La automatización del impuesto sobre las ventas se refiere a la tecnología que hace un seguimiento automático de dónde una empresa debe impuestos, se registra para obtener permisos, aplica las tasas locales correctas en el proceso de compra y remite los pagos a las autoridades estatales. El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal, y cada estado tiene sus propias tasas impositivas, leyes y reglas de sujeción a impuestos de los productos.
Esto puede hacer que la gestión manual del cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas para una empresa en crecimiento sea un proceso que requiera mucho tiempo. En primer lugar, debes entender dónde tienes obligaciones del impuesto sobre las ventas, lo que significa investigar las leyes estatales del nexo fiscal sobre las ventas. Luego, debes calcular la tasa impositiva correcta para después cobrar, declarar y remitir el impuesto sobre las ventas a cada estado. Sin embargo, hay una manera más fácil de gestionar los pasos para el cumplimiento de la normativa. A continuación, te explicaremos cómo usar un software de automatización del impuesto sobre las ventas para ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, cumplir con la normativa.
Ten en cuenta que se trata de información general sobre el impuesto a las ventas, por lo que debes consultar a un experto para obtener asesoramiento específico para tu empresa.
¿Qué contiene este artículo?
- ¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?
- Beneficios de la automatización del impuesto sobre las ventas
- Cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas manual frente a automatizado
- Cómo funciona el software de automatización del impuesto sobre las ventas
- ¿Cuándo deberías automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas?
- Cómo Stripe Tax automatiza el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas
¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?
Una solución de automatización del impuesto sobre las ventas puede simplificar las tareas de cumplimiento de la normativa fiscal, como el monitoreo de nexos, las declaraciones fiscales y las remesas. Automatizar tus flujos de trabajo de gestión del impuesto sobre las ventas al subcontratar a un proveedor puede ahorrarte tiempo, a la vez que evitas los errores frecuentes que ocurren al gestionar el cumplimiento de la normativa de forma manual.
Si alcanzaste un umbral de nexo fiscal sobre las ventas, cada transacción que un cliente realice en tu sitio web o en tu tienda requiere un cálculo del impuesto sobre las ventas. Estos cálculos varían en función de detalles como la ubicación del cliente, la ubicación de tu empresa, el bien o servicio que ofreces y el precio de venta del producto. Una vez que cobras el impuesto sobre las ventas a tus clientes, tienes la obligación de declarar, presentar y remitir el impuesto en una fecha de vencimiento, que varía según el estado.
Beneficios de la automatización del impuesto sobre las ventas
El cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas manual se vuelve insostenible rápidamente a medida que crece el volumen de transacciones en distintas jurisdicciones. Automatizar estos flujos de trabajo elimina los cuellos de botella operativos, reduce los gastos generales y disminuye el riesgo de auditoría.
Los beneficios clave incluyen los siguientes:
Ahorro de tiempo significativo: Investigar los códigos fiscales locales, hacer un seguimiento de los umbrales y preparar las declaraciones consume valiosos recursos financieros. Las medianas empresas pasan un promedio de 163 horas al mes gestionando el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas de forma manual. La automatización ejecuta los cálculos y los informes en segundo plano, y devuelve horas cruciales a las operaciones principales de la empresa.
Menor riesgo de errores costosos: Calcular los impuestos en miles de jurisdicciones da lugar a errores humanos. Cobrar de menos obliga a tu empresa a cubrir de su propio bolsillo los saldos impagos y las multas de las auditorías, mientras que cobrar de más crea una exposición en el cumplimiento de la normativa y daña la confianza del comprador. Los motores de impuestos automatizados utilizan una precisión a nivel de ubicación exacta para garantizar tasas precisas en cada transacción.
Proceso de compra sin fricciones: Las sorpresas o los errores en el pago perjudican las tasas de conversión. El software automatizado calcula y muestra la tasa impositiva exacta en tiempo real según la dirección precisa del cliente. Los compradores ven un total transparente de inmediato, lo que evita ajustes posteriores a la compra o disputas de facturación.
Cumplimiento de la normativa continuo frente a los cambios en las leyes: Las jurisdicciones revisan constantemente las tasas, ajustan los umbrales del nexo económico y actualizan las reglas de sujeción a impuestos para los bienes digitales y de software como servicio (SaaS). Las plataformas automatizadas actualizan la lógica fiscal de forma continua y mantienen el cumplimiento de la normativa de tu empresa sin que el equipo tenga que monitorear los cambios legislativos.
Cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas manual frente a automatizado
El cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas implica operaciones recurrentes de varios pasos en cada jurisdicción en la que haces negocios. A continuación, se muestra cómo los flujos de trabajo manuales difieren de un enfoque automatizado en cada etapa del ciclo de vida del cumplimiento de la normativa.
