Om du driver ett företag i Italien är det viktigt att känna till gränsen för kontant betalning. I takt med att regelverket utvecklas och pengar i allt högre grad flyttas online är det av största vikt att vara uppmärksam på taket, hålla sig inom reglerna och förstå de potentiella konsekvenserna. Låt oss undersöka det regelverk som gäller från och med 2025, inklusive skyldigheten att ta emot valutor, de tillhörande kostnaderna för att hantera dem och kraven för företag att processa sådana transaktioner.

Oavsett om du driver en fysisk butik, en restaurang, ett företag som tillhandahåller tjänster eller en webbplats för e-handel hjälper det dig att följa reglerna och undvika böter om du är medveten om kontantgränsen och de relevanta reglerna.

Vad innehåller den här artikeln?

• Det nuvarande italienska regelverket
  
• Påföljder vid överskridande av tröskelvärdet på 5 000 euro
  
• Vem är befriad från kontantgränsen i Italien?
  
• Kontanter vs. digitala betalningar i Italien
  
• Skyldigheten att ta emot betalningar med kontanter
  
• Kontanta betalningar gjorda av företag
  
• Kostnader för kontanthantering
  

Det nuvarande italienska regelverket

År 2025 är gränsen för betalningar med kontanter i Italien fortfarande 5 000 euro - budgetlagen för 2025 höjde inte taket. Du kan betala eller ta emot medel i sedlar och mynt upp till 4 999 euro. För avräkningar på 5 000 euro eller mer är spårbara metoder som banköverföringar, kredit- eller bankkort eller checkar obligatoriska.

Detta baseras främst på artikel 49 i lagdekret 231/2007, som syftar till att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Förordningen har ändrats flera gånger under årens lopp och tröskelvärdet har varierat enligt följande:

• Från 2010 till 2011: 5 000 euro
  
• Från den 13 augusti 2011 till den 5 december 2011: 2 500 euro
  
• Från den 6 december 2011 till slutet av 2015: 1 000 euro
  
• Från 2016 till 2020: 3 000 euro
  
• Från juli 2020 till slutet av 2022: 2 000 euro
  
• Från och med januari 2023: 5 000 euro
  

Dessa förändringar återspeglar förändringar i den politiska inriktningen och en strävan att bekämpa skatteflykt utan att överbelasta shoppare och småföretag.

Förbud mot bedräglig uppdelning av betalningar

Det är förbjudet att dela upp en betalning på över 5 000 euro i mindre belopp för att hålla sig under tröskelvärdet. Artificiell uppdelning delar upp en enda transaktion i flera mindre avräkningar för att kringgå kontantgränsen.

Det är tillåtet att dela upp en kontant betalning om varje delbetalning verkligen motsvarar en definierad period, understiger 5 000 euro och inte är resultatet av en artificiell uppdelning som syftar till att kringgå regler. Om ett köpeavtal t.ex. omfattar flera delbetalningar över tid kan belopp under 5 000 euro betalas med sedlar, förutsatt att de anges i avtalet och inte tjänar som ett sätt att undvika taket.

Vad är kontantgränsen för penningtvätt (AML) år 2025?

År 2025 är taket för kontantavräkningar i Italien 5 000 euro. För kostnader på 5 000 euro eller mer krävs spårbara metoder som banköverföringar, kredit- eller bankkort, andra elektroniska alternativ eller checkar som inte kan överföras.

Påföljder för överskridande av tröskelvärdet på 5 000 euro

Om man 2025 överskrider taket på 5 000 euro i Italien blir både betalaren och betalningsmottagaren ansvariga och kan drabbas av betydande påföljder. I lagdekret 231/2007 (artikel 63), ändrat genom lag 197/2022, beskrivs konsekvenserna:

• För betalningar upp till 250 000 euro varierar böterna från 1 000 euro till 50 000 euro, beroende på hur allvarlig överträdelsen är och dess specifika omständigheter
  
• För belopp över 250 000 euro börjar böterna på 5 000 euro och kan bli så höga som 250 000 euro
  

Vissa parter, t.ex. notarier, revisorer, advokater, långivare, finansiella rådgivare och fastighetsmäklare, har en finansiell förpliktelse att rapportera misstänkta transaktioner, inklusive kontanta betalningar som överstiger den lagliga gränsen, till finansunderrättelseenheten (UIF). Underlåtenhet att flagga för dessa överträdelser kan leda till sanktioner på mellan 3 000 och 15 000 euro - oavsett direkt inblandning. Syftet med denna åtgärd är att få skatteexperter att engagera sig i arbetet med att förhindra skatteflykt och penningtvätt.

