La facturación electrónica se volverá obligatoria para las empresas del Reino Unido a partir de abril de 2029. Desde ese momento, toda empresa registrada para el impuesto al valor agregado (IVA) deberá emitir facturas de IVA en un formato electrónico estructurado.

A continuación, analizaremos qué exigirá la orden de facturación electrónica del Reino Unido, cómo se alinea con la legislación de la Unión Europea (UE), si la facturación electrónica es obligatoria para las empresas del Reino Unido en 2026 y cómo prepararse antes de que se publiquen las especificaciones técnicas.

Aspectos destacados

• La facturación electrónica será obligatoria para todas las facturas con IVA en el Reino Unido a partir de abril de 2029. Las empresas registradas a efectos del IVA deberán migrar a software que emita facturas basadas en datos.

• El Gobierno del Reino Unido aún está desarrollando la hoja de ruta para la implementación. El plan completo se publicará en el Budget 2026.

• El modelo de facturación electrónica que se implementará en 2029 será descentralizado y se parecerá a la estructura Peppol utilizada en toda Europa. Esto alineará al Reino Unido con muchos países de la UE que ya tienen políticas de facturación electrónica o planean implementarlas.

¿Qué es la orden de facturación electrónica del Reino Unido?

La orden de facturación electrónica del Reino Unido establece que todas las empresas registradas a efectos del IVA deberán emitir facturas electrónicas con una estructura específica a partir del 1 de abril de 2029.

Una factura electrónica transfiere la información de la factura directamente entre dos sistemas financieros sin ninguna intervención humana. Los datos fluyen directamente hacia el software contable del comprador. Los PDF, documentos de Word, facturas en papel y archivos JPEG no se consideran facturas electrónicas porque una persona u otro software debe extraer y volver a ingresar los datos.

¿La facturación electrónica es obligatoria en el Reino Unido para algunas empresas en 2026?

Las normas actuales del Reino Unido distinguen entre transacciones del sector público y del sector privado. La obligatoriedad legal de la facturación electrónica depende del tipo de transacción que realice la empresa.

Estas empresas ya están obligadas a interactuar con facturas electrónicas en el Reino Unido:

• Las empresas que proveen al Servicio Nacional de Salud (NHS) deben emitir facturas electrónicas específicamente a través de la red Peppol. Esto es una condición para operar con Peppol.

• En virtud de la Ley de Adquisiciones de 2023, todos los organismos públicos cubiertos por la ley deben poder recibir y procesar facturas electrónicas que cumplan con la norma europea EN 16931. Aunque los proveedores no están obligados a presentar facturas en este formato, la infraestructura receptora ya existe en el Gobierno central, las autoridades locales y otras organizaciones del sector público incluidas en la normativa.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica para las empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido?

La facturación electrónica para todas las facturas de IVA será obligatoria en el Reino Unido el 1 de abril de 2029. A partir de esa fecha, todas las empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido deberán emitir facturas de IVA en un formato electrónico específico. El Budget 2025, publicado en noviembre de 2025, confirmó la orden de abril de 2029 y publicó la respuesta a la consulta pública, que describe el modelo descentralizado preferido por el Gobierno.

El Gobierno publicará una hoja de ruta detallada para la implementación de la facturación electrónica en el Budget 2026. Esta incluirá estándares técnicos, requisitos del sistema y detalles sobre el despliegue gradual. Entre 2026 y 2028 se espera el desarrollo de especificaciones legales y técnicas, rondas de participación con las partes interesadas y una fase de pruebas y pilotos. La orden entrará plenamente en vigor en abril de 2029.

¿Qué requerirá la orden de facturación electrónica del Reino Unido en 2029?

Como las especificaciones técnicas completas de la orden no estarán disponibles hasta el Budget 2026, algunos detalles aún siguen en evolución. Sin embargo, la respuesta del Gobierno a la consulta pública ya ofrece suficiente información para planificar.

Formato

Las facturas de IVA deberán emitirse en un formato electrónico estructurado y legible por máquinas que cumpla con las normas de facturación de His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC); los PDF y documentos de Word no serán válidos. El Gobierno también se comprometió a desarrollar estándares de interoperabilidad. Esto significa que todas las empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido deberían poder intercambiar facturas electrónicas, incluso si utilizan distintos tipos de software.

Modelo

El Reino Unido eligió un modelo descentralizado para la facturación electrónica. Las facturas no pasarán por una plataforma gubernamental para ser validadas antes de llegar al comprador; en cambio, el sistema se parecerá al modelo de cuatro esquinas de Peppol. HMRC permanecerá fuera del intercambio de facturas, al menos en la fase inicial de la orden.

