支払いを受けたら、ありがとうございます。お金と交換できるだけの金額を用意しました。ビジネスを健全に保ち、現状維持よりもビジネスに集中できるように、ビジネスの出入りの記録を残しましょう。簿記と会計の魅力的な世界へようこそ。

簿記とはなんでしょうか？会計とはなんでしょうか？

歴史的には、簿記と会計は区別されていましたが、双方の機能が人ではなくコンピュータによって行われることが多くなり、その区別は薄れつつあります 。

簿記 は、取引の詳細を会社の 帳簿 (元帳)に記録します。従来、簿記は詳細志向の専門家によって行われると考えられてきましたが、それほど高度なものは必要ありませんでした。

会計は、帳簿上のデータをもとに、企業の健全性を判断するための結論を導き出す機能ための仕組みのことです。現在では、この帳簿機能の多くがコンピュータープログラムによってほぼで自動化されており、ビジネスの帳簿がコンピューター化されていることを考えると、貸借対照表 (ビジネスの現在の資産と負債をリストしたレポート) を作成することはごく簡単な作業になっています。

ほとんどの企業において、会計士は事業構造(親会社と子会社間の資金の流れなど)について助言します。また、簿記係やコンピュータが処理する日常業務よりも複雑な新規取引の手順と管理方法を設計します。また、財務トピックについて企業のオーナーや経営者に助言します。多くの場合、税務プランを立てて納税申告書を作成するのにも役立ちます。

「本」とは？

ビジネスはさまざまな種類の記録を保持しています。これらのカテゴリの 1 つは「帳簿」と呼ばれ、ビジネスの出入りにおける価値の移動を表します。帳簿は価値を追跡します。必ずしもお金とは限りませんが、便宜上、ここではビジネスが記録できる貴重なものの長いリストではなく、お金について説明します 。

「帳簿」の物理的な表記は企業ごとに異なり、物理的な取引元帳を持つ文字通りの帳簿である場合もあれば、Excel ファイルである場合もあれば、複数の異なる会計システムに分散している場合もあります 。

元帳の各項目には、金額、説明、日付、および資金の出所と送金先に関する何らかの概念があります。小切手帳または銀行明細書は元帳と考えることができますが、ビジネスで想定されるものと比較すると非常にシンプルなものです 。

ほとんどの企業は複式簿記を使用します。複式簿記では、企業は複数の論理元帳を保持し、それぞれが企業のアカウントを表します。ここでの「アカウント」は、実際の銀行口座に対応することも、「収入」など、考えるのには便利だが物理的な場所を持たないものに対応することもあります。複式簿記では、すべての取引が 1 つのアカウントへの貸方記入と別のアカウントへの借方記入の 2 回記録されます。

複式簿記は、1400 年代には革新的なテクノロジーでした。複式簿記を使用すると、1 つの元帳を事業に使用するよりもミスや不正行為が起こりにくくなります。最近では、実際の作業の大半をコンピュータが行うため、企業オーナーは簿記のロジスティクスについて頻繁に考える必要がなくなり、代わりに簿記と会計処理から得られる成果について適切な意思決定に集中できるでしょう。

金銭的な生活を分離する

ビジネスで適切な会計管理を確立するための最初のステップの 1 つは、私生活をビジネス生活から切り離すことです。多くの起業家は、個人のアイデンティティの拡張として事業を運営することから始めるため、これは多くの場合、早い段階では困難です。これは当然のことであり、予想されますが、可能な限り早い段階で、ビジネス内の資金とビジネス外の資金を明確に区分する必要があります。

これにはいくつかの利点があります:

会社の債権者、または会社に対して請求権を持つ人たちが「法人格を否定」するための最も簡単な方法の 1 つは、会社が本当の意味での事業体ではなく、経営者個人の財布のように扱われていたことを証明することです。つまり会社と経営者を法律上別物とみなさないようにします。「法人格の否定」とは、会社の負債は会社自身の責任であるという原則を無効にし、経営者個人が責任を負うようにすることを指す法律用語です。つまり、会社のオーナーであるあなたとしては、こうした事態を絶対に避けなければならない、ということです。

個人の経費を法人口座から、または法人の経費を個人の口座から支払うと、会社が実質的に存在しない名前だけの会社だとみなされる恐れがあります。法人を設立する起業家は、法人設立によって提供される責任の制限を希望しており、その恩恵を受ける必要があるため、区別を維持するために注意する必要があります。

