El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal y cada estado tiene su propio tipo impositivo, leyes y normas sobre tributación de los productos. Debido a ello, intentar gestionar manualmente el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas de una empresa en crecimiento puede llevar mucho tiempo. Primero, debes entender dónde tienes obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas, lo que significa investigar las leyes estatales sobre el nexo del impuesto sobre las ventas. A continuación, debes calcular la tasa correcta y, a continuación, recaudar, presentar y remitir el impuesto sobre las ventas a cada estado.

Sin embargo, hay una forma más fácil de gestionar los pasos hacia el cumplimiento de la normativa. A continuación, te explicamos cómo utilizar una solución de automatización de impuestos sobre las ventas para ahorrar tiempo y cumplir con la normativa.

Ten en cuenta que se trata de información general sobre el impuesto sobre las ventas y que debes consultar a un experto para obtener consejos específicos para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?
  
• Cómo automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas
  

¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?

Si has alcanzado un umbral de nexo del impuesto sobre las ventas, cada transacción que un cliente hace en tu sitio web o en tu tienda requiere un cálculo del impuesto sobre las ventas. Estos cálculos varían en función de detalles como la ubicación del cliente, la ubicación de tu empresa, los productos o servicios que prestas y el precio de venta del producto. Una vez recaudado el impuesto sobre las ventas de tus clientes, debes informar, presentar y remitir el impuesto antes de una fecha de vencimiento, que varía según el estado.

Una solución de automatización de impuestos sobre las ventas puede simplificar estas tareas de cumplimiento de la normativa, incluida la supervisión, la presentación y el envío de nexos. Automatizar tus flujos de trabajo de gestión del impuesto sobre las ventas subcontratando a un proveedor puede ahorrarte tiempo y evitarte los errores de gestionar manualmente el cumplimiento de la normativa.

Cómo automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas

El cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas es un proceso que consta de varios pasos y está orientado a los detalles, pero la automatización puede facilitar el cumplimiento. Cada paso para cumplir con el impuesto sobre las ventas puede automatizarse. A continuación, te explicaremos cómo automatizar los aspectos del proceso de cumplimiento de la normativa de ventas.

Supervisión de nexo

En EE. UU., las empresas están obligadas a recaudar el impuesto sobre las ventas de los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos umbrales se denominan umbrales de nexo económico y pueden estar basados en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Debido a que el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían en todo el país.

Por ejemplo, en Nevada, las empresas deben recaudar el impuesto sobre las ventas de los clientes solo si han superado los 100.000 $ de ingresos o 200 transacciones de clientes en Nevada. Algunos estados solo tienen umbrales de ingresos o requieren que las empresas superen los umbrales de ingresos y transacciones antes de recaudar el impuesto sobre las ventas.

Las empresas también pueden cumplir con sus obligaciones impositivas por las ventas al tener presencia física o nexo físico en un estado. Algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico son las siguientes:

• Ubicación: Una oficina, un almacén, una tienda u otro lugar físico de negocios. El almacenamiento de inventario a menudo crea un nexo físico.

• Empleados: Tener un empleado, contratista, vendedor, instalador u otra persona que trabaje para su negocio en un estado.

• Eventos: Venta de productos en una feria comercial u otro evento.

Como cada estado tiene sus propios umbrales de nexo, la supervisión manual de tus requisitos de nexo puede llevar mucho tiempo a medida que crece tu empresa. Implica hacer un seguimiento manual de tus ventas e investigar los umbrales de nexo de cada estado. Tan pronto como alcances un umbral, deberás registrarte para cobrar el impuesto sobre las ventas, por lo que tendrías que estar constantemente controlando cada estado en el que generes ventas. La automatización del impuesto sobre las ventas puede ayudarte analizando todas tus transacciones de ventas y avisándote cuando te estás acercando o has superado un umbral de nexo en un estado.

Registro

Una vez que determines que tienes obligaciones impositivas por las ventas en un estado, el siguiente paso es registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Esos permisos son específicos para cada estado y debes registrarte para obtener un permiso en cada estado donde tengas obligaciones fiscales sobre las ventas.

Debido a que cada estado tiene su propio conjunto de formularios y procesos de registro, registrar manualmente un permiso de impuesto sobre las ventas en varios estados puede quitar tiempo a otras actividades de la empresa. Muchas soluciones de automatización del impuesto sobre las ventas se registrarán en tu nombre para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en cuanto hayas alcanzado un umbral de nexo.

Cálculo y cobro

La mayoría de los estados tienen una tasa de impuesto sobre las ventas en todo el estado y, en muchos estados, hay tasas de impuestos locales sobre las ventas adicionales a nivel de condado, municipio y distrito. Una tasa impositiva sobre las ventas para cualquier estado en particular incluiría la tasa del impuesto sobre las ventas en todo el estado más las tasas del impuesto sobre las ventas locales.

Existen más de 11.000 jurisdicciones fiscales en EE. UU., todas ellas con diferentes tasas y normativas. Cinco estados no tienen un impuesto estatal sobre las ventas: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón. Sin embargo, todavía podría haber tasas de impuestos locales sobre las ventas a considerar en estos estados.

Para determinar manualmente el tipo impositivo correcto, debes investigar cada estado y jurisdicción para asegurarte de que estás cobrando el importe correcto de impuestos. En este paso es donde una herramienta de impuestos sobre las ventas puede ser más beneficiosa. El cálculo manual de las tasas del impuesto sobre las ventas puede hacer perder tiempo y dar lugar a errores y cálculos incorrectos. Cobrar el importe incorrecto del impuesto sobre las ventas es ya bastante problemático, pero cobrar en exceso el impuesto sobre las ventas a tus clientes puede dar lugar a una mala experiencia del cliente, mientras que cobrar de menos a los clientes puede hacer que pagues la diferencia de tu bolsillo.

Una solución de automatización del impuesto sobre las ventas aplicará automáticamente el importe correcto del impuesto sobre las ventas y lo cobrará de tus clientes. A medida que los estados o ciudades cambian su tasa de impuesto sobre las ventas, el proveedor debe realizar esos ajustes en tiempo real, para que siempre esté cobrando la cantidad correcta de impuesto sobre las ventas.

Presentación y envío

Una vez que recaudes el impuesto sobre las ventas de tus clientes, deberás presentar una declaración de impuestos sobre las ventas y remitirlo a la autoridad fiscal estatal u otra autoridad fiscal local correspondiente. El sitio web de las autoridades fiscales de cada estado tendrá información detallada sobre cómo hacer la presentación y su fecha de vencimiento. Las fechas de vencimiento varían según el estado y la frecuencia con la que presentas una declaración también puede variar. Presentar la declaración a tiempo es la mejor manera de evitar las multas y los intereses que conlleva una declaración tardía.

Incluso si no has recaudado el impuesto sobre las ventas durante un periodo de reporte, es posible que aún tengas que presentar una declaración. Se denominan «declaraciones cero», y aunque no remitas ningún impuesto al estado, sigues estando obligado a presentar una declaración.

Cada estado tiene su propio formato de declaración del impuesto sobre las ventas y requiere información diferente cuando llega el momento de informar sobre el impuesto sobre las ventas recaudado. La automatización del impuesto sobre las ventas no solo garantiza que nunca se te pase una fecha de presentación, sino que también completará los retornos necesarios de forma rápida y precisa.