La automatización del impuesto sobre las ventas hace referencia a la tecnología que hace un seguimiento automático de dónde debe impuestos una empresa, realiza el registro para obtener permisos, aplica los tipos locales correctos en el proceso de compra y remite los pagos a las autoridades estatales. El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal, y cada estado tiene sus propios tipos del impuesto sobre las ventas, leyes y normas de fiscalidad de productos.

Esto puede hacer que la gestión manual del cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas de una empresa en crecimiento sea un proceso laborioso. Primero, debes entender dónde tienes obligaciones del impuesto sobre las ventas, lo que significa investigar las leyes estatales sobre el nexo del impuesto sobre las ventas. Después, debes calcular el tipo correcto y, a continuación, cobrar, declarar y remitir el impuesto sobre las ventas a cada estado. Sin embargo, hay una forma más sencilla de gestionar los pasos para el cumplimiento de la normativa. A continuación, explicaremos cómo utilizar el software de automatización del impuesto sobre las ventas para ahorrar tiempo a la vez que se cumple la normativa.

Ten presente que aquí te ofreceremos información general al respecto. Lo más recomendable es que consultes a un especialista que te ofrezca asesoramiento específico para tu empresa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?
  
• Ventajas de la automatización del impuesto sobre las ventas
  
• Cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas manual frente a automatizado
  
• Cómo funciona el software de automatización del impuesto sobre las ventas
  
• ¿Cuándo debes automatizar el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas?
  
• Cómo automatiza Stripe Tax el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas
  

¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?

Una solución de automatización del impuesto sobre las ventas puede simplificar las tareas de cumplimiento de la normativa fiscal, incluidas la monitorización del nexo, la presentación y la remisión. Automatizar los flujos de trabajo de gestión del impuesto sobre las ventas externalizándolos a un proveedor puede ahorrarte tiempo y evitar los errores comunes que se producen al gestionar el cumplimiento de la normativa manualmente.

Si has alcanzado el umbral del nexo del impuesto sobre las ventas, cada transacción que realice un cliente en tu sitio web o en tu tienda requiere un cálculo del impuesto sobre las ventas. Estos cálculos varían en función de detalles como la ubicación del cliente, la ubicación de tu empresa, el bien o servicio que ofreces y el precio de venta del producto. Una vez que cobras el impuesto sobre las ventas a tus clientes, tienes la obligación de declarar, presentar y remitir el impuesto antes de una fecha de vencimiento, que varía según el estado.

Ventajas de la automatización del impuesto sobre las ventas

El cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas manual se vuelve insostenible rápidamente a medida que aumenta el volumen de transacciones en distintas jurisdicciones. La automatización de estos flujos de trabajo elimina los cuellos de botella operativos, reduce los gastos generales y disminuye el riesgo de auditoría.

Los principales beneficios incluyen:

• Ahorro de tiempo significativo: Investigar los códigos fiscales locales, hacer un seguimiento de los umbrales y preparar las declaraciones agota valiosos recursos financieros. Las medianas empresas dedican una media de 163 horas al mes a gestionar manualmente el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas. La automatización ejecuta los cálculos y los informes en un segundo plano, lo que devuelve horas críticas a las operaciones principales de la empresa.

• Menor riesgo de errores costosos: Calcular los impuestos en miles de jurisdicciones da lugar a errores humanos. Cobrar de menos obliga a tu empresa a cubrir de su bolsillo los saldos impagados y las sanciones de las auditorías, mientras que cobrar de más crea una exposición al cumplimiento de la normativa y daña la confianza del comprador. Los motores de impuestos automatizados utilizan una precisión a nivel de ubicación exacta para garantizar tipos precisos en cada transacción.

• Proceso de compra sin fricciones: Las sorpresas o los errores en el pago perjudican las tasas de conversión. El software automatizado calcula y muestra el tipo impositivo exacto en tiempo real según la dirección precisa del cliente. Los compradores ven un total transparente de inmediato, lo que evita ajustes posteriores a la compra o disputas de facturación.

• Cumplimiento de la normativa continuo en medio de leyes cambiantes: Las jurisdicciones revisan constantemente los tipos, ajustan los umbrales del nexo económico y actualizan las normas de fiscalidad para los bienes digitales y el SaaS. Las plataformas automatizadas actualizan la lógica fiscal de forma continua, lo que mantiene a tu empresa en cumplimiento de la normativa sin que tu equipo tenga que hacer un seguimiento de los cambios legislativos.

Cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas manual frente a automatizado

El cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas implica operaciones recurrentes de varios pasos en cada jurisdicción donde operes. A continuación, se muestra cómo los flujos de trabajo manuales difieren de un enfoque automatizado en cada etapa del ciclo de vida del cumplimiento de la normativa.

Cómo funciona el software de automatización del impuesto sobre las ventas

El cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas es un proceso de varios pasos y está orientado a los detalles, pero la automatización puede facilitar el cumplimiento de la normativa. Cada paso para cumplir con la normativa del impuesto sobre las ventas puede automatizarse. A continuación, explicaremos cómo el software de automatización del impuesto sobre las ventas gestiona de forma automática diferentes aspectos del cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas.

Seguimiento de dónde debes el impuesto sobre las ventas (monitorización del nexo)

En EE. UU., las empresas están obligadas a recaudar el impuesto sobre las ventas de los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos umbrales se denominan umbrales de nexo económico y pueden estar basados en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Debido a que el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían en todo el país.

Por ejemplo, en Nevada, las empresas deben cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes solo si han superado los 100.000 $ en ingresos brutos o 200 transacciones de clientes del estado. Ciertos estados solo tienen umbrales de ingresos o exigen a las empresas que superen los umbrales de ingresos y transacciones antes de cobrar el impuesto sobre las ventas.

Las empresas también pueden tener obligaciones relativas al impuesto sobre las ventas si tienen una presencia o un nexo físicos en un estado. Estos son algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico:

• Ubicación: Una oficina, un almacén, una tienda u otro lugar físico donde opere la empresa. El almacenamiento de inventario a menudo crea un nexo físico.

• Empleados: Tener un empleado, un contratista, un vendedor, un instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.

• Eventos: Vender productos en una feria u otro evento.

Como cada estado tiene sus propios umbrales de nexo, hacer un seguimiento manual de tus requisitos de nexo puede ser una tarea ardua a medida que tu empresa crece. Implica realizar un seguimiento manual de las ventas e investigar los umbrales de nexo de cada estado. Tan pronto como alcanzas un umbral, tienes la obligación de registrarte para cobrar el impuesto sobre las ventas, por lo que tendrías que realizar un seguimiento constante en cada estado en el que generes ventas. La automatización del impuesto sobre las ventas puede ayudarte, ya que analiza todas tus transacciones de ventas y te avisa cuando te acercas o superas el umbral de nexo de un estado.

Registro para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en cada estado

Una vez que determinas que tienes obligaciones relativas al impuesto sobre las ventas en un estado, el siguiente paso es registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas. Esos permisos son específicos de cada estado y debes registrarte para obtener un permiso en cada estado en el que tengas obligaciones relativas al impuesto sobre las ventas.

Como cada estado tiene su propio conjunto de formularios de registro y procesos, registrarse manualmente para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en varios estados puede restar tiempo a otras actividades de la empresa. Muchas soluciones de automatización del impuesto sobre las ventas (como Stripe Tax) se registrarán para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en tu nombre cuando alcances un umbral de nexo.

Cómo calcular y cobrar el tipo impositivo correcto

La mayoría de los estados tienen una tasa de impuesto sobre las ventas en todo el estado y, en muchos estados, hay tasas de impuestos locales sobre las ventas adicionales a nivel de condado, municipio y distrito. Una tasa impositiva sobre las ventas para cualquier estado en particular incluiría la tasa del impuesto sobre las ventas en todo el estado más las tasas del impuesto sobre las ventas locales.

Hay más de 12.000 jurisdicciones fiscales en EE. UU., todas con distintos tipos y normativas. Hay cinco estados que no tienen un impuesto sobre las ventas estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón. Sin embargo, en estos estados podría haber tipos impositivos sobre las ventas a nivel local que haya que tener en cuenta.

Para determinar manualmente el tipo impositivo correcto, debes investigar cada estado y jurisdicción para asegurarte de que estás cobrando el importe correcto de impuestos. En este paso es donde una herramienta de impuestos sobre las ventas puede ser más beneficiosa. El cálculo manual de las tasas del impuesto sobre las ventas puede hacer perder tiempo y dar lugar a errores y cálculos incorrectos. Cobrar el importe incorrecto del impuesto sobre las ventas es ya bastante problemático, pero cobrar en exceso el impuesto sobre las ventas a tus clientes puede dar lugar a una mala experiencia del cliente, mientras que cobrar de menos a los clientes puede hacer que pagues la diferencia de tu bolsillo.

