La taxe de vente est gérée au niveau des États, chaque État ayant son propre taux de taxe de vente, ses propres lois et ses propres règles d’imposition des produits. C’est pourquoi la gestion manuelle de la conformité fiscale pour une entreprise en pleine croissance peut s’avérer chronophage. Tout d’abord, vous devez savoir là où votre entreprise est soumise à des obligations fiscales, ce qui signifie que vous devez rechercher les lois sur le lien fiscal de l’État. Ensuite, vous devez calculer le taux approprié, puis prélever, déclarer et reverser la taxe de vente à chaque État.

Cependant, il existe un moyen plus simple de gérer les étapes de la mise en conformité. Ci-dessous, nous vous expliquerons comment utiliser une solution d’automatisation de la taxe de vente pour gagner du temps tout en préservant la conformité.

Notez qu’il s’agit de renseignements généraux sur la taxe de vente et qu’il est préférable de consulter un expert pour obtenir des conseils spécifiques à votre entreprise.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que l’automatisation de la taxe de vente?
  
• Comment automatiser votre conformité fiscale?
  

Qu’est-ce que l’automatisation de la taxe de vente?

Si vous avez atteint un seuil de lien fiscal déterminé, chaque transaction effectuée par un client sur votre site Web ou dans votre magasin nécessite le calcul de la taxe de vente. Ce calcul varie en fonction de détails tels que l’emplacement du client, l’emplacement de votre entreprise, le bien ou le service que vous fournissez et le prix de vente du produit. Une fois que vous avez perçu la taxe de vente auprès de vos clients, vous devez la déclarer, la déclarer et la reverser avant une date limite, laquelle varie selon l’État.

Une solution d’automatisation de la taxe de vente peut simplifier ces tâches de mise en conformité, notamment la surveillance des liens fiscaux, la déclaration et le versement de la taxe. Le fait de faire appel à un sous-traitant pour automatiser vos flux de travail de gestion de la taxe de vente peut vous faire gagner du temps tout en évitant les erreurs liées à la gestion manuelle de la conformité.

Comment automatiser votre conformité fiscale?

Même si la conformité fiscale est un processus pointilleux impliquant plusieurs étapes, l’automatisation peut faciliter la mise en conformité. Chaque étape de la conformité fiscale peut être automatisée. Nous vous expliquerons ci-dessous comment automatiser les différents aspects du processus de mise en conformité des ventes.

Surveillance des liens fiscaux

Aux États-Unis, les entreprises sont tenues de collecter la taxe de vente auprès de leurs clients lorsqu’elles dépassent certains seuils. Ces seuils sont appelés seuils de lien économique, et ils peuvent être basés sur les revenus, les transactions ou les deux. Étant donné que la taxe de vente est régie au niveau des États, ces seuils varient d’un État à l’autre.

Par exemple, au Nevada, les entreprises ne doivent collecter la taxe de vente auprès des clients que si elles ont dépassé 100 000 $ de revenus ou 200 transactions auprès de clients du Nevada. Certains États n’appliquent que des seuils de revenus ou exigent des entreprises qu’elles dépassent ces seuils de revenus et de transactions avant de percevoir la taxe de vente.

Les entreprises peuvent également satisfaire à leurs obligations en matière de taxe de vente en ayant une présence physique ou un lien physique dans un État. Voici quelques exemples d’activités commerciales susceptibles de créer un lien physique :

• Emplacement : un bureau, un entrepôt, un magasin ou tout autre lieu physique dédié à une activité. L’entreposage de stocks crée souvent un lien physique.

• Employés : avoir un employé, un sous-traitant, un vendeur, un installateur ou toute autre personne effectuant des travaux pour votre entreprise dans un État donné.

• Événements : vendre des produits lors d’un salon professionnel ou d’un autre événement.

