La taxe sur les ventes est gérée au niveau des États, chaque État ayant son propre taux de taxe sur les ventes, ses propres lois et ses propres règles d’imposition des produits. C’est pourquoi la gestion manuelle de la conformité fiscale pour une entreprise en pleine croissance peut s’avérer chronophage. Tout d’abord, vous devez savoir là où votre entreprise est soumise à des obligations fiscales, ce qui implique de rechercher les lois sur le lien fiscal des ventes. Vous devez ensuite calculer le taux approprié, puis collecter, déclarer et reverser la taxe sur les ventes à chaque État.

Cependant, il existe un moyen plus simple de gérer les étapes de conformité. Cet article explique comment utiliser une solution d’automatisation de la taxe sur les ventes pour gagner du temps tout en préservant la conformité.

À noter qu’il s’agit d’informations générales relatives à la taxe sur les ventes et qu’il est préférable de consulter un expert pour obtenir des conseils spécifiques à votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que l’automatisation de la taxe sur les ventes ?
  
• Comment automatiser la conformité de vos taxes sur les ventes ?
  

Qu’est-ce que l’automatisation de la taxe sur les ventes ?

Si vous avez atteint un seuil fiscal spécifique, chaque transaction effectuée par un client sur votre site Web ou dans votre boutique nécessite le calcul de la taxe sur les ventes. Ce calcul varie en fonction de détails tels que l’emplacement du client, l’emplacement de votre entreprise, le bien ou le service que vous fournissez et le prix de vente du produit. Une fois que vous avez collecté la taxe sur les ventes auprès de vos clients, vous devez la déclarer et la verser avant une date limite, variable selon les États.

Une solution d’automatisation de la taxe sur les ventes peut simplifier ces tâches de mise en conformité, notamment en matière de surveillance des liens fiscaux, de déclaration et de versement des taxes. Le fait de sous-traiter à un prestataire l’automatisation de vos flux de travail de gestion de la taxe sur les ventes peut vous faire gagner du temps tout en évitant les erreurs de gestion manuelle de la conformité.

Comment automatiser la conformité de votre taxe sur les ventes ?

Si la conformité fiscale est un processus minutieux, nécessitant plusieurs étapes, l’automatisation peut faciliter la mise en conformité. Chaque étape de la conformité fiscale peut être automatisée. Nous vous expliquerons ci-dessous comment automatiser les différents aspects du processus.

Surveillance des liens fiscaux

Aux États-Unis, les entreprises sont tenues de collecter la taxe sur les ventes auprès de leurs clients lorsqu’elles dépassent certains seuils. Ces seuils, appelés seuils économiques associés, peuvent être basés sur les revenus ou sur les transactions, ou les deux. La taxe sur les ventes étant régie au niveau des États, ces seuils varient dans l’ensemble du pays.

Par exemple, au Nevada, les entreprises ont l’obligation de collecter la taxe sur les ventes auprès des clients uniquement si leur chiffre d’affaires dépasse 100 000 $ ou si 200 transactions sont effectuées auprès de clients implantés dans l’État du Nevada. Certains États imposent uniquement des seuils de chiffre d’affaires ou exigent des entreprises qu’elles dépassent à la fois les seuils de chiffre d’affaires et de transactions avant de percevoir la taxe sur les ventes.

Les entreprises peuvent également satisfaire à leurs obligations fiscales en ayant une présence physique ou un lien physique dans un État. Voici quelques exemples d’activités commerciales susceptibles de créer un lien physique :

• Localisation : Un bureau, un entrepôt, un magasin ou tout autre lieu physique dédié à une activité professionnelle. L’entreposage de stocks crée souvent un lien physique.

• Employés : Avoir un employé, un sous-traitant, un commercial, un installateur ou toute autre personne effectuant des travaux pour votre entreprise dans un État donné.

• Événements : Vendre des produits lors d’un salon ou d’un autre événement.

