Omzetbelasting wordt beheerd op staatsniveau, waarbij elke staat zijn eigen btw-tarief, wetten en regels voor de belastbaarheid van producten heeft. Daarom kan het voor een groeiend bedrijf tijdrovend zijn om handmatig te proberen de compliance met de omzetbelasting te beheren. Ten eerste moet je weten waar je verplichtingen hebt ten aanzien van omzetbelasting, wat betekent dat je onderzoek moet doen naar de wetgeving inzake omzetbelasting die in jouw staat geldt. Vervolgens moet je het juiste tarief berekenen en dan de omzetbelasting innen, indienen en afdragen aan elke staat.

Er is echter een eenvoudigere manier om de stappen rondom naleving te beheren. Hieronder leggen we uit hoe je een automatiseringsoplossing voor omzetbelasting kunt gebruiken om tijd te besparen en toch aan de regels te voldoen.

Dit is algemene informatie over omzetbelasting. Je moet een expert raadplegen voor specifiek advies voor jouw onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is automatisering van de omzetbelasting?
  
• De naleving van de omzetbelasting automatiseren
  

Wat is automatisering van de omzetbelasting?

Als je een drempelwaarde voor de 'sales tax nexus' hebt bereikt, moet voor elke transactie die een klant op je website of in je winkel doet, omzetbelasting worden berekend. Deze berekeningen variëren op basis van details zoals de locatie van de klant, jouw bedrijfslocatie, de goederen of diensten die je levert en de verkoopprijs van het product. Zodra je omzetbelasting bij je klanten hebt geïnd, moet je de belasting aangeven en afdragen vóór een vervaldatum die per staat verschilt.

Een oplossing voor automatisering van omzetbelasting kan deze compliancetaken vereenvoudigen, waaronder het monitoren van nexus, het indienen van de aangifte en de overboeking. Door je workflows voor het beheer van omzetbelasting te automatiseren door het uit te besteden aan een leverancier, kun je tijd besparen en fouten voorkomen bij het handmatig beheren van de compliance.

De naleving van de omzetbelasting automatiseren

Compliance met de omzetbelasting is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en is detailgericht, maar automatisering kan de naleving gemakkelijker maken. Elke stap om aan de regels voor omzetbelasting te voldoen, kan worden geautomatiseerd. Hieronder leggen we uit hoe je de aspecten van het complianceproces rondom omzetbelasting automatiseert.

Nexus-monitoring

In de Verenigde Staten zijn ondernemingen verplicht om omzetbelasting van klanten te innen wanneer zij bepaalde drempels overschrijden. Deze drempelwaarden worden drempelwaarden voor de economische nexus genoemd en kunnen gebaseerd zijn op inkomsten, transacties of beide. Omdat de omzetbelasting wordt geregeld op staatsniveau, variëren deze drempels in het land.

In Nevada hoeven ondernemingen bijvoorbeeld alleen omzetbelasting van klanten te innen als ze meer dan $ 100.000 aan omzet of 200 transacties van klanten in Nevada hebben voltooid. Bepaalde staten hebben alleen omzetdrempels of vereisen dat ondernemingen de omzet- en transactiedrempels overschrijden voordat ze omzetbelasting kunnen innen.

Ondernemingen kunnen ook aan hun verplichtingen ten aanzien van omzetbelasting voldoen door een fysieke aanwezigheid of fysieke nexus-status in een staat te hebben. Voorbeelden van bedrijfsactiviteiten die een fysieke nexus kunnen creëren zijn:

• Locatie: Een kantoor, magazijn, winkel of andere fysieke vestiging. Door het opslaan van voorraad, ontstaat vaak een fysieke nexus.

• Medewerkers: Het hebben van een werknemer, aannemer, verkoper, installateur of andere persoon die werk doet voor je onderneming in een staat.

• Evenementen: Het verkopen van producten op een beurs of ander evenement.

