Las herramientas de inteligencia artificial (IA) están transformando la forma en que los equipos de adquisiciones gestionan los datos, interactúan con los proveedores y toman decisiones. La IA, que ya es más que una simple tendencia, proporciona ahora una importante influencia para seguir siendo competitivo en un mercado en constante cambio. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) y las grandes corporaciones pueden beneficiarse del uso de la IA en el proceso de adquisición. En este artículo, analizaremos los principios de la IA en las adquisiciones, incluyendo sus ventajas, funciones, integración y casos de uso.

Conclusiones principales

• La IA para adquisiciones significa utilizar las tecnologías de inteligencia artificial (IA) para facilitar las tareas diarias de un equipo de adquisiciones. La IA puede generar contenido, analizar datos, automatizar procesos definidos y ayudar a los usuarios con las tareas que siguen estando sujetas a los controles y revisiones de la empresa.
  
• La IA para adquisiciones puede ayudar a las empresas a buscar proveedores, redactar solicitudes de propuestas (RFP), automatizar el procesamiento de facturas y proporcionar mejores predicciones de la demanda de adquisiciones, los riesgos y los gastos.
  
• Algunas de las posibles ventajas de la IA incluyen importantes ahorros de tiempo, menores costos, menos errores, predicciones más precisas y gestión de adquisiciones con datos fiables.
  
• Para obtener los mejores resultados, el conjunto de datos subyacente no debe tener errores, y las herramientas de IA deben ser compatibles con las herramientas actuales de la empresa. Es importante capacitar a los equipos y evaluar continuamente el rendimiento de la herramienta de IA.
  

¿Qué es la IA para adquisiciones?

La IA para adquisiciones hace referencia a la integración de la inteligencia artificial en las adquisiciones, con el objetivo de facilitar tareas como la búsqueda de proveedores, el análisis de documentos, la previsión y la gestión de costos. La IA puede ayudar a los gerentes de adquisiciones a realizar operaciones de manera más eficaz y, al mismo tiempo, brindar predicciones y análisis más precisos para fundamentar su estrategia.

Actualmente, las principales tecnologías que se utilizan son la IA generativa, el machine learning (ML), la automatización de procesos robóticos (RPA), el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y, de forma más reciente, la IA agéntica. Según un estudio realizado por Amazon Business, el 98 % de los equipos de adquisiciones en Francia tiene interés en invertir en tecnologías de IA.

¿Qué puede hacer la IA?

Por lo general, la IA puede generar contenido, analizar grandes volúmenes de datos, automatizar tareas repetitivas, extraer datos importantes de los documentos y ayudar con las tareas definidas que son aprobadas y validadas por la empresa.

A menudo, la IA generativa se utiliza para crear contenido, desde texto hasta imágenes y videos. Puede ayudar a las empresas a redactar mensajes claros para los proveedores, lo que puede mejorar la comunicación entre las dos partes. El machine learning puede analizar grandes volúmenes de datos, detectar patrones y utilizar la información para hacer predicciones.

La RPA puede realizar tareas repetitivas de forma rápida. Puede acelerar el procesamiento de pedidos y la entrada de datos, y puede rellenar formularios de pedido sin intervención manual.

El PNL puede ayudar a las máquinas a leer contenido escrito por humanos. Puede extraer datos importantes, como las condiciones clave y las cláusulas de un contrato, y resumir la información para los usuarios.

Por último, la IA agéntica puede interactuar de forma semiautónoma en nombre de un usuario, dentro de los límites y las instrucciones que se hayan proporcionado. En materia de adquisiciones, los agentes de IA pueden ayudar con tareas como la redacción de órdenes de compra, la actualización de los registros de los proveedores, la identificación de la posible falta de inventario y la preparación de los flujos de trabajo de renovación para que sean revisados y aprobados por un ser humano.

¿Cómo se utiliza la IA en las adquisiciones?

La IA se utiliza principalmente para lograr que el proceso de adquisición sea más ágil, eficiente y competitivo. Puede ayudar a los gerentes de adquisiciones a elegir los proveedores adecuados, generar y analizar contratos, mejorar las predicciones de demanda y riesgo y reducir los costos.

Búsqueda de proveedores

La IA puede ayudar a buscar y precalificar a los proveedores examinando todos los criterios (p. ej., precios, productos, capacidades de producción, certificaciones, reputación) y generando una lista de socios potenciales. Esto evita que los gerentes tengan que realizar largas búsquedas manuales.

