Cuando los clientes devuelven artículos, pueden recibir una nota de crédito o un reembolso. ¿Cómo registran esto las empresas? ¿Qué cuentas contables deben adeudarse y abonarse? En este artículo se explica el tratamiento de las notas de crédito de proveedores y clientes. También se analiza la diferencia entre las notas de crédito por recibir y las notas de crédito por emitir.

De un vistazo

• Las notas de crédito corrigen facturas anteriores, a menudo después de que los compradores devuelvan los productos.
  
• El momento y el motivo de emitir o recibir una nota de crédito determinan su tratamiento contable.
  
• Los asientos contables difieren dependiendo de si la empresa es el emisor o el destinatario.
  
• Si una empresa registra una nota de crédito por recibir o emitir al final de un año fiscal, anula el asiento el primer día del siguiente período contable.
  

¿Qué es una nota de crédito y para qué sirve?

Las notas de crédito son documentos contables emitidos por los vendedores para corregir facturas enviadas anteriormente. En Francia, para mantener un registro de todas las transacciones, las facturas no se pueden eliminar ni modificar una vez emitidas. Las notas de crédito, también conocidas como abonos, anulan las facturas anteriores y permiten a los vendedores reconocer deudas con los clientes.

A menudo corrigen errores en las facturas (p. ej., pagos en exceso), reflejan devoluciones de mercancías o proporcionan una compensación comercial tras una venta. Las empresas que reciben notas de crédito de los proveedores deben contabilizarlas en sus registros. Las empresas también deben registrar los abonos que crean.

¿Cuándo se registran las notas de crédito?

Las notas de crédito se pueden contabilizar durante el período contable o a su cierre. Si se emite o recibe una nota durante el período contable, debes registrarla de inmediato. Si la nota no se ha recibido o emitido al final de dicho período, la entidad deberá contabilizarla como una nota de crédito a recibir (lado del cliente) o a emitir (lado del proveedor).

Cómo contabilizar las notas de crédito de proveedores

El momento y el motivo de la emisión de una nota de crédito de proveedor determinan el asiento. En primer lugar, explicaremos cómo contabilizar una nota de crédito obtenida durante el período contable.

Durante el período contable: notas de crédito por descuentos y rebajas

Para contabilizar las notas de crédito emitidas como gesto de cortesía, las empresas deben:

• Cargar en la cuenta 4011 «Proveedores - Compras de bienes y servicios» el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido.
  
• Abonar en la cuenta 44566 «IVA soportado deducible en otros bienes y servicios» el importe del impuesto sobre el valor añadido (IVA).
  
• Abonar en la cuenta 609 «Descuentos, rebajas y bonificaciones en compras» el importe de la nota de crédito, con el impuesto no incluido.
  

Al final del período contable, concilia la cuenta 609. Registra los descuentos en la cuenta de compras correspondiente.

Durante el período contable: notas de crédito por activos fijos

Si una nota de crédito está relacionada con activos fijos, la empresa debe:

• Cargar en la cuenta 4041 «Proveedores - Compra de activos fijos» el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido.
  
• Abonar en la cuenta 44562 el importe del IVA.
  
• Abonar en la cuenta de la clase 2 «Activos fijos» el importe de la nota de crédito, con el impuesto no incluido.
  

Durante el período contable: notas de crédito por devolución de mercancías

Si la mercancía se devuelve al proveedor, realiza los siguientes asientos:

• Cargar en la cuenta 4011 el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido.
  
• Abonar en la cuenta 44566 el importe del IVA.
  
• Abonar en la cuenta 607 «Compras de mercancías» el importe de la nota de crédito, con el impuesto no incluido.
  

Al final del período contable

Si, al final del período contable, la empresa no ha obtenido una nota de crédito que se le adeuda, se registrará como nota de crédito pendiente de recibir. Registra las notas de crédito pendientes de recibir de la siguiente manera:

• Carga en la cuenta 4098 «Descuentos, rebajas y bonificaciones futuros y otras notas de crédito pendientes de recibir» el importe de la nota de crédito, con el impuesto incluido.
  
• Abona en la cuenta 44586 «Impuestos sobre facturas pendientes de recibir» el importe del IVA.
  
• Abona en la cuenta de la clase 6 correspondiente el importe de la nota de crédito, con el impuesto no incluido.
  

Cómo registrar notas de crédito de clientes

El emisor también debe contabilizar las notas de crédito en sus libros para reconocer la reducción de ingresos, registrar la factura del cliente y conciliar el IVA.

Durante el período contable: notas de crédito por descuentos y reducciones posventa

Si un proveedor aplica un descuento o una reducción tras realizarse una venta, debe:

• Adeudar la cuenta 709, «Descuentos, rebajas y reducciones concedidos por la empresa», por el importe de la nota de crédito, con los impuestos no incluidos.
  
• Adeudar la cuenta 44571, «IVA cobrado», por el importe del IVA.
  
• Abonar la cuenta 411, «Clientes», por el importe de la nota de crédito, con los impuestos incluidos.
  

También debe conciliar la cuenta 709 al final del período contable.

Durante el período contable: notas de crédito por devoluciones de mercancías o cancelaciones de servicios

Registra las notas de crédito emitidas por bienes devueltos o servicios cancelados en sentido contrario a la venta inicial. La empresa debe:

• Adeudar la cuenta de clase 7 utilizada para la venta por el importe sin impuestos (p. ej., 707 para «Ventas de mercancías», 701 para «Ventas de productos terminados» o 706 para «Servicios»).
  
• Adeudar la cuenta 44571 por el importe del IVA.
  
• Abonar la cuenta 411 por el importe de la nota de crédito, con los impuestos incluidos.
  

Al final del período contable

Si, al final del período contable, no se ha enviado una nota de crédito concedida, regístrala como una nota de crédito por emitir. Introduce las notas de crédito por emitir de la siguiente manera:

• Adeudar la cuenta de clase 7 correspondiente por el importe de la nota de crédito, con los impuestos no incluidos.
  
• Adeudar la cuenta 44587, «IVA en facturas por emitir», por el importe del IVA.
  
• Abonar la cuenta 4198, «Descuentos, rebajas y reducciones futuros y otras notas de crédito por emitir», por el importe de la nota de crédito, con los impuestos incluidos.
  

¿Qué deben hacer las empresas tras registrar las notas de crédito que se van a recibir o emitir?

El primer día del siguiente período contable, las empresas deben anular los asientos de las notas de crédito emitidas y recibidas para mantener separados los períodos contables. Al hacerlo, se evitan duplicidades al registrar la nota.

Registra la nota de crédito real como de costumbre. Un software de contabilidad eficiente puede gestionar estos ajustes y facilitar su contabilización y seguimiento en los libros de la empresa.

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