Chaque État ayant ses propres seuils de liens fiscaux, la surveillance manuelle de vos exigences en matière de liens fiscaux peut prendre beaucoup de temps à mesure que votre entreprise se développe. Il s’agit de suivre manuellement vos ventes et de rechercher les seuils de liens fiscaux de chaque État. Dès lors que vous atteignez un seuil, vous devez vous inscrire pour collecter la taxe de vente. Vous devez donc surveiller en permanence chaque État dans lequel vous générez des ventes. L’automatisation de la taxe de vente peut vous aider en analysant toutes vos transactions de vente et en vous alertant lorsque vous approchez ou avez dépassé un seuil de lien fiscal dans un État.

Inscription

Une fois que vous avez déterminé que vous avez des obligations en matière de taxe de vente dans un État, l’étape suivante consiste à vous inscrire pour obtenir un permis de taxe de vente. Ces permis sont spécifiques à chaque État, et vous devez donc vous inscrire pour obtenir un permis dans chacun des États où vous avez des obligations en matière de taxe de vente.

Étant donné que chaque État dispose de ses propres formulaires et processus d’inscription, une démarche manuelle pour obtenir un permis de taxe de vente dans plusieurs États peut prendre plus de temps que d’autres activités commerciales. De nombreuses solutions d’automatisation de la taxe de vente (telles que Stripe Tax) procèdent à l’inscription en votre nom dès lors que vous avez atteint un seuil de lien afin que vous puissiez obtenir un permis de taxe de vente.

Calcul et collecte

La plupart des États appliquent un taux de taxe de vente à l’échelle de l’État, et dans de nombreux États, il existe des taux de taxe de vente locaux supplémentaires au niveau des comtés, des municipalités et des districts. Le taux de taxe de vente pour un État donné inclut le taux de taxe de vente à l’échelle de l’État et tout taux de taxe de vente local.

Il existe plus de 11 000 territoires fiscaux aux États-Unis, tous avec des réglementations et des taux différents. Cinq États n’ont pas de taxe de vente à l’échelle de l’État : l’Alaska, le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l’Oregon. Toutefois, il est possible que des taux de taxe de vente locaux soient à prendre en compte dans ces États.

Pour déterminer manuellement le bon taux de taxe de vente, renseignez-vous auprès de chaque État et de chaque administration afin de vous assurer que vous percevez le montant exact de la taxe. C’est à cette étape qu’un moteur de taxe de vente peut être le plus avantageux. Le calcul manuel des taux de taxe de vente peut s’avérer chronophage et ouvrir la porte à des erreurs et à des calculs incorrects. Facturer un mauvais montant de taxe de vente est déjà assez grave, mais surfacturer à vos clients la taxe de vente peut nuire à l’expérience client, et sous-facturer les clients peut vous obliger à payer la différence de votre poche.

Une solution d’automatisation de la taxe de vente applique automatiquement le bon montant de la taxe de vente et le collecte auprès de vos clients. Lorsque les États ou les villes modifient leur taux de taxe de vente, le fournisseur doit procéder à ces ajustements en temps réel, afin que vous perceviez toujours le bon montant de taxe de vente.

Déclaration et versement

Une fois que vous avez perçu la taxe de vente auprès de vos clients, vous devez remplir une déclaration de taxe de vente et reverser la taxe de vente que vous avez perçue à l’État approprié ou à l’autorité fiscale locale concernée. Le site Web de l’administration fiscale de chaque État fournit des renseignements sur la procédure à suivre et votre date d’échéance. Les dates d’échéance varient d’un État à l’autre, et la fréquence à laquelle vous produisez une déclaration peut également varier. Le respect des délais de déclaration est le meilleur moyen d’éviter les pénalités et les intérêts liés à une déclaration tardive.

Même si vous n’avez pas collecté de taxe de vente au cours d’une période de déclaration, il est possible que vous deviez tout de même produire une déclaration. C’est ce qu’on appelle les « déclarations nulles » et, même si vous ne reverserez aucune taxe à l’État, vous devez tout de même produire une déclaration.

Chaque État a son propre format de déclaration de taxe de vente et exige des détails différents au moment de déclarer la taxe de vente collectée. Non seulement l’automatisation de la taxe de vente vous permet de ne jamais manquer une date d’échéance de déclaration, mais elle permet également de remplir les déclarations nécessaires rapidement et avec précision.