La fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per le attività del Regno Unito a partire dall'aprile 2029. Da quel momento in poi, ogni attività registrata ai fini dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) dovrà emettere fatture IVA in un formato elettronico strutturato.

Di seguito, analizzeremo i requisiti dell'obbligo di fatturazione elettronica nel Regno Unito, il relativo allineamento con la normativa dell'UE, se la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per le attività del Regno Unito nel 2026 e come prepararsi in vista della pubblicazione delle specifiche tecniche.

Punti salienti

• La fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le fatture IVA nel Regno Unito ad aprile 2029. Le attività registrate ai fini IVA dovranno passare a un software che emetta fatture basate sui dati.

• Il governo del Regno Unito sta ancora definendo la roadmap di implementazione. Il piano completo sarà pubblicato nella sessione di bilancio del 2026.

• Il modello di fatturazione elettronica che verrà implementato nel 2029 sarà decentralizzato e assomiglierà alla struttura Peppol utilizzata in tutta Europa. Allineerà il Regno Unito a molti Paesi dell'UE che prevedono o hanno già adottato politiche di fatturazione elettronica.

In cosa consiste l'obbligo di fatturazione elettronica nel Regno Unito

La normativa britannica in materia di fatturazione elettronica prevede che, a partire dal 1° aprile 2029, tutte le imprese registrate ai fini IVA debbano emettere fatture elettroniche con una struttura specifica.

Una fattura elettronica trasferisce i dati della fattura direttamente da un sistema contabile all'altro senza alcun intervento umano. I dati vengono inseriti direttamente nel software di contabilità dell'acquirente. I file PDF, i documenti Word, le fatture cartacee e i file JPEG non sono considerati fatture elettroniche, poiché richiedono l'intervento di una persona o di un altro software per estrarre e reinserire i dati.

Obbligo di fatturazione elettronica nel 2026 nel Regno Unito per alcune attività

Le attuali norme del Regno Unito distinguono tra transazioni del settore pubblico e del settore privato. L'applicabilità dell'obbligo di fatturazione elettronica dipende dal tipo di transazione effettuata dall'attività.

Queste attività sono già tenute a utilizzare la fatturazione elettronica nel Regno Unito:

• Le attività che forniscono beni o servizi al Servizio Sanitario Nazionale (NHS) devono emettere fatture elettroniche specificatamente tramite la rete Peppol. Questa è una condizione per poter operare con Peppol.

• Ai sensi della Legge sugli appalti pubblici del 2023, tutti gli enti pubblici soggetti alla legge devono essere in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche conformi alla Norma Europea (EN) 16931. Sebbene i fornitori non siano tenuti a presentare fatture in questo formato, l'infrastruttura di ricezione è presente presso il governo centrale, le autorità locali e altre organizzazioni del settore pubblico interessate.

Tempistiche dell'obbligo di fatturazione elettronica per le attività registrate ai fini IVA nel Regno Unito

La fatturazione elettronica per tutte le fatture IVA diventerà obbligatoria nel Regno Unito il 1° aprile 2029. A partire da tale data, ogni attività registrata ai fini IVA nel Regno Unito dovrà emettere fatture IVA in uno specifico formato elettronico. Il bilancio 2025, pubblicato a novembre 2025, ha confermato l'obbligo a partire dall'aprile 2029 e ha pubblicato la risposta alla consultazione, che illustra il modello decentralizzato preferito dal governo.

Il governo pubblicherà una roadmap dettagliata per l'implementazione della fatturazione elettronica nella sessione di bilancio del 2026. Questa includerà standard tecnici, requisiti di sistema e dettagli relativi all'implementazione graduale. Dal 2026 al 2028 sono previsti sviluppo delle specifiche legali e tecniche, cicli di consultazione con le parti interessate e una fase di test e sperimentazione. L'obbligo entrerà quindi pienamente in vigore ad aprile 2029.

Requisiti previsti dall'obbligo di fatturazione elettronica del Regno Unito dal 2029

Poiché le specifiche tecniche complete dell'obbligo non saranno disponibili fino alla sessione di bilancio del 2026, alcuni dettagli sono ancora in fase di definizione. Tuttavia, la risposta del governo alla consultazione contiene già elementi sufficienti per pianificare le attività preparatorie.

Formato

Le fatture IVA dovranno essere emesse in un formato elettronico strutturato e leggibile automaticamente dai sistemi informatici, conforme alle regole di fatturazione dell'His Majesty's Revenue and Customs (HMRC): PDF e documenti Word non saranno considerati validi. Il governo si è inoltre impegnato a sviluppare standard di interoperabilità. Ciò significa che tutte le attività del Regno Unito registrate ai fini IVA dovrebbero poter scambiare fatture elettroniche anche utilizzando software differenti.

Modello

Il Regno Unito ha scelto un modello decentralizzato per la fatturazione elettronica. Le fatture non passeranno attraverso una piattaforma governativa per la validazione prima di raggiungere l'acquirente, la fatturazione elettronica seguirà invece un modello simile al modello a quattro angoli di Peppol. L'HMRC resterà completamente al di fuori dello scambio di fatture, almeno nella fase iniziale del mandato.

