Les outils d’intelligence artificielle (IA) transforment la manière dont les équipes d’achat traitent les données, interagissent avec leurs partenaires et prennent leurs décisions. Il ne s’agit plus d’une simple tendance, mais d’un levier stratégique pour rester compétitif dans un marché en constante évolution. Toutes les entreprises, des petites et moyennes aux grands groupes, peuvent tirer profit de l’IA dans leurs processus d’achat. Dans cet article, nous abordons le principe de l’IA dans les achats, en passant en revue ses avantages, ses capacités, sa mise en œuvre et ses cas d’usage dans l’approvisionnement.

L’essentiel à retenir

• L’IA dans les achats consiste à adopter des technologies d’intelligence artificielle pour faciliter le quotidien des équipes d’achat. L’IA est capable de générer du contenu, d’analyser des données, d’automatiser des processus définis et d’aider à la réalisation des tâches approuvées par l’entreprise.
  
• Dans le cadre des achats, l’IA peut vous aider à rechercher des fournisseurs, à rédiger des appels d’offres, à automatiser le traitement des factures, et à mieux anticiper la demande, les risques et les coûts liés aux achats.
  
• Parmi les nombreux avantages de l’IA, on compte un gain de temps substantiel, une réduction des coûts et des erreurs, une meilleure prévisibilité et un pilotage des achats basé sur des données fiables.
  
• Pour obtenir de bons résultats, il faut s’assurer que vos données de départ ne contiennent pas d’erreurs et que vos outils s’intègrent facilement à vos solutions actuelles. Il est également essentiel de former vos équipes et d’évaluer la performance des outils en continu.
  

Qu’est-ce que l’IA dans les achats ?

L’IA dans l’approvisionnement correspond à l’intégration de l’intelligence artificielle à la fonction d’achat pour faciliter la recherche de fournisseurs, l’analyse de documents, la prévision de la demande et la gestion des coûts. Elle peut augmenter l’efficacité opérationnelle des responsables de l’approvisionnement, tout en leur fournissant des analyses et des prédictions précises qui peuvent informer leur stratégie.

Actuellement, les principales technologies utilisées sont l’IA générative, le machine learning (ML ou apprentissage automatique en français), l’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation ou RPA en anglais), le traitement automatique des langues (Natural Language Processing ou NLP) et plus récemment, l’IA agentique. Selon une étude menée par Amazon Business, 98 % des équipes d’achat en France s’intéressent à investir dans l’IA.

Que peut-elle faire ?

De manière générale, l’IA peut générer du contenu, analyser des volumes importants de données, automatiser des tâches répétitives, extraire des données importantes au sein des documents et contribuer à la réalisation de missions précises validées par l’entreprise.

L’IA générative est souvent utilisée pour créer du contenu, que ce soit du texte, des images ou des vidéos. Elle peut aider les entreprises à rédiger des messages clairs aux fournisseurs, ce qui peut améliorer la communication entre les deux parties. Le ML, quant à lui, est capable d’exploiter une multitude de données, de détecter des schémas et d’établir des prévisions sur la base de ces informations.

L’automatisation des processus (RPA) est capable d’exécuter rapidement des tâches répétitives. La RPA peut accélérer le traitement des commandes et la saisie des données, ou remplir une demande d’achat, le tout sans intervention manuelle.

Le traitement du langage naturel (NLP) peut aider les machines à interpréter des contenus rédigés par les humains. Il peut extraire les données importantes (telles que les clauses et les conditions clés d’un contrat) et résumer les informations pour les utilisateurs.

Enfin, l’IA agentique est capable d’agir de façon semi-autonome pour le compte d’une personne, selon des limites définies et les instructions qui lui sont données. Dans le cadre de l’approvisionnement, les agents peuvent aider les utilisateurs à rédiger un bon de commande, mettre à jour une fiche fournisseur, détecter un risque de rupture de stock et préparer le circuit de renouvellement des contrats pour validation par le responsable.

Comment l’IA est-elle utilisée dans les achats ?

L’IA est principalement utilisée pour rendre la fonction d’achat plus agile, efficace et compétitive. Elle peut aider les responsables de l’approvisionnement à choisir de bons fournisseurs, à générer et à analyser des documents contractuels, à mieux anticiper la demande ainsi que les risques, et à optimiser les coûts.

Sourcing de fournisseurs

L’IA peut faciliter le sourcing et la pré-qualification des fournisseurs. En croisant les critères (tarifs, offres, capacités de production, certifications et réputation), elle peut proposer une sélection de partenaires potentiels, ce qui vous évite de longues recherches manuelles.

