Automatisering van de omzetbelasting verwijst naar technologie die automatisch bijhoudt waar een onderneming belasting verschuldigd is, zich registreert voor vergunningen, de juiste lokale tarieven toepast in het afrekenproces en betalingen afdraagt aan overheidsinstanties. Omzetbelasting wordt beheerd op staatsniveau en elke staat heeft zijn eigen tarieven voor de omzetbelasting, wetten en regels voor de belastbaarheid van producten.

Dit kan het handmatig beheren van de compliance voor de omzetbelasting voor een groeiende onderneming tot een tijdrovend proces maken. Ten eerste moet je begrijpen waar je verplichtingen voor de omzetbelasting hebt, wat betekent dat je de wetgeving voor de sales tax nexus van elke staat moet onderzoeken. Vervolgens moet je het juiste tarief en de omzetbelasting berekenen en per staat aangifte doen en de belasting afdragen. Er is echter een gemakkelijkere manier om de stappen voor compliance te beheren. Hieronder leggen we uit hoe je software voor de automatisering van de omzetbelasting kunt gebruiken om tijd te besparen en tegelijkertijd aan de compliance te blijven voldoen.

Houd er rekening mee dat dit algemene informatie over omzetbelasting is en dat je een deskundige dient te raadplegen voor advies dat specifiek op jouw bedrijf van toepassing is.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is automatisering van de omzetbelasting?
  
• Voordelen van automatisering van de omzetbelasting
  
• Handmatige vergeleken met geautomatiseerde compliance voor de omzetbelasting
  
• Hoe software voor de automatisering van de omzetbelasting werkt
  
• Wanneer moet je de compliance voor de omzetbelasting automatiseren?
  
• Hoe Stripe Tax de compliance voor de omzetbelasting automatiseert
  

Wat is automatisering van de omzetbelasting?

Een oplossing voor de automatisering van de omzetbelasting kan taken op het gebied van fiscale compliance vereenvoudigen, waaronder het monitoren van de nexus, de aangifte en het afdragen. Door de workflows voor het beheer van je omzetbelasting te automatiseren door deze uit te besteden aan een provider, kun je tijd besparen en tegelijkertijd veelvoorkomende fouten voorkomen die optreden bij het handmatig beheren van de compliance.

Als je een drempelbedrag voor de sales tax nexus hebt bereikt, vereist elke transactie die een klant op de website of in je winkel uitvoert, een berekening van de omzetbelasting. Deze berekeningen variëren op basis van details zoals de locatie van de klant, de locatie van je onderneming, het product of de dienst die je levert en de verkoopprijs van het product. Zodra je omzetbelasting berekent aan je klanten, ben je verplicht om voor een bepaalde vervaldatum (die per staat verschilt) deze belasting te rapporteren, er aangifte van te doen en deze af te dragen.

Voordelen van automatisering van de omzetbelasting

Handmatige compliance voor de omzetbelasting wordt al snel onhoudbaar naarmate het transactievolume in verschillende regio's groeit. Door deze workflows te automatiseren, worden operationele knelpunten weggenomen en worden overheadkosten en het risico op controles verlaagd.

De belangrijkste voordelen zijn:

• Aanzienlijke tijdsbesparing: Het onderzoeken van lokale belastingwetgeving, het bijhouden van drempelbedragen en het voorbereiden van aangiften vergt waardevolle financiële middelen. Middelgrote ondernemingen besteden gemiddeld 163 uur per maand aan het handmatig beheren van de compliance voor de omzetbelasting. Automatisering voert berekeningen en rapportages op de achtergrond uit, waardoor essentiële tijd terugvloeit naar de kernactiviteiten van de onderneming.

