O imposto sobre vendas é gerenciado em nível estadual, com cada estado tendo sua própria alíquota, leis e regras de tributação de produtos. Por isso, pode ser demorado tentar gerenciar manualmente a conformidade dos impostos sobre vendas para uma empresa em crescimento. Primeiro, você precisa entender onde tem obrigações fiscais sobre vendas, o que significa pesquisar as leis estaduais de nexo do imposto sobre vendas. Em seguida, você deve calcular a alíquota correta e, em seguida, recolher, declarar e repassar o imposto sobre vendas para cada estado.

No entanto, há uma maneira mais fácil de gerenciar as etapas para a conformidade. Abaixo, explicamos como usar uma solução de automação de impostos sobre vendas para economizar tempo enquanto permanece em conformidade.

Observe que essas informações são gerais sobre o imposto sobre vendas e você deve consultar um especialista para obter conselhos específicos para o seu negócio.

Neste artigo:

• O que é automação de impostos sobre vendas?
  
• Como automatizar sua conformidade fiscal sobre vendas
  

O que é automação de impostos sobre vendas?

Se você atingiu um limite de imposto sobre vendas, cada transação feita pelo cliente no seu site ou loja exige um cálculo do imposto sobre vendas. Esses cálculos variam com base em detalhes como a localização do cliente, a localização da sua empresa, a mercadoria ou serviço que você está fornecendo e o preço de venda do produto. Depois de recolher o imposto sobre vendas dos clientes, você deverá declarar e repassar o imposto até uma data de vencimento, que varia por estado.

Uma solução de automação de impostos sobre vendas pode simplificar essas tarefas de conformidade, incluindo monitoramento, declaração e remessa de nexos. Automatizar seus fluxos de trabalho de gestão de impostos sobre vendas terceirizando para um provedor pode economizar tempo e evitar erros de gerenciamento manual de conformidade.

Como automatizar sua conformidade fiscal sobre vendas

A conformidade do imposto sobre vendas é um processo de várias etapas e é detalhista, mas a automação pode facilitar a conformidade. Cada etapa da conformidade com o imposto sobre vendas pode ser automatizada. Explicaremos abaixo como automatizar os aspectos do processo de conformidade de vendas.

Monitoramento de nexo

Nos EUA, as empresas são obrigadas a recolher impostos sobre vendas dos clientes quando excedem certos limites. Esses limites são chamados de limites de nexo econômico e podem ser baseados em receita, transação ou ambos. Como o imposto sobre vendas é regido em nível estadual, esses limites variam de país para país.

Por exemplo, em Nevada, as empresas só precisam recolher impostos sobre vendas de clientes se tiverem excedido US$ 100.000 em receita ou 200 transações de clientes em Nevada. Alguns estados têm apenas limites de receita ou exigem que as empresas excedam os limites de receita e transação antes de recolher o imposto sobre vendas.

As empresas também podem cumprir as obrigações fiscais sobre vendas tendo uma presença física ou nexo físico em um estado. Exemplos de atividades comerciais que podem criar nexo físico incluem:

• Localização: um escritório, depósito, loja ou outro local físico de negócios. O armazenamento de inventário normalmente cria nexo físico.

• Funcionários: ter um funcionário, terceirizado, vendedor, instalador ou outra pessoa trabalhando para sua empresa em um estado.

• Eventos: venda de produtos em feira ou outro evento.

Como cada estado tem seus próprios limites de nexo, o monitoramento manual dos requisitos de nexo pode ser demorado à medida que sua empresa cresce. Envolve o rastreamento manual de suas vendas e a pesquisa dos limites de nexo de cada estado. Assim que você atinge um limite, é preciso se cadastrar para recolher o imposto sobre vendas, então é preciso monitorar constantemente cada estado em que gera vendas. A automação do imposto sobre vendas pode ajudar analisando todas as suas transações de vendas e alertando quando você estiver se aproximando ou excedeu um limite de nexo em um estado.

Cadastro

Depois que você determinar que tem obrigações fiscais em um estado, o próximo passo é solicitar um alvará fiscal sobre vendas. Esses alvarás são específicos para cada estado e você deve se registrar para um alvará em cada estado onde você tem obrigações fiscais sobre vendas.

Como cada estado tem seu próprio conjunto de formulários e processos de cadastro, o cadastro manual de uma autorização de imposto sobre vendas em vários estados pode afastar o tempo de outras atividades comerciais. Várias soluções de automação de impostos sobre vendas (como o Stripe Tax) solicitam uma autorização de imposto sobre vendas em seu nome quando você alcança um limite de nexo.

Cálculo e cobrança

A maioria dos estados tem uma alíquota de imposto sobre vendas em todo o estado e, em muitos estados, há alíquotas adicionais de impostos sobre vendas locais nos níveis de condado, município e distrito. Uma alíquota de imposto sobre vendas para qualquer estado específico incluiria a alíquota de imposto sobre vendas em todo o estado mais quaisquer alíquotas de imposto sobre vendas locais.

Há mais de 11.000 jurisdições fiscais nos EUA, todas com diferentes taxas e regulamentações. Cinco estados não têm um imposto sobre vendas em todo o estado: Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon. No entanto, ainda pode haver alíquotas locais de imposto sobre vendas a serem consideradas nesses estados.

Para determinar manualmente a alíquota correta do imposto sobre vendas, você deve pesquisar cada estado e jurisdição para garantir que está recolhendo o valor correto do imposto. É nesta etapa que um mecanismo de imposto sobre vendas pode ser mais benéfico. O cálculo manual de alíquotas de impostos sobre vendas pode perder tempo e abrir oportunidades para erros e cálculos incorretos. Cobrar o valor incorreto do imposto sobre vendas já é ruim o suficiente, mas cobrar em excesso o imposto sobre vendas dos clientes pode levar a uma experiência ruim para o cliente, e cobrar mal os clientes pode fazer com que você pague a diferença do seu bolso.

Uma solução de automação de impostos sobre vendas aplica automaticamente o valor correto do imposto sobre vendas e recolhe dos seus clientes. À medida que estados ou municípios alteram a alíquota do imposto sobre vendas, o provedor deve fazer esses ajustes em tempo real, para que você esteja sempre recolhendo o valor certo do imposto sobre vendas.

Declaração e remessa

Depois de recolher o imposto sobre vendas dos clientes, você declarará o imposto sobre vendas e remeterá o imposto sobre vendas recolhido para a autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local correta. O site de cada autoridade fiscal estadual terá detalhes sobre como declarar e sua data de vencimento. As datas de vencimento variam conforme o estado e a frequência com que você apresenta uma declaração também pode variar. Declarar em dia é a melhor maneira de evitar as multas e juros que vêm com um registro inadimplente.

Mesmo que você não tenha recolhido impostos sobre vendas durante o período do relatório, ainda pode ser necessário enviar uma declaração. Elas são chamadas de "declarações zero" e, embora você não repasse nenhum imposto ao estado, ainda é obrigado a apresentar uma declaração.

Cada estado tem seu próprio formato de declaração de imposto sobre vendas e exige detalhes diferentes na hora de declarar os impostos sobre vendas recolhidos. A automação do imposto sobre vendas garante que você nunca perca uma data de vencimento da declaração, mas também preencherá as declarações necessárias de forma rápida e precisa.