Si tienes una empresa en Italia, es importante que conozcas el límite de pago en efectivo. A medida que las regulaciones evolucionan y el dinero se mueve cada vez más por Internet, es fundamental tener en cuenta el límite, cumplir con las normas y comprender las posibles consecuencias. Examinemos el marco regulatorio vigente a partir de 2025, incluyendo la obligación de aceptar efectivo, los costes asociados a su gestión y los requisitos que deben cumplir las empresas para procesar este tipo de transacciones.

Tanto si tienes una tienda física, un restaurante, una empresa que presta servicios o un sitio web de e-commerce, conocer el límite de efectivo y las normas pertinentes te ayudará a cumplir con la normativa y evitar multas.

¿De qué trata este artículo?

• El marco regulatorio italiano actual
  
• Sanciones por superar el umbral de 5000 €
  
• ¿Quién está exento del límite de efectivo en Italia?
  
• Pagos en efectivo frente a pagos digitales en Italia
  
• La obligación de aceptar pagos en efectivo
  
• Pagos en efectivo realizados por empresas
  
• Gastos de gestión de caja
  

El marco regulatorio italiano actual

En 2025, el límite para los pagos en efectivo en Italia sigue siendo de 5000 €, ya que la Ley de presupuesto de 2025 no ha aumentado el límite máximo. Se pueden pagar o recibir fondos en billetes y monedas hasta un máximo de 4999 €. Para cobros de 5000 € o más, es obligatorio utilizar métodos rastreables, como transferencias bancarias, tarjetas de crédito o débito, o cheques.

Esto se basa principalmente en el artículo 49 del Decreto legislativo 231/2007, cuyo objetivo es prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. La normativa ha sido modificada en varias ocasiones a lo largo de los años, y el umbral ha fluctuado de la siguiente manera:

• De 2010 a 2011: 5000 €
  
• Del 13 de agosto de 2011 al 5 de diciembre de 2011: 2500 €
  
• Desde el 6 de diciembre de 2011 hasta finales de 2015: 1000 €
  
• De 2016 a 2020: 3000 €
  
• Desde julio de 2020 hasta finales de 2022: 2000 €
  
• Desde enero de 2023: 5000 €
  

Estos cambios reflejan modificaciones en las orientaciones políticas y un esfuerzo por combatir la evasión fiscal sin sobrecargar a los compradores y las pequeñas empresas.

Prohibición de dividir pagos de manera fraudulenta

Está prohibido dividir un pago superior a 5000 € en cantidades más pequeñas para permanecer por debajo del límite. La división artificial consiste en dividir una única transacción en varias liquidaciones más pequeñas para eludir el límite de efectivo.

Se permite dividir un pago en efectivo si cada cuota corresponde realmente a un período definido, es inferior a 5000 € y no es el resultado de un fraccionamiento artificial destinado a eludir la normativa. Por ejemplo, si un contrato de compraventa implica varias cuotas a lo largo del tiempo, los importes inferiores a 5000 € pueden pagarse en billetes, siempre que se especifiquen en el contrato y no sirvan como medio para eludir el límite máximo.

¿Cuál es el límite de efectivo para la prevención del blanqueo de capitales (AML) en 2025?

En 2025, el límite máximo para los cobros en efectivo en Italia es de 5000 €. Para gastos de 5000 € o más, se requieren métodos rastreables, como transferencias bancarias, tarjetas de crédito o débito, otras opciones electrónicas o cheques no transferibles.

Sanciones por superar el umbral de 5000 €

En 2025, si se supera el límite de 5000 € en Italia, tanto el pagador como el beneficiario serán responsables y podrían enfrentarse a sanciones significativas. El Decreto Legislativo 231/2007 (artículo 63), modificado por la Ley 197/2022, describe las consecuencias:

• Para pagos de hasta 250 000 €, la multa oscila entre 1000 € y 50 000 €, dependiendo de la gravedad de la infracción y sus circunstancias específicas
  
• Para importes superiores a 250 000 €, las multas comienzan en 5000 € y pueden alcanzar los 250 000 €
  

Ciertas partes, como notarios, contables, abogados, prestamistas, asesores financieros y agencias inmobiliarias, están legalmente obligadas a informar de transacciones sospechosas, incluyendo pagos en efectivo que superen el límite legal, a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF). El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a sanciones que oscilan entre 3000 y 15 000 euros, independientemente de la implicación directa. Esta medida tiene por objeto involucrar a los profesionales en la prevención de la evasión fiscal y el blanqueo de capitales.