Om du överskrider gränsen kan det leda till ytterligare konsekvenser utöver böter:

• Djupgående skatterevisioner: Överträdarnas verksamhet kan bli föremål för djupgående revisioner.
  
• Utredning av källan till medlen: När det gäller stora betalningar i kontanter kan medlens juridiska karaktär ifrågasättas.
  
• Rapportera till UIF: Banker och finansinstitut kan rapportera misstänkta transaktioner till myndigheterna.
  

Vem är befriad från kontantgränsen i Italien?

I budgetlagen för 2019 (lag av den 30 december 2018, nr 145, artikel 1, paragraf 245) beskrivs undantag från kontantgränsen, särskilt för transaktioner mellan detaljhandlare eller resebyråer och utländska medborgare som inte är bosatta i Italien. Om ditt företag faller under en av dessa kategorier kan det ta valutor på upp till 15 000 euro förutsatt att följande villkor är uppfyllda:

• Köparen är en utländsk medborgare som bor utanför Italien
  
• Betalningen avser köp av varor eller tjänster
  
• Företaget måste informera den italienska skattemyndigheten (Agenzia delle Entrate) i förväg om att de avser att ta emot kontanter och ange det bankkonto där pengarna kommer att placeras
  
• Du måste få en kopia av kundens pass och ett undertecknat intyg som bekräftar att kunden inte är bosatt i landet
  
• Kontanter sätts in på det angivna bankkontot i slutet av arbetsdagen efter transaktionen
  

Kontanter vs. digitala betalningar i Italien

Eftersom Italien länge har förlitat sig på sedlar och mynt har övergången till digitala betalningar gått långsammare än i andra europeiska länder. En milstolpe nåddes 2024 - för första gången var avräkningarna online större än avräkningarna med kontanter.

Forskning från Innovative Payments Observatory vid Politecnico di Milano visar att onlinebetalningar uppgick till 481 miljarder euro 2024 (43 % av kundernas utgifter), medan kontanttransaktioner nekades betalning till 41 %. Banköverföringar, autogiro och checkar utgjorde de återstående 16 %. Detta upphävande är resultatet av år av tekniska framsteg och en växande öppenhet för digitala köp bland både detaljhandlare och kunder, vilket återspeglas i de vanligaste betalningsmetoderna i Italien.

Kontaktlösa betalningar spelade en avgörande roll och stod för nästan 90 % av de elektroniska transaktionerna i butik 2024, med ett totalt värde på 291 miljarder euro - en ökning med 19 % jämfört med föregående år. Populariteten för betalningsmetoder baserade på smartphones och bärbara enheter ökar också och uppgick till totalt 56,7 miljarder euro 2024 (en ökning med 53 %).

Antalet aktiva terminaler för POS-system (Point-of-Sale) i Italien har stigit till 3,5 miljoner och mjukvarulösningar för POS-system som gör det möjligt för företag att ta emot betalningar via surfplattor och smartphones växer snabbt. Idag föredrar 53,5 % av småföretagen transaktioner med kort.

Skyldigheten att ta emot betalningar med kontanter

Nationella och europeiska bestämmelser kräver att företag accepterar kontanter. Artikel 693 i strafflagen förbjuder vägran att ta emot ett juridiskt betalningsmedel, med stöd av Europeiska kommissionens rekommendation 2010/191/EU. Här är några av de viktigaste bestämmelserna:

• Kontant avräkning kan inte nekas om inte båda parter kommer överens om ett annat alternativ.
  
• Detaljhandlare måste i regel ta emot betalningar i sedlar och mynt i euro. Vägran är endast tillåten i vissa fall, baserat på principen om god tro - till exempel om ingen växel finns tillgänglig.
  
• Detaljhandlare måste ta emot sedlar med höga valörer. Vägran är endast tillåten om den motiveras av ett giltigt skäl - t.ex. om sedelns nominella värde är oproportionerligt i förhållande till skulden.
  

Kontantbetalningar gjorda av företag

I Italien finns det ingen fast gräns för hur mycket kontanter ett företag kan sätta in på sitt bankkonto. Finansinstituten övervakar dock dessa placeringar och kan vid behov rapportera dem enligt lagarna om penningtvätt.

