人工智能 (AI) 工具正在改变采购团队处理数据、与供应商互动和制定决策的方式。AI 不仅仅是一种趋势，它现在成为在不断变化的市场中保持竞争力的重要筹码。中小型企业 (SME) 和大型企业都可以从采购流程中使用 AI 中受益。在本文中，我们将探讨采购中 AI 的原则，包括优势、功能、实施和用例。

要点

• AI 采购意味着使用人工智能 (AI) 技术来协助采购团队的日常任务。AI 可以生成内容、分析数据、自动执行既定流程，并协助用户完成受制于企业控制和审查的任务。
  
• AI 采购可以帮助企业搜索供应商、起草招标请求 (RFP)、自动执行账单处理，并更好地预测采购需求、风险和费用。
  
• AI 的一些潜在优势包括：显著节省时间、降低成本、减少错误、提供更准确的预测以及使用可靠的数据进行采购管理。
  
• 为获得最佳结果，基础数据集必须无误，且 AI 工具必须与企业现有工具兼容。对团队进行培训并不断评估 AI 工具的性能非常重要。
  

什么是 AI 采购？

AI 采购是指将人工智能集成到采购中，以协助完成供应商研究、文档分析、预测和成本管理等任务。AI 可以帮助采购经理更高效地执行运营，同时提供更准确的预测和分析，从而为战略提供信息。

目前，使用的主要技术有生成式 AI、机器学习 (ML)、机器人流程自动化 (RPA)、自然语言处理 (NLP)，以及最近出现的代理式 AI。根据亚马逊企业购 (Amazon Business) 的一项研究，在法国有 98% 的采购团队有意向投资 AI 技术。

AI 可以做什么？

最常见的情况是，AI 可以生成内容、分析大量数据、自动化重复性任务、从文档中提取重要数据，并协助完成企业批准和验证的既定任务。

生成式 AI 通常用于创建内容（从文本到图像再到视频）。它可以帮助企业向供应商起草清晰的消息，这可以改善双方之间的沟通。ML（机器学习）可以分析大量数据，检测模式，并利用这些信息做出预测。

RPA 可以快速执行重复性任务。它可以加快订单处理和数据录入速度，并且可以在无需人工干预的情况下填写订单表单。

NLP 可以帮助机器阅读人类编写的内容。它可以提取重要数据（例如合同中的关键条件和条款），并为用户总结信息。

最后，代理式 AI 可以代表用户在定义的限制和提供的说明内半自主地进行交互。在采购中，AI 代理可以协助完成起草采购订单 (PO)、更新供应商记录、识别潜在库存短缺以及准备续订工作流以供人工审核和批准等任务。

AI 在采购中的应用

AI 主要用于使采购流程更加敏捷、高效且更具竞争力。它可以帮助采购经理选择合适的供应商、生成和分析合同、改进对需求和风险的预测并降低成本。

寻源供应商

AI 可以通过查看所有标准（例如价格、产品、生产能力、认证、声誉）并生成潜在合作伙伴列表，帮助寻源供应商和对其进行资格预审。这使管理人员不必进行长时间的手动搜索。

编写内容和分析关键文档

借助 AI，企业可以更轻松地撰写电子邮件、招标请求 (RFP)、采购订单 (PO) 和合同条款。它还可以帮助企业评估合同和账单、提取关键信息，并向用户发出异常警报。

管理供应商关系

企业可以在供应商关系中使用 AI。它可以通过根据 PO 核对账单、实现会计核算自动化、验证是否符合法律要求以及安排付款来帮助实现端到端采购流程自动化。

预测需求

AI 可以帮助分析购买历史记录、经济环境、天气、地缘政治事件和季节性，以生成可用的建议和预测。企业可以使用这些详细的报告更好地预测当前和未来的需求、应对潜在变化并优化库存水平。

分析供应商风险

AI 可用于通过查看可能影响供应链的因素，实时评估供应商的质量和可靠性。它还可以帮助预测延迟，让企业能够调整其采购策略，从而有可能防止短缺和财务损失。

控制成本

AI 工具可以更好地了解企业的流动性。它们可以分析费用，帮助企业根据数据做出战略决策。

AI 采购有哪些优势？

将 AI 集成到采购流程中的企业可以提高运营效率。以下是 AI 能够具体提供的优势：

• 大量节省时间：AI 可以接管繁琐的手动流程，使采购团队能够专注于更重要的项目。
  
• 减少错误并降低成本：AI 可以快速检测重复项和异常情况，并提醒用户注意不必要的开支。
  
• 明智的决策：AI 分析可以帮助企业选择供应商、节省资金并谈判更好的合同。
  
• 扩展机会：AI 可以让企业在不牺牲效率或质量的情况下扩大规模。
  
• 降低风险：AI 可以提供更准确的预测，这有助于企业提高韧性和抵御突发事件的能力。
  

缺点是什么？

尽管具有优势，但 AI 并非万无一失。它总是会犯错，尤其是当数据库不准确或生成意外结果时。因此，密切监控 AI 工具非常重要。团队应该能够发现并纠正质量问题。还需要根据法律要求选择能够保护敏感数据的工具。

如何将 AI 集成到采购流程中

将 AI 集成到采购流程需要精心规划。企业必须设定特定目标、使用可靠的数据，并选择与现有解决方案兼容的工具。以下是一些可遵循的最佳实践：

• 分析当前流程：企业真正需要什么？弱点是什么？确定 AI 可以提高流程速度和准确性的领域。
  
• 设定明确且具体的目标。
  
• 审查市场上可用的工具。比较其价格和功能。企业需要标准解决方案还是定制解决方案？
  
• 选择满足业务需求并与其现有系统兼容的工具。
  
• 通过确保基础数据可靠来做好准备。AI 结果的质量在很大程度上取决于所用数据的质量。企业还必须确保保护个人数据，并就数据保护对团队进行培训。
  
• 评估 AI 工具的性能并相应地调整策略。
  

有关 AI 采购的常见问题解答