Superar el límite puede acarrear consecuencias adicionales además de multas:

• Auditorías fiscales exhaustivas: las actividades de los infractores podrían ser objeto de auditorías exhaustivas.
  
• Investigación sobre el origen de los fondos: en el caso de pagos en efectivo de cuantía elevada, se puede cuestionar la legalidad de los fondos.
  
• Notificación a la UIF: los bancos y las instituciones financieras pueden notificar las transacciones sospechosas a las autoridades.
  

¿Quién está exento del límite de efectivo en Italia?

La Ley de Presupuestos de 2019 (Ley de 30 de diciembre de 2018, n.º 145, artículo 1, apartado 245) establece excepciones al límite de efectivo, concretamente para las transacciones entre minoristas o agencias de viajes y ciudadanos extranjeros que no sean residentes en Italia. Si tu empresa entra en alguna de estas categorías, puedes aceptar hasta 15 000 € en efectivo, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

• El comprador es un ciudadano extranjero que vive fuera de Italia
  
• El pago es por la compra de bienes o servicios
  
• La empresa debe informar a la Agencia Tributaria Italiana (Agenzia delle Entrate) con antelación de su intención de aceptar efectivo y especificar la cuenta bancaria en la que se ingresará el dinero.
  
• Debes obtener una copia del pasaporte del cliente y una declaración firmada que confirme su condición de no residente
  
• El efectivo se ingresa en la cuenta bancaria especificada al final del día hábil siguiente a la transacción
  

Pagos en efectivo frente a pagos digitales en Italia

Debido a que Italia ha dependido durante mucho tiempo de los billetes y las monedas, su transición a los pagos digitales ha sido más lenta que en otros países europeos. En 2024 se alcanzó un logro: por primera vez, los cobros por Internet superaron a los cobros en efectivo.

Una investigación del Observatorio de pagos innovadores del Politecnico di Milano muestra que los cobros por Internet alcanzaron los 481 000 millones de euros en 2024 (el 43 % del gasto de los clientes), mientras que las transacciones en efectivo descendieron al 41 %. Las transferencias bancarias, los débitos directos y los cheques representaron el 16 % restante. Este cambio es el resultado de años de avances tecnológicos y de una apertura cada vez mayor hacia los pagos digitales tanto por parte de los minoristas como de los clientes, tal y como reflejan los métodos de pago más comunes de Italia.

Los pagos sin contacto desempeñaron una función decisiva, y representaron casi el 90 % de las operaciones electrónicas en tiendas físicas en 2024, con un valor total de 291 000 millones de euros, lo que supone un aumento del 19 % con respecto al año anterior. La popularidad de los métodos de pago basados en smartphones y dispositivos portátiles también está aumentando, con un total de 56 700 millones de euros en 2024 (un aumento del 53 %).

El número de terminales de punto de venta (TPV) activos en Italia ha aumentado hasta alcanzar los 3,5 millones, y las soluciones de software para TPV que permiten a las empresas aceptar pagos a través de tabletas y smartphones están creciendo rápidamente. En la actualidad, el 53,5 % de las pequeñas empresas prefieren las transacciones con tarjeta.

La obligación de aceptar pagos en efectivo

Las normativas nacionales y europeas exigen a las empresas aceptar efectivo. El artículo 693 del Código Penal prohíbe rechazar la moneda de curso legal, respaldado por la Recomendación 2010/191/UE de la Comisión Europea. Estas son algunas de sus disposiciones clave:

• Los cobros en efectivo no pueden rechazarse a menos que ambas partes acuerden una opción diferente.
  
• Por regla general, los minoristas deben aceptar pagos en billetes y monedas de euro. Solo se permite la negativa en determinados casos, basándose en el principio de buena fe, por ejemplo, si no se dispone de cambio.
  
• Los comercios minoristas deben aceptar billetes de denominación alta. Solo se permite rechazarlos cuando exista una razón válida, por ejemplo, si el valor nominal del billete es desproporcionado en comparación con el importe adeudado.
  

Pagos en efectivo realizados por empresas

En Italia, no existe un límite fijo sobre la cantidad de efectivo que una empresa puede depositar en su cuenta bancaria. Sin embargo, las instituciones financieras supervisan estos depósitos y pueden informar de ellos en virtud de prevención del blanqueo de capitales de capitales cuando sea necesario.