• Minder risico op kostbare fouten: Bij het berekenen van belasting voor duizenden regio's ligt de kans op menselijke fouten op de loer. Bij een te lage berekening is je onderneming gedwongen onbetaalde saldo's en boetes voor controles uit eigen zak te betalen, terwijl een te hoge berekening risico's op het gebied van compliance met zich meebrengt en het vertrouwen van de koper schaadt. Geautomatiseerde belasting-engines maken gebruik van uiterste precisie om de juiste tarieven voor elke transactie te garanderen.

• Naadloos afrekenproces: Verrassingen of fouten bij het betalen zijn schadelijk voor de conversie. Geautomatiseerde software berekent in realtime het exacte belastingtarief en geeft dit weer op basis van het exacte adres van de klant. Shoppers zien onmiddellijk een transparant totaalbedrag, waardoor aanpassingen na de aankoop of factureringsgeschillen worden voorkomen.

• Voortdurende compliance te midden van veranderende wetgeving: Regio's herzien voortdurend tarieven, passen de drempelbedragen voor de economische nexus aan en updaten de regels voor de belastbaarheid van digitale goederen en SaaS. Geautomatiseerde platforms updaten de belastinglogica voortdurend, waardoor je onderneming compliant blijft zonder dat je team wijzigingen in de wetgeving hoeft bij te houden.

Handmatige vergeleken met geautomatiseerde compliance voor de omzetbelasting

Compliance voor de omzetbelasting omvat terugkerende, uit meerdere stappen bestaande activiteiten in elke regio waar je zakendoet. Hier volgt hoe handmatige workflows in elke fase van de levenscyclus van compliance verschillen van een geautomatiseerde benadering.

Hoe software voor de automatisering van de omzetbelasting werkt

Compliance voor de omzetbelasting is een proces met meerdere stappen dat veel oog voor detail vereist, maar automatisering kan compliance eenvoudiger maken. Elke stap om te voldoen of te blijven voldoen aan de eisen voor de omzetbelasting, kan worden geautomatiseerd. Hieronder leggen we uit hoe software voor de automatisering van de omzetbelasting automatisch de verschillende aspecten van compliance voor de omzetbelasting beheert.

Houdt bij waar je omzetbelasting verschuldigd bent (nexus-monitoring)

In de Verenigde Staten zijn ondernemingen verplicht om omzetbelasting van klanten te innen wanneer zij bepaalde drempels overschrijden. Deze drempelwaarden worden drempelwaarden voor de economische nexus genoemd en kunnen gebaseerd zijn op inkomsten, transacties of beide. Omdat de omzetbelasting wordt geregeld op staatsniveau, variëren deze drempels in het land.

In Nevada hoeven ondernemingen bijvoorbeeld alleen omzetbelasting aan klanten te berekenen als ze de bruto-inkomsten van $ 100.000 of 200 transacties van klanten in de staat hebben overschreden. Sommige staten hebben alleen drempelbedragen voor de inkomsten of vereisen dat ondernemingen de drempelbedragen voor inkomsten en transacties overschrijden voordat ze omzetbelasting berekenen.

Ondernemingen kunnen ook aan hun omzetbelastingverplichtingen voldoen door fysiek aanwezig te zijn of een fysieke nexus te hebben met een staat. Voorbeelden van bedrijfsactiviteiten die een fysieke nexus kunnen creëren, zijn onder meer:

• Locatie: Een kantoor, magazijn, winkel of andere fysieke bedrijfslocatie. Het opslaan van voorraad creëert vaak een fysieke nexus.

• Werknemers: Het hebben van een werknemer, onderaannemer, verkoper, installateur of iemand anders die werk voor je onderneming doet in een staat.

• Evenementen: Het verkopen van producten op een beurs of ander evenement.