Chaque État ayant ses propres seuils de liens fiscaux, la supervision manuelle de vos exigences peut prendre du temps à mesure que votre entreprise se développe. Il s’agit de suivre manuellement vos ventes et de rechercher les seuils liés aux liens fiscaux de chaque État. Dès lors que vous atteignez un seuil, vous devez vous immatriculer pour collecter la taxe sur les ventes. Vous devez donc surveiller constamment chaque État dans lequel vous réalisez des ventes. L’automatisation de la taxe sur les ventes peut vous aider en analysant toutes vos transactions de vente et en vous alertant lorsque vous approchez ou avez dépassé un seuil fiscal dans un État.

Immatriculation

Une fois que vous avez déterminé que vous avez des obligations fiscales dans un État, la prochaine étape consiste à vous immatriculer pour obtenir un permis de taxe sur les ventes. Ces permis sont spécifiques à chaque État, et vous devez vous immatriculer pour obtenir un permis dans chacun des États où vous avez des obligations fiscales sur les ventes.

Chaque État ayant ses propres formulaires et processus d’immatriculation, une démarche manuelle pour obtenir un permis de taxe sur les ventes dans plusieurs États peut prendre du temps par rapport à d’autres activités métier. De nombreuses solutions d’automatisation de la taxe sur les ventes procèdent à une immatriculation en votre nom dès que vous avez atteint un seuil afin que vous bénéficiiez d’un permis de taxe sur les ventes.

Calcul et collecte

La plupart des États appliquent un taux de taxe sur les ventes à l’échelle de l’État, et dans de nombreux États, il existe des taux de taxe sur les ventes locaux supplémentaires au niveau des comtés, des municipalités et des districts. Le taux de la taxe sur les ventes pour un État donné inclut le taux de la taxe sur les ventes à l’échelle de l’État, ainsi que tous les taux de taxe sur les ventes locaux.

Il existe plus de 11 000 juridictions fiscales aux États-Unis, toutes ayant des taux et des réglementations différents. Cinq États n’ont pas de taxe sur les ventes à l’échelle de l’État : l’Alaska, le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l’Oregon. Cependant, il est possible que des taux de taxe sur les ventes locaux soient à prendre en compte dans ces États.

Afin de déterminer manuellement le bon taux de taxe sur les ventes, vous devez examiner la situation dans chaque État et chaque juridiction afin de vous assurer de collecter le bon montant de taxe. C’est à cette étape qu’un moteur de taxe sur les ventes peut être le plus avantageux. Le calcul manuel des taux de taxe sur les ventes peut s’avérer chronophage et ouvrir la voie à des erreurs et à des calculs incorrects. Facturer un montant incorrect de taxe sur les ventes est déjà assez grave, mais surfacturer à vos clients la taxe sur les ventes peut nuire à l’expérience client, et sous-facturer vos clients peut vous obliger à payer la différence de votre poche.

Une solution d’automatisation de la taxe sur les ventes applique automatiquement le bon montant de taxe sur les vente et le collecte auprès de vos clients. Lorsque les États ou les villes modifient leur taux de taxe sur les ventes, le prestataire doit effectuer ces ajustements en temps réel, afin que vous collectiez toujours le bon montant de taxe sur les ventes.

Déclaration et versement

Une fois la taxe sur les ventes collectée auprès de vos clients, vous déposez une déclaration et reversez le montant à l’État approprié ou à une autre autorité fiscale locale. Vous trouverez des informations sur le site Web de l’administration fiscale de chaque État pour vous informer de la date limite et des informations sur la date à laquelle vous devez effectuer cette déclaration. Les dates d’échéance varient d’un État à l’autre et la fréquence à laquelle vous produisez une déclaration peut également varier. Le dépôt de la déclaration dans les délais est le meilleur moyen d’éviter les pénalités et les intérêts qui accompagnent une déclaration en souffrance.

Même si vous n’avez pas collecté la taxe sur les ventes au cours d’une période de déclaration, il est possible que vous deviez tout de même remplir une déclaration. C’est ce que l’on appelle les « déclarations nulles » et, même si vous ne verserez aucune taxe à l’État, vous devez tout de même produire une déclaration.

Chaque État utilise son propre format de déclaration de taxe sur les ventes et exige des informations différentes au moment de déclarer la taxe sur les ventes collectée. Non seulement l’automatisation de la taxe sur les ventes vous permet de ne jamais manquer une date d’échéance de déclaration, mais elle remplira également les déclarations nécessaires rapidement et avec précision.