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Tarea de cumplimiento de la normativa
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Enfoque manual
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Enfoque automatizado
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| Monitoreo de nexos y registro | Hace un seguimiento de los ingresos y del recuento de las transacciones con respecto a los umbrales de cada estado, envía formularios de registro independientes para cada jurisdicción y monitorea los plazos de renovación de forma manual. | El software de automatización del impuesto sobre las ventas hace un seguimiento del volumen de ventas con respecto a las reglas del nexo económico estatal en tiempo real, te avisa antes de que cruces los umbrales y gestiona los registros estatales en tu nombre. |
| Cálculo y cobro | Investiga, actualiza y aplica las tasas impositivas estatales, de condado y locales combinadas para cada partida, y ajusta las fórmulas cada vez que las autoridades fiscales actualizan las tasas locales o las exenciones. | La plataforma calcula y cobra la tasa correcta en el proceso de compra según la ubicación exacta de la dirección y la sujeción a impuestos del producto, y refleja los cambios de tasas al instante. |
| Declaraciones fiscales y remesas | Hace un seguimiento de las diferentes fechas de vencimiento y frecuencias de declaración fiscal para cada estado, completa el formato de declaración específico de cada estado y remite el pago por separado a cada autoridad fiscal. | Las declaraciones se generan y presentan automáticamente en la fecha de vencimiento de cada estado e incluyen las declaraciones en cero para los períodos en los que no se cobró el impuesto sobre las ventas. |
| Preparación para las auditorías | Mantienes tus propios registros de transacciones, certificados de exención y declaraciones fiscales, y recopilas la documentación de forma manual si un estado solicita una auditoría. | El historial de transacciones, los certificados de exención y los registros de declaraciones fiscales se almacenan y organizan automáticamente, por lo que la documentación está lista si un estado la solicita. |
Cómo funciona el software de automatización del impuesto sobre las ventas
El cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas es un proceso de varios pasos y detallado, pero la automatización puede facilitar el cumplimiento de la normativa. Cada paso para cumplir con la normativa fiscal sobre las ventas o mantenerla se puede automatizar. A continuación, te explicaremos cómo el software de automatización del impuesto sobre las ventas gestiona automáticamente diferentes aspectos del cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas.
Hace un seguimiento de dónde debes el impuesto sobre las ventas (monitoreo de nexos)
En EE. UU., las empresas están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos umbrales se denominan umbrales de nexo económico y pueden basarse en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Debido a que el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían en todo el país.
Por ejemplo, en Nevada, las empresas deben cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes solo si superaron los USD 100,000 en ingresos brutos o 200 transacciones de clientes en el estado. Ciertos estados solo tienen umbrales de ingresos o exigen que las empresas superen los umbrales de ingresos y de transacciones antes de cobrar el impuesto sobre las ventas.
Otra opción para que las empresas cumplan con las obligaciones del impuesto sobre las ventas es tener una presencia física o un nexo físico en un estado. Estos son algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico:
Ubicación: Una oficina, un depósito, una tienda u otro lugar físico de la empresa. Almacenar el inventario suele crear un nexo físico.
Empleados: Tener un empleado, un contratista, un vendedor, un instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.
Eventos: Vender productos en una feria comercial u otro evento.
Debido a que cada estado tiene sus propios umbrales de nexos, monitorear de forma manual tus requisitos de nexos puede requerir mucho tiempo a medida que tu empresa crece. Esto implica hacer un seguimiento manual de tus ventas e investigar los umbrales de nexos de cada estado. Tan pronto como alcanzas un umbral, tienes la obligación de registrarte para cobrar el impuesto sobre las ventas, por lo que tendrías que monitorear de forma constante cada estado en el que generas ventas. La automatización del impuesto sobre las ventas puede ayudarte al analizar todas tus transacciones de ventas y avisarte cuando te acerques a un umbral de nexo o lo hayas superado en un estado.
Se registra para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en cada estado
Una vez que determinas que tienes obligaciones del impuesto sobre las ventas en un estado, el siguiente paso es registrarte para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas. Estos permisos son específicos de cada estado, y debes registrarte para obtener un permiso en cada estado donde tengas obligaciones del impuesto sobre las ventas.
Debido a que cada estado tiene su propio conjunto de formularios y procesos de registro, registrarse manualmente para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en múltiples estados puede quitarle tiempo a otras actividades de la empresa. Muchas soluciones de automatización del impuesto sobre las ventas (como Stripe Tax) se registrarán para obtener un permiso del impuesto sobre las ventas en tu nombre cuando alcances un umbral de nexo.
Calcula y cobra la tasa impositiva correcta
La mayoría de los estados tienen una tasa de impuesto sobre las ventas estatal y, en muchos de ellos, existen tasas adicionales de impuestos sobre las ventas locales a nivel de condado, municipio y distrito. Una tasa de impuesto sobre las ventas para un estado en particular incluiría la tasa del impuesto sobre las ventas estatal más las tasas de impuestos sobre las ventas locales.
Hay más de 12,000 jurisdicciones fiscales en EE. UU., todas con diferentes tasas y normativas. Cinco estados no tienen un impuesto sobre las ventas a nivel estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón. Sin embargo, en estos estados aún podría haber tasas impositivas locales sobre las ventas que se deben considerar.