さらに、ビジネス取引と個人取引が別々の口座に管理されていれば、運用が楽になります。正確な帳簿を自分で保管する特別な義務はありませんが、ビジネスのために保管します。クレジットカードのすべての取引がビジネス関連であることがわかっている場合は、帳簿管理が楽になります。ビジネス関連がないことが確実にわかっている場合は、その明細書をビジネスへの影響なしに破棄できます。

企業とお客様の間の資金移動に規律を徹底することで、問題を解決できない前に問題を明らかにすることができます。ビジネスは複雑です。中小企業でさえ、1 カ月に数百件の取引を簡単に行う可能性があります。実際には資金を失っているのに、自分のビジネスはうまくいっているという不正確な認識を持つことは非常に簡単です。これは、個人の口座に常に資金が出入りしている場合に発生する可能性があり、個人的に経費を負担する頻度を細心の注意を払わない限り、気づかない可能性があります。これは、非常に有能な起業家にも起こり得ます。目覚めるのは苦痛を伴う認識です。

インターネットビジネスは、電子的に行われるため、個人の財務と切り離すのに非常に適しています。いくつかの簡単なルールを覚えていれば、ビジネスは正しいことをデフォルトとして行います。最も一般的な取引のいくつかをどのように処理すべきかを見ていきましょう。

簿記を簡素化する方法

収入: ビジネスの資金の主要な保管場所として、当座預金口座を開設します。ビジネスの収入はすべて当座預金口座に入金されるようにします。たとえば、Stripe (または他のクレジットカード代行業者) に売上をそのアカウントに送金してもらいます。小切手を受け取った場合は、(現金化ではなく) アカウントに入金または預金します 。

そうすることで、お客様 (または簿記係) は、ほぼすべての収入項目となる入金をビジネスにすばやく確認し、売上と照合することができます 。

収入以外の入金: 「顧客が支払った」以外の理由で、ビジネスに資金が移動することがあります。代表的な例としては、投資、起業家が企業に資金を貸し付けるなどが挙げられます。これらの取引はできるだけ頻繁に行わず、適切に文書化する必要があります。

キャッシュフローがまだプラスになっていないビジネスの初期段階では、起業家は多くの場合、資金を追加する必要があります。余裕があると仮定すると、これは問題ありませんが、できるだけ頻度を低くするようにしてください。毎月が適していますが、週に複数回は適していません 。

費用: クレジットカードを 1 枚または少数枚開設します。クレジットカードは、個人名でもビジネス名でも発行できます。ビジネスクレジットカードは、ビジネスの存続期間の早い段階で利用資格を得るのが難しいことがよくあります。可能な限り、すべてのビジネス経費をクレジットカードに含めてください。ビジネスクレジットカードに個人的な経費は含めないでください 。

性格の混ざった取引は行わないでください。後で簿記をするのは面倒です。ビジネス関連の商品と関係のない商品を Amazon から購入する必要がある場合は、代わりに 2 回購入します。配送料が多少余分にかかったり (SaaS アカウントや、店舗で 2 回購入してもらうために店員に依頼する時間が必要になったり)、簿記手数料や負担が軽減されます。ビジネスには、個人的な注意が付加価値を引き出す場所がたくさんあります。「注文したバッテリーパックはビジネス用ですか、個人用ですか」という質問に回答するのは、そのような質問の 1 つではないため、日常的に尋ねられるようなビジネスを整理しないでください。

これらのクレジットカードは、ビジネスの当座預金口座からのみ支払います 。

ビジネスクレジットカード以外の方法、特に現金取引によって発生するビジネス経費は最小限にする必要があります。自身または従業員に払い戻す必要がある場合は、経費と払い戻しの両方を記録します。

一部の省庁、家主などは小切手でのみ支払うことができます。オンラインバンキングを使用して、ビジネスの当座預金アカウントから直接小切手を書き込むか、口座振替または ACH 決済を使用して支払います。

企業から企業家への融資: 投資家は、このような融資は避けてください。歴史的には会社資金の濫用を示唆する可能性があるため、投資家はこれを嫌います。不必要に簿記を複雑にします。そのため、お客様と企業が別個であるという話が売りにくくなります。理想的には、企業とお客様間のキャッシュフローは、月次給与チェック、四半期ごとの分配など、一方向的で比較的頻度の低いものにします。これらは会計処理が簡単で、税務上の結果の観点において明確な扱いがあります。

