E-Invoicing wird ab April 2029 für Unternehmen im Vereinigten Königreich obligatorisch sein. Ab diesem Zeitpunkt muss jedes Unternehmen, das für die Umsatzsteuer registriert ist, Umsatzsteuerrechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen.

Im Folgenden erörtern wir, welche Anforderungen die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich mit sich bringen wird, wie sie mit der EU-Gesetzgebung übereinstimmt, ob E-Invoicing für Unternehmen im Vereinigten Königreich im Jahr 2026 obligatorisch ist und wie Sie sich vor der Veröffentlichung der technischen Spezifikationen darauf vorbereiten können.

Highlights

• E-Invoicing wird ab April 2029 für alle Umsatzsteuerrechnungen im Vereinigten Königreich obligatorisch sein. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen auf Software umsteigen, die datenbasierte Rechnungen ausstellt.

• Die Regierung des Vereinigten Königreichs arbeitet noch an der Roadmap für die Umsetzung. Der vollständige Plan wird im Budget 2026 veröffentlicht.

• Das im Jahr 2029 eingeführte E-Invoicing-Modell wird dezentralisiert sein und der in ganz Europa verwendeten Peppol-Struktur ähneln. Es wird das Vereinigte Königreich an viele EU-Länder angleichen, die E-Invoicing-Richtlinien planen oder bereits umgesetzt haben.

Was ist die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich?

Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich schreibt vor, dass alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ab dem 1. April 2029 speziell strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen müssen.

Eine elektronische Rechnung überträgt Rechnungsinformationen direkt zwischen zwei Finanzsystemen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Die Daten fließen direkt in die Buchhaltungssoftware des Käufers/der Käuferin. PDFs, Word-Dokumente, Papierrechnungen und JPEGs gelten nicht als elektronische Rechnungen, da in diesen Fällen ein Mensch oder eine andere Software die Daten extrahieren und neu eingeben muss.

Ist E-Invoicing im Vereinigten Königreich im Jahr 2026 für bestimmte Unternehmen obligatorisch?

Die aktuellen Vorschriften im Vereinigten Königreich unterscheiden zwischen Transaktionen des öffentlichen Sektors und des Privatsektors. Ob die rechtliche Anforderung für E-Invoicing gilt, hängt von der Art der Transaktion ab, die ein Unternehmen durchführt.

Folgende Unternehmen sind bereits verpflichtet, elektronische Rechnungen im Vereinigten Königreich auszustellen:

• Unternehmen, die den National Health Service (NHS) beliefern, müssen elektronische Rechnungen speziell über das Peppol-Netzwerk ausstellen. Dies ist eine Bedingung für die Zusammenarbeit mit Peppol.

• Gemäß dem Procurement Act 2023 müssen alle öffentlichen Einrichtungen, die unter das Gesetz fallen, in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und abzuwickeln, die der Europäischen Norm (EN) 16931 entsprechen. Obwohl Lieferanten nicht verpflichtet sind, Rechnungen in diesem Format einzureichen, existiert die Empfangsinfrastruktur in der Zentralregierung, bei den lokalen Behörden und anderen betroffenen Organisationen des öffentlichen Sektors.

Wann wird E-Invoicing für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Vereinigten Königreich obligatorisch?

E-Invoicing für alle Umsatzsteuerrechnungen wird im Vereinigten Königreich am 1. April 2029 obligatorisch. Ab diesem Datum muss jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Vereinigten Königreich Umsatzsteuerrechnungen in einem festgelegten elektronischen Format ausstellen. In dem im November 2025 veröffentlichten Budget 2025 wurde die Verpflichtung für April 2029 bestätigt und die Konsultationsantwort veröffentlicht, die das bevorzugte dezentrale Modell der Regierung umreißt.

