、地政学的イベント、季節性を分析し、有用な推奨事項や予測を生成するのに役立ちます。企業はこれらの詳細なレポートを使用して、現在および将来のニーズをより適切に予測し、潜在的な変化に対処し、在庫レベルを最適化できます。

サプライヤーリスクの分析

サプライチェーンに影響を与える可能性のある要因を調べることで、サプライヤーの品質と信頼性をリアルタイムで評価するために AI を使用できます。また、遅延の予測にも役立ち、企業は調達戦略を転換して、不足や経済的損失を未然に防ぐことができます。

コストの管理

AI ツールは、企業の流動性をより明確に把握するのに役立ちます。経費を分析し、企業がデータに基づいて戦略的な意思決定を行うのを支援します。

AI 調達のメリットとは？

調達プロセスに AI を導入することで、業務効率の向上が見込まれます。AI により、具体的に以下のようなメリットがもたらされます。

• 大幅な時間の節約: AI が煩雑な手作業を代行することで、調達チームはより重要なプロジェクトに集中できるようになります。
  
• エラーとコストの削減: AI が重複や異常を迅速に検出し、不要な支出をユーザーに警告します。
  
• 情報に基づく意思決定: AI による分析は、サプライヤーの選定、コスト削減、より有利な契約交渉に役立ちます。
  
• ビジネス拡大の機会: AI を活用することで、効率や品質を損なうことなくビジネスを拡大できます。
  
• リスクの軽減: AI により精度の高い予測が可能になることで、回復力が向上し、予期せぬ事態にも対応しやすくなります。
  

デメリットは何か？

利点があるにもかかわらず、AI は絶対確実というわけではありません。特にデータベースが不正確であったり、予期しない結果を生成したりした場合など、常に間違いを犯す可能性があります。したがって、AI ツールを綿密に監視することが重要です。チームは品質の問題を見つけて修正できる必要があります。また、法律で義務付けられているように、機密データを保護するツールを選択する必要もあります。

調達プロセスに AI を統合する方法

AI を調達プロセスに統合するには、綿密な計画が必要です。企業は具体的な目標を設定し、信頼できるデータを使用し、既存のソリューションと互換性のあるツールを選択する必要があります。従うべきベストプラクティスをいくつか示します。

• 現在のプロセスの分析: 企業が本当に必要としているものは何か？その弱点は何か？AI がプロセスのスピードと精度を向上させることができる領域を特定します。
  
• 明確で具体的な目標を設定します。
  
• 市場で入手可能なツールを確認します。価格と機能を比較します。企業には標準的なソリューションとカスタマイズされたソリューションのどちらが必要か？
  
• 企業のニーズに適合し、既存のシステムと互換性のあるツールを選択します。
  
• 基盤となるデータが信頼できるものであることを確認して準備します。AI の結果の質は、使用されるデータの質に大きく依存します。企業はまた、個人データが保護され、チームがデータ保護に関するトレーニングを受けていることを確認する必要があります。
  
• AI ツールのパフォーマンスを評価し、それに応じて戦略を調整します。
  

調達における AI に関するよくあるご質問 (FAQ)