ローンは混乱をきたします。たとえば、簿記が甘いと、企業へのローンの返済が全額収入として計上されたり (誤りがあり、企業に課せられる税負担が不必要に増加します)、税務機関が収入と見なしたりする (誤りですが、甘い簿記では反論が困難な場合があります) ことが非常に簡単です。

クレジットが必要な場合は、銀行から取得します。 1 年間で平均 5,000 米ドルの残高に対して 18% の APR を支払う方が、IRS からの質問に回答する費用がはるかに少なくて済みます。IRS からの非公式のローンに関する書類の欠如や、オーナーと企業間の広範な取引に関するものです。

IRS には「関連当事者融資」に関する厳格な規則もあり、銀行から受け取った融資よりも多くの書類が必要です。この書類を保管しなかった場合は、ローンを悪用する意図があったのではなく、単に書類に関する規則に従わなかったという理由で、罰則を受ける可能性があります。

融資を行う場合は、会計士に相談して、これらの融資を適切に文書化してください。または、慎重な検討なしにビジネスから借金したり、ビジネスに融資したりしないでください。

現金主義会計と発生主義会計

インターネット企業で広く使用されている会計方法には、 現金主義会計 と 発生主義会計 の 2 つがあります。これらは実質的に簿記と会計を伴う異なるプロセスであり、税金に大きな違いが生じる可能性があります。この 2 つの方法のいずれかを選択し、一度に何年も保管することになります (この 2 つの方法は、会社の帳簿の保管方法が異なることを意味します。また、会社の最初の課税申告書を提出するときに、どちらの方法を使用していたかを IRS に伝える必要もあります。方法を変更するには、税務機関への申請フォームと、多くの場合、移行が正しく会計処理されるようにするための多くの内部作業の両方が必要になるため、できる限り避けることをお勧めします)。

現金主義では、収入が「無制限に利用可能」になるとすぐに収益を計上します。これは IRS の用語で、簡単に言うと「顧客があなたに支払ったと思う場合、おそらく支払ったと思われる金額の収入を計上したことになります」ということです。いずれかのアカウントに入金された収入は、その時点で確実に収入です。お客様に送金された小切手は、受領した時点ではなく、送金された時点の収入です 。

費用も同様に単純で、実際に支払われたときに記帳します 。

現金主義は、ビジネス経験のない起業家にもわかりやすいため、多くの起業家が現金主義で起業しています。

発生法は、現金法よりも複雑です。このトレードオフにより、企業 (およびその他の利害関係者) は、任意の時点でのビジネスの真の健全性をより正確に把握できるようになります。

発生主義方式では、収入と費用の両方が金額が固定されると認識され、(原則として) 回収可能として知られ、経済実績が発生した後に認識されます。

これは、たとえば、注文に対する売上を受け付けてもまだ出荷していない場合、出荷するまで収入を認識しないことを意味します (売上に対する資産と、それに相当する商品の出荷に対する企業の義務を表す前受収入の負債を計上し、出荷時に負債を減らして収入を増やします)。簿記: 簡単で、コツを掴めば…。しかし、他のほとんどすべての作業に時間を割けるため、代わりに誰かに支払います 。

多くの投資家は発生主義で帳簿が処理されることを期待するでしょう。現金主義による報告にはさまざまな方法があり、実際のビジネスよりも成功しているように見えるからです。会計方法の切り替えは税務期間の終わりに行うことができますが、少し手間がかかります。そのため、投資トラックに乗ることがわかっている場合は、発生主義から始めて、数カ月後にすべての帳簿を見直す手間を省くことができます 。

立証要件

ビジネスは、帳簿上の取引を証明(事実に関する書類を提出)する義務があります。帳簿に加えて、整理された記録を保持し、取引に関する質問に迅速に回答できるようにします。

これは、大規模な取引や、課税する納税申告書のいくつかの高リスクな部分における取引に最も重要ですが、原則として、すべてを実証できる必要があります。

IRS は、特定の記録管理スタイルを義務付けているわけではなく、義務に準拠した一貫した方法で保管しているという点のみを定めています。インターネット企業は、通常、ほとんどの記録を 1 つ以上のコンピュータシステムに保存しています。どのような情報がどこにあるかを把握し、いつでも引き出し可能にし、適切な期間記録を利用できるようにすることが重要です。通常、これはその年の納税申告書の提出から 3 年経過しますが、いくつか免除 があります。実際の問題として、インターネットビジネスは裏付けとなるデータを無期限に保存する必要があります。ハードディスクの容量は実質的に無料です。特定の文書について保存または削除を決定するプロセスを日常的に設定するよりも、確実にコストが低くなります。