Die Regierung wird eine detaillierte Roadmap für die Umsetzung von E-Invoicing im Budget 2026 veröffentlichen. Sie wird technische Standards, Systemanforderungen und Details zur schrittweisen Einführung abdecken. Von 2026–2028 ist die Entwicklung rechtlicher und technischer Spezifikationen, Runden zur Einbindung von Interessengruppen sowie eine Test- und Pilotphase zu erwarten. Die Verpflichtung tritt dann im April 2029 vollständig in Kraft.

Was wird das die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Vereinigten Königreich im Jahr 2029 erfordern?

Da die vollständigen technischen Spezifikationen der Verpflichtung erst im Budget 2026 verfügbar sein werden, sind einige Details noch im Fluss. Aber die Konsultationsantwort der Regierung enthält genug Informationen für die Planung.

Format

Umsatzsteuerrechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format ausgestellt werden, das die Rechnungsregeln von His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) abdeckt – PDFs und Word-Dokumente werden nicht qualifiziert sein. Die Regierung hat sich auch verpflichtet, Interoperabilitätsstandards zu entwickeln. Das bedeutet, dass alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im Vereinigten Königreich in der Lage sein sollten, elektronische Rechnungen auszutauschen, selbst wenn sie unterschiedliche Arten von Software verwenden.

Modell

Das Vereinigte Königreich hat sich für ein dezentrales Modell für die elektronische Rechnungsstellung entschieden. Rechnungen werden nicht zur Validierung über eine Regierungsplattform weitergeleitet, bevor sie die Käufer/innen erreichen; stattdessen wird die elektronische Rechnungsstellung dem Four-Corner-Modell von Peppol ähneln. Der HMRC wird vollständig außerhalb des Rechnungsaustauschs stehen, zumindest in der Anfangsphase der Verpflichtung.

Umfang

Die Verpflichtung deckt Umsatzsteuerrechnungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ab. Die Behandlung von Randfällen (z. B. Gutschriftsverfahren, Transaktionen mit Reverse Charge-Umsatzsteuer) wird noch ausgearbeitet, obwohl der HMRC bestätigt hat, dass Bedenken zu diesen Fällen in Rechtssystemen ausgeräumt wurden, in denen E-Invoicing bereits eingeführt ist.

Kosten

Der Wechsel zu E-Invoicing erfordert den Kauf von Software, die Aktualisierung von Systemen und die Schulung des Personals. Während der Konsultation äußerten Interessengruppen Bedenken hinsichtlich der Kosten, obwohl die Kosten für die Abwicklung einer elektronischen Rechnung auf nur 38 % der durchschnittlichen Kosten für die Abwicklung einer Papierrechnung geschätzt wurden. Die Regierung hat sich verpflichtet, sicherzustellen, dass die Roadmap für die Umsetzung Unterstützung für Kleinunternehmen enthält und die Entwicklung kostengünstiger E-Invoicing-Lösungen fördert. Sie hat noch nicht festgelegt, wie diese Unterstützung in der Praxis aussieht.

Wie lässt sich der E-Invoicing-Ansatz im Vereinigten Königreich mit den EU-Vorschriften vergleichen?

Das Vereinigte Königreich baut seine Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung unabhängig auf, aber die technischen Grundlagen überschneiden sich mit denen der EU. Wenn ein Teil der Lieferkette Ihres Unternehmens nach Europa reicht, sollten Sie die folgenden Aspekte der EU-Vorschriften verstehen:

• Grenzüberschreitende Verpflichtung: Das EU-Paket VAT in the Digital Age (ViDA) führt ab dem 1. Juli 2030 obligatorisches E-Invoicing für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU ein. Dies ist etwa 15 Monate nach Beginn der Verpflichtung im Vereinigten Königreich.

