เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ (AI) กำลังพลิกโฉมวิธีที่ทีมจัดซื้อใช้จัดการข้อมูล โต้ตอบกับซัพพลายเออร์ และตัดสินใจ ในปัจจุบัน AI เป็นมากกว่ากระแส โดยเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยในการรักษาความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทั้งธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) รวมถึงธุรกิจขนาดใหญ่ล้วนได้ประโยชน์จากการใช้ AI ในกระบวนการจัดซื้อ ในบทความนี้ เราจะศึกษาหลักการของ AI ในการจัดซื้อ รวมถึงประโยชน์ ความสามารถ การนำไปใช้ และกรณีการใช้งาน

ประเด็นสำคัญ

• การจัดซื้อด้วย AI หมายถึงการใช้เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่ออำนวยความสะดวกในงานประจำวันของทีมจัดซื้อ AI สามารถสร้างเนื้อหา วิเคราะห์ข้อมูล ทำให้กระบวนการที่กำหนดเป็นไปโดยอัตโนมัติ และช่วยเหลือผู้ใช้ในงานที่ยังคงอยู่ภายใต้การควบคุมและตรวจสอบของธุรกิจ
  
• การจัดซื้อด้วย AI ช่วยให้ธุรกิจสามารถค้นหาซัพพลายเออร์ ร่างคำขอข้อเสนอ (RFP) ทำให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ตลอดจนให้การคาดการณ์ความต้องการ ความเสี่ยง และค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อที่แม่นยำยิ่งขึ้น
  
• ประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นบางส่วนของ AI ได้แก่ การประหยัดเวลาอย่างมาก ต้นทุนที่ลดลง ข้อผิดพลาดที่น้อยลง การคาดการณ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น และการจัดการการจัดซื้อโดยใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้
  
• เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ชุดข้อมูลพื้นฐานต้องไม่มีข้อผิดพลาด และเครื่องมือ AI ต้องเข้ากันได้กับเครื่องมือที่มีอยู่ของธุรกิจ การฝึกอบรมทีมและการประเมินประสิทธิภาพเครื่องมือ AI อย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญ
  

การจัดซื้อด้วย AI คืออะไร

การจัดซื้อด้วย AI หมายถึงการผสานการทำงานของปัญญาประดิษฐ์เข้ากับการจัดซื้อ เพื่อช่วยเหลืองานต่างๆ เช่น การค้นหาซัพพลายเออร์ การวิเคราะห์เอกสาร การคาดการณ์ และการจัดการค่าใช้จ่าย AI จะช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะเดียวกันก็ให้การคาดการณ์และการวิเคราะห์ที่แม่นยำยิ่งขึ้นเพื่อประกอบการจัดทำกลยุทธ์

ในปัจจุบัน เทคโนโลยีหลักที่ใช้คือ Generative AI, แมชชีนเลิร์นนิง (ML), การทำงานของกระบวนการด้วยหุ่นยนต์อัตโนมัติ (RPA), การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และล่าสุดคือ Agentic AI จากการศึกษาของ Amazon Business พบว่าทีมจัดซื้อในฝรั่งเศส 98% สนใจที่จะลงทุนในเทคโนโลยี AI

AI ทำอะไรได้บ้าง

โดยส่วนใหญ่แล้ว AI สามารถสร้างเนื้อหา วิเคราะห์ข้อมูลปริมาณมาก ทำให้งานที่ซ้ำซากจำเจเป็นไปโดยอัตโนมัติ ดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสาร และช่วยเหลืองานที่กำหนดไว้ซึ่งได้รับการอนุมัติและตรวจสอบโดยธุรกิจ

Generative AI มักนำมาใช้สร้างเนื้อหาตั้งแต่ข้อความไปจนถึงรูปภาพและวิดีโอ ซึ่งสามารถช่วยให้ธุรกิจร่างข้อความที่ชัดเจนถึงซัพพลายเออร์เพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่าง 2 ฝ่าย ส่วนแมชชีนเลิร์นนิงสามารถวิเคราะห์ข้อมูลปริมาณมาก ตรวจจับรูปแบบ และใช้ข้อมูลเพื่อการคาดการณ์

