Sales Tax-Automatisierung bezeichnet Technologie, die automatisch nachverfolgt, wo ein Unternehmen Steuern schuldet, sich für Lizenzen registriert, die korrekten lokalen Steuersätze beim Bezahlvorgang anwendet und Zahlungen an staatliche Behörden abführt. Sales Tax wird auf Bundesstaatsebene verwaltet, und jeder Bundesstaat hat seine eigenen Sales Tax-Sätze, Gesetze und Regeln zur Steuerpflicht von Produkten.

Dies kann die manuelle Verwaltung der Sales Tax-Compliance für ein wachsendes Unternehmen zu einem zeitaufwändigen Prozess machen. Zunächst müssen Sie nachvollziehen, wo Sie Sales Tax-Verpflichtungen haben, was bedeutet, dass Sie die Sales Tax Nexus-Gesetze der Bundesstaaten recherchieren müssen. Dann müssen Sie den korrekten Steuersatz berechnen und die Sales Tax erheben, melden und an jeden Bundesstaat abführen. Es gibt jedoch einen einfacheren Weg, die Schritte zur Compliance zu verwalten. Im Folgenden erklären wir, wie Sie Software zur Sales Tax-Automatisierung nutzen, um Zeit zu sparen und gleichzeitig Compliance zu wahren.

Beachten Sie, dass es sich im Folgenden um allgemeine Informationen zur Verkaufssteuer handelt und dass Sie sich speziell für Ihr Unternehmen von einer Expertin oder einem Experten beraten lassen sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Sales Tax-Automatisierung?
  
• Vorteile der Sales Tax-Automatisierung
  
• Manuelle vs. automatisierte Sales Tax-Compliance
  
• Wie Software zur Sales Tax-Automatisierung funktioniert
  
• Wann sollten Sie Ihre Sales Tax-Compliance automatisieren?
  
• Wie Stripe Tax die Sales Tax-Compliance automatisiert
  

Was ist Verkaufssteuerautomatisierung?

Eine Lösung zur Sales Tax-Automatisierung kann Aufgaben der Steuerkonformität vereinfachen, einschließlich Nexus-Überwachung, Steuermeldung und Abführung. Die Automatisierung Ihrer Workflows für die Sales Tax-Verwaltung durch Auslagerung an einen Anbieter kann Ihnen Zeit sparen und gleichzeitig häufige Fehler vermeiden, die bei der manuellen Verwaltung der Compliance auftreten.

Wenn Sie einen Sales Tax Nexus-Schwellenwert erreicht haben, erfordert jede Transaktion, die ein Kunde oder eine Kundin auf Ihrer Website oder in Ihrem Geschäft tätigt, eine Sales Tax-Berechnung. Diese Berechnungen variieren basierend auf Details wie dem Standort der Kundin/des Kunden, Ihrem Unternehmensstandort, der von Ihnen bereitgestellten Ware oder Dienstleistung und dem Verkaufspreis des Produkts. Sobald Sie von Ihren Kundinnen und Kunden Sales Tax erheben, sind Sie verpflichtet, die Steuer bis zu einem Fälligkeitsdatum, das je nach Bundesstaat variiert, zu melden, eine Steuererklärung einzureichen und abzuführen.

Vorteile der Sales Tax-Automatisierung

Manuelle Sales Tax-Compliance wird schnell unhaltbar, wenn das Transaktionsvolumen über rechtliche Zuständigkeitsbereiche hinweg wächst. Die Automatisierung dieser Workflows beseitigt betriebliche Engpässe, senkt die Gemeinkosten und reduziert das Prüfungsrisiko.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Erhebliche Zeitersparnis: Die Recherche lokaler Steuergesetze, die Nachverfolgung von Schwellenwerten und die Vorbereitung von Steuererklärungen binden wertvolle Finanzressourcen. Mittelständische Unternehmen verbringen durchschnittlich 163 Stunden pro Monat damit, die Sales Tax-Compliance manuell zu verwalten. Automatisierung führt Berechnungen und Berichterstattung im Hintergrund durch und gibt wichtige Stunden an das Kerngeschäft zurück.

• Reduziertes Risiko kostspieliger Fehler: Die Berechnung von Steuern in Tausenden von Zuständigkeitsbereichen ist anfällig für menschliche Fehler. Zu geringe Berechnungen zwingen Ihr Unternehmen dazu, unbezahlte Beträge und Prüfungsstrafen aus eigener Tasche zu decken, während zu hohe Berechnungen Compliance-Risiken schaffen und das Vertrauen der Käuferinnen und Käufer schädigen. Automatisierte Steuer-Engines nutzen Präzision auf Adressebene, um bei jeder Transaktion genaue Steuersätze sicherzustellen.

