La facturación electrónica será obligatoria para las empresas del Reino Unido a partir de abril de 2029. A partir de esa fecha, todas las empresas registradas a efectos del impuesto sobre el valor añadido (IVA) deberán emitir facturas de IVA en un formato electrónico estructurado.

A continuación, analizaremos qué exigirá el mandato de facturación electrónica del Reino Unido, cómo se alinea con la legislación de la UE, si la facturación electrónica es obligatoria para las empresas del Reino Unido en 2026 y cómo prepararse antes de que se publiquen las especificaciones técnicas.

Destacados

• La facturación electrónica será obligatoria para todas las facturas de IVA en el Reino Unido en abril de 2029. Las empresas registradas a efectos del IVA tendrán que cambiar a un software que emita facturas basadas en datos.

• El gobierno del Reino Unido sigue trabajando en la hoja de ruta para la implementación. El plan completo se publicará en el Presupuesto de 2026.

• El modelo de facturación electrónica implementado en 2029 será descentralizado y se asemejará a la estructura Peppol utilizada en toda Europa. Esto alineará al Reino Unido con muchos países de la UE que tienen o planean tener políticas de facturación electrónica.

¿En qué consiste el mandato de facturación electrónica del Reino Unido?

El mandato de facturación electrónica del Reino Unido establece que, a partir del 1 de abril de 2029, todas las empresas registradas a efectos del IVA deberán emitir facturas electrónicas con un formato estructurado específico.

Una factura electrónica permite transferir la información de la factura directamente entre dos sistemas financieros, sin intervención humana. Los datos se integran automáticamente en el software de contabilidad del comprador. Los PDF, los documentos de Word, las facturas en papel y las imágenes JPEG no se consideran facturas electrónicas, ya que requieren que una persona o un programa extraiga y vuelva a introducir los datos.

¿Es obligatoria la facturación electrónica en el Reino Unido para algunas empresas en 2026?

La normativa vigente del Reino Unido distingue entre las transacciones del sector público y las del sector privado. El requisito legal de la facturación electrónica depende del tipo de transacción que realice una empresa.

Estas empresas ya están obligadas a operar con facturas electrónicas en el Reino Unido:

• Las empresas que suministran al Servicio Nacional de Salud (NHS) deben emitir facturas electrónicas específicamente a través de la red Peppol. Esta es una condición para hacer negocios con Peppol.

• En virtud de la Ley de Contratación Pública de 2023, todos los organismos públicos incluidos en dicha ley deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas que cumplan con la Norma Europea (EN) 16931. Aunque los proveedores no están obligados a presentar facturas en este formato, la infraestructura receptora existe en el gobierno central, las administraciones locales y otras organizaciones del sector público incluidas en la ley.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica para las empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido?

La facturación electrónica para todas las facturas de IVA será obligatoria en el Reino Unido el 1 de abril de 2029. A partir de esa fecha, todas las empresas del Reino Unido registradas a efectos del IVA deberán emitir facturas de IVA en un formato electrónico específico. El Presupuesto de 2025, publicado en noviembre de 2025, confirmó el mandato de abril de 2029 y publicó la respuesta a la consulta, que describe el modelo descentralizado preferido por el gobierno.

El gobierno publicará una hoja de ruta detallada para la implementación de la facturación electrónica en el Presupuesto de 2026. Esta cubrirá los estándares técnicos, los requisitos de los sistemas y los detalles del despliegue por fases. Entre 2026 y 2028, se esperan el desarrollo de las especificaciones legales y técnicas, rondas de participación de las partes interesadas y una fase piloto y de prueba. El mandato entrará plenamente en vigor en abril de 2029.

¿Qué exigirá el mandato de facturación electrónica del Reino Unido de 2029?

Dado que las especificaciones técnicas completas del mandato no estarán disponibles hasta el Presupuesto de 2026, algunos detalles están aún en proceso de definición. Sin embargo, la respuesta a la consulta del gobierno contiene suficiente información para planificar.

Formato

Las facturas de IVA tendrán que emitirse en un formato electrónico estructurado y legible por máquina que cumpla las normas de facturación de Su Majestad la Administración de Ingresos y Aduanas (HMRC); los PDF y los documentos de Word no serán válidos. El gobierno también se ha comprometido a desarrollar estándares de interoperabilidad. Esto significa que todas las empresas del Reino Unido registradas a efectos del IVA deberán poder intercambiar facturas electrónicas, aunque utilicen diferentes tipos de software.

Modelo

El Reino Unido ha optado por un modelo descentralizado para la facturación electrónica. Las facturas no se dirigirán a través de una plataforma gubernamental para su validación antes de llegar al comprador; en cambio, la facturación electrónica se asemejará al modelo de cuatro esquinas de Peppol. La HMRC quedará completamente al margen del intercambio de facturas, al menos en la fase inicial del mandato.

