As ferramentas de Inteligência Artificial (IA) estão transformando a forma como as equipes de compras lidam com dados, interagem com fornecedores e tomam decisões. Mais do que apenas uma tendência, a IA agora oferece uma vantagem importante para manter a competitividade em um mercado em constante mudança. Pequenas e médias empresas (PMEs) e grandes empresas podem se beneficiar do uso da IA no processo de compras. Neste artigo, exploraremos os princípios da IA em compras, incluindo benefícios, capacidades, implementação e casos de uso.

Principais conclusões

• Compras com IA significam o uso de tecnologias de inteligência artificial (IA) para facilitar as tarefas diárias de uma equipe de compras. A IA pode gerar conteúdo, analisar dados, automatizar processos definidos e ajudar os usuários com tarefas que permanecem sujeitas aos controles e à análise da empresa.
  
• As compras com IA podem ajudar as empresas a buscar fornecedores, elaborar solicitações de propostas (RFPs), automatizar o processamento de faturas e fornecer previsões melhores sobre demanda, riscos e despesas de compras.
  
• Alguns dos benefícios potenciais da IA incluem economia de tempo substancial, custos mais baixos, menos erros, previsões mais precisas e gestão de compras com o uso de dados confiáveis.
  
• Para obter os melhores resultados, o conjunto de dados subjacente não deve conter erros e as ferramentas de IA devem ser compatíveis com as ferramentas atuais da empresa. É importante treinar as equipes e avaliar continuamente o desempenho das ferramentas de IA.
  

O que são compras com IA?

As compras com IA referem-se à integração da inteligência artificial nas compras para ajudar com tarefas como pesquisa de fornecedores, análise de documentos, previsão e gestão de custos. A IA pode ajudar os gerentes de compras a realizar operações de forma mais eficiente, ao mesmo tempo que fornece previsões e análises mais precisas para informar a estratégia.

Atualmente, as principais tecnologias usadas são IA generativa, machine learning (ML), automação robótica de processos (RPA), processamento de linguagem natural (PNL) e, mais recentemente, IA agêntica. De acordo com um estudo da Amazon Business, 98% das equipes de compras na França estão interessadas em investir em tecnologias de IA.

O que a IA pode fazer?

Mais comumente, a IA pode gerar conteúdo, analisar grandes volumes de dados, automatizar tarefas repetitivas, extrair dados importantes de documentos e ajudar com tarefas definidas, aprovadas e validadas pela empresa.

A IA generativa costuma ser usada para criar conteúdo, desde texto até imagens e vídeos. Ela pode ajudar as empresas a elaborar mensagens claras aos fornecedores, o que pode melhorar a comunicação entre as duas partes. O machine learning pode analisar grandes volumes de dados, detectar padrões e usar as informações para fazer previsões.

A RPA (automação robótica de processos) pode executar tarefas repetitivas com rapidez. Ela pode acelerar o processamento de pedidos e a inserção de dados, e pode preencher formulários de pedidos sem intervenção manual.

O PNL (processamento de linguagem natural) pode ajudar as máquinas a ler conteúdo escrito por humanos. Ele pode extrair dados importantes, como condições e cláusulas essenciais em um contrato, e resumir informações para os usuários.

Por fim, a IA agêntica pode interagir de forma semiautônoma em nome de um usuário, dentro de limites e instruções definidos. Nas compras, os agentes de IA podem ajudar com tarefas como redigir pedidos de compra (POs), atualizar os registros de fornecedores, identificar possíveis faltas de estoque e preparar fluxos de trabalho de renovação para revisão e aprovação humana.

Como a IA é usada em compras?

A IA é usada principalmente para tornar o processo de compras mais ágil, eficiente e competitivo. Ela pode ajudar os gerentes de compras a escolher os fornecedores certos, gerar e analisar contratos, melhorar as previsões de demanda e risco, além de reduzir custos.

Sourcing de fornecedores

A IA pode ajudar a buscar e pré-qualificar fornecedores, analisando todos os critérios (por exemplo, preços, produtos, capacidades de produção, certificações, reputação) e gerando uma lista de parceiros em potencial. Isso poupa os gerentes de realizar longas pesquisas manuais.