• Reibungsloser Bezahlvorgang: Überraschungen oder Fehler bei der Zahlung schaden den Conversion-Raten. Automatisierte Software berechnet und zeigt den genauen Steuersatz in Echtzeit basierend auf der genauen Adresse der Kundin/des Kunden an. Käuferinnen und Käufer sehen sofort eine transparente Gesamtsumme, was nachträgliche Anpassungen oder Abrechnungsstreitigkeiten verhindert.

• Kontinuierliche Compliance trotz sich ändernder Gesetze: Zuständigkeitsbereiche überarbeiten ständig Steuersätze, passen Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus an und aktualisieren Regeln zur Steuerpflicht für digitale Güter und SaaS. Automatisierte Plattformen aktualisieren die Steuerlogik kontinuierlich und halten Ihr Unternehmen konform, ohne dass Ihr Team Gesetzesänderungen überwachen muss.

Manuelle vs. automatisierte Sales Tax-Compliance

Sales Tax-Compliance umfasst wiederkehrende, mehrstufige Abläufe in jedem Zuständigkeitsbereich, in dem Sie geschäftlich tätig sind. Hier sehen Sie, wie sich manuelle Workflows in jeder Phase des Compliance-Lifecycles von einem automatisierten Ansatz unterscheiden.

Wie Software zur Sales Tax-Automatisierung funktioniert

Sales Tax-Compliance ist ein mehrstufiger und detailorientierter Prozess, aber Automatisierung kann die Compliance erleichtern. Jeder Schritt, um Sales Tax-konform zu werden oder zu bleiben, kann automatisiert werden. Im Folgenden erklären wir, wie Software zur Sales Tax-Automatisierung verschiedene Aspekte der Sales Tax-Compliance automatisch verwaltet.

Nachverfolgung, wo Sie Sales Tax schulden (Nexus-Überwachung)

In den USA sind Unternehmen verpflichtet, Verkaufssteuer von ihren Kundinnen und Kunden zu erheben, wenn sie bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Diese Schwellenwerte werden als Schwellenwerte für wirtschaftlichen Nexus bezeichnet und können umsatzbasiert, transaktionsbasiert oder beides sein. Da die Verkaufssteuer auf der Ebene der Bundesstaaten geregelt wird, variieren diese Schwellenwerte von Land zu Land.

Zum Beispiel müssen Unternehmen in Nevada nur dann Sales Tax von Kundinnen und Kunden erheben, wenn sie 100.000 $ Bruttoumsatz oder 200 Transaktionen von Kundinnen und Kunden in diesem Bundesstaat überschritten haben. Bestimmte Bundesstaaten haben nur Umsatzschwellenwerte oder verlangen von Unternehmen, dass sie die Umsatz- und Transaktionsschwellenwerte überschreiten, bevor sie Sales Tax erheben.

Unternehmen können ihrer Pflicht zur Sales Tax auch nachkommen, indem sie in einem Bundesstaat physisch präsent sind oder dort einen physischen Nexus haben. Beispiele für Unternehmensaktivitäten, die einen physischen Nexus schaffen können, sind folgende:

• Standort: Ein Büro, Lager, Geschäft oder ein anderer physischer Geschäftsort. Die Lagerung von Inventar erzeugt oft einen physischen Nexus.

• Mitarbeitende: Einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin, einen Auftragnehmer/eine Auftragnehmerin, einen Verkäufer/eine Verkäuferin, einen Installateur/eine Installateurin oder eine andere Person zu haben, die in einem Bundesstaat für Ihr Unternehmen arbeitet.

• Veranstaltungen: Verkauf von Produkten auf einer Messe oder einer anderen Veranstaltung.

Da jeder Bundesstaat seine eigenen Nexus-Schwellenwerte hat, kann die manuelle Überwachung Ihrer Nexus-Anforderungen zeitaufwändig sein, während Ihr Unternehmen wächst. Es erfordert die manuelle Nachverfolgung Ihrer Verkäufe und die Recherche der Nexus-Schwellenwerte jedes Bundesstaates. Sobald Sie einen Schwellenwert erreichen, sind Sie verpflichtet, sich für die Erhebung der Sales Tax zu registrieren, sodass Sie jeden Bundesstaat, in dem Sie Umsätze generieren, ständig überwachen müssten. Die Sales Tax-Automatisierung kann helfen, indem sie all Ihre Verkaufstransaktionen analysiert und Sie warnt, wenn Sie sich einem Nexus-Schwellenwert in einem Bundesstaat nähern oder diesen überschritten haben.

