El impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal. Cada estado tiene su propia tasa de impuesto sobre las ventas y sus propias leyes y normas de tributación sobre los productos. Por eso, tratar de administrar de manera manual el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas de una empresa en crecimiento puede llevar mucho tiempo. En primer lugar, debes comprender dónde tienes obligaciones de impuestos sobre las ventas, lo que significa que tienes que investigar las leyes estatales relacionadas con el nexo fiscal sobre las ventas. A continuación, debes calcular la tasa correcta y, luego, cobrar, presentar y remitir el impuesto a cada estado.

Sin embargo, hay una manera más fácil de administrar los pasos que te permiten cumplir con la normativa. A continuación, explicaremos cómo utilizar una solución de automatización de impuestos sobre las ventas para ahorrar tiempo y cumplir con la normativa.

Ten en cuenta que se trata de información general acerca del impuesto sobre las ventas, por lo que debes consultar a un experto a fin de obtener asesoramiento específico para tu empresa.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?
  
• Cómo automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas
  

¿Qué es la automatización del impuesto sobre las ventas?

Si alcanzaste un umbral de nexo fiscal sobre las ventas, cada transacción que un cliente realiza en tu sitio web o en tu tienda requiere un cálculo del impuesto sobre las ventas. Estos cálculos varían en función de datos como la ubicación del cliente, la ubicación de tu empresa, el bien o servicio que proporcionas y el precio de venta del producto. Una vez que cobres el impuesto sobre las ventas a tus clientes, debes informar, presentar y remitir dicho impuesto antes de una fecha de vencimiento, que varía según el estado.

Una solución de automatización de impuestos sobre las ventas simplifica las tareas de cumplimiento, como la supervisión, la presentación y el envío de nexos fiscales. Automatizar los flujos de trabajo de gestión de impuestos sobre las ventas mediante la subcontratación a un proveedor puede ahorrarte tiempo y evitarte errores que surgen de la gestión manual del cumplimiento de la normativa.

Cómo automatizar el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas

El cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas es un proceso de varios pasos y está orientado a los detalles, pero la automatización facilita dicho proceso. Cada paso para cumplir con el impuesto sobre las ventas se puede automatizar. A continuación, explicaremos cómo hacerlo.

Supervisión de los nexos

En EE. UU., las empresas están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos umbrales se denominan umbrales de nexo económico y pueden basarse en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Debido a que el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían en todo el país.

Por ejemplo, en Nevada, las empresas deben cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes solo si superaron los $100,000 en ingresos o 200 transacciones de los clientes en este estado. Algunos estados solo tienen umbrales de ingresos o exigen a las empresas que superen los umbrales de ingresos y transacciones antes de cobrar el impuesto sobre las ventas.

Otra opción para que las empresas cumplan con las obligaciones del impuesto sobre las ventas es tener una presencia física o un nexo físico en un estado. Estos son algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico:

• Ubicación: una oficina, un almacén, una tienda u otro lugar físico de negocios. El almacenamiento de inventario a menudo crea un nexo físico.

• Empleados: tener un empleado, contratista, vendedor, instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.

• Eventos: vender productos en una feria comercial u otro evento.

Debido a que cada estado tiene sus propios umbrales de nexo, supervisar en forma manual los requisitos pertinentes puede llevar mucho tiempo a medida que crece la empresa. Implica hacer un seguimiento manual de tus ventas e investigar los umbrales de nexo de cada estado. Tan pronto como alcances un umbral, deberás registrarte para cobrar el impuesto sobre las ventas, por lo que tendrías que supervisar en forma constante cada estado en el que generes ventas. La automatización del impuesto sobre las ventas te ayuda porque analiza todas tus transacciones de venta y te avisa cuando te estás acercando a un umbral de nexo en un estado o lo superaste.

Registro

Una vez que determines que tienes obligaciones impositivas por las ventas en un estado, el siguiente paso es registrarte para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Estos permisos son específicos de cada estado, y debes registrarte para obtenerlos en cada estado donde tengas obligaciones impositivas por las ventas.

Debido a que cada estado tiene su propio conjunto de formularios y procesos de registro, registrarse en forma manual para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas en varios estados puede quitarle tiempo a otras actividades de la empresa. Muchas soluciones de automatización de impuestos sobre las ventas (como Stripe Tax) se registrarán para obtener un permiso en tu nombre cuando alcances un límite de nexo.

Cálculo y cobro

La mayoría de los estados tienen una tasa de impuesto sobre las ventas estatal y, en muchos de ellos, existen tasas adicionales de impuestos sobre las ventas locales a nivel de condado, municipio y distrito. Una tasa de impuesto sobre las ventas para un estado en particular incluiría la tasa del impuesto sobre las ventas estatal más las tasas de impuestos sobre las ventas locales.

Hay más de 11,000 jurisdicciones fiscales en los EE. UU., todas con diferentes tasas y regulaciones. Cinco estados no tienen un impuesto sobre las ventas estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón. Sin embargo, aún podrían tener tasas de impuestos sobre las ventas locales que hay que considerar.

Para determinar de forma manual la tasa correcta del impuesto sobre las ventas, debes investigar cada estado y jurisdicción a fin de asegurarte de que estés cobrando el importe correcto de impuestos. En este paso es donde una herramienta de impuestos sobre las ventas puede ser más beneficiosa. El cálculo manual de las tasas de impuestos sobre las ventas puede hacerte perder tiempo y dar lugar a errores y cálculos incorrectos. Cobrar el importe incorrecto del impuesto sobre las ventas ya es bastante malo, pero cobrarles de más a tus clientes puede generarles una mala experiencia; y cobrarles menos puede hacer que tengas que pagar la diferencia con tu dinero.

Una solución de automatización de impuestos sobre las ventas aplicará automáticamente el importe correcto que tus clientes deben pagar y lo cobrará. A medida que los estados o las ciudades cambien su tasa de impuesto sobre las ventas, el proveedor deberá realizar esos ajustes en tiempo real. De esta manera, siempre cobrarás el importe correcto.

Presentación y envío

Una vez que cobres el impuesto a tus clientes, deberás presentar una declaración de impuestos sobre las ventas y remitir lo que cobraste a la autoridad fiscal estatal u otra autoridad fiscal local correspondiente. El sitio web de cada autoridad fiscal estatal tendrá datos de cómo presentar la declaración y cuál es la fecha de vencimiento. Las fechas de vencimiento y la frecuencia de presentación varían según el estado. Presentar la declaración a tiempo es la mejor manera de evitar las multas e intereses que conlleva una presentación morosa.

Incluso si no cobraste el impuesto sobre las ventas durante el período de presentación de declaraciones, es posible que debas presentar una declaración. Se denominan «declaraciones en cero» y, aunque no remitirás ningún impuesto al estado, aún debes presentarla.

Cada estado tiene su propio formato de declaración de impuestos sobre las ventas y requiere diferentes datos al momento de declarar dicho impuesto. La automatización del impuesto sobre las ventas no solo garantiza que siempre se cumpla la fecha de vencimiento de la presentación, sino que también completará las declaraciones necesarias de manera rápida y precisa.