Omdat elke staat zijn eigen nexus-drempelbedragen heeft, kan het handmatig monitoren van je nexus-vereisten tijdrovend zijn naarmate je onderneming groeit. Het gaat gepaard met het handmatig bijhouden van je verkopen en het onderzoeken van de nexus-drempelbedragen van elke staat. Zodra je een drempelbedrag bereikt, ben je verplicht je te registreren om omzetbelasting te berekenen. Dit zou betekenen dat je dit voortdurend moet bijhouden voor elke staat waarin je verkopen genereert. De automatisering van de omzetbelasting kan helpen door al je verkooptransacties te analyseren en je te waarschuwen wanneer je een nexus-drempelbedrag in een bepaalde staat nadert of hebt overschreden.

Zorgt voor de registratie van een vergunning voor de omzetbelasting in elke staat

Zodra je vaststelt dat je verplichtingen voor de omzetbelasting hebt in een staat, is je volgende stap het registreren voor een vergunning voor de omzetbelasting. Deze vergunningen zijn specifiek voor elke staat en je moet je registreren voor een vergunning in elke staat waar je verplichtingen voor de omzetbelasting hebt.

Omdat elke staat zijn eigen set registratieformulieren en -processen heeft, kan het handmatig registreren voor een vergunning voor de omzetbelasting in meerdere staten tijd wegnemen van andere bedrijfsactiviteiten. Veel oplossingen voor de automatisering van de omzetbelasting (zoals Stripe Tax) zorgen namens jou voor de registratie van een vergunning voor de omzetbelasting wanneer je aan een nexus-drempelbedrag voldoet.

Berekent het juiste belastingtarief en int de belasting

De meeste staten hebben een omzetbelastingtarief voor de gehele staat en veel staten hebben aanvullende lokale omzetbelastingtarieven op provinciaal, gemeentelijk en districtsniveau. Een omzetbelastingtarief voor een bepaalde staat omvat het omzetbelastingtarief voor de gehele staat plus eventuele lokale omzetbelastingtarieven.

Er zijn meer dan 12.000 belastingregio's in de VS, allemaal met verschillende tarieven en regelgeving. Vijf staten hebben geen omzetbelasting voor de hele staat: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon. Er kunnen in deze staten echter nog wel lokale tarieven voor de omzetbelasting gelden waarmee je rekening moet houden.

Om handmatig het juiste tarief voor de omzetbelasting te bepalen, moet je elke staat en elke jurisdictie onderzoeken om er zeker van te zijn dat je het juiste bedrag aan belasting int. Bij deze stap kan een engine voor omzetbelasting het meeste rendement opleveren. Het handmatig berekenen van de tarieven voor omzetbelasting kan tijdverspilling, kansen op fouten en onjuiste berekeningen opleveren. Het is al erg genoeg om een onjuist bedrag aan omzetbelasting in rekening te brengen. Maar als je je klanten te veel omzetbelasting in rekening brengt, kan dat leiden tot een slechte klantervaring en als je klanten te weinig in rekening brengt, kan dat ertoe leiden dat je het verschil uit eigen zak betaalt.

Een automatiseringsoplossing voor omzetbelasting past automatisch het juiste bedrag aan omzetbelasting toe en int deze bij je klanten. Als staten of steden hun tarief wijzigen, moet de aanbieder die aanpassingen in real time doorvoeren, zodat je altijd het juiste bedrag aan omzetbelasting int.

Dient op tijd de aangifte in en draagt de belasting af

Zodra je omzetbelasting berekent aan je klanten, doe je aangifte voor de omzetbelasting en draag je de berekende omzetbelasting af aan de juiste staat of andere lokale belastingdienst. De website van de belastingdienst van elke staat bevat informatie over hoe je aangifte kunt doen en wat de vervaldatum is. Vervaldata variëren per staat en ook de frequentie waarmee je een aangifte indient kan variëren. Op tijd aangifte doen is de beste manier om de boetes en rente te vermijden die gepaard gaan met een te late aangifte.

Zelfs als je tijdens een aangifteperiode geen omzetbelasting hebt geïnd, moet je mogelijk nog wel aangifte doen. Dit worden 'nulaangiften' genoemd. En hoewel je geen belasting aan de staat afdraagt, moet je toch aangifte doen.