Redacción de contenido y análisis de documentos clave

Con la IA, las empresas pueden redactar correos electrónicos, solicitudes de propuestas (RFP), órdenes de compra y cláusulas contractuales más fácilmente. También puede ayudar a las empresas a evaluar los contratos y las facturas, extraer información clave y alertar a los usuarios de las anomalías.

Gestión de las relaciones con los proveedores

Las empresas pueden utilizar la IA en sus relaciones con los proveedores. Puede ayudar a automatizar los procesos de adquisición de principio a fin, cotejando las facturas con las órdenes de compra, automatizando la contabilidad, verificando el cumplimiento de la normativa legal y programando los pagos.

Predicción de la demanda

La IA puede ayudar a analizar historiales de compras, entornos económicos, eventos geopolíticos, la meteorología y la estacionalidad para generar recomendaciones y predicciones útiles. Las empresas pueden utilizar estos informes detallados para anticiparse mejor a las necesidades actuales y futuras, sortear los posibles cambios y optimizar los niveles de inventario.

Análisis del riesgo de los proveedores

La IA puede utilizarse para evaluar la calidad y la fiabilidad de los proveedores en tiempo real, examinando factores que podrían afectar a la cadena de suministro. También puede ayudar a predecir los retrasos, lo que permite a las empresas orientar sus estrategias de adquisición y evitar posibles situaciones de desabastecimiento y pérdidas financieras.

Control de los costos

Las herramientas de IA pueden ofrecer una mejor visibilidad de la liquidez de una empresa. Pueden analizar los gastos, ayudando a la empresa a tomar decisiones estratégicas en función de los datos.

¿Cuáles son los beneficios de la IA en las adquisiciones?

Las empresas que integran la IA en el proceso de adquisiciones pueden ver un aumento en la eficiencia operativa. Esto es lo que la IA puede ofrecer en términos concretos:

• Ahorro de tiempo sustancial: La IA puede hacerse cargo de procesos manuales tediosos, lo que permite a los equipos de adquisiciones concentrarse en proyectos más importantes.
  
• Menos errores y costos más bajos: La IA puede detectar duplicaciones y anomalías rápidamente y alertar a los usuarios sobre gastos innecesarios.
  
• Toma de decisiones fundamentada: Los análisis de IA pueden ayudar a las empresas a elegir proveedores, ahorrar dinero y negociar mejores contratos.
  
• Oportunidades para crecer: La IA puede permitir a las empresas crecer sin sacrificar la eficiencia ni la calidad.
  
• Menos riesgos: La IA puede proporcionar predicciones más precisas, lo que puede ayudar a una empresa a mejorar su resiliencia y capacidad para superar imprevistos.
  

¿Cuáles son los inconvenientes?

A pesar de sus ventajas, la IA no es infalible. Siempre puede cometer errores, en especial cuando las bases de datos son inexactas o generan resultados inesperados. Por lo tanto, es importante monitorear las herramientas de IA en profundidad. Los equipos deben poder detectar y corregir los problemas de calidad. También es necesario elegir herramientas que protejan los datos confidenciales, como exige la ley.

Cómo integrar la IA en el proceso de adquisición

La integración de la IA en el proceso de adquisición requiere una minuciosa planificación. Las empresas deben establecer objetivos específicos, utilizar datos fiables y elegir herramientas que sean compatibles con las soluciones actuales. A continuación indicamos algunas prácticas recomendadas que se deben seguir:

• Analizar los procesos actuales: ¿Qué necesita realmente la empresa? ¿Cuáles son sus deficiencias? Identifica las áreas en las que la IA puede mejorar la velocidad y la precisión de los procesos.
  
• Establecer objetivos claros y específicos.
  
• Revisar las herramientas disponibles en el mercado. Compara sus precios y funciones. ¿La empresa necesita una solución estándar o personalizada?
  
• Elegir las herramientas que se adapten a las necesidades de la empresa y que sean compatibles con sus sistemas actuales.
  
• Prepararse y asegurarse de que los datos subyacentes son fiables. La calidad de los resultados de la IA depende en gran medida de la calidad de los datos utilizados. Las empresas también deben garantizar la protección de datos personales y que los equipos estén capacitados para ello.
  
• Evaluar el rendimiento de la herramienta de IA y ajustar las estrategias correspondientes.
  

Preguntas frecuentes sobre la IA en las adquisiciones