Para determinar de forma manual la tasa correcta del impuesto sobre las ventas, debes investigar cada estado y jurisdicción a fin de asegurarte de que estés cobrando el importe correcto de impuestos. En este paso es donde una herramienta de impuestos sobre las ventas puede ser más beneficiosa. El cálculo manual de las tasas de impuestos sobre las ventas puede hacerte perder tiempo y dar lugar a errores y cálculos incorrectos. Cobrar el importe incorrecto del impuesto sobre las ventas ya es bastante malo, pero cobrarles de más a tus clientes puede generarles una mala experiencia; y cobrarles menos puede hacer que tengas que pagar la diferencia con tu dinero.
Una solución de automatización de impuestos sobre las ventas aplicará automáticamente el importe correcto que tus clientes deben pagar y lo cobrará. A medida que los estados o las ciudades cambien su tasa de impuesto sobre las ventas, el proveedor deberá realizar esos ajustes en tiempo real. De esta manera, siempre cobrarás el importe correcto.
Presenta declaraciones fiscales y remite el impuesto a tiempo
Una vez que cobres el impuesto sobre las ventas a tus clientes, deberás presentar una declaración fiscal del impuesto sobre las ventas y remitir el impuesto sobre las ventas que cobraste al estado correspondiente u otra autoridad fiscal local. El sitio web de la autoridad fiscal de cada estado tendrá detalles sobre cómo realizar la presentación y la fecha de vencimiento. Las fechas de vencimiento varían según el estado, y la frecuencia con la que presentas una declaración también puede variar. Hacer las presentaciones a tiempo es la mejor manera de evitar las multas y los intereses que conllevan las presentaciones morosas.
Incluso si no cobraste el impuesto sobre las ventas durante el período de presentación de declaraciones, es posible que debas presentar una declaración. Se denominan «declaraciones en cero» y, aunque no remitirás ningún impuesto al estado, aún debes presentarla.
Cada estado tiene su propio formato de declaración del impuesto sobre las ventas y exige distintos detalles en el momento de declarar el impuesto sobre las ventas que se cobró. La automatización del impuesto sobre las ventas no solo garantiza que nunca omitas una fecha de vencimiento de una declaración fiscal, sino que también completará las declaraciones necesarias de manera rápida y precisa. Las plataformas automatizadas también archivan cada transacción y cada declaración que se presenta, lo que le brinda a tu empresa un rastro centralizado y listo para auditorías si una autoridad fiscal solicita documentación.
¿Cuándo deberías automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas?
Aunque gestionar el impuesto sobre las ventas manualmente en un solo estado de origen puede ser factible inicialmente, operar a través de las fronteras estatales puede convertir rápidamente el cumplimiento de la normativa en un proceso complejo. Si tienes previsto expandirte a nuevos mercados, lanzar nuevas categorías de productos o distribuir en línea, implementar una infraestructura de automatización con anticipación es fundamental.
Aunque parezca contradictorio, las empresas incipientes y más simples a menudo se benefician más al automatizar de forma temprana, ya que analizar las transacciones históricas y los impuestos atrasados puede costar significativamente más que mantener el cumplimiento de la normativa desde el primer día.
Deberías considerar automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas si tu empresa:
- Vende a clientes en varios estados o tiene previsto expandirse a nivel regional. El seguimiento de los distintos umbrales de nexo económico en las jurisdicciones supera rápidamente al seguimiento manual.
Tiene empleados remotos o utiliza la gestión logística de terceros. El nexo físico se puede desencadenar al instante cuando contratas personal fuera del estado o almacenas inventario en depósitos descentralizados.
Ofrece productos con reglas de sujeción a impuestos complejas. Vender bienes digitales, productos SaaS o paquetes de productos combinados significa navegar por exenciones llenas de matices que varían según el estado.
Dedica ancho de banda financiero recurrente a las tareas fiscales. Si tu equipo de contabilidad pasa varios días cada mes preparando declaraciones, cruzando códigos postales y registrando declaraciones en cero, la automatización recupera esas horas de inmediato para realizar un trabajo de mayor valor.
Cómo Stripe Tax automatiza el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas
Stripe Tax elimina la fricción del cumplimiento de la normativa al automatizar cada paso del ciclo de vida de los impuestos. Puedes habilitar la automatización integral con una sola línea de código, un clic en el Dashboard de Stripe o a través de la API de Stripe.
Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas un umbral de registro fiscal en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las declaraciones fiscales de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las declaraciones fiscales globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST en:
- Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países
- Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países
Stripe Tax automatiza tu flujo de trabajo en cuatro áreas principales:
Monitoreo automatizado de nexos: Stripe Tax rastrea tu volumen de transacciones en relación con los umbrales estatales y locales de nexo económico en tiempo real. Te alerta en cuanto te acercas a un umbral o lo superas para que sepas exactamente dónde y cuándo debes registrarte.
Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.
Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.
Simplificación de las declaraciones fiscales: Stripe Tax automatiza las declaraciones fiscales de EE. UU. en el Dashboard con la tecnología de TaxJar. Para las declaraciones fiscales globales, Stripe Tax se integra a la perfección con socios de presentación, por lo que tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu negocio.
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El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.