O faturamento eletrônico se tornará obrigatório para empresas no Reino Unido a partir de abril de 2029. Após essa data, todas as empresas registradas para imposto sobre valor agregado (IVA) deverão emitir faturas de IVA em formato eletrônico estruturado.

A seguir, vamos abordar o que a instrução de faturamento eletrônico no Reino Unido exigirá, como ela se alinha à legislação da União Europeia, se o faturamento eletrônico será obrigatório para empresas no Reino Unido em 2026 e como se preparar antes da divulgação das especificações técnicas.

Destaques

• O faturamento eletrônico se tornará obrigatório para todas as faturas de IVA no Reino Unido em abril de 2029. Empresas registradas para IVA precisarão migrar para softwares que emitam faturas baseadas em dados.

• O governo do Reino Unido ainda está desenvolvendo o cronograma de implementação. O plano completo será publicado no orçamento de 2026.

• O modelo de faturamento eletrônico implementado em 2029 será descentralizado e semelhante à estrutura do Peppol utilizada em toda a Europa. Ele alinhará o Reino Unido com muitos países da UE que planejam ou já possuem políticas de faturamento eletrônico.

O que é a instrução de faturamento eletrônico do Reino Unido?

A instrução de faturamento eletrônico do Reino Unido estabelece que todas as empresas registradas para IVA devem emitir faturas eletrônicas estruturadas a partir de 1º de abril de 2029.

Uma fatura eletrônica transfere informações de faturamento diretamente entre dois sistemas financeiros, sem qualquer intervenção humana. Os dados fluem diretamente para o software de contabilidade do comprador. PDFs, documentos do Word, faturas em papel e arquivos JPEG não são considerados faturamento eletrônico, pois exigem que uma pessoa ou outro software extraia e reinsira os dados.

O faturamento eletrônico é obrigatório no Reino Unido para algumas empresas em 2026?

As regras atuais do Reino Unido diferenciam transações do setor público e do setor privado. A aplicação da exigência jurídica de faturamento eletrônico depende do tipo de transação que a empresa realiza.

As seguintes empresas já são obrigadas a lidar com faturamento eletrônico no Reino Unido:

• Empresas que fornecem para o National Health Service (NHS) devem emitir faturamento eletrônico especificamente por meio da rede Peppol. Isso é uma condição para fazer negócios com o Peppol.

• De acordo com o Procurement Act 2023, todos os órgãos públicos abrangidos pela lei devem ser capazes de receber e processar faturamento eletrônico em conformidade com a European Norm (EN) 16931. Embora os fornecedores não sejam obrigados a enviar faturas nesse formato, a infraestrutura de recebimento já existe em todo o governo central, autoridades locais e outras organizações do setor público abrangidas.

Quando o faturamento eletrônico se tornará obrigatório para empresas registradas para IVA no Reino Unido?

O faturamento eletrônico para todas as faturas de IVA se tornará obrigatório no Reino Unido em 1º de abril de 2029. A partir dessa data, todas as empresas registradas para IVA no Reino Unido deverão emitir faturas de IVA em um formato eletrônico especificado. O orçamento de 2025, publicado em novembro de 2025, confirmou a instrução para abril de 2029 e divulgou a resposta à consulta, que descreve o modelo descentralizado preferido pelo governo.

O governo publicará um cronograma detalhado de implementação do faturamento eletrônico no orçamento de 2026. Ele incluirá padrões técnicos, requisitos de sistema e detalhes da implementação em fases. Entre 2026 e 2028, são esperados o desenvolvimento de especificações jurídicas e técnicas, rodadas de engajamento com as partes interessadas e uma fase de testes e piloto. A instrução entrará em vigor integralmente em abril de 2029.

O que a instrução de faturamento eletrônico de 2029 no Reino Unido exigirá?

Como as especificações técnicas completas da instrução só estarão disponíveis após o orçamento de 2026, alguns detalhes ainda podem mudar. No entanto, a resposta à consulta do governo já traz informações suficientes para orientar o planejamento.

Formato

As faturas de IVA deverão ser emitidas em formato eletrônico estruturado e legível por máquina, em conformidade com as regras de faturamento do His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) — PDFs e documentos do Word não serão aceitos. O governo também se comprometeu a desenvolver padrões de interoperabilidade. Isso significa que todas as empresas registradas para IVA no Reino Unido deverão conseguir trocar faturamento eletrônico, mesmo utilizando diferentes tipos de software.

Modelo

O Reino Unido adotou um modelo descentralizado para faturamento eletrônico. As faturas não passarão por uma plataforma governamental para validação antes de chegar ao comprador; em vez disso, o faturamento eletrônico seguirá um modelo semelhante ao de quatro cantos do Peppol. O HMRC ficará totalmente fora da troca de faturas, pelo menos na fase inicial da instrução.