Elke staat heeft zijn eigen formaat voor de aangifte van de omzetbelasting en vereist andere gegevens wanneer het tijd is om de berekende omzetbelasting te rapporteren. Automatisering van de omzetbelasting zorgt er niet alleen voor dat je nooit een vervaldatum voor de aangifte mist, maar vult de vereiste aangiften ook snel en nauwkeurig in. Geautomatiseerde platforms archiveren bovendien elke transactie en ingediende aangifte, waardoor je onderneming over een gecentraliseerd spoor beschikt dat klaar is voor controles als een belastingdienst om documentatie vraagt.

Wanneer moet je de compliance voor de omzetbelasting automatiseren?

Hoewel het handmatig beheren van de omzetbelasting in een enkele thuisstaat aanvankelijk nog haalbaar kan zijn, kan het zakendoen over de staatsgrenzen heen de compliance al snel tot een complex proces maken. Als je van plan bent uit te breiden naar nieuwe markten, nieuwe productcategorieën wilt lanceren of online wilt distribueren, is het implementeren van infrastructuur voor automatisering vooraf essentieel.

Tegen de verwachting in profiteren startende en eenvoudigere ondernemingen er vaak het meest van om al in een vroeg stadium te automatiseren, aangezien het analyseren van historische transacties en naheffingen aanzienlijk meer kan kosten dan het handhaven van de compliance vanaf de eerste dag.

Je zou moeten overwegen om je compliance voor de omzetbelasting te automatiseren als je onderneming:

• Aan klanten in meerdere staten verkoopt of van plan is regionaal uit te breiden. Het bijhouden van afzonderlijke drempelbedragen voor de economische nexus in verschillende regio's is al snel niet meer handmatig te doen.
  

• Medewerkers op afstand heeft of gebruikmaakt van externe fulfilment. Een fysieke nexus kan direct van kracht worden wanneer je personeel buiten de staat inhuurt of voorraad opslaat in gedecentraliseerde magazijnen.

• Producten aanbiedt met complexe regels voor de belastbaarheid. Het verkopen van digitale goederen, SaaS-producten of gemengde productbundels betekent dat je te maken krijgt met genuanceerde uitzonderingen die per staat verschillen.

• Terugkerende financiële capaciteit besteedt aan belastingtaken. Als je boekhoudteam elke maand meerdere dagen besteedt aan het voorbereiden van aangiften, het vergelijken van postcodes en het vastleggen van nulaangiften, levert automatisering deze uren direct op voor waardevoller werk.

Hoe Stripe Tax de compliance voor de omzetbelasting automatiseert

Stripe Tax neemt de frictie van compliance weg door elke stap van de belastinglevenscyclus te automatiseren. Je kunt end-to-end automatisering inschakelen met één regel code, een klik in het Stripe-dashboard of via de Stripe-API.

Stripe Tax helpt je je verplichtingen te monitoren en waarschuwt je wanneer je een drempelwaarde voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan zich ook namens jou in de VS registreren om belasting te berekenen, Amerikaanse aangiften in het Dashboard automatiseren en wereldwijde aangiften beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent automatisch omzetbelasting, btw en GST over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax automatiseert je workflow op vier kerngebieden:

• Geautomatiseerde nexusmonitoring: Stripe Tax volgt jouw transactievolume in realtime ten opzichte van lokale drempelwaarden en drempelwaarden per staat voor economische nexus. Het waarschuwt je zodra je een drempelwaarde nadert of overschrijdt, zodat je precies weet waar en wanneer je je moet registreren.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiften in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiften integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat jouw wereldwijde aangiften accuraat en op tijd zijn. Laat onze partners jouw aangiften beheren, zodat je je kunt concentreren op de groei van jouw onderneming.

Lees meer over Stripe Tax of ga vandaag nog aan de slag.