• Nationale Verpflichtungen: Einzelne Mitgliedsstaaten schreiten vor der EU-weiten Frist voran. In Frankreich, Deutschland, Polen und Belgien sind nationale Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung entweder bereits anwendbar oder befinden sich in der fortgeschrittenen Umsetzung. In Italien ist die elektronische Rechnungsstellung seit 2019 verpflichtend und das Land hat infolgedessen in einem einzigen Jahr Verbesserungen bei der Umsatzsteuer-Compliance in Höhe von 12,7 Milliarden € gemeldet.

Wenn Sie bis 2029 die Compliance im Vereinigten Königreich anstreben, erfüllen Sie wahrscheinlich bereits viele grenzüberschreitende ViDA-Anforderungen. Die spezifischen Verpflichtungen für Transaktionen zwischen dem Vereinigten Königreich und der EU unter ViDA erfordern weiterhin gesonderte Aufmerksamkeit, da sich diese Vorschriften noch entwickeln,. Die Regierung des Vereinigten Königreichs hat sich jedoch verpflichtet, ihren E-Invoicing-Rahmen mit den EU-ViDA-Strukturen interoperabel zu machen. Zum Beispiel hat das Vereinigte Königreich bereits die Norm EN 16931, denselben Datenstandard, der dem E-Invoicing der EU zugrunde liegt, für das öffentliche Beschaffungswesen übernommen. Dies macht elektronische Rechnungen über beide Regelwerke hinweg kompatibel, auch wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen getrennt sind.

Wie können Unternehmen im Vereinigten Königreich beginnen, sich vor 2029 auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten?

Damit Sie beim Übergang nicht unter Zeitdruck geraten, sollten Sie lieber früher als später mit der Vorbereitung auf die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung beginnen. Die Vorbereitungsarbeit teilt sich in zwei Phasen auf: was Sie jetzt tun können, bevor die technischen Spezifikationen veröffentlicht werden, und was Sie tun müssen, sobald das Budget 2026 veröffentlicht wurde.

Vor dem Budget 2026

• Prüfen Sie Ihren aktuellen Rechnungsprozess: Überprüfen Sie, wie Ihre Rechnungen erstellt, gesendet, empfangen und archiviert werden. Sie müssen jeden Schritt ändern, der das Drucken, Scannen, manuelle Eingeben von Daten oder das Senden von PDFs per E-Mail beinhaltet.

• Fragen Sie nach der Roadmap Ihrer Buchhaltungssoftware: Große Buchhaltungsplattformen müssen die Ausgabe und den Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen unterstützen. Fragen Sie Ihren Anbieter, was entwickelt wird und wann es verfügbar sein wird.

• Erfassen Sie Ihr Lieferkettenrisiko: Die Verpflichtung betrifft sowohl die Ausstellung als auch den Empfang. Wenn Ihre Lieferanten bis 2029 nicht bereit für die elektronische Rechnungsstellung sind, könnte das auch für Sie ein Problem darstellen. Wenn Sie jetzt wissen, welche Lieferanten Schwierigkeiten haben könnten, haben Sie Zeit, entsprechend zu planen.

Nach dem Budget 2026

• Bewerten Sie Ihre Softwareoptionen: Bestätigte Standards können Ihnen helfen, E-Invoicing-Lösungen genau zu vergleichen. Ihre bestehende Buchhaltungsplattform kann dies möglicherweise nativ abwickeln, oder Sie benötigen einen speziellen Access-Point-Anbieter.

• Aktualisieren und testen Sie Ihre Systeme: Planen Sie genügend Zeit ein, um Ihr neues E-Invoicing-Setup parallel zu Ihrem bestehenden Prozess vor der Frist 2029 in Betrieb zu nehmen.

• Schulen Sie Ihr Finanzteam: Der Wechsel von PDF-Rechnungen zu strukturierten Daten wird verändern, wie Rechnungen erstellt, gesendet, abgefragt und archiviert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal weiß, warum die Umstellung erfolgt ist und wie mit Ausnahmen und Fehlern umzugehen ist.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihre Debitorenbuchhaltung vereinfachen kann oder legen Sie gleich los.