Tools für künstliche Intelligenz (KI) verändern die Art und Weise, wie Beschaffungsteams mit Daten umgehen, mit Lieferanten interagieren und Entscheidungen treffen. KI ist mehr als nur ein Trend; sie bietet mittlerweile einen wichtigen Hebel, um in einem sich ständig wandelnden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und große Unternehmen können gleichermaßen vom Einsatz von KI im Beschaffungsprozess profitieren. In diesem Artikel untersuchen wir die Prinzipien von KI in der Beschaffung, einschließlich der Vorteile, Möglichkeiten, Implementierung und Anwendungsfälle.

Das Wichtigste auf einen Blick

• KI-Beschaffung bedeutet den Einsatz von Technologien der künstlichen Intelligenz (KI), um die täglichen Aufgaben eines Beschaffungsteams zu erleichtern. KI kann Inhalte generieren, Daten analysieren, definierte Prozesse automatisieren und Nutzer/innen bei Aufgaben unterstützen, die weiterhin den Kontrollen und Überprüfungen des Unternehmens unterliegen.
  
• Die KI-Beschaffung kann Unternehmen bei der Suche nach Lieferanten, bei der Erstellung von Angebotsanfragen (RFPs), bei der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und bei der Bereitstellung besserer Prognosen zu Beschaffungsbedarf, Risiken und Ausgaben unterstützen.
  
• Zu den potenziellen Vorteilen von KI gehören erhebliche Zeiteinsparungen, geringere Kosten, weniger Fehler, genauere Prognosen und ein Beschaffungsmanagement unter Verwendung zuverlässiger Daten.
  
• Um optimale Ergebnisse zu erzielen, muss der zugrunde liegende Datensatz fehlerfrei sein und die KI-Tools müssen mit den vorhandenen Tools des Unternehmens kompatibel sein. Es ist wichtig, Teams zu schulen und die Leistung von KI-Tools kontinuierlich zu bewerten.
  

Was ist KI-Beschaffung?

KI-Beschaffung bezieht sich auf die Integration künstlicher Intelligenz in die Beschaffung, um bei Aufgaben wie der Lieferantensuche, der Dokumentenanalyse, der Prognose und dem Kostenmanagement zu helfen. KI kann Beschaffungsmanager/innen dabei helfen, Abläufe effizienter durchzuführen und gleichzeitig genauere Vorhersagen und Analysen als Grundlage für die Strategie bereitzustellen.

Derzeit sind die primär verwendeten Technologien generative KI, maschinelles Lernen (ML), Robotic Process Automation (RPA), Natural Language Processing (NLP) und neuerdings agentische KI. Laut einer Studie von Amazon Business sind 98 % der Beschaffungsteams in Frankreich daran interessiert, in KI-Technologien zu investieren.

Was kann KI leisten?

Am häufigsten kann KI Inhalte generieren, große Datenmengen analysieren, wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wichtige Daten aus Dokumenten extrahieren und bei definierten Aufgaben helfen, die vom Unternehmen freigegeben und validiert werden.

Generative KI wird oft verwendet, um Inhalte zu erstellen – von Texten über Bilder bis hin zu Videos. Sie kann Unternehmen dabei helfen, klare Nachrichten an Lieferanten zu entwerfen, was die Kommunikation zwischen beiden Parteien verbessern kann. Maschinelles Lernen kann große Datenmengen analysieren, Muster erkennen und die Informationen nutzen, um Vorhersagen zu treffen.

RPA kann wiederkehrende Aufgaben schnell erledigen. Sie kann die Auftragsabwicklung und Dateneingabe beschleunigen und Bestellformulare ohne manuelles Eingreifen ausfüllen.

NLP kann Maschinen dabei helfen, von Menschen geschriebene Inhalte zu lesen. Sie kann wichtige Daten, wie z. B. wichtige Bedingungen und Klauseln in einem Vertrag, extrahieren und Informationen für Nutzer/innen zusammenfassen.

Schließlich kann agentische KI im Namen einer Nutzerin oder eines Nutzers innerhalb definierter Grenzen und vorgegebener Anweisungen halbautonom interagieren. Im Beschaffungswesen können KI-Agenten bei Aufgaben wie der Erstellung von Bestellungen (POs), der Aktualisierung von Lieferantendatensätzen, der Erkennung potenzieller Lagerengpässe und der Vorbereitung von Verlängerungsworkflows für die menschliche Überprüfung und Genehmigung helfen.

Wie wird KI im Beschaffungswesen eingesetzt?

KI wird in erster Linie eingesetzt, um den Beschaffungsprozess agiler, effizienter und wettbewerbsfähiger zu machen. Sie kann Beschaffungsmanager/innen dabei helfen, die richtigen Lieferanten auszuwählen, Verträge zu erstellen und zu analysieren, Bedarfs- und Risikoprognosen zu verbessern und Kosten zu senken.

Beschaffung von Lieferanten

KI kann bei der Beschaffung und Präqualifizierung von Lieferanten helfen, indem sie alle Kriterien (z. B. Preise, Produkte, Produktionskapazitäten, Zertifizierungen, Reputation) berücksichtigt und eine Liste potenzieller Partner erstellt. Dadurch sparen Manager/innen lange manuelle Suchvorgänge.

