Las herramientas de inteligencia artificial (IA) están transformando la forma en que los equipos de adquisición procesan datos, interactúan con los proveedores y toman decisiones. Más que una simple tendencia, la IA constituye ahora una importante palanca para seguir siendo competitivos en un mercado en constante cambio. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las grandes compañías pueden beneficiarse del uso de la IA en el proceso de adquisición. En este artículo, exploraremos los principios de la IA en los procesos de adquisición, incluidos los beneficios, las capacidades, la implementación y los casos de uso.

De un vistazo

• La adquisición por IA consiste en utilizar tecnologías de inteligencia artificial (IA) para facilitar las tareas diarias de un equipo de adquisición. La IA puede generar contenido, analizar datos, automatizar procesos definidos y ayudar a los usuarios en tareas que siguen estando sujetas a los controles y la revisión de la empresa.
  
• La adquisición mediante IA puede ayudar a las empresas a buscar proveedores, redactar solicitudes de propuestas (RFP), automatizar el procesamiento de facturas y proporcionar previsiones más precisas sobre la demanda, los riesgos y los gastos de adquisición.
  
• Entre los beneficios potenciales de la IA se incluyen importantes ahorros de tiempo, menores costes, menos errores, predicciones más precisas y una gestión de adquisiciones mediante datos fiables.
  
• Para obtener los mejores resultados, el conjunto de datos subyacente debe estar libre de errores y las herramientas de IA deben ser compatibles con las herramientas existentes en la empresa. Es importante formar a los equipos y evaluar continuamente el rendimiento de las herramientas de IA.
  

¿Qué es la adquisición por IA?

La adquisición por IA hace referencia a la integración de la inteligencia artificial en los procesos de adquisición para ayudar en tareas como la investigación de proveedores, el análisis de documentos, las previsiones y la gestión de costes. La IA puede ayudar a los responsables de compras a llevar a cabo las operaciones de forma más eficiente y ofrecer predicciones y análisis más precisos para fundamentar la estrategia.

En la actualidad, las principales tecnologías empleadas son la IA generativa, el machine learning (ML), la automatización robótica de procesos (RPA), el procesamiento de lenguaje natural (NLP) y, más recientemente, la IA agencial. Según un estudio de Amazon Business, al 98 % de los equipos de adquisición en Francia les interesa invertir en tecnologías de IA.

¿Qué puede hacer la IA?

Lo más habitual es que la IA pueda generar contenidos, analizar grandes volúmenes de datos, automatizar tareas repetitivas, extraer datos importantes de documentos y ayudar en tareas definidas que sean aprobadas y validadas por la empresa.

La IA generativa suele utilizarse para crear contenidos, desde texto hasta imágenes o vídeos. Puede ayudar a las empresas a redactar mensajes claros a los proveedores, lo que puede mejorar la comunicación entre ambas partes. El machine learning puede analizar grandes volúmenes de datos, detectar patrones y utilizar la información para hacer predicciones.

La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) puede llevar a cabo tareas repetitivas con rapidez. Puede acelerar el procesamiento de pedidos y la entrada de datos, y puede rellenar formularios de pedidos sin intervención manual.

El procesamiento de lenguaje natural (NLP) puede ayudar a las máquinas a leer contenidos escritos por humanos. Puede extraer datos importantes, como condiciones y cláusulas clave de un contrato, y resumir la información para los usuarios.

Por último, la IA agencial puede interactuar de forma semiautónoma en nombre de un usuario, dentro de los límites y las instrucciones definidos. En el ámbito de las adquisiciones, los agentes de IA pueden ayudar en tareas como la redacción de órdenes de compra (PO), la actualización de los registros de proveedores, la identificación de posibles desabastecimientos de inventario y la preparación de flujos de trabajo de renovación para su revisión y aprobación humana.

¿Cómo se utiliza la IA en las adquisiciones?

La IA se utiliza principalmente para agilizar el proceso de adquisición, hacerlo más eficiente y competitivo. Puede ayudar a los responsables de compras a elegir a los proveedores adecuados, generar y analizar contratos, mejorar las previsiones de demanda y riesgo, y reducir los costes.

Búsqueda de proveedores

La IA puede ayudar a buscar y preseleccionar proveedores examinando todos los criterios (por ejemplo, precios, productos, capacidades de producción, certificaciones, reputación) y generando una lista de posibles socios. Esto evita que los responsables tengan que llevar a cabo largas búsquedas manuales.