En virtud de la UIF emitida el 28 de marzo de 2019, los prestamistas y otros intermediarios financieros deben presentarles informes mensuales en los que se detallen todas las transacciones en efectivo que superen los 10 000 euros en un solo mes, incluyendo aquellas realizadas mediante múltiples depósitos de al menos 1000 euros. Los pagos inferiores a 10 000 euros pueden seguir despertando sospechas si no se ajustan al perfil del cliente.

Esto es lo que los operadores deben tener en cuenta:

• Los cobros de efectivo frecuentes o cuantiosas podrían llamar la atención de los bancos y las autoridades, especialmente si no son consistentes con la actividad financiera típica de la empresa.
  
• La división de pagos con la aparente intención de eludir los requisitos de información puede considerarse cuestionable y notificarse a la UIF.
  
• La imposibilidad de documentar el origen de los fondos podría dar lugar a nuevas investigaciones por parte de la Agenzia delle Entrate y la policía financiera (Guardia di Finanza).
  

Los operadores deben:

• Guardar siempre los registros, como recibos, facturas y documentos justificativos adicionales, del origen de los depósitos en efectivo
  
• No dividir los pagos para mantenerse por debajo de los umbrales sobre los que se deben informar
  
• Recurrir a un profesional, como un contable o un asesor fiscal, para asegurarse de que las transacciones cumplen con la normativa vigente
  

¿Cuál es el umbral de depósito que activa las peticiones de información?

En Italia, no hay un límite legal estricto sobre la cantidad de efectivo que puedes depositar en tu cuenta bancaria, pero los prestamistas y las autoridades pueden intervenir en algunas situaciones:

• Más de 10 000 € al mes
  Las instituciones financieras están obligadas a notificar a la UIF si una persona, ya sea un particular o una empresa, realiza depósitos en efectivo por un importe igual o superior a 10 000 euros en un solo mes, independientemente de que los ingresos se realicen en varias transacciones de 1000 euros o más.

• Inconsistencia con el perfil financiero del cliente
  Se pueden notificar a las autoridades los pagos inferiores a 10 000 euros si parecen incompatibles con los ingresos, la profesión o la actividad declarados por una persona. Los bancos están obligados a realizar evaluaciones subjetivas de riesgo.

• Pagos frecuentes o divididos
  Dividir los depósitos en efectivo para mantenerse por debajo del límite de notificación puede interpretarse como un intento de eludir la normativa y podría dar lugar a un informe de transacción sospechosa (segnalazione di operazione sospetta).

Costes de gestión de caja

Una encuesta realizada por el Banco de Italia en 2020 reveló que una sola transacción en efectivo cuesta 0,35 €, lo que es menos que las dos alternativas más comunes: las tarjetas de débito (0,59 €) y las tarjetas de crédito (1,01 €). Sin embargo, si se tiene en cuenta el valor medio de las operaciones, el efectivo acaba siendo un 1,8 % más caro debido a los siguientes gastos:

• Operaciones bancarias: retiradas, depósitos, transferencias
  
• Inversiones en seguridad: sistemas antirrobo, cajas fuertes, servicios de fondos en tránsito
  
• Inversiones en equipos: detectores de billetes falsos
  
• Recursos humanos: conteo, administración y transporte de efectivo
  
• Oportunidad: tiempo dedicado a gestionar efectivo en lugar de otras tareas más productivas
  
• Pérdidas causadas por robo, hurto y billetes falsos
  

Estos costes suelen pasar desapercibidos en las operaciones diarias, pero se acumulan con el tiempo y pueden afectar significativamente a la rentabilidad de una empresa. A pesar de las comisiones operativas, los pagos electrónicos pueden resultar más rentables a largo plazo, especialmente con la expansión de los sistemas POS de bajo coste y la integración con los registros electrónicos. Las transacciones rastreables también reducen el riesgo de errores y simplifican la declaración de impuestos y el cumplimiento de la normativa.

Esa es otra razón por la que muchas empresas fomentan el uso de métodos de pago rastreables, aunque estén obligadas a aceptar efectivo. Stripe Terminal permite realizar pagos por Internet y en persona, lo que facilita y garantiza la seguridad a empresas como la tuya a la hora de aceptar tarjetas, pagos sin contacto y monederos digitales.

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