Verfassen von Inhalten und Analysieren von Schlüsseldokumenten

Mit KI können Unternehmen einfacher E-Mails, Angebotsanfragen (RFPs), Bestellungen und Vertragsklauseln verfassen. Sie kann Unternehmen auch dabei helfen, Verträge und Rechnungen auszuwerten, wichtige Informationen zu extrahieren und Nutzer/innen auf Anomalien hinzuweisen.

Verwaltung von Lieferantenbeziehungen

Unternehmen können KI in ihren Lieferantenbeziehungen nutzen. Sie kann dazu beitragen, Beschaffungsprozesse durchgängig zu automatisieren, indem sie Rechnungen mit Bestellungen abgleicht, die Buchhaltung automatisiert, die Einhaltung rechtlicher Anforderungen überprüft und Zahlungen terminiert.

Bedarfsvorhersage

KI kann bei der Analyse von Kaufhistorien, wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, Wetter, geopolitischen Ereignissen und Saisonalität helfen, um verwertbare Empfehlungen und Vorhersagen zu generieren. Unternehmen können diese detaillierten Berichte nutzen, um aktuelle und zukünftige Anforderungen besser zu antizipieren, potenzielle Änderungen zu navigieren und Lagerbestände zu optimieren.

Analyse des Lieferantenrisikos

KI kann eingesetzt werden, um die Qualität und Zuverlässigkeit von Lieferanten in Echtzeit zu bewerten, indem Faktoren berücksichtigt werden, die sich auf die Lieferkette auswirken könnten. Sie kann auch dazu beitragen, Verzögerungen vorherzusagen, sodass Unternehmen ihre Beschaffungsstrategien anpassen und so möglicherweise Engpässe und finanzielle Verluste verhindern können.

Kostenkontrolle

KI-Tools können eine bessere Transparenz über die Liquidität eines Unternehmens bieten. Sie können Ausgaben analysieren und dem Unternehmen dabei helfen, auf der Grundlage der Daten strategische Entscheidungen zu treffen.

Welche Vorteile bietet KI in der Beschaffung?

Unternehmen, die KI in den Beschaffungsprozess integrieren, können eine Steigerung der betrieblichen Effizienz verzeichnen. Hier ist, was KI konkret bieten kann:

• Erhebliche Zeitersparnis: KI kann mühsame manuelle Prozesse übernehmen, sodass sich die Beschaffungsteams auf wichtigere Projekte konzentrieren können.
  
• Weniger Fehler und geringere Kosten: KI kann Duplikate und Anomalien schnell erkennen und Nutzerinnen und Nutzer auf unnötige Ausgaben hinweisen.
  
• Fundierte Entscheidungsfindung: KI-Analysen können Unternehmen dabei helfen, Lieferanten auszuwählen, Geld zu sparen und bessere Verträge auszuhandeln.
  
• Möglichkeiten zur Skalierung: KI kann es Unternehmen ermöglichen, zu skalieren, ohne an Effizienz oder Qualität einzubüßen.
  
• Reduzierte Risiken: KI kann genauere Vorhersagen liefern, was einem Unternehmen helfen kann, seine Widerstandsfähigkeit und Fähigkeit zu verbessern, unerwartete Ereignisse zu bewältigen.
  

Was sind die Nachteile?

Trotz ihrer Vorteile ist KI nicht unfehlbar. Sie kann immer Fehler machen, insbesondere wenn Datenbanken ungenau sind oder unerwartete Ergebnisse liefern. Daher ist es wichtig, KI-Tools genau zu überwachen. Teams sollten in der Lage sein, Qualitätsprobleme zu erkennen und zu beheben. Außerdem müssen Tools ausgewählt werden, die sensible Daten schützen, wie es das Gesetz vorschreibt.

So integrieren Sie KI in den Beschaffungsprozess

Die Integration von KI in den Beschaffungsprozess erfordert eine sorgfältige Planung. Unternehmen müssen spezifische Ziele festlegen, zuverlässige Daten verwenden und Tools auswählen, die mit bestehenden Lösungen kompatibel sind. Hier sind einige Best Practices, die Sie befolgen sollten:

• Analysieren Sie die aktuellen Prozesse: Was benötigt das Unternehmen wirklich? Was sind seine Schwächen? Identifizieren Sie Bereiche, in denen KI die Prozessgeschwindigkeit und -genauigkeit verbessern kann.
  
• Setzen Sie klare, spezifische Ziele.
  
• Überprüfen Sie die auf dem Markt verfügbaren Tools. Vergleichen Sie deren Preise und Funktionen. Benötigt das Unternehmen eine Standard- oder eine maßgeschneiderte Lösung?
  
• Wählen Sie Tools, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und mit seinen bestehenden Systemen kompatibel sind.
  
• Bereiten Sie sich vor, indem Sie sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Daten zuverlässig sind. Die Qualität der KI-Ergebnisse hängt weitgehend von der Qualität der verwendeten Daten ab. Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass personenbezogene Daten geschützt sind und Teams im Bereich Datenschutz geschult werden.
  
• Bewerten Sie die Leistung von KI-Tools und passen Sie Strategien entsprechend an.
  

FAQs zur KI im Beschaffungswesen