RPA สามารถทำงานซ้ำซากจำเจได้อย่างรวดเร็ว โดยจะช่วยเร่งการประมวลผลคำสั่งซื้อและการป้อนข้อมูล ทั้งยังสามารถกรอกแบบฟอร์มคำสั่งซื้อได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง

NLP สามารถช่วยให้เครื่องจักรอ่านเนื้อหาที่เขียนโดยมนุษย์ได้ โดยจะดึงข้อมูลสำคัญ เช่น เงื่อนไขหลักๆ และข้อกำหนดในสัญญา แล้วสรุปข้อมูลให้กับผู้ใช้

ท้ายที่สุดคือ Agentic AI สามารถโต้ตอบในนามของผู้ใช้ได้กึ่งอัตโนมัติภายในขอบเขตที่กำหนดและคำแนะนำที่ให้ไว้ ในการจัดซื้อนั้น เอเจนต์ AI สามารถช่วยเหลืองานต่างๆ เช่น ร่างใบสั่งซื้อ (PO) อัปเดตบันทึกซัพพลายเออร์ ระบุปัญหาการขาดแคลนสินค้าคงคลังที่อาจเกิดขึ้น และเตรียมขั้นตอนการต่ออายุเพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบและอนุมัติ

มีการนำ AI ไปใช้ในกระบวนการจัดซื้ออย่างไรบ้าง

AI มักนำไปใช้เพื่อทำให้กระบวนการจัดซื้อมีความคล่องตัว มีประสิทธิภาพ และแข่งขันได้มากยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อในการเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม สร้างและวิเคราะห์สัญญา ปรับปรุงการคาดการณ์ความต้องการและความเสี่ยง ตลอดจนลดค่าใช้จ่าย

การจัดหาซัพพลายเออร์

AI ช่วยจัดหาและคัดกรองซัพพลายเออร์เบื้องต้นได้โดยพิจารณาจากเกณฑ์ทั้งหมด (เช่น ราคา ผลิตภัณฑ์ กำลังการผลิต การรับรอง ชื่อเสียง) และสร้างรายชื่อผู้ที่อาจเป็นพาร์ทเนอร์ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาของผู้จัดการจากการต้องค้นหาด้วยตนเองเป็นเวลานาน

การเขียนเนื้อหาและการวิเคราะห์เอกสารสำคัญ

ธุรกิจต่างๆ จะเขียนอีเมล คำขอข้อเสนอ (RFP) ใบสั่งซื้อ และเงื่อนไขสัญญาได้ง่ายขึ้นเมื่อใช้ AI นอกจากนี้ ยังช่วยให้ธุรกิจประเมินสัญญาและใบแจ้งหนี้ ดึงข้อมูลสำคัญ และแจ้งเตือนผู้ใช้เมื่อมีความผิดปกติได้อีกด้วย

การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์

ธุรกิจนำ AI ไปใช้ในความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ได้ ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการจัดซื้อเป็นแบบอัตโนมัติแบบครบวงจร โดยการตรวจสอบใบแจ้งหนี้เทียบกับใบสั่งซื้อ ทำการบัญชีแบบอัตโนมัติ ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย และกำหนดเวลาชำระเงิน

การคาดการณ์ความต้องการ

AI จะช่วยวิเคราะห์ประวัติการซื้อ สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สภาพอากาศ เหตุการณ์ทางการเมืองระหว่างประเทศ และฤดูกาล เพื่อสร้างคำแนะนำและการคาดการณ์ที่นำไปใช้ได้ ธุรกิจจะใช้รายงานโดยละเอียดเหล่านี้เพื่อคาดการณ์ความต้องการในปัจจุบันและอนาคตได้ดีขึ้น รับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น และปรับระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม

การวิเคราะห์ความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์

การประเมินคุณภาพและความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์แบบเรียลไทม์สามารถทำได้โดยใช้ AI โดยดูจากปัจจัยที่อาจส่งผลกระทบต่อซัพพลายเชน นอกจากนี้ยังช่วยคาดการณ์ความล่าช้า ทำให้ธุรกิจสามารถปรับกลยุทธ์การจัดซื้อ ซึ่งอาจช่วยป้องกันการขาดแคลนและความสูญเสียทางการเงิน