Redacción de contenidos y análisis de documentos clave

Con la IA, las empresas pueden redactar correos electrónicos, solicitudes de propuestas (RFP), órdenes de compra (PO) y cláusulas contractuales con mayor facilidad. También puede ayudar a las empresas a evaluar contratos y facturas, extraer información clave y alertar a los usuarios sobre anomalías.

Gestión de las relaciones con los proveedores

Las empresas pueden utilizar la IA en sus relaciones con los proveedores. Puede ayudar a automatizar los procesos de adquisición de principio a fin, cotejando las facturas con las órdenes de compra, automatizando la contabilidad, verificando el cumplimiento de la normativa de los requisitos legales y programando los pagos.

Predicción de la demanda

La IA puede ayudar a analizar el historial de compras, los entornos económicos, la meteorología, los eventos geopolíticos y la estacionalidad para generar recomendaciones y predicciones útiles. Las empresas pueden utilizar estos informes detallados para anticiparse mejor a las necesidades actuales y futuras, hacer frente a los posibles cambios y optimizar los niveles de inventario.

Análisis del riesgo de los proveedores

La IA puede utilizarse para evaluar la calidad y fiabilidad de los proveedores en tiempo real, observando los factores que podrían afectar a la cadena de suministro. También puede ayudar a predecir retrasos, lo que permite a las empresas reorientar sus estrategias de adquisición y evitar así posibles deficiencias y pérdidas financieras.

Control de costes

Las herramientas de IA pueden ofrecer una mejor visibilidad de la liquidez de una empresa. Pueden analizar los gastos, lo que ayuda a la empresa a tomar decisiones estratégicas basadas en los datos.

¿Cuáles son las ventajas de la IA en las compras?

Las empresas que integran la IA en el proceso de compra pueden notar un aumento en la eficiencia operativa. Esto es lo que la IA puede ofrecer en términos concretos:

• Ahorro de tiempo sustancial: la IA puede hacerse cargo de procesos manuales tediosos, lo que permite a los equipos de compras centrarse en proyectos más importantes.
  
• Menos errores y menores costes: la IA puede detectar duplicaciones y anomalías rápidamente, y alertar a los usuarios de gastos innecesarios.
  
• Toma de decisiones informada: los análisis de la IA pueden ayudar a las empresas a elegir proveedores, ahorrar dinero y negociar mejores contratos.
  
• Oportunidades para escalar: la IA puede permitir a las empresas escalar sin sacrificar la eficiencia ni la calidad.
  
• Reducción de riesgos: la IA puede proporcionar predicciones más precisas, lo que puede ayudar a una empresa a mejorar su resiliencia y capacidad para superar imprevistos.
  

¿Cuáles son los inconvenientes?

A pesar de sus ventajas, la IA no es infalible. Siempre puede cometer errores, sobre todo cuando las bases de datos son inexactas o generan resultados inesperados. Por lo tanto, es importante supervisar de cerca las herramientas de IA. Los equipos deben ser capaces de detectar y corregir problemas de calidad. También es necesario elegir herramientas que protejan los datos confidenciales, tal y como exige la ley.

Cómo integrar la IA en el proceso de adquisición

La integración de la IA en el proceso de adquisición requiere una planificación cuidadosa. Las empresas deben fijarse objetivos concretos, utilizar datos fiables y elegir herramientas compatibles con las soluciones existentes. A continuación, se indican algunas prácticas recomendadas que deben seguirse:

• Analiza los procesos actuales: ¿qué necesita realmente la empresa? ¿Cuáles son sus puntos débiles? Identifica las áreas en las que la IA puede mejorar la velocidad y la precisión de los procesos.
  
• Fija objetivos claros y específicos.
  
• Revisa las herramientas disponibles en el mercado. Compara sus precios y funciones. ¿Necesita la empresa una solución estándar o personalizada?
  
• Elige las herramientas que se adapten a las necesidades de la empresa y que sean compatibles con sus sistemas existentes.
  
• Prepárate asegurándote de que los datos subyacentes sean fiables. La calidad de los resultados de la IA depende en gran medida de la calidad de los datos utilizados. Las empresas también deben garantizar la protección de datos personales y la formación de los equipos en esta materia.
  
• Evalúa el rendimiento de las herramientas de IA y ajusta las estrategias en consecuencia.
  

Preguntas frecuentes sobre la IA en las adquisiciones