Registriert sich für eine Sales Tax-Lizenz in jedem Bundesstaat

Sobald Sie feststellen, dass Sie Sales Tax-Verpflichtungen in einem Bundesstaat haben, ist Ihr nächster Schritt die Registrierung für eine Sales Tax-Lizenz. Diese Lizenzen sind spezifisch für jeden Bundesstaat, und Sie müssen sich in jedem Bundesstaat, in dem Sie Sales Tax-Verpflichtungen haben, für eine Lizenz registrieren.

Da jeder Bundesstaat seine eigenen Registrierungsformulare und -prozesse hat, kann die manuelle Registrierung für eine Sales Tax-Lizenz in mehreren Bundesstaaten Zeit von anderen geschäftlichen Aktivitäten beanspruchen. Viele Lösungen zur Sales Tax-Automatisierung (wie Stripe Tax) registrieren sich in Ihrem Namen für eine Sales Tax-Lizenz, wenn Sie einen Nexus-Schwellenwert erreichen.

Berechnet und erhebt den korrekten Steuersatz

In den meisten Bundesstaaten gilt ein landesweiter Verkaufssteuersatz, und in vielen Bundesstaaten gibt es zusätzliche lokale Verkaufssteuersätze auf Bezirks-, Gemeinde- und Bezirksebene. Ein Verkaufssteuersatz für einen bestimmten Bundesstaat umfasst den landesweiten Verkaufssteuersatz zuzüglich aller lokalen Verkaufssteuersätze.

Es gibt mehr als 12.000 rechtliche Zuständigkeitsbereiche für Steuern in den USA, alle mit unterschiedlichen Sätzen und Vorschriften. Fünf Bundesstaaten haben keine landesweite Sales Tax: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon. Allerdings könnte es in diesen Bundesstaaten dennoch lokale Sales Tax-Sätze geben, die berücksichtigt werden müssen.

Für die manuelle Ermittlung des korrekten Verkaufssteuersatzes müssen Sie sich über jeden Bundesstaat und jede Gerichtsbarkeit informieren, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Steuerbetrag erheben. In diesem Schritt kann sich eine Verkaufssteuer-Engine als besonders vorteilhaft erweisen. Die manuelle Berechnung von Verkaufssteuersätzen kann Zeit kosten und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und falschen Berechnungen erhöhen. Es ist schon schlimm genug, wenn Sie den falschen Verkaufssteuerbetrag berechnen, doch wenn Sie Ihren Kundinnen und Kunden zu viel Verkaufssteuer berechnen, kann das das Kundenerlebnis beeinträchtigen und eine Unterberechnung kann dazu führen, dass Sie die Differenz aus eigener Tasche bezahlen müssen.

Eine Lösung zur Automatisierung der Verkaufssteuer wendet automatisch den korrekten Verkaufssteuerbetrag an und zieht ihn von Ihren Kundinnen und Kunden ein. Wenn Bundesstaaten oder Städte ihren Verkaufssteuersatz ändern, sollte der Anbieter diese Anpassungen in Echtzeit vornehmen, damit Sie immer den richtigen Verkaufssteuerbetrag erheben.

Reicht Steuererklärungen ein und führt Steuern pünktlich ab

Sobald Sie Sales Tax von Ihren Kundinnen und Kunden erheben, werden Sie eine Sales Tax-Erklärung einreichen und die erhobene Sales Tax an den korrekten Bundesstaat oder eine andere lokale Steuerbehörde abführen. Die Website der Steuerbehörde jedes Bundesstaates enthält Details dazu, wie Sie diese einreichen müssen, sowie Ihr Fälligkeitsdatum. Fälligkeitsdaten variieren je nach Bundesstaat, und die Häufigkeit, mit der Sie eine Steuererklärung einreichen, kann ebenfalls variieren. Die pünktliche Einreichung ist der beste Weg, um Strafen und Zinsen zu vermeiden, die mit einer verspäteten Einreichung einhergehen.

