La «fecha de constitución» es la fecha oficial en la que una empresa se convierte en entidad jurídica después de completar su proceso de constitución, que incluye la presentación de las actas constitutivas. Una vez constituida, la empresa se beneficia de ciertas protecciones legales, como la responsabilidad limitada, para sus propietarios y puede comenzar a operar como su propia entidad jurídica.

Esta fecha es importante porque se suele utilizar para determinar cuándo la empresa comienza a estar sujeta a normativas, requisitos fiscales y obligaciones de declaración específicos. También comienza el cronograma para las presentaciones y renovaciones anuales. Conocer la fecha de incorporación es importante para mantener el cumplimiento de la normativa y comprender las obligaciones legales de la empresa.

A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre la «fecha de constitución», incluido lo que determina la fecha, cómo encontrar la fecha de constitución de una empresa y la función de la fecha de constitución en los informes anuales.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué determina la fecha de constitución?
  
• ¿Por qué es importante para las empresas la fecha de constitución?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre la fecha de constitución y la fecha de inicio de la empresa?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre la fecha de constitución y la fecha de registro?
  
• Cómo encontrar la fecha de constitución de una empresa
  
• ¿Cuál es la función de la fecha de constitución en los informes anuales?
  
• ¿Puedes cambiar la fecha de constitución de tu empresa?
  

¿Qué determina la fecha de constitución?

El país o estado donde la empresa presenta los documentos de constitución determina la fecha de constitución. Estos documentos suelen ser los artículos de constitución o el acta de constitución. La fecha de constitución suele ser el día en que el gobierno procesa y aprueba oficialmente la documentación. En algunos casos, las empresas pueden solicitar una fecha futura.

Una vez que la entidad reguladora del gobierno pertinente revisa y acepta los documentos, emite un acta que incluye la fecha de constitución. Esta es la fecha de inicio formal de la empresa a efectos legales, fiscales y normativos.

¿Por qué es importante para las empresas la fecha de constitución?

La fecha en la que se constituye una empresa es como su cumpleaños legal. Es el momento en el que la empresa existe oficialmente según el gobierno y puede empezar a operar bajo su propio nombre. A partir de ese día, la empresa cuenta con protecciones legales, como la responsabilidad limitada, que es una gran ventaja para los propietarios de empresas que buscan limitar el riesgo.

La fecha de constitución también es importante para los impuestos y el cumplimiento de la normativa. La fecha de constitución determina cuándo la empresa debe comenzar a presentar declaraciones fiscales, pagar impuestos y cumplir con los requisitos de informes continuos. Muchos plazos anuales están vinculados a esta fecha, como las fechas de renovación de la licencia comercial o las reuniones anuales de accionistas.

¿Cuál es la diferencia entre la fecha de constitución y la fecha de inicio de la empresa?

«Fecha de constitución» y «fecha de inicio de la empresa» se refieren a diferentes hitos en la vida de una empresa. Aquí está la distinción:

• La fecha de constitución es el día en que el gobierno aprueba oficialmente los trámites de constitución de la empresa, lo que marca el momento en que la empresa se convierte legalmente en su propia entidad.

• La fecha de inicio de la empresa es cuando la empresa inicia sus operaciones. Esta fecha puede ser anterior o posterior a la fecha de constitución, dependiendo de cuándo la empresa comience a realizar actividades como la venta de productos o la prestación de servicios. La constitución es una formalidad legal, mientras que la fecha de inicio de la empresa está vinculada al momento en que la empresa comienza a generar ingresos.

¿Cuál es la diferencia entre la fecha de constitución y la fecha de registro?

Los términos «fecha de constitución» y «fecha de registro» pueden parecer similares, pero son puntos de control legales diferentes para una empresa. Así es como se diferencian:

• La fecha de constitución es la fecha en la que una empresa se convierte legalmente en una entidad distinta, como una sociedad anónima o sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Es el momento en el que la empresa es reconocida oficialmente como separada de sus propietarios en términos de responsabilidad, tributación y gobernanza.

• La fecha de registro es la fecha en la que una empresa se registra para hacer negocios en una jurisdicción en particular, que puede ser diferente de donde se incorporó originalmente. Por ejemplo, una empresa estadounidense constituida en Delaware podría registrarse para operar en California; la fecha en que se registra en California es su fecha de registro, mientras que la fecha en que se constituyó en Delaware sigue siendo su fecha de constitución. El proceso de registro en otros estados se denomina «cualificación extranjera» y es obligatorio en cada estado en el que la empresa tiene la intención de hacer negocios fuera de su estado de constitución.

Cómo buscar la fecha de constitución de una empresa

Los dueños de empresas pueden encontrar la fecha de constitución en su acta de constitución o en los artículos de constitución. El gobierno emite esta acta después de aprobar los trámites de constitución, por lo que el acta indica claramente la fecha en que se constituyó la empresa.

Los propietarios también pueden consultar el registro de la empresa para ver o confirmar la fecha de constitución. En los EE. UU., generalmente se puede acceder a esto a través del sitio web del secretario de Estado en el estado de constitución. Muchos estados ofrecen un portal en línea donde puedes acceder a la información pública de tu empresa, incluidas las fechas y las presentaciones. Todos los informes anuales, avisos de renovación o declaraciones de impuestos también deben hacer referencia a la fecha de constitución.

Para encontrar la fecha de constitución de otra empresa, el mejor lugar para empezar es también el sitio web de la secretaría de Estado. La mayoría de estos sitios web tienen una función de búsqueda pública en la que puedes buscar la información de una empresa por nombre, incluida su fecha de constitución.

Si la empresa opera a nivel internacional o si no se dispone de registros estatales, también puedes consultar las presentaciones de la empresa ante organismos reguladores, como la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) de EE. UU. También puedes consultar sus estados financieros públicos o informes oficiales, que generalmente mencionan la fecha de constitución.

¿Cuál es la función de la fecha de constitución en los informes anuales?

La fecha de constitución afecta a dos aspectos de la presentación de informes anuales:

• Plazos de presentación: en algunas jurisdicciones se utiliza la fecha de constitución para determinar la fecha de vencimiento del informe anual de la empresa. Esto hace que tu calendario de presentaciones sea coherente con el cronograma de tu empresa, en lugar de usar una fecha fija para todas las empresas. El incumplimiento de estos plazos puede dar lugar a multas o problemas legales.

• Ejercicio: la fecha en la que se constituyó tu empresa suele ser el inicio del ejercicio fiscal. El primer período de declaración puede ser un poco más largo o más corto dependiendo de cuándo se formó la empresa, pero está diseñado para que coincida con la forma en que opera tu empresa. Esto también ayuda a mantener tus finanzas en línea con las normas fiscales y los requisitos de declaración.

¿Se puede cambiar la fecha de constitución de la empresa?

No, no puedes cambiar la fecha de constitución de tu empresa. La fecha de constitución es un registro legal de cuándo se formó oficialmente tu empresa. Sin embargo, puedes crear una nueva fecha de constitución si sigues un proceso como fusionar tu empresa con otra o formar una nueva entidad jurídica (por ejemplo, pasar de una sociedad de responsabilidad limitada a una sociedad anónima). Esto crea una nueva fecha de constitución para la nueva entidad, pero la fecha original para la empresa anterior sigue siendo la misma.