E-facturatie wordt vanaf april 2029 verplicht voor Britse ondernemingen. Vanaf dat moment moet elk bedrijf dat geregistreerd is voor de belasting toegevoegde waarde (btw) btw-facturen versturen in een gestructureerd elektronisch formaat.

Hieronder bespreken we wat de Britse e-facturatieverplichting inhoudt, hoe deze aansluit bij de EU-wetgeving, of e-facturatie in 2026 verplicht is voor Britse ondernemingen en hoe je je kunt voorbereiden op de bekendmaking van technische specificaties.

Hoogtepunten

• E-facturatie wordt in april 2029 verplicht voor alle btw-facturen in het Verenigd Koninkrijk. Ondernemingen die btw-geregistreerd zijn, moeten overstappen op software die op gegevens gebaseerde facturen uitgeeft.

• De Britse regering werkt nog aan de routekaart voor de implementatie. Het volledige plan wordt gepubliceerd in Budget 2026.

• Het e-facturatiemodel dat in 2029 wordt geïmplementeerd, zal gedecentraliseerd zijn en lijken op de Peppol-structuur die in heel Europa wordt gebruikt. Hierdoor sluit het Verenigd Koninkrijk aan bij veel EU-landen die een beleid voor e-facturatie plannen of al hebben.

Wat houdt de Britse e-facturatieverplichting in?

De Britse e-facturatieverplichting houdt in dat alle btw-geregistreerde ondernemingen vanaf 1 april 2029 specifiek gestructureerde e-facturen moeten versturen.

Een e-factuur zorgt ervoor dat factuurgegevens rechtstreeks tussen twee financiële systemen worden uitgewisseld, zonder dat er menselijke tussenkomst nodig is. De gegevens worden direct in de boekhoudsoftware van de koper ingevoerd. PDF’s, Word-documenten, papieren facturen en JPEG’s tellen niet mee als e-facturen, omdat een mens of een ander stuk software de gegevens moet extraheren en opnieuw moet invoeren.

Is e-facturatie in 2026 verplicht in het Verenigd Koninkrijk voor sommige ondernemingen?

De huidige Britse regels maken onderscheid tussen transacties in de publieke en de private sector. Van de wettelijke verplichting voor e-facturatie is de toepassing afhankelijk van het soort transactie dat een onderneming uitvoert.

Deze ondernemingen zijn in het onderneming al verplicht om met e-facturen te werken:

• Ondernemingen die leveren aan de National Health Service (NHS) moeten e-facturen specifiek via het Peppol-netwerk versturen. Dit is een voorwaarde om zaken te doen met Peppol.

• Volgens de Procurement Act 2023 moeten alle overheidsinstanties die onder de wet vallen, e-facturen kunnen ontvangen en verwerken die voldoen aan Europese Norm (EN) 16931. Hoewel leveranciers niet verplicht zijn om facturen in dit formaat in te dienen, is de ontvangstinfrastructuur aanwezig bij de centrale overheid, lokale overheden en andere betrokken organisaties in de publieke sector.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht voor btw-geregistreerde ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk?

E-facturatie voor alle btw-facturen wordt op 1 april 2029 verplicht in het Verenigd Koninkrijk. Vanaf die datum moet elk btw-geregistreerd bedrijf in het Verenigd Koninkrijk btw-facturen in een bepaald elektronisch formaat versturen. Budget 2025, die in november 2025 werd gepubliceerd, bevestigde de verplichting vanaf april 2029 en publiceerde het consultatierapport, waarin het door de regering geprefereerde gedecentraliseerde model wordt geschetst.

De regering zal in Budget 2026\ een gedetailleerde routekaart voor de implementatie van e-facturatie publiceren. Daarin komen technische normen, systeemvereisten en details over de gefaseerde uitrol aan bod. Van 2026 tot 2028 kun je rekenen op de ontwikkeling van wettelijke en technische specificaties, overlegrondes met belanghebbenden en een test- en proeffase. De verplichting treedt dan volledig in werking in april 2029.

Wat houdt de Britse verplichting voor e-facturatie in 2029 in?

Omdat de volledige technische specificaties van de verplichting pas in Budget 2026 bekend worden, zijn sommige details nog niet definitief. Maar de reactie van de regering op de raadpleging bevat genoeg informatie om je planning op te baseren.

Formaat

BTW-facturen moeten worden uitgegeven in een gestructureerd, machinaal leesbaar elektronisch formaat dat voldoet aan de factuurregels van His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC). PDF- en Word-documenten komen niet in aanmerking. De regering heeft zich ook verbonden tot het ontwikkelen van interoperabiliteitsnormen. Dat betekent dat alle ondernemingen die in het Verenigd Koninkrijk geregistreerd zijn voor btw e-facturen moeten kunnen uitwisselen, zelfs als ze verschillende soorten software gebruiken.

Model

Het Verenigd Koninkrijk heeft gekozen voor een gedecentraliseerd model voor e-facturatie. Facturen worden niet via een overheidsplatform geleid voor validatie voordat ze de koper bereiken; in plaats daarvan zal e-facturatie lijken op het vierhoeksmodel van Peppol. HMRC blijft volledig buiten de factuuruitwisseling, in ieder geval in de beginfase van de verplichting.