Selbst wenn Sie in einem Berichtszeitraum keine Verkaufssteuer eingezogen haben, müssen Sie möglicherweise dennoch eine Steuererklärung abgeben. Diese werden als „zero returns“ (Null-Erklärungen) bezeichnet, und obwohl Sie keine Steuern an den Bundesstaat abführen, müssen Sie dennoch eine Erklärung abgeben.

Jeder Bundesstaat hat sein eigenes Format für die Sales Tax-Erklärung und erfordert unterschiedliche Details, wenn es an der Zeit ist, die erhobene Sales Tax zu melden. Die Sales Tax-Automatisierung stellt nicht nur sicher, dass Sie nie ein Fälligkeitsdatum für die Einreichung verpassen, sondern füllt auch die erforderlichen Steuererklärungen schnell und genau aus. Automatisierte Plattformen archivieren zudem jede Transaktion und eingereichte Steuererklärung, was Ihrem Unternehmen einen zentralisierten, prüfungsbereiten Verlauf bietet, falls eine Steuerbehörde Dokumentationen anfordert.

Wann sollten Sie Ihre Sales Tax-Compliance automatisieren?

Während die manuelle Verwaltung der Sales Tax in einem einzigen Heimatstaat anfangs machbar sein mag, kann der Betrieb über Bundesstaatsgrenzen hinweg die Compliance schnell zu einem komplexen Prozess machen. Wenn Sie planen, in neue Märkte zu expandieren, neue Produktkategorien einzuführen oder online zu vertreiben, ist die frühzeitige Implementierung einer Automatisierungsinfrastruktur von entscheidender Bedeutung.

Paradoxerweise profitieren Unternehmen in der Frühphase und einfachere Unternehmen oft am meisten von einer frühen Automatisierung, da das Analysieren historischer Transaktionen und Nachsteuern deutlich mehr kosten kann, als die Compliance vom ersten Tag an aufrechtzuerhalten.

Sie sollten in Erwägung ziehen, Ihre Sales Tax-Compliance zu automatisieren, wenn Ihr Unternehmen:

• An Kundinnen und Kunden in mehreren Bundesstaaten verkauft oder plant, regional zu expandieren. Die Nachverfolgung unterschiedlicher Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus über verschiedene rechtliche Zuständigkeitsbereiche hinweg übersteigt schnell die Möglichkeiten der manuellen Nachverfolgung.
  

• Remote-Mitarbeitende hat oder die Ausführung durch Dritte nutzt. Ein physischer Nexus kann sofort ausgelöst werden, wenn Sie Personal außerhalb des Bundesstaates einstellen oder Inventar in dezentralen Lagern aufbewahren.

• Produkte mit komplexen Regeln zur Steuerpflicht anbietet. Der Verkauf von digitalen Gütern, SaaS-Produkten oder gemischten Produktpaketen erfordert die Navigation durch nuancierte Ausnahmen, die von Bundesstaat zu Bundesstaat variieren.

• Wiederkehrende Finanzkapazitäten für Steueraufgaben aufwendet. Wenn Ihr Buchhaltungsteam jeden Monat mehrere Tage damit verbringt, Steuererklärungen vorzubereiten, Postleitzahlen abzugleichen und Nullmeldungen zu protokollieren, gewinnt die Automatisierung diese Stunden sofort für höherwertige Arbeit zurück.

Wie Stripe Tax die Sales Tax-Compliance automatisiert

Stripe Tax beseitigt Hürden bei der Compliance, indem jeder Schritt des Steuer-Lifecycles automatisiert wird. Sie können die End-to-End-Automatisierung mit einer einzigen Codezeile, einem Klick im Stripe-Dashboard oder über die Stripe-API aktivieren.

Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Umsatzsteuer, Sales Tax und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern. So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern erheben.

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern
  
• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern
  

Stripe Tax automatisiert Ihren Workflow in vier Kernbereichen:

• Automatisierte Nexus-Überwachung: Stripe Tax vergleicht Ihr Transaktionsvolumen in Echtzeit mit staatlichen und lokalen Schwellenwerten für den wirtschaftlichen Nexus. Sie werden benachrichtigt, sobald Sie sich einem Schwellenwert nähern oder diesen überschreiten, damit Sie genau wissen, wo und wann Sie sich registrieren müssen.

• Für Steuern registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften.

• Automatisch Steuern erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Steuermeldungen vereinfachen: Stripe Tax arbeitet nahtlos mit Partnern für Steuermeldungen zusammen, sodass Ihre globalen Steuermeldungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Steuermeldungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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