Rédaction de contenu et analyse de documents clés

Avec l’IA, vous pouvez générer plus facilement des e-mails, des appels d’offres, des bons de commande et des clauses contractuelles. Elle peut également vous aider à évaluer des contrats ou des factures, d’en extraire les informations clés et vous signaler d’éventuelles anomalies.

Gestion de la relation fournisseur

L’IA peut vous accompagner tout au long de votre relation avec vos fournisseurs. Elle est capable de rationaliser le traitement des achats de bout en bout : rapprochement automatique des factures et des bons de commande, comptabilité automatique, assurance de conformité légale et planification des paiements.

Prévision de la demande

Pour vous fournir des prédictions et des recommandations exploitables, l’IA peut analyser l’historique des achats, les conditions économiques, la météo, les événements géopolitiques et la saisonnalité. Grâce à ces rapports détaillés, vous pouvez mieux anticiper vos besoins actuels et futurs, naviguer les changements possibles et optimiser votre niveau de stock.

Analyse des risques fournisseurs

L’IA peut évaluer la fiabilité et la qualité des fournisseurs en temps réel, en prenant en compte les éléments qui pourraient impacter la chaîne d’approvisionnement. Elle peut prédire les éventuels retards, vous permettant de modifier votre stratégie d’approvisionnement pour éviter les éventuelles ruptures de stocks et pertes financières.

Maîtrise des coûts

Les outils d’IA peuvent vous offrir une meilleure visibilité sur les liquidités d’entreprise. Ils peuvent analyser vos dépenses, vous permettant de prendre des décisions stratégiques sur la base de données.

Quels sont les avantages de l’IA dans les achats ?

Les entreprises intégrant des outils d’IA dans leur fonction d’achat peuvent bénéficier de nombreux avantages, notamment en matière d’efficacité opérationnelle. Concrètement, l’IA peut offrir :

• Un gain de temps substantiel : l’IA peut prendre en charge les processus manuels fastidieux, permettant aux équipes d’achat de se consacrer à des missions plus stratégiques
  
• Une réduction des erreurs et des coûts: l’IA peut rapidement détecter les anomalies et les doublons, et identifier les dépenses inutiles
  
• Une prise de décision éclairée : les analyses fournies par l’IA peuvent vous aider à mieux choisir vos fournisseurs, à réaliser des économies et à négocier de meilleurs contrats
  
• Une grande évolutivité : l’IA peut vous permettre de passer à l’échelle sans perdre en efficacité ou en qualité
  
• Une atténuation des risques : les prévisions de l’IA peuvent être plus précises, ce qui peut améliorer la résilience de l’entreprise et sa capacité à faire face aux imprévus
  

Quels en sont les enjeux ?

Malgré ses avantages, l’IA n’est pas infaillible. Elle peut toujours faire des erreurs (surtout lorsque les données de base sont erronées) ou générer des résultats inattendus. La supervision des outils est donc impérative : les équipes doivent être en mesure de repérer et de corriger les problèmes de qualité. Il est également essentiel de choisir des outils qui garantissent la protection des données sensibles, conformément aux exigences légales.

Comment déployer l’IA dans la fonction d’achat ?

L’intégration de l’IA dans les achats nécessite une planification minutieuse. Vous devez définir des objectifs précis, vous appuyer sur des données fiables et choisir des outils compatibles avec vos solutions actuelles. Pour réussir, nous vous conseillons :

• D’analyser au préalable vos processus actuels : de quoi avez-vous réellement besoin ? Quels sont vos points faibles ? Identifiez les domaines où l’IA pourrait améliorer la rapidité et la précision de vos processus
  
• De définir vos objectifs spécifiques
  
• De passer en revue les outils disponibles sur le marché, en tenant compte des tarifs et des fonctionnalités proposées. Avez-vous besoin d’une solution standard ou sur mesure ?
  
• D’opter pour des outils adaptés à votre situation, qui s’intègrent facilement à votre système d’achat existant
  
• De préparer la mise en œuvre des outils en vous assurant que les données qu’ils exploiteront soient fiables (en effet, les résultats fournis par l’IA dépendent généralement de la qualité des données sur lesquelles ils reposent). Il faut également assurer la protection des données personnelles et former vos équipes
  
• D’évaluer la performance des outils et d’ajuster votre stratégie d’IA en fonction de ces informations
  

FAQ sur l’IA dans les achats