Una solución de automatización del impuesto sobre las ventas aplicará automáticamente el importe correcto del impuesto sobre las ventas y lo cobrará de tus clientes. A medida que los estados o ciudades cambian su tasa de impuesto sobre las ventas, el proveedor debe realizar esos ajustes en tiempo real, para que siempre esté cobrando la cantidad correcta de impuesto sobre las ventas.

Cómo presentar declaraciones y remitir impuestos a tiempo

Una vez que cobras el impuesto sobre las ventas a tus clientes, presentarás una declaración del impuesto sobre las ventas y remitirás el impuesto sobre las ventas que hayas cobrado al estado correcto u otra autoridad fiscal local. El sitio web de cada autoridad fiscal estatal tendrá detalles sobre cómo presentar la declaración y la fecha de vencimiento. Las fechas de vencimiento varían en función del estado y la frecuencia con la que presentas una declaración también puede variar. La presentación a tiempo es la mejor manera de evitar las sanciones y los intereses que conlleva una presentación tardía.

Incluso si no has recaudado el impuesto sobre las ventas durante un periodo de reporte, es posible que aún tengas que presentar una declaración. Se denominan «declaraciones cero», y aunque no remitas ningún impuesto al estado, sigues estando obligado a presentar una declaración.

Cada estado tiene su propio formato de declaración del impuesto sobre las ventas y requiere detalles diferentes cuando llega el momento de declarar el impuesto sobre las ventas cobrado. La automatización del impuesto sobre las ventas no solo garantiza que nunca te pases de una fecha de vencimiento de presentación, sino que también completará las declaraciones necesarias con rapidez y precisión. Las plataformas automatizadas también archivan cada transacción y declaración presentada, lo que ofrece a tu empresa un registro centralizado y preparado para auditorías si una autoridad fiscal solicita documentación.

¿Cuándo debes automatizar el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas?

Si bien la gestión manual del impuesto sobre las ventas en un solo estado de origen puede ser factible al principio, operar en varios estados puede hacer que el cumplimiento de la normativa se convierta rápidamente en un proceso complejo. Si planeas expandirte a nuevos mercados, lanzar nuevas categorías de productos o distribuir por Internet, la implementación de una infraestructura de automatización con antelación es fundamental.

De forma poco intuitiva, las empresas más sencillas y en una etapa inicial a menudo son las que más se benefician de una automatización temprana, ya que analizar las transacciones históricas y los impuestos atrasados puede costar mucho más que mantener el cumplimiento de la normativa desde el primer día.

Debes considerar la automatización del cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas si tu empresa:

• Vende a clientes en distintos estados o planea expandirse a nivel regional. El seguimiento de los distintos umbrales de nexo económico en distintas jurisdicciones supera rápidamente la capacidad del seguimiento manual.
  

• Tiene empleados en remoto o usa los servicios de gestión logística de terceros. El nexo físico se puede activar al instante si contratas a personal de fuera del estado o si almacenas inventario en almacenes descentralizados.

• Ofrece productos con normas de fiscalidad complejas. Vender bienes digitales, productos SaaS o paquetes de productos mixtos implica analizar los matices de las exenciones de cada estado.

• Dedica de forma recurrente tiempo de los equipos financieros a tareas relacionadas con los impuestos. Si tu equipo contable dedica varios días al mes a preparar declaraciones, cruzar códigos postales y registrar declaraciones sin actividad, la automatización recupera de inmediato esas horas para dedicarlas a un trabajo de mayor valor.

Cómo automatiza Stripe Tax el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas

Stripe Tax elimina la fricción del cumplimiento de la normativa automatizando cada paso del ciclo de vida de los impuestos. Puedes habilitar la automatización integral con una sola línea de código, un clic en el Dashboard de Stripe o a través de la API de Stripe.

Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro de impuestos en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard y gestionar las presentaciones globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
  
• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países
  

Stripe Tax automatiza tu flujo de trabajo en cuatro áreas clave:

• Supervisión automatizada del nexo: Stripe Tax realiza un seguimiento de tu volumen de transacciones frente a los umbrales de nexo económico estatales y locales en tiempo real. Te avisa en cuanto te acercas o superas un umbral para que sepas exactamente dónde y cuándo tienes que registrarte.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para pagar impuestos sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación: Stripe Tax automatiza las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones globales, Stripe Tax se integra a la perfección con socios de presentación, de modo que tus presentaciones globales sean precisas y puntuales. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en el crecimiento de tu empresa.

Obtén más información sobre Stripe Tax o empieza hoy mismo.