収入項目の立証 非常に簡単です: 領収書と請求書のコピーを保管します。取引額が特に大きい場合は、実際に行われた作業の詳細を証明する契約書やその他の文書を参照できるようにしたいものです。

領収書や請求書は、通常、システムで一元管理されます。システムを移行する場合は、移行後に消去されない場所に古い領収書や請求書を忘れずに保存してください。最低でも年ごとに整理してください。一般的な問い合わせ形式が「2012 年 12 月 3 日に 1万2,000 ドルの収入項目が帳簿に記載されています。適切な詳細レベルでそれを立証してください」というものであるため、年内で整理できると便利な場合が多いです。

経費項目の立証 経費は通常、収入よりもはるかに変動するため、少し注意が必要です。また、特定の種類の経費には、非常に詳細な記録管理要件があります。

会社で商品やサービスを購入する際には、書面による領収書または請求書が必要であり、領収書または請求書はすべて一元的に保管するというポリシーを策定したいものです。多くの企業は、領収書追跡ソフトウェアまたは経費追跡ソフトウェアを使用しています。テクノロジーは低くなりますが、それでも法令遵守を維持するには、会社の receipts@ メールアドレスを確立し、ポリシーとして、すべての従業員に領収書を送付してもらうか、領収書が個人的に発行された場合は領収書を転送してもらう必要があります。

取引が領収書にならない場合は、それを異常として処理する必要があります。領収書を持つ規律の一環として、会社からの資金移動にそれを正当化する書類を強制します。領収書を持たない取引は本質的に疑わしいものであり、横領など、ビジネスが取り締まる必要のあるアクティビティーを示している可能性があります。ほとんどの場合、理由はありませんが、それでもすぐに取引の書面による記録を後から作成し、領収書や請求書を保存する場所に保管する必要があります。クレジットカード/銀行明細書などの書面による記録を後から作成することは認められません。IRS は、取引と同時に、またはその後まもなく、詳細がまだ新しく、税金を不正に操作する可能性が最小限であるときに、記録を保管することを望んでいます。

ほとんどの取引、特に少額の取引では、書面による記録を詳細に作成する必要はありません。領収書も一般的にそれほど詳細ではありません。支払った相手 (「男」は適切ではありませんが、「3 番街の花屋」はおそらく少なくとも少額の取引では適切です)、支払い金額、決済方法 (アカウントから、現金など)、購入したもの、正式な領収書や請求書を持っていない理由を正確に記載する必要があります。

電子記録は、特に通常の業務で整然と保管している場合、書面による記録としてカウントされます。たとえば、領収書を receipts@ のメール受信ボックスに保管することがビジネスの通常の慣行である場合、receipts@ への 2 行のメールは、会社の通常の業務で作成される書面による記録であり、通常は慎重に扱われます。

すべての銀行口座、クレジットカードなどに関する明細書 (および同様の書類) は無期限に保存する必要があります。銀行によっては、自社のシステムで保管する期間が希望よりも短い場合があることに注意してください。電子コピーは、ご自身で管理する場所に保存するようにしてください。銀行は時々廃業することがあります。口座を解約した、または銀行が途中で買収されたなどの理由で、5 年前のアカウント明細書を再構築する必要はありません。

旅費、交通費、交際費、贈答品代は、一部の納税者によって悪用される可能性があり、そのため、特定の記録管理要件があります。これらの取引については、同時期の書面による記録を残すように特に注意する必要があります。IRS は、出版物 463 に必要なものを記載しています。予定されているアトラクションのプレビュー: 旅行日、宿泊先 (領収書を取得)、出張のビジネス目的を示すスプレッドシートを従業員ごとに保管する必要があります。接待 (食事を含む) を行うときは、取引に関する情報と同時に、参加者と特定のビジネス目的を記録する必要があります。中小企業の多くは、領収書の裏面にこの旨をシンプルに記載しています。

ほとんどの税務トピックと同様に、当局は少額取引に必要な形式の程度について妥当であるよう努めており、取引の規模が大きくなったり、頻度が増加したり、ビジネス全体の状況において重要度が高くなったりするたびに増加します。誰かに 20 米ドル相当の昼食を購入する場合、「Dan Smith; candidate; discussed employment opportunity (ダン・スミス、候補者、雇用機会について話し合う)」という文言をそれ以上書く必要はおそらくありません。年末パーティーの費用が会社に 15 万ドルかかる場合は、会計士がそれを実行し、適切なレベルの裏付けを尋ねてください。