การควบคุมค่าใช้จ่าย

เครื่องมือ AI สามารถแสดงข้อมูลสภาพคล่องของธุรกิจได้ดีขึ้น เครื่องมือเหล่านี้จะวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย ซึ่งช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ตามข้อมูลได้

ข้อดีของการใช้ AI ในการจัดซื้อคืออะไร

ธุรกิจที่ผสานการทำงานของ AI ในกระบวนการจัดซื้อจะเห็นประสิทธิภาพการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น นี่คือสิ่งที่ AI สามารถนำเสนอได้ในเชิงรูปธรรม:

• ประหยัดเวลาอย่างมาก: AI เข้ามาจัดการกระบวนการแบบแมนนวลที่น่าเบื่อหน่าย ทำให้ทีมจัดซื้อสามารถมุ่งเน้นไปที่โปรเจ็กต์สำคัญอื่นๆ ได้
  
• ลดข้อผิดพลาดและต้นทุน: AI ตรวจจับข้อมูลที่ซ้ำซ้อนและความผิดปกติได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งแจ้งเตือนผู้ใช้ถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
  
• การตัดสินใจโดยอิงตามข้อมูล: การวิเคราะห์ด้วย AI ช่วยให้ธุรกิจเลือกซัพพลายเออร์ ประหยัดต้นทุน และเจรจาต่อรองสัญญาได้ดีขึ้น
  
• โอกาสในการขยายธุรกิจ: AI เปิดโอกาสให้ธุรกิจขยายธุรกิจได้โดยไม่ทำให้ประสิทธิภาพหรือคุณภาพลดลง
  
• ลดความเสี่ยง: AI นำเสนอการคาดการณ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งช่วยให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นและรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดได้ดีขึ้น
  

ข้อเสียคืออะไร

แม้จะมีข้อดี แต่ AI ก็ไม่ใช่ว่าจะไม่มีข้อบกพร่อง AI อาจทำผิดพลาดได้เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อฐานข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือสร้างผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ด้วยเหตุนี้ จึงควรตรวจสอบเครื่องมือ AI อย่างใกล้ชิด ทีมต้องสามารถมองเห็นและแก้ไขปัญหาด้านคุณภาพได้ นอกจากนี้ยังต้องเลือกเครื่องมือที่คุ้มครองข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตามที่กฎหมายกำหนด

วิธีการผสานการทำงานของ AI เข้ากับกระบวนการจัดซื้อ

การผสานการทำงานของ AI เข้ากับกระบวนการจัดซื้อจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ ธุรกิจต้องกำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง ใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้ และเลือกเครื่องมือที่เข้ากันได้กับโซลูชันที่มีอยู่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตามมีดังต่อไปนี้

• วิเคราะห์กระบวนการปัจจุบัน: ธุรกิจต้องการอะไรจริงๆ จุดอ่อนคืออะไร ระบุด้านที่ AI สามารถปรับปรุงความเร็วและความแม่นยำของกระบวนการได้
  
• ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง
  
• ตรวจสอบเครื่องมือที่มีอยู่ในตลาด เปรียบเทียบราคาและฟีเจอร์ ธุรกิจต้องการโซลูชันมาตรฐานหรือโซลูชันที่ปรับแต่งตามความต้องการ
  
• เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับความต้องการของธุรกิจและเข้ากันได้กับระบบเดิม
  
• เตรียมพร้อมโดยการตรวจสอบว่าข้อมูลเบื้องต้นมีความน่าเชื่อถือ คุณภาพของผลลัพธ์จาก AI ขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลที่ใช้เป็นส่วนใหญ่ ธุรกิจจะต้องตรวจสอบด้วยว่ามีการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล และมีการอบรมให้ความรู้ด้านการคุ้มครองข้อมูลแก่ทีม
  
• ประเมินประสิทธิภาพเครื่องมือ AI และปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ตามความเหมาะสม
  

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ AI ในการจัดซื้อ