Omdat elke staat zijn eigen drempelwaarden voor de nexus heeft, kan het handmatig controleren van de nexus-vereisten tijdrovend zijn naarmate je onderneming groeit. Je moet je omzet handmatig bijhouden en de de nexus-drempels van elke staat onderzoeken. Zodra je een drempelwaarde bereikt, moet je je registreren om omzetbelasting te berekenen. Je moet dus constant controleren in welke staat je omzet genereert. Automatisering van de omzetbelasting kan hierbij helpen door al je verkooptransacties te analyseren en je te waarschuwen wanneer je een nexus-drempelwaarde in een staat nadert of hebt overschreden.

Registratie

Zodra je hebt vastgesteld dat je verplichtingen hebt ten aanzien van omzetbelasting in een deelstaat, is je volgende stap registratie voor een omzetbelastingvergunning. Deze vergunningen zijn specifiek voor elke staat, dus je moet je registreren voor een vergunning in elke staat waar je verplichtingen hebt ten aanzien van omzetbelasting.

Omdat elke staat zijn eigen registratieformulieren en -processen heeft, kan het handmatig registreren voor een omzetbelastingvergunning in meerdere staten tijd wegnemen van andere bedrijfsactiviteiten. Veel automatiseringsoplossingen voor omzetbelasting (zoals Stripe Tax) registreren zich namens jou voor een omzetbelastingvergunning wanneer je een nexus-drempelwaarde bereikt.

Berekenen en innen

De meeste staten hebben een omzetbelastingtarief voor de gehele staat en veel staten hebben aanvullende lokale omzetbelastingtarieven op provinciaal, gemeentelijk en districtsniveau. Een omzetbelastingtarief voor een bepaalde staat omvat het omzetbelastingtarief voor de gehele staat plus eventuele lokale omzetbelastingtarieven.

Er zijn meer dan 11.000 belastingjurisdicties in de Verenigde Staten, die allemaal verschillende tarieven en voorschriften hebben. Vijf staten hebben geen omzetbelasting voor de gehele staat: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon. Wel moet je mogelijk rekening houden met lokale omzetbelasting in deze staten.

Om handmatig het juiste tarief voor de omzetbelasting te bepalen, moet je elke staat en elke jurisdictie onderzoeken om er zeker van te zijn dat je het juiste bedrag aan belasting int. Bij deze stap kan een engine voor omzetbelasting het meeste rendement opleveren. Het handmatig berekenen van de tarieven voor omzetbelasting kan tijdverspilling, kansen op fouten en onjuiste berekeningen opleveren. Het is al erg genoeg om een onjuist bedrag aan omzetbelasting in rekening te brengen. Maar als je je klanten te veel omzetbelasting in rekening brengt, kan dat leiden tot een slechte klantervaring en als je klanten te weinig in rekening brengt, kan dat ertoe leiden dat je het verschil uit eigen zak betaalt.

Een automatiseringsoplossing voor omzetbelasting past automatisch het juiste bedrag aan omzetbelasting toe en int deze bij je klanten. Als staten of steden hun tarief wijzigen, moet de aanbieder die aanpassingen in real time doorvoeren, zodat je altijd het juiste bedrag aan omzetbelasting int.

Aangifte en afdracht:

Zodra je omzetbelasting van je klanten hebt geïnd, doe je aangifte van je omzetbelasting en draag je het juiste bedrag aan de staat of een andere lokale belastingdienst af. Op de website van de belastingdienst in elke staat vind je informatie over hoe je aangifte moet doen en wat je uiterste indiendatum is. Vervaldatums verschillen per staat en de frequentie van aangifte kan ook variëren. Op tijd indienen is de beste manier om de boetes en rente te vermijden die gepaard gaan met een achterstallige indiening.

Zelfs als je tijdens een aangifteperiode geen omzetbelasting hebt geïnd, moet je mogelijk nog wel aangifte doen. Dit worden 'nulaangiften' genoemd. En hoewel je geen belasting aan de staat afdraagt, moet je toch aangifte doen.

Elke staat heeft zijn eigen indeling voor de aangifte van de omzetbelasting en vereist verschillende gegevens wanneer het tijd is om de geïnde omzetbelasting aan te geven. Automatisering van omzetbelasting zorgt er niet alleen voor dat je nooit een uiterste indieningsdatum mist, maar ook dat de benodigde aangiften snel en nauwkeurig worden ingevuld.