Toepassingsgebied

Het mandaat geldt voor btw-facturen tussen btw-geregistreerde ondernemingen. Aan uitzonderingsgevallen (bijv. zelffacturatie-regelingen, verleggingsregelingtransacties) wordt nog gewerkt, hoewel HMRC heeft bevestigd dat zorgen over deze gevallen zijn weggenomen in regio’s waar e-facturatie al is ingevoerd.

Kosten

Overstappen op e-facturatie vereist de aanschaf van software, het upgraden van systemen en het opleiden van personeel. Tijdens de raadpleging uitten belanghebbenden hun bezorgdheid over de kosten, hoewel de kosten voor het verwerken van een e-factuur worden geschat op slechts 38% van de gemiddelde kosten voor het verwerken van een papieren factuur. De regering heeft toegezegd ervoor te zorgen dat de implementatieroutekaart ondersteuning voor kleine ondernemingen bevat en moedigt de ontwikkeling van goedkope oplossingen voor e-facturatie aan. Ze heeft nog niet aangegeven hoe die ondersteuning er in de praktijk uit komt te zien.

Hoe verhoudt de Britse aanpak van e-facturatie zich tot de EU-regels?

Het Verenigd Koninkrijk bouwt zijn eigen e-facturatiesysteem op, maar de technische basis komt overeen met die van de EU. Als een deel van de toeleveringsketen van je onderneming zich in Europa bevindt, moet je de volgende aspecten van de EU-regels begrijpen:

• Grensoverschrijdende verplichting: het EU-pakket btw in het digitale tijdperk (ViDA) introduceert vanaf 1 juli 2030 verplichte e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Dit is ongeveer 15 maanden nadat de verplichting in het Verenigd Koninkrijk ingaat.

• Nationale verplichtingen: afzonderlijke lidstaten lopen voor op de EU-brede deadline. In Frankrijk, Duitsland, Polen en België zijn nationale verplichtingen voor e-facturatie al van kracht of in een vergevorderd stadium van implementatie. Italië kent al sinds 2019 verplichte e-facturatie en heeft als gevolg daarvan in één jaar tijd een toename van de btw-opbrengsten van € 12,7 miljard gemeld.

Als je toewerkt naar compliance met de Britse regelgeving in 2029, voldoe je waarschijnlijk al aan veel van de grensoverschrijdende ViDA-vereisten. De specifieke verplichtingen voor transacties tussen het Verenigd Koninkrijk en de EU onder ViDA verdienen nog aparte aandacht naarmate die regels zich verder ontwikkelen, maar de Britse regering heeft toegezegd haar e-facturatiekader interoperabel te maken met de EU-ViDA-structuren. Zo heeft het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld al EN 16931 aangenomen, dezelfde gegevensstandaard die ten grondslag ligt aan e-facturatie in de EU, voor overheidsopdrachten. Hierdoor zijn e-facturen compatibel in beide regelingen, ook al zijn de regelgevingskaders verschillend.

Hoe kunnen Britse ondernemingen zich alvast voorbereiden op de verplichte e-facturatie vóór 2029?

Om een overhaaste overgang te voorkomen, kun je beter vroeg dan laat beginnen met de voorbereidingen voor de verplichte e-facturatie. De voorbereidingen bestaan uit twee fasen: wat je nu al kunt doen, voordat de technische specificaties bekend zijn, en wat je moet doen zodra Budget 2026 is gepubliceerd.

Vóór Budget 2026

• Controleer je huidige facturatieproces: bekijk hoe je facturen worden gegenereerd, verzonden, ontvangen en gearchiveerd. Je zult elke stap moeten aanpassen waarbij je moet printen, scannen, gegevens handmatig invoeren of PDF’s per e-mail versturen.

• Vraag naar de roadmap van je boekhoudsoftware: grote boekhoudplatforms zullen gestructureerde e-facturatie moeten ondersteunen, zowel voor verzending als ontvangst. Vraag je leverancier wat er wordt ontwikkeld en wanneer dit beschikbaar komt.

• Breng de risico’s in je toeleveringsketen in kaart: de verplichting geldt zowel voor het versturen als het ontvangen van facturen. Als je leveranciers in 2029 nog niet klaar zijn voor e-facturatie, kan dat ook voor jou een probleem worden. Als je nu weet welke leveranciers hier moeite mee zouden kunnen hebben, heb je tijd om hier rekening mee te houden.

Na Budget 2026

• Evalueer je softwareopties: bevestigde standaarden kunnen je helpen om oplossingen voor e-facturatie grondig te vergelijken. Misschien kan je bestaande boekhoudplatform dit standaard aan, of heb je een speciale provider voor toegangspunten nodig.

• Werk je systemen bij en test ze: bouw voldoende tijd in om je nieuwe e-facturatiesysteem parallel aan je bestaande proces te laten draaien vóór de deadline van 2029.

• Train je financiële team: de overstap van PDF-facturen naar gestructureerde data verandert de manier waarop facturen worden aangemaakt, verzonden, opgevraagd en gearchiveerd. Zorg ervoor dat je medewerkers weten waarom de overstap is gemaakt en hoe ze met uitzonderingen en fouten moeten omgaan.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen – zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed kunt bijhouden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Lees meer over hoe Stripe je debiteurenbeheer kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.