Escopo

A instrução abrange faturas de IVA entre empresas registradas para IVA. Casos específicos (por exemplo, acordos de autofaturamento, transações de IVA com cobrança reversa) ainda estão sendo definidos, embora o HMRC tenha confirmado que as preocupações com esses casos já foram tratadas em jurisdições onde o faturamento eletrônico está em vigor.

Custo

A transição para faturamento eletrônico exige a aquisição de software, atualização de sistemas e treinamento da equipe. Durante a consulta, as partes interessadas levantaram preocupações sobre custos, embora o custo de processamento de uma fatura eletrônica tenha sido estimado em apenas 38% do custo médio de processamento de uma fatura em papel. O governo se comprometeu a garantir que o cronograma de implementação inclua suporte para pequenas empresas e incentive o desenvolvimento de soluções de faturamento eletrônico de baixo custo. Ainda não há definição de como esse suporte será implementado na prática.

Como a instrução de faturamento eletrônico no Reino Unido se compara às regras da União Europeia?

O Reino Unido está desenvolvendo seu regime de faturamento eletrônico de forma independente, mas as bases técnicas se sobrepõem às da União Europeia. Se alguma parte da cadeia de suprimentos da sua empresa envolve a Europa, considere os seguintes aspectos das regras da UE:

• Instrução internacional: o pacote VAT in the Digital Age (ViDA) introduz faturamento eletrônico obrigatório para transações B2B internacionais dentro da UE a partir de 1º de julho de 2030. Isso ocorre cerca de 15 meses após o início da instrução no Reino Unido.

• Instruções domésticas: estados-membros individuais estão avançando antes do prazo em toda a UE. Na França, Alemanha, Polônia e Bélgica, instruções domésticas de faturamento eletrônico já estão em vigor ou em estágio avançado de implementação. A Itália exige faturamento eletrônico obrigatório desde 2019 e registrou ganhos de conformidade de IVA de €12,7 bilhões em um único ano como resultado.

Se você está se preparando para a conformidade no Reino Unido até 2029, é provável que já esteja atendendo a muitos requisitos internacionais do ViDA. As obrigações específicas para transações Reino Unido–UE no âmbito do ViDA ainda exigem atenção separada à medida que essas regras evoluem, mas o governo do Reino Unido já se comprometeu a tornar seu framework de faturamento eletrônico interoperável com as estruturas do ViDA da UE. Por exemplo, o Reino Unido já adotou a EN 16931, o mesmo padrão de dados que sustenta o faturamento eletrônico na UE, para compras públicas. Isso torna as faturas eletrônicas compatíveis entre ambos os regimes, mesmo que os frameworks regulatórios sejam distintos.

Como empresas no Reino Unido podem começar a se preparar para o faturamento eletrônico obrigatório antes de 2029?

Para evitar uma transição apressada, é recomendável começar a se preparar para o faturamento eletrônico obrigatório o quanto antes. A preparação se divide em duas fases: o que pode ser feito agora, antes da publicação das especificações técnicas, e o que será necessário fazer após a divulgação do orçamento de 2026.

Antes do orçamento de 2026

• Audite seu processo atual de faturamento: revise como as faturas são geradas, enviadas, recebidas e arquivadas. Será necessário alterar qualquer etapa que envolva impressão, digitalização, inserção manual de dados ou envio de PDFs por e-mail.

• Solicite o cronograma do seu software de contabilidade: as principais plataformas de contabilidade precisarão oferecer suporte à emissão e ao recebimento de faturamento eletrônico estruturado. Pergunte ao seu provedor o que está sendo desenvolvido e quando estará disponível.

• Mapeie a exposição da sua cadeia de suprimentos: a instrução afeta tanto a emissão quanto o recebimento. Se seus fornecedores não estiverem prontos para o faturamento eletrônico até 2029, isso também pode ser um problema para você. Identificar agora quais fornecedores podem enfrentar dificuldades dá tempo para se planejar.

Após o orçamento de 2026

• Avalie suas opções de software: os padrões confirmados ajudam a comparar soluções de faturamento eletrônico com mais rigor. Sua plataforma de contabilidade atual pode oferecer suporte nativo, ou pode ser necessário contratar um provedor de ponto de acesso dedicado.

• Atualize e teste seus sistemas: reserve tempo suficiente para executar a nova configuração de faturamento eletrônico em paralelo com o processo atual antes do prazo de 2029.

• Treine sua equipe financeira: a transição de faturas em PDF para dados estruturados mudará a forma como as faturas são criadas, enviadas, consultadas e arquivadas. Garanta que a equipe entenda por que a mudança ocorreu e como lidar com exceções e erros.

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