Enligt den UIF som utfärdades den 28 mars 2019 måste långivare och andra finansförmedlare lämna in månadsrapporter till dem med detaljerade uppgifter om alla kontanttransaktioner som överstiger 10 000 euro under en enskild månad, inklusive de som görs genom flera insättningar på minst 1 000 euro. Betalningar under 10 000 euro kan fortfarande väcka misstankar om de inte stämmer överens med kundens profil.

Här är vad operatörerna behöver tänka på:

• Frekventa eller stora kontantavräkningar kan dra till sig bankernas och myndigheternas uppmärksamhet, särskilt om de inte överensstämmer med företagets typiska finansiella verksamhet.
  
• Att dela upp betalningar till synes för att kringgå rapporteringskrav kan anses vara tvivelaktigt och flaggas till UIF.
  
• Om källan till medlen inte kan styrkas kan det leda till ytterligare förfrågningar från Agenzia delle Entrate och finanspolisen (Guardia di Finanza).
  

Operatörerna måste:

• Alltid spara uppgifter, t.ex. kvitton, fakturor och andra stödjande dokument om varifrån insättningar kommer
  
• Inte dela upp betalningar för att hålla sig under rapporteringströsklarna
  
• Vänd dig till en professionell, t.ex. en konto eller en skatterådgivare, för att se till att transaktionerna efterlever gällande regler
  

Vad är tröskeln för insättning som utlöser förfrågningar från bank?

I Italien finns det inget strikt juridiskt tak för hur mycket kontanter du kan sätta in på ditt bankkonto, men långivare och myndigheter kan ingripa i vissa situationer:

• Över 10 000 euro per månad
  Finansiella institut måste meddela UIF om en person - oavsett om det är en enskild firma eller ett företag - gör insättningar av kontanter på 10 000 euro eller mer under en enskild månad, oavsett om insättningarna görs som flera transaktioner på 1 000 euro eller mer.

• Inkonsekvens med kundens finansiella profil
  Myndigheter kan bli underrättade om betalningar under 10 000 euro om de verkar oförenliga med någons deklarerade inkomst, yrke eller aktivitet. Bankerna är skyldiga att göra subjektiva riskbedömningar.

• Frekventa eller delade betalningar
  Att dela upp kontantinsättningar för att hålla sig under rapporteringstaket kan tolkas som ett försök att kringgå regler och kan leda till en rapport om misstänkta transaktioner (segnalazione di operazione sospetta).

Kostnader för kontanthantering

En undersökning från 2020 Bank of Italy visade att en enda transaktion med kontanter kostar 0,35 euro, vilket är mindre än de två vanligaste alternativen: bankkort (0,59 euro) och kreditkort (1,01 euro). Men om man tar hänsyn till det genomsnittliga transaktionsvärdet blir kontanter i slutändan 1,8 % dyrare på grund av följande utgifter:

• Bankverksamhet: Ta ut, insättningar, överföringar
  
• _Investeringar i säkerhet: _ Stöldskyddssystem, kassaskåp, värdeöverföringstjänster
  
• Investeringar i utrustning: Detektorer för falska sedlar
  
• Bemanning: Uppräkning, hantering och transport av kontanter
  
• Möjlighet: Tid läggs på att hantera kontanter istället för andra, mer produktiva uppgifter
  
• Förluster orsakade av stöld, rån och falska sedlar
  

Dessa kostnader går ofta obemärkt förbi i den dagliga verksamheten, men de ackumuleras över tid och kan påverka ett företags lönsamhet avsevärt. Trots driftprovisioner kan elektroniska betalningar vara mer kostnadseffektiva i det långa loppet, särskilt med expansionen av billiga POS-system och integration med elektroniska register. Spårbara transaktioner minskar också risken för fel och förenklar rapportering och efterlevnad av skatteregler.

Det är en annan anledning till att många företag uppmuntrar användningen av spårbara betalningsmetoder, även om de är skyldiga att ta kontanter. Stripe Terminal möjliggör onlinebetalningar och betalningar i fysisk miljö, vilket gör det enkelt och säkert för företag som ditt att ta emot betalningar med kort, kontaktlösa betalningar och e-plånböcker.

Förcertifierade kortterminaler och centraliserad hantering via Stripe Dashboard gör att du kan förenkla verksamheten, förbättra avstämningen, tillhandahålla en smidig, uppdaterad betalningsupplevelse och frigöra värdefulla resurser för att utveckla ditt företag.