Ambito di applicazione

L'obbligo riguarda le fatture IVA tra attività registrate ai fini IVA. I casi particolari (ad esempio gli accordi di autofatturazione e le transazioni soggette al meccanismo di inversione contabile IVA) sono ancora in fase di definizione, sebbene l'HMRC abbia confermato che le problematiche relative a questi casi sono già state affrontate nelle giurisdizioni in cui la fatturazione elettronica è già in vigore.

Costo

Il passaggio alla fatturazione elettronica richiede l'acquisto di software, l'aggiornamento dei sistemi e la formazione del personale. Durante la consultazione, le parti interessate hanno espresso preoccupazioni riguardo ai costi, sebbene il costo di elaborazione di una fattura elettronica sia stato stimato pari ad appena il 38% del costo medio di elaborazione di una fattura cartacea. Il governo si è impegnato a garantire che la roadmap di implementazione includa misure di supporto per le piccole attività e favorisca lo sviluppo di soluzioni di fatturazione elettronica a basso costo. Tuttavia, non ha ancora specificato in che modo questo supporto verrà applicato nella pratica.

Come l'approccio del Regno Unito alla fatturazione elettronica si confronta con le norme UE

Il Regno Unito sta sviluppando il proprio sistema di fatturazione elettronica in modo indipendente, ma le basi tecniche coincidono con quelle dell'UE. Se una qualsiasi parte della catena di fornitura della tua attività coinvolge l'Europa, devi comprendere i seguenti aspetti delle norme UE:

• Obbligo transfrontaliero: il pacchetto IVA nell'era digitale (ViDA) dell'UE introduce la fatturazione elettronica obbligatoria per le transazioni B2B transfrontaliere all'interno dell'UE a partire dal 1° luglio 2030. Si tratta di circa 15 mesi dopo l'entrata in vigore dell'obbligo nel Regno Unito.

• Obblighi nazionali: i singoli Stati membri stanno anticipando la scadenza prevista a livello UE. In Francia, Germania, Polonia e Belgio, gli obblighi nazionali in materia di fatturazione elettronica sono già in vigore o in fase avanzata di attuazione. L'Italia ha introdotto la fatturazione elettronica obbligatoria dal 2019 e, di conseguenza, ha registrato un aumento della conformità IVA pari a 12,7 miliardi di euro in un solo anno.

Se stai lavorando per raggiungere la conformità nel Regno Unito entro il 2029, probabilmente stai già soddisfacendo molti requisiti transfrontalieri del ViDA. Gli obblighi specifici per le transazioni tra Regno Unito e UE nell'ambito del ViDA richiedono ancora un'attenzione separata man mano che tali norme si evolvono, ma il governo britannico si è impegnato a rendere il proprio quadro di fatturazione elettronica interoperabile con le strutture ViDA dell'UE. Ad esempio, il Regno Unito ha già adottato l'EN 16931, lo stesso standard di dati alla base della fatturazione elettronica dell'UE, per gli appalti pubblici. Ciò rende le fatture elettroniche compatibili in entrambi i regimi, anche se i quadri normativi sono distinti.

Come le attività del Regno Unito possono iniziare a prepararsi alla fatturazione elettronica obbligatoria prima del 2029

Per evitare una transizione affrettata, devi iniziare a prepararti alla fatturazione elettronica obbligatoria il prima possibile. Il lavoro di preparazione si divide in due fasi: ciò che è possibile fare ora, prima della pubblicazione delle specifiche tecniche, e ciò che dovrai fare una volta pubblicata la sessione di bilancio del 2026.

Prima della sessione del bilancio del 2026

• Verifica il tuo attuale processo di fatturazione: esamina come le tue fatture vengono generate, inviate, ricevute e archiviate. Dovrai modificare qualsiasi fase che comporti la stampa, la scansione, l'inserimento manuale dei dati o l'invio di PDF via email.

• Richiedi la road map del tuo software di contabilità: le principali piattaforme di contabilità dovranno supportare l'emissione e la ricezione strutturate delle fatture elettroniche. Chiedi al tuo fornitore quali elementi sta sviluppando e quando saranno disponibili.

• Analizza l'esposizione della tua catena di fornitura: l'obbligo riguarda sia l'emissione sia la ricezione. Se i tuoi fornitori non saranno pronti per la fatturazione elettronica entro il 2029, questo potrebbe rappresentare un problema anche per te. Sapere fin da ora quali fornitori potrebbero avere difficoltà ti offre il tempo necessario per pianificare di conseguenza.

Dopo la sessione di bilancio del 2026

• Valuta le opzioni software: gli standard confermati possono aiutarti a confrontare in modo rigoroso le soluzioni di fatturazione elettronica. La tua piattaforma contabile esistente potrebbe gestire questa funzione in modo nativo oppure potresti aver bisogno di un provider dedicato per l'accesso alla rete.

• Aggiorna e collauda i tuoi sistemi: prevedi tempo sufficiente per eseguire la nuova configurazione della fatturazione elettronica in parallelo con il processo esistente prima della scadenza del 2029.

• Forma il tuo team finanziario: il passaggio dalle fatture PDF ai dati strutturati cambierà il modo in cui le fatture vengono create, inviate, consultate e archiviate. Assicurati che il personale comprenda perché è stato introdotto questo cambiamento e come gestire eccezioni ed errori.

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