Ámbito de aplicación

El mandato cubre las facturas de IVA entre empresas registradas a efectos del IVA. Los casos especiales (p. ej., acuerdos de autofacturación, transacciones con inversión del sujeto pasivo del IVA) están aún en elaboración, aunque la HMRC ha confirmado que las preocupaciones sobre estos casos se han abordado en las jurisdicciones donde la factura electrónica ya está en vigor.

Coste

El cambio a la facturación electrónica requiere adquirir software, actualizar sistemas y formar al personal. Durante la consulta, las partes interesadas plantearon preocupaciones sobre los costes, aunque se ha estimado que el coste de procesar una factura electrónica es solo el 38 % del coste medio de procesar una factura en papel. El gobierno se ha comprometido a garantizar que la hoja de ruta de implementación incluya soporte para las pequeñas empresas y fomente el desarrollo de soluciones de facturación electrónica de bajo coste. Aún no ha especificado en qué consiste ese soporte en la práctica.

¿En qué se diferencia el enfoque del Reino Unido sobre la facturación electrónica de las normas de la UE?

El Reino Unido está desarrollando su régimen de facturación electrónica de forma independiente, aunque las bases técnicas coinciden con las de la UE. Si alguna parte de la cadena de suministro de tu empresa cruza hacia Europa, debes conocer los siguientes aspectos de la normativa de la UE:

• Mandato transfronterizo: el paquete IVA en la Era Digital (ViDA) de la UE introduce la facturación electrónica obligatoria para las transacciones B2B transfronterizas dentro de la UE a partir del 1 de julio de 2030. Esto ocurre unos 15 meses después de que entre en vigor el mandato del Reino Unido.

• Mandatos nacionales: los estados miembros individuales están avanzando antes de la fecha límite de toda la UE. En Francia, Alemania, Polonia y Bélgica, los mandatos nacionales de facturación electrónica están activos o en implementación avanzada. Italia ha tenido la facturación electrónica obligatoria desde 2019 y ha reportado, como resultado, ganancias en el cumplimiento del IVA de 12 700 millones € en un solo año.

Si estás trabajando para cumplir con la normativa del Reino Unido antes de 2029, es probable que ya estés cumpliendo muchos de los requisitos transfronterizos de ViDA. Las obligaciones específicas para las transacciones entre el Reino Unido y la UE en el marco de ViDA aún requieren atención por separado a medida que evolucionen esas normas, pero el gobierno del Reino Unido se ha comprometido a que su marco de facturación electrónica sea interoperable con las estructuras de ViDA de la UE. Por ejemplo, el Reino Unido ya ha adoptado el EN 16931, el mismo estándar de datos que sustenta la facturación electrónica de la UE, para la contratación pública. Esto hace que las facturas electrónicas sean compatibles en ambos regímenes, aunque los marcos normativos sean independientes.

¿Cómo pueden las empresas del Reino Unido empezar a prepararse para la facturación electrónica obligatoria antes de 2029?

Para evitar una transición precipitada, deberías empezar a prepararte para la facturación electrónica obligatoria cuanto antes. El trabajo de preparación se divide en dos fases: lo que puedes hacer ahora, antes de que se publiquen las especificaciones técnicas, y lo que tendrás que hacer una vez que se publique el Presupuesto de 2026.

Antes del Presupuesto de 2026

• Audita tu proceso de facturación actual: revisa cómo se generan tus facturas, cómo se envían, reciben y archivan. Tendrás que cambiar cualquier paso que implique imprimir, escanear, introducir datos manualmente o enviar PDF por correo electrónico.

• Solicita la hoja de ruta de tu software de contabilidad: las principales plataformas de contabilidad tendrán que aceptar la emisión y recepción de facturas electrónicas estructuradas. Pregunta a tu proveedor qué está desarrollando y cuándo estará disponible.

• Determina la exposición de tu cadena de suministro: el mandato afecta tanto a la emisión como a la recepción. Si tus proveedores no están listos para la facturación electrónica en 2029, eso también podría ser un problema para ti. Saber ahora qué proveedores podrían tener dificultades te da tiempo para tomar medidas al respecto.

Después del Presupuesto de 2026

• Evalúa tus opciones de software: los estándares confirmados te permitirán comparar rigurosamente las soluciones de facturación electrónica. Tu plataforma de contabilidad existente podría gestionarlo de forma nativa, o quizá necesites un proveedor de puntos de acceso específico.

• Actualiza y prueba tus sistemas: reserva tiempo suficiente para ejecutar tu nueva configuración de facturación electrónica en paralelo con tu proceso existente antes de la fecha límite de 2029.

• Forma a tu equipo de finanzas: el cambio de facturas en PDF a datos estructurados modificará la forma en que se crean, envían, consultan y archivan las facturas. Asegúrate de que tu personal entiende por qué se realizó el cambio y cómo gestionar las excepciones y los errores.

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