Criação de conteúdo e análise de documentos importantes

Com a IA, as empresas podem escrever e-mails, solicitações de propostas (RFPs), pedidos de compra e cláusulas de contrato com mais facilidade. Ela também pode ajudar as empresas a avaliar contratos e faturas, extrair informações importantes e alertar os usuários sobre anomalias.

Gestão do relacionamento com fornecedores

As empresas podem usar a IA nos relacionamentos com seus fornecedores. Ela pode ajudar a automatizar os processos de compras de ponta a ponta, verificando faturas em relação a pedidos de compra, automatizando a contabilidade, verificando a conformidade com requisitos legais e agendando pagamentos.

Previsão de demanda

A IA pode ajudar a analisar históricos de compras, ambientes econômicos, clima, eventos geopolíticos e sazonalidade para gerar recomendações e previsões utilizáveis. As empresas podem usar esses relatórios detalhados para prever melhor as necessidades atuais e futuras, lidar com possíveis mudanças e otimizar os níveis de estoque.

Análise de risco do fornecedor

A IA pode ser usada para avaliar a qualidade e a confiabilidade dos fornecedores em tempo real, analisando fatores que poderiam impactar a cadeia de suprimentos. Ela também pode ajudar a prever atrasos, permitindo que as empresas ajustem suas estratégias de compras e, potencialmente, evitem faltas e perdas financeiras.

Controle de custos

As ferramentas de IA podem oferecer melhor visibilidade da liquidez da empresa. Elas podem analisar as despesas, ajudando a empresa a tomar decisões estratégicas com base nos dados.

Quais são os benefícios do procurement com IA?

As empresas que integram a IA ao processo de procurement podem observar um aumento na eficiência operacional. Veja o que a IA pode oferecer em termos concretos:

• Economia de tempo substancial: a IA pode assumir processos manuais tediosos, permitindo que as equipes de procurement se concentrem em projetos mais importantes.
  
• Menos erros e custos menores: a IA pode detectar duplicações e anomalias rapidamente e alertar os usuários sobre despesas desnecessárias.
  
• Tomada de decisões informadas: as análises de IA podem ajudar as empresas a escolher fornecedores, economizar dinheiro e negociar contratos melhores.
  
• Oportunidades de crescimento: a IA pode permitir que as empresas possam crescer sem sacrificar a eficiência ou a qualidade.
  
• Riscos reduzidos: a IA pode fornecer previsões mais precisas, o que pode ajudar uma empresa a melhorar sua resiliência e capacidade de superar imprevistos.
  

Quais são as desvantagens?

Apesar de suas vantagens, a IA não é infalível. Ela sempre pode cometer erros, especialmente quando os bancos de dados não são precisos ou geram resultados inesperados. Portanto, é importante monitorar as ferramentas de IA com atenção. As equipes devem ser capazes de detectar e corrigir problemas de qualidade. Também é necessário escolher ferramentas que protejam os dados sensíveis, conforme exigido por lei.

Como integrar a IA no processo de compras

A integração da IA no processo de compras exige um planejamento cuidadoso. As empresas devem definir objetivos específicos, usar dados confiáveis e escolher ferramentas compatíveis com as soluções existentes. Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas:

• Analise os processos atuais: do que a empresa realmente precisa? Quais são os seus pontos fracos? Identifique áreas onde a IA pode melhorar a velocidade e a precisão do processo.
  
• Defina metas claras e específicas.
  
• Revise as ferramentas disponíveis no mercado. Compare seus preços e funcionalidades. A empresa precisa de uma solução padrão ou personalizada?
  
• Escolha ferramentas que atendam às necessidades da empresa e que sejam compatíveis com seus sistemas atuais.
  
• Prepare-se garantindo que os dados subjacentes sejam confiáveis. A qualidade dos resultados de IA depende muito da qualidade dos dados usados. As empresas também devem garantir a proteção de dados pessoais e o treinamento das equipes sobre a proteção de dados.
  
• Avalie o desempenho das ferramentas de IA e ajuste as estratégias de acordo com o desempenho.
  

Perguntas frequentes sobre IA em compras