Alcance

La orden cubre las facturas de IVA entre empresas registradas a efectos del IVA. Los casos particulares (por ejemplo, acuerdos de autofacturación y transacciones sujetas al mecanismo de inversión del sujeto pasivo del IVA) aún están siendo definidos, aunque HMRC confirmó que las preocupaciones relacionadas con estos casos ya fueron abordadas en jurisdicciones donde la facturación electrónica ya está implementada.

Costo

La transición a la facturación electrónica requiere comprar software, actualizar sistemas y capacitar al personal. Durante la consulta pública, las partes interesadas expresaron preocupación por los costos, aunque se estimó que procesar una factura electrónica cuesta solo el 38 % del costo promedio de procesar una factura en papel. El Gobierno se comprometió a garantizar que la hoja de ruta de implementación incluya apoyo para las pequeñas empresas y fomente el desarrollo de soluciones de facturación electrónica de bajo costo. Sin embargo, todavía no especificó cómo será ese apoyo en la práctica.

¿Cómo se compara el enfoque del Reino Unido sobre facturación electrónica con las normas de la UE?

El Reino Unido está desarrollando su régimen de facturación electrónica de manera independiente, aunque sus bases técnicas coinciden con las de la UE. Si alguna parte de la cadena de suministro de tu empresa opera en Europa, debes comprender los siguientes aspectos de las normas europeas:

• Orden transfronteriza: el paquete VAT in the Digital Age (ViDA) de la UE introduce la facturación electrónica obligatoria para transacciones B2B transfronterizas dentro de la UE a partir del 1 de julio de 2030. Esto ocurre aproximadamente 15 meses después de que entre en vigor la orden del Reino Unido.

• Órdenes nacionales: algunos Estados miembros están avanzando antes de la fecha límite establecida para toda la UE. En Francia, Alemania, Polonia y Bélgica, las órdenes nacionales de facturación electrónica ya están vigentes o en una etapa avanzada de implementación. Italia tiene facturación electrónica obligatoria desde 2019 y reportó ganancias en el cumplimiento del IVA por €12.700 millones en un solo año como resultado.

Si estás trabajando para cumplir con las normativas del Reino Unido antes de 2029, es probable que ya estés cumpliendo muchos de los requisitos transfronterizos de ViDA. Las obligaciones específicas para las transacciones entre el Reino Unido y la UE bajo ViDA todavía requieren atención independiente a medida que esas normas evolucionan, pero el Gobierno británico ya se comprometió a hacer que su marco de facturación electrónica sea interoperable con las estructuras ViDA de la UE. Por ejemplo, el Reino Unido ya adoptó la norma EN 16931, el mismo estándar de datos que sustenta la facturación electrónica en la UE, para las contrataciones públicas. Esto permite que las facturas electrónicas sean compatibles en ambos regímenes, aunque los marcos regulatorios sean independientes.

¿Cómo pueden las empresas del Reino Unido empezar a prepararse para la facturación electrónica obligatoria antes de 2029?

Para evitar una transición apresurada, conviene empezar a prepararse para la facturación electrónica obligatoria cuanto antes. El trabajo de preparación se divide en dos fases: lo que puedes hacer ahora, antes de que se publiquen las especificaciones técnicas, y lo que deberás hacer una vez que se publique el Budget 2026.

Antes del Budget 2026

• Audita tu proceso de facturación actual: revisa cómo se generan, envían, reciben y archivan tus facturas. Deberás cambiar cualquier paso que implique imprimir, escanear, ingresar datos manualmente o enviar PDF por correo electrónico.

• Consulta la hoja de ruta de tu software de contabilidad: las principales plataformas contables deberán admitir la emisión y recepción de facturas electrónicas estructuradas. Pregunta a tu proveedor qué está desarrollando y cuándo estará disponible.

• Analiza la exposición de tu cadena de suministro: la orden afecta tanto la emisión como la recepción de facturas. Si tus proveedores no están preparados para la facturación electrónica en 2029, eso también podría convertirse en un problema para ti. Saber desde ahora qué proveedores podrían tener dificultades te dará tiempo para planificar.

Después del Budget 2026

• Evalúa tus opciones de software: los estándares confirmados te ayudarán a comparar rigurosamente las soluciones de facturación electrónica. Tu plataforma contable actual podría manejarlo de forma nativa o quizás necesites un proveedor especializado de punto de acceso.

• Actualiza y prueba tus sistemas: reserva suficiente tiempo para ejecutar tu nueva configuración de facturación electrónica en paralelo con tu proceso actual antes de la fecha límite de 2029.

• Capacita a tu equipo de finanzas: pasar de facturas PDF a datos estructurados cambiará la manera en que las facturas se crean, envían, consultan y archivan. Asegúrate de que tu personal entienda por qué ocurrió